E-račun

Predstavitev Funkcionalnosti

Elektronski Računi je ključna funkcionalnost GTG CRM, ki podjetjem omogoča centralizirano, samodejno in učinkovito upravljanje vseh vhodnih in izhodnih računov.

Zakaj Upravljati Elektronske Račune?

V poslovanju obstajata dva najpomembnejša pojma:

Pojem	Opis	Vrsta Računa
Prihodek	Denar, prejet s prodajo	Izhodni račun (poslan kupcu)
Odhodki	Denar, porabljen za nakup blaga za nadaljnjo prodajo	Vhodni račun (izdani s strani dobavitelja)

GTG CRM vam pomaga izdajati račune in upravljati račune izjemno enostavno!

Izpostavljene Funkcionalnosti

1. Upravljanje Vhodnih Računov

Ročno nalaganje računov

• Povlecite in spustite ali izberite PDF datoteko računa
• Sistem samodejno prepozna in izlušči informacije
• Podpira kompleksne račune z več produkti

Samodejno zbiranje iz E-pošte

To je posebna funkcionalnost GTG CRM!

• Povežite poslovni e-poštni naslov z GTG CRM
• Vklopite funkcionalnost "Samodejno zbiranje računov"
• Sistem samodejno pridobi račune iz e-pošte in jih uvozi v sistem

💡 Prednost: Ni vam več treba ročno mesečno prenašati računov! Vsi vhodni računi so urejeno zbrani, računovodstvo jih samo prenese in pripravi davčne obračune.

Lastni nabiralniki računov (Invoice Mailboxes)

Zdaj lahko ustvarite lastne nabiralnike za račune — popolnoma ločene od e-poštnih kanalov za podporo strankam (messaging).

• Ustvarite en ali več nabiralnikov posebej za vhodne račune (npr. racun@podjetje.com, racunovodstvo@podjetje.com)
• Ločene pravice dostopa: samo pooblaščene osebe (računovodstvo, finančni vodje) si lahko ogledajo nabiralnik za račune — običajna poslovna e-pošta se ne meša
• Vsi računi, poslani v te nabiralnike, se samodejno zbirajo na seznamu "Vhodni računi" (Incoming Invoices)
• Seznam "Vhodni računi" je mogoče filtrirati po izvoru nabiralnika (source mailbox) — takoj veste, kateri račun je prišel iz katerega nabiralnika, brez zmešnjave med različnimi oddelki ali podružnicami

💡 Prednost: Vhodni računi se ne izgubijo več v nabiralniku za podporo strankam. Računovodstvo ima lastno, čisto "skladišče računov", ki ga je mogoče filtrirati po izvoru — končno mesečno usklajevanje je veliko hitrejše.

Priložite dokumente kar na vsak vhodni račun

Račun dobavitelja je na enem mestu, potrdilo o plačilu na drugem, pogodba pa nekje tretje. Vsak vhodni račun lahko shranjuje več datotek hkrati:

• Računi dobavitelja, plačilni dokumenti (npr. nalogi za plačilo), pogodbe ali naročilnice, dobavnice in druge datoteke; vsaka datoteka ima ime, dodal uporabnik in datum dodajanja
• Račune dobaviteljev lahko naložite sami, prejmete prek povezane nabiralnika za račune ali jih pridobite od davčne uprave. Za račune, ki še nimajo priložene datoteke, jo dodate s simbolom "+" v polju "Dokumenti". Preostale datoteke, vključno s tistimi, ki ste jih prenesli iz e-pošte ali Zalo, dodajte vsakemu računu posebej
• Stare datoteke se ne prepisujejo, ko dodate novo datoteko, in odstranitev datoteke jo le skrije z računa, ne izbriše trajno
• Ko dobavitelj ponovno pošlje popravljen račun, GTG CRM datoteko prebere (PDF in slike prebere z umetno inteligenco, kar šteje 2 kredita UI na branje; XML se prebere neposredno in ne porabi kreditov UI). Podatki v datoteki so prikazani ob shranjenih podatkih za primerjavo posameznih številk, vključno s posameznimi vrsticami postavke. Podatki iz nove datoteke se v račun vpišejo šele, ko oseba z dovoljenjem "Potrdi podatke o nabavnem računu" klikne "Uporabi podatke iz te datoteke"
• Filter za iskanje računov brez plačilnih dokumentov in gumb za prenos prilog vseh računov, ki ustrezajo filtru, v obliki datoteke .zip s kazalom

K nabavnemu računu za določen nakup priložite račun dobavitelja, plačilni dokument, pogodbo in dobavnico. Odprite račun in videli boste vse povezane datoteke, ki jih lahko prenesete naenkrat. Če dobavitelj ponovno pošlje popravljen račun, vam ga ni treba ponovno vnašati. Primerjate lahko podatke iz datoteke s shranjenimi podatki, nato pa izberete, ali želite uporabiti nove podatke ali obdržati trenutne. Dodajanje datotek ne spremeni nobenih številk na računu samodejno.

