Predstavitev funkcije

E-računi so pomembna funkcija GTG CRM, ki podjetjem pomaga osrednje, samodejno in učinkovito upravljati vse prihodnje in odhodne račune.

Vmesnik za e-račune

Zakaj upravljati e-račune?

V poslu obstajata dva najpomembnejša pojma:

Pojem Opis Vrsta računa
Prihodek Denar, prejet s prodajo Odhodni račun (izdan kupcu)
Odhodki Denar, porabljen za nakup blaga za prodajo Prihodnji račun (izdan s strani dobavitelja)

GTG CRM vam omogoča izjemno enostavno izdajanje računov in upravljanje računov!

Ključne funkcije

1. Upravljanje prihodnjih računov

Upravljanje prihodnjih računov

Ročno nalaganje računov

  • Povlecite in spustite ali izberite PDF datoteke računov
  • Sistem samodejno prepozna in izvleče informacije
  • Podpira kompleksne račune z več izdelki

Samodejno zbiranje iz e-pošte

To je posebna funkcija GTG CRM!

  • Povežite poslovni e-poštni naslov z GTG CRM
  • Vklopite funkcijo "Samodejno zbiranje računov"
  • Sistem samodejno pridobi račune iz e-pošte in jih uvozi v sistem

Samodejno zbiranje iz e-pošte

💡 Prednosti: Ni vam več treba mesečno ročno nalagati računov! Vsi prihodnji računi so skrbno zbrani, računovodja pa jih mora le prenesti in pripraviti davčna poročila.

Namenski nabiralniki za račune (Invoice Mailboxes)

Zdaj lahko ustvarite namenske nabiralnike za račune – popolnoma ločene od kanalov za podporo strankam (messaging).

  • Ustvarite en ali več nabiralnikov, ki so namenjeni samo prihodnjim računom (npr. invoice@company.com, ketoan@company.com)
  • Ločene pravice dostopa: samo pooblaščene osebe (računovodje, finančni vodje) si lahko ogledajo nabiralnik za račune – poslovna e-pošta se ne bo mešala
  • Vsi računi, poslani na te nabiralnike, se samodejno zberejo na seznamu "Prihodnji računi" (Incoming Invoices)
  • Seznam "Prihodnji računi" je mogoče filtrirati po izvoru nabiralnika (source mailbox) – takoj boste vedeli, iz katerega nabiralnika je račun prišel, brez zmede med različnimi oddelki ali podružnicami

💡 Prednosti: Prihodnji računi se ne izgubijo več v nabiralniku za podporo strankam. Računovodja ima ločen, čist "skladišče računov", ki ga je mogoče filtrirati po izvoru – mesečno usklajevanje je veliko hitrejše.

2. Izdajanje odhodnih računov (DDV)

GTG CRM je povezan z uglednimi ponudniki e-računov:

Ponudnik Opis
S-Invoice (Viettel) Viettel e-računi
MISA Računovodska programska oprema in e-računi

Povezava s ponudniki

Enostavno ustvarjanje računov

Ustvarjanje novega računa

  • Izberite ustrezen predlogo računa
  • Vnesite podatke o kupcu (ime, davčna številka, naslov)
  • Dodajte izdelke/storitve z ceno na enoto, količino, stopnjo DDV
  • Podpora za popuste na izdelek
  • Predogled PDF pred izdajo

Predogled PDF računa

3. Nadomestni računi

Ko je treba popraviti izdani račun (stranka vrne blago, napaka ...):

Nadomestni račun

  • Ustvarite nadomestni račun neposredno iz originalnega računa
  • Popravite informacije o izdelku, količini, ceni
  • Sistem samodejno poveže z originalnim računom

💡 Opomba: Nadomestitev je le eden od načinov reševanja po izdaji. Če je treba račun popolnoma preklicati (ne popraviti), uporabite funkcijo Preklic računa v spodnjem razdelku.

4. Preklic e-računov

Če je treba izdani račun popolnoma preklicati (pomotoma izdan kupcu, resna napaka, preklic naročila ...), GTG CRM podpira preklic e-računov neposredno v sistemu pri obeh ponudnikih:

Ponudnik Preklic računa
S-Invoice (Viettel) ✅ Neposreden preklic preko API
MISA ✅ Neposreden preklic preko API
  • Odprite izdani račun → izberite "Prekliči račun" → potrdite
  • GTG CRM pošlje ukaz za preklic ponudniku (S-Invoice/MISA) in posodobi status računa
  • Samodejno obrnite knjižbe (JE reversal): če je bil račun že zabeležen v knjigovodstvu, sistem samodejno ustvari povratno knjižbo – prihodek, davek in terjatve se vrnejo na pravilna stanja, računovodja jih ne potrebuje ročno prilagajati

💡 Prednosti: Preklic računa ni več "samostojna prijava v program ponudnika + ročno popravljanje knjig". Ena operacija v GTG CRM – račun je pravilno preklican in knjige se takoj uskladijo. (Več o podvojenem knjigovodstvu v sklopu funkcij Računovodstvo GTG CRM.)

5. Sinhronizacija & Upravljanje

  • Sinhronizacija računov od ponudnika v GTG CRM
  • Prenos PDF izdanih računov
  • Urejanje podatkov računa po potrebi
  • Sledenje statusu plačila (Plačano / Neplačano)

Izdani računi

Koristi za podjetja

Koristi Opis
Prihranek časa Samodejno zbiranje prihodnjih računov iz e-pošte
Osrednje upravljanje Vsi prihodnji/odhodni računi na enem mestu
Povezava s ponudniki Izdajanje računov neposredno preko S-Invoice, MISA
Enostavna poročanja Računovodje lahko enostavno prenesejