Izdajanje odhodnih računov brez vstopnih računov: Tveganja in zakonitosti

V vsakdanjskem poslovanju se številna podjetja, trgovine in samostojni podjetniki srečujejo s situacijo, ko izdajo račun stranki, vendar še niso prejeli nabavnih dokumentov od dobavitelja. To je lahko posledica zamud dobavitelja ali neustreznih notranjih procesov, vendar ne glede na vzrok, pomanjkanje vstopnih računov predstavlja resna tveganja.

To ni le tehnično računovodsko vprašanje, temveč neposredno vpliva na davčne obveznosti, priznane stroške in celo na pravni obstoj podjetja. Če se situacija ne reši pravočasno in pravilno, se lahko podjetje sooči z upravnimi kaznimi, dodatnimi davčnimi obračuni ali celo z grožnjo, da bo označeno za uporabo neveljavnih računov.

Ta članek vam bo pomagal razumeti ustrezne zakonske predpise, specifična tveganja ob pomanjkanju vstopnih dokumentov, načine za iskanje in preverjanje elektronskih računov ter pametne rešitve za upravljanje računov za preprečevanje napak.

Kaj so vstopni računi in zakaj so pomembni?

V skladu z Uredbo 123/2020/ND-CP je račun uradni knjigovodski dokument, ki ga izda prodajalec ob dobavi blaga ali opravljanju storitev. Vstopni računi so dokumenti, ki jih podjetje prejme od dobavitelja ob nakupu surovin, blaga, storitev ali sredstev za proizvodnjo in poslovanje.

Vloga vstopnih računov presega zgolj dokazovanje kupoprodajnega posla. So podlaga za odbitek davka na dodano vrednost, izračun priznanih stroškov pri obračunu davka na dobiček podjetij in dokazovanje porekla blaga ob nadzoru s strani pristojnih organov. Brez vstopnih računov podjetje ne more dokazati nastalih stroškov, čeprav je dejansko polno plačalo.

Ali zakon dovoljuje izdajo izhodnih računov brez vstopnih računov?

Glede na člen 9 Uredbe 123/2020, spremenjen z Uredbo 70/2025, je čas izdaje izhodnega računa določen na naslednji način:

Pri prodaji blaga je račun potrebno izdati ob prenosu lastništva ali pravice do uporabe blaga na kupca, ne glede na to, ali je bilo plačilo že prejeto ali ne. Pri opravljanju storitev mora biti račun izdan takoj po zaključku storitve ali ob prejemu plačila, če je plačilo prejeto pred ali med opravljanjem storitve.

Ta določba ne zahteva, da mora podjetje pred izdajo izhodnega računa razpolagati z vstopnim računom. Vendar to ne pomeni, da lahko podjetje prosto posluje brez vstopnih dokumentov. Zakon zahteva, da imajo vse kupoprodajne transakcije blaga in storitev od organizacij ali posameznikov, ki so registrirani za poslovanje, ustrezne račune. Če podjetje ob nepravočasni predložitvi vstopnih računov ne more predložiti potrebnih dokumentov, se bo soočilo s številnimi resnimi pravnimi in finančnimi posledicami.

Specifična tveganja ob pomanjkanju vstopnih računov

Izguba pravice do odbitka DDV

Ob pomanjkanju veljavnih vstopnih računov podjetje ne bo moglo odbiti DDV, ki ga je plačalo dobavitelju. To bistveno poveča znesek davka, ki ga je treba plačati. Na primer, če prodate blago v vrednosti 220 milijonov VND, od tega 20 milijonov VND DDV, in nimate vstopnih računov za odbitek, boste morali plačati celotnih 20 milijonov VND namesto samo razlike med izhodnim in vstopnim davkom.

Stroški niso priznani pri davčnem obračunu

Da bi bil strošek priznan kot priznan, mora biti podprt z ustreznimi računi in dokumenti. Če manjkajo vstopni računi, bodo vsi stroški nakupa blaga in storitev izključeni iz stroškov, ki jih je mogoče odšteti pri izračunu davka na dobiček podjetij. Posledica tega je povečanje davčne osnove in s tem višji plačan davek na dobiček podjetij od dejanskega.

Nevarnost upravnih sankcij

V skladu z Uredbo 98/2020 in spremembami, če podjetje trguje z blagom neznanega izvora ali porekla, lahko globa doseže več deset milijonov VND, odvisno od vrednosti blaga. Natančneje, če je vrednost blaga od 100 milijonov VND ali več, lahko globa znaša od 40 do 50 milijonov VND.

Dodatni davčni obračuni in zamudne obresti

Pri inšpekcijskem nadzoru bo davčni organ primerjal prejete in izdane račune. Če se ugotovi, da manjkajo prejeti računi, lahko podjetju grozi vračilo DDV in davka od dohodkov pravnih oseb, skupaj z obrestmi za zamudo po dnevih. To predstavlja znatno finančno izgubo, zlasti za mala podjetja.

Vpliv na ugled in poslovne aktivnosti

Pomanjkanje preglednosti v računovodskih dokumentih vzbuja dvome o zakonitosti poslovnih dejavnosti pri partnerjih, bankah in pristojnih organih. To vpliva na zmožnost pridobivanja posojil, sodelovanja na razpisih in sodelovanja z velikimi partnerji.

Tveganje kazenske odgovornosti

V primeru suma goljufije ali uporabe nezakonitih računov, je lahko podjetje podvrženo kazenski odgovornosti. To je najhujše tveganje, ki lahko vodi v zaporno kazen ali prekinitev poslovne dejavnosti.

Kako preveriti in potrditi prejete elektronske račune

Za proaktivno upravljanje in preverjanje veljavnosti prejetih računov lahko podjetje neposredno preverja na spletnem portalu Generalne davčne uprave. Tukaj je podroben vodnik po korakih:

1. korak: Obiščite spletno stran https://hoadondientu.gdt.gov.vn

2. korak: Prijavite se z davčno številko in geslom, ki ju je dodelil davčni organ.

3. korak: Na glavnem vmesniku izberite »Iskanje«, nato pa »Iskanje računov«.

4. korak: Nadaljujte z izbiro »Iskanje prejetih elektronskih računov«.

5. korak: Vnesite davčno številko prodajalca, če želite iskati račune od določenega dobavitelja. Če želite videti vse prejete račune, lahko to polje pustite prazno.

6. korak: V razdelku »Rezultati preverjanja« izberite »Vsi«, ali pa po potrebi filtrirajte po določenem stanju.

7. korak: V polje »Datum izdaje računa« vnesite časovno obdobje, ki ga želite iskati.

8. korak: Kliknite »Išči«. Sistem bo prikazal rezultate pod dvema zavihkoma: »Elektronski računi« (ki vsebuje račune z davčno kodo) in »Računi, ustvarjeni iz blagajne« (če je primerno).

Če morate izvoziti seznam računov, lahko kliknete gumb »Izvozi račun«, da naložite datoteko Excel za namene primerjave in arhiviranja.

Pametna rešitev za upravljanje računov z GTG CRM

Da bi se izognili tveganju pomanjkanja prejetih računov in zagotovili skladnost z zakonodajo, podjetja potrebujejo strog in avtomatiziran sistem upravljanja dokumentov. GTG CRM ponuja celovito funkcijo upravljanja računov, ki podjetjem pomaga pri natančnem nadzoru tako izdanih kot prejetih računov.

Samodejni in natančni izdani računi

GTG CRM omogoča podjetjem izdajanje elektronskih izdanih računov takoj po prodajni transakciji. Sistem samodejno sinhronizira podatke iz naročil, kar prihrani čas in zmanjša napake. Vsi računi so varno shranjeni, enostavni za iskanje in primerjavo, kadar je to potrebno.

Samodejno zbiranje in upravljanje prejetih računov

Ena od izstopajočih funkcij GTG CRM je zmožnost samodejnega zbiranja prejetih računov. Sistem se neposredno poveže z e-pošto, samodejno prenese in shrani vse prejete kupne račune (račune, poslane na e-pošto). To pomeni, da se računovodjem ni več treba skrbeti za izgubljene dokumente ali pozabljene primere računov.

Praktične prednosti uporabe GTG CRM

Prvič, podjetje ima vedno na voljo vse vstopne dokumente za dokazovanje porekla blaga, s čimer se izogne kaznim ali vračanju davkov. Drugič, primerjava prejetih in izdanih računov postane enostavna in hitra, kar pomaga pravočasno odkriti nepravilnosti ali pomanjkljivosti. Tretjič, podjetje lahko v celoti odbije DDV, optimizira svoje davčne obveznosti in zmanjša nepotrebne stroške.

Drugič, vsi dokumenti so elektronsko shranjeni, kar omogoča enostaven dostop, kadar je to potrebno za poročanje, revizijo ali davčno poravnavo. Končno sistem podjetjem pomaga v celoti spoštovati zakonske predpise o računih, izogibati se pravnim tveganjem in ščititi poslovni ugled.

Zaključek

Izdajanje izhodnih računov brez predhodnega vhoda vstopnih računov ni le tehnična težava, temveč predstavlja tudi številna pravna in finančna tveganja. Podjetja morajo proaktivno strogo upravljati dokumentacijo, uporabljati podporna orodja za avtomatizacijo procesov in zagotavljati popolno skladnost s predpisi. GTG CRM s funkcijo izdajanja izhodnih računov in samodejnega zbiranja vstopnih računov je celovita rešitev, ki podjetjem pomaga pri preglednejšem, učinkovitejšem in varnejšem poslovanju v digitalni dobi.