Če želite preizkusiti, kliknite gumb "Brezplačni preizkus" na dnu strani.

2. Izdajanje Odhodnih Računov (DDV)

GTG CRM je povezan z uglednimi ponudniki e-računov:

Ponudnik	Opis
S-Invoice (Viettel)	E-račun Viettel
MISA	Računovodska programska oprema in e-računi

Enostavno ustvarjanje računov

• Izberite ustrezen predlogo računa
• Vnesite podatke o kupcu (ime, davčna številka, naslov)
• Dodajte izdelke/storitve z enotno ceno, količino, stopnjo DDV
• Podpora za popuste na izdelek
• Predogled PDF pred izdajo

3. Nadomestni Računi

Ko morate popraviti izdani račun (vračilo blaga, napake ...):

• Ustvarite nadomestni račun neposredno iz originalnega računa
• Spremenite podatke o izdelkih, količini, ceni
• Sistem samodejno poveže z originalnim računom

💡 Opomba: Zamenjava je le eden od načinov obravnave po izdaji. Če je treba račun popolnoma preklicati (ne popraviti), uporabite funkcijo Preklic računa v spodnjem razdelku.

4. Preklic E-Računov

Ko je treba izdani račun popolnoma preklicati (napačna izdaja kupcu, resna napaka, preklic naročila ...), GTG CRM podpira preklic e-računov neposredno v sistemu pri obeh ponudnikih:

Dobavitelj	Preklic računa
S-Invoice (Viettel)	✅ Preklic neposredno preko API-ja
MISA	✅ Preklic neposredno preko API-ja

• Odprite izdani račun → izberite "Preklic računa" → potrdite
• GTG CRM pošlje ukaz za preklic dobavitelju (S-Invoice/MISA) in posodobi status računa
• Samodejno obračunsko vračilo (POVRATNI POS): če je bil račun že zabeležen v knjigovodstvo, sistem samodejno ustvari povratni obračun — prihodek, davek in terjatve se povrnejo na pravilno stanje, brez ročnega prilagajanja računovodje

💡 Prednost: Preklic računa ni več postopek "ločena prijava v program dobavitelja + ročno popravljanje v knjigah". En sam postopek v GTG CRM — račun se prekliče po pravilnem postopku in knjige se samodejno uskladijo. (Več o podvojnem knjigovodstvu v sklopu funkcij Računovodstvo GTG CRM.)

5. Sinhronizacija & Upravljanje

• Sinhronizacija računov od dobavitelja do GTG CRM
• Prenos PDF izdanih računov
• Urejanje podatkov računa po potrebi
• Sledenje statusu plačila (Plačano / Neplačano)

Koristi za podjetja

Korist	Opis
Prihranek časa	Samodejno zbiranje vhodnih računov iz e-pošte
Centralizirano upravljanje	Vsi vhodni/izhodni računi na enem mestu
Povezava z dobavitelji	Izdajanje računov neposredno preko S-Invoice, MISA
Enostavno poročanje	Računovodje z lahkoto prenesejo in pripravijo davčna poročila
Nadomestni računi	Hitro reševanje popravkov in vračil
Varen preklic računa	Preklic računov S-Invoice/MISA z enim dejanjem — samodejno vračilo obračuna, samodejno usklajene knjige
Lastni nabiralnik za račune	Zbiranje vhodnih računov v lastnem nabiralniku, dodelitev dovoljenj & filtriranje po viru
Sledenje terjatvam	Poznavanje statusa plačila vsakega računa

Integracija z GTG CRM

Elektronski računi so globoko integrirani z drugimi moduli GTG CRM:

• Upravljanje strank (CRM): Povezovanje računov s strankami
• Upravljanje naročil: Samodejno izdajanje računov ob zaključku naročila
• Poročanje: Statistika prihodkov, stroškov po računih

Zaključek

Elektronski računi GTG CRM so celovita rešitev, ki podjetjem pomaga pri: - ✅ Samodejnem upravljanju vhodnih računov (z lastnim nabiralnikom za račune, filtriranjem po viru) - ✅ Enostavnem izdajanju DDV računov - ✅ Varnem preklicu računov — samodejno vračilo obračuna, samodejno usklajene knjige - ✅ Prihranku časa za računovodstvo - ✅ Upoštevanju davčnih predpisov

Preizkusite še danes!

Dokumentacija pripada GTG CRM - celovitemu sistemu za upravljanje odnosov s strankami