Izdajanje odhodnih računov brez vstopnih računov: Tveganja in pravilen postopek

V vsakodnevnem poslovanju se ne podjetja, trgovine in samostojni podjetniki pogosto srečujejo s situacijo, ko so kupcem izdali račun, a še niso prejeli dokumentacije o nakupu od dobavitelja. Vzrok je lahko zamuda dobavitelja ali pomanjkljiva notranja procedura, vendar ne glede na vzrok, pomanjkanje vstopnih računov predstavlja resne posledice.

To ni le tehnično vprašanje računovodstva, temveč neposredno vpliva na davčne obveznosti, priznane stroške in celo na pravni obstoj podjetja. Če ne ukrepate pravočasno in pravilno, lahko podjetje plača globe, ga obdavčijo ali pa ga obravnavajo kot uporabnika neveljavnih računov.

Ta članek vam bo pomagal razumeti ustrezne zakonske predpise, konkretna tveganja ob pomanjkanju vstopnih dokumentov, kako preverjati in potrjevati elektronske račune ter pametne rešitve za upravljanje računov, s katerimi se boste izognili napakam.

Kaj so vstopni računi in zakaj so pomembni?

V skladu z Uredbo 123/2020/ND-CP, je račun uradni računovodski dokument, ki ga izda prodajalec ob dobavi blaga ali opravljeni storitvi. Vstopni računi so dokumenti, ki jih podjetje prejme od dobavitelja ob nakupu surovin, blaga, storitev ali sredstev za proizvodne in poslovne namene.

Vloga vstopnih računov presega zgolj potrditev transakcije nakupa in prodaje. So podlaga za odbitek davka na dodano vrednost, za obračun priznanih stroškov pri obračunu davka na dobiček podjetja in za dokazovanje izvora blaga med inšpekcijskim pregledom. Brez vstopnih računov podjetje ne more dokazati nastalih stroškov, četudi je plačilo v celoti izvedeno.

Ali zakon dovoljuje izdajanje odhodnih računov brez vstopnih računov?

V skladu s členom 9 Uredbe 123/2020, spremenjene z Uredbo 70/2025, je čas izdajanja odhodnih računov določen na naslednji način:

Pri prodaji blaga se račun izda ob prenosu lastninske ali uporabninske pravice do blaga na kupca, ne glede na to, ali je bilo plačilo že prejeto. Pri opravljanju storitev mora biti račun izdan takoj po zaključku storitve ali ob prejemu plačila, če je plačilo prejeto pred ali med opravljanjem storitve.

Ta določba ne zahteva, da ima podjetje vstopni račun pred izdajo odhodnega računa. Vendar to ne pomeni, da lahko podjetje prosto posluje brez vstopnih dokumentov. Zakon zahteva, da se za vse transakcije nakupa in prodaje blaga ali storitev od organizacij ali posameznikov, ki so registrirani za poslovanje, priložijo računi. Če ob potrebi ne predložite vstopnih računov, se bo podjetje soočilo s številnimi pravnimi in finančnimi posledicami.

Konkretna tveganja ob pomanjkanju vstopnih računov

Izguba pravice do odbitka davka na dodano vrednost

Če ni veljavnih vstopnih računov, podjetje ne more odbiti DDV, ki ga je plačalo dobavitelju. To bistveno poveča znesek davka, ki ga je treba plačati. Na primer, če prodate blago in izdate račun v vrednosti 220 milijonov VND, od česar je 20 milijonov VND DDV, vendar nimate vstopnih računov za odbitek, boste morali plačati celotnih 20 milijonov VND namesto le razlike med vstopnim in odhodnim davkom.

Stroški niso priznani pri obračunu davka

Za priznanje stroška kot poslovnega odhodka je potrebno imeti ustrezno dokumentacijo. Če vstopni računi manjkajo, bodo vsi stroški nakupa blaga in storitev izključeni iz odbitnih stroškov pri obračunu davka na dobiček podjetja. Posledično se bo obdavčljivi dobiček povečal, podjetje pa bo moralo plačati več davka na dobiček, kot bi sicer.

Nevarnost upravnih sankcij

V skladu z Uredbo 98/2020 in njenimi spremembami, če podjetje trguje z blagom neznanega izvora, lahko globo znašajo do več deset milijonov VND, odvisno od vrednosti blaga. Natančneje, če je vrednost blaga 100 milijonov VND ali več, lahko globa znaša od 40 do 50 milijonov VND.

Naknadni davek in obresti za zamudo

Med inšpekcijskimi pregledi davčna uprava primerja vstopne in odhodne račune. Če odkrije pomanjkanje vstopnih dokumentov, lahko podjetju naloži naknadni davek na DDV in davek na dobiček, skupaj z obrestmi za zamudo po dnevih. To predstavlja znatno finančno izgubo, zlasti za mala podjetja.

Vpliv na ugled in poslovanje

Pomanjkanje preglednosti v računovodskih dokumentih vzbuja dvom pri partnerjih, bankah in pristojnih organih glede zakonitosti poslovanja. To vpliva na sposobnost pridobivanja posojil, sodelovanja na razpisih in sodelovanja z velikimi partnerji.

Nevarnost kazenske odgovornosti

V primeru suma goljufije ali uporabe neveljavnih računov, se lahko podjetje sooči s kazensko odgovornostjo. To je najresnejše tveganje, ki lahko privede do zaporne kazni ali prepovedi poslovanja.

Kako preverjati in potrjevati elektronske vstopne račune

Za proaktivno upravljanje in preverjanje veljavnosti vstopnih računov, lahko podjetja neposredno preverjajo na spletnih straneh Generalnega davčnega urada. Tukaj je podroben vodnik po korakih:

Korak 1: Obiščite spletno stran https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Korak 2: Prijavite se z davčno številko in geslom, ki ste ju prejeli od davčne uprave.

Korak 3: Na glavnem vmesniku izberite "Tra cứu" (Iskanje), nato "Tra cứu hóa đơn" (Iskanje računov).

Korak 4: Nadaljujte z izbiro "Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào" (Iskanje elektronskih vstopnih računov).

Korak 5: Vnesite davčno številko prodajalca, če želite iskati račune od določenega dobavitelja. Če želite videti vse vstopne račune, lahko to polje pustite prazno.

Korak 6: Izberite "Tất cả" (Vsi) pod "Kết quả kiểm tra" (Rezultati preverjanja) ali filtrirajte po določenem statusu, če je potrebno.

Korak 7: Vnesite želeno časovno obdobje iskanja v polje "Ngày lập hóa đơn" (Datum izdaje računa).

Korak 8: Kliknite "Tìm kiếm" (Iskanje). Sistem bo prikazal rezultate pod dvema zavihkoma: "Hóa đơn điện tử" (Elektronski računi - vsebuje račune z davčno oznako) in "Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền" (Računi, ustvarjeni s blagajno - če je primerno).

Če želite izvoziti seznam računov, lahko kliknete gumb "Xuất hóa đơn" (Izvoz računov), da prenesete datoteko Excel za namene primerjave in arhiviranja.

Pametna rešitev za upravljanje računov z GTG CRM

Da bi se izognili tveganju pomanjkanja vstopnih računov in zagotovili skladnost z zakonodajo, podjetja potrebujejo robusten in avtomatiziran sistem za upravljanje dokumentov. GTG CRM ponuja celovito funkcijo upravljanja računov, ki podjetjem omogoča natančen nadzor nad odhodnimi in vstopnimi računi.

Samodejno in natančno izdajanje odhodnih računov

GTG CRM podjetjem omogoča izdajanje elektronskih odhodnih računov takoj, ko pride do prodajne transakcije. Sistem samodejno sinhronizira informacije iz naročil, kar prihrani čas in zmanjša napake. Vsi računi so varno shranjeni, enostavno jih je iskati in primerjati, kadar je to potrebno.

Samodejno zbiranje in upravljanje vstopnih računov

Ena od izjemnih funkcij GTG CRM je zmožnost samodejnega zbiranja vstopnih računov. Sistem se neposredno poveže z elektronsko pošto, samodejno prenese in shrani vse vstopne račune (račune, ki so poslani na elektronski naslov). To pomeni, da računovodji ni več treba skrbeti za izgubljene dokumente ali pozabljene primere računov.

Praktične prednosti uporabe GTG CRM

Prvič, podjetje ima vedno popolno vstopno dokumentacijo za dokazovanje izvora blaga, s čimer se izogne kaznim ali naknadnemu obdavčevanju. Drugič, primerjava vstopnih in odhodnih računov je preprosta in hitra, kar omogoča pravočasno odkrivanje nepravilnosti ali pomanjkljivosti. Tretjič, podjetje lahko v celoti odbije DDV, optimizira davčne obveznosti in zmanjša nepotrebne stroške.

Drugič, vsi dokumenti so shranjeni v elektronski obliki, kar omogoča enostaven dostop pri pripravi poročil, inšpekcijskih pregledov ali davčnih obračunov. Končno, sistem podjetjem pomaga v celoti spoštovati zakonske določbe o računih, se izogniti pravnim tveganjem in zaščititi poslovni ugled.

Zaključek

Izdajanje odhodnih računov brez vstopnih računov ni le tehnično vprašanje, temveč predstavlja tudi številna pravna in finančna tveganja. Podjetja morajo proaktivno natančno upravljati dokumente, uporabljati podporna orodja za avtomatizacijo postopkov in zagotavljati popolno skladnost z predpisi. GTG CRM s funkcijami samodejnega izdajanja odhodnih računov in zbiranja vstopnih računov je celovita rešitev, ki podjetjem omogoča preglednejše, učinkovitejše in varnejše poslovanje v digitalni dobi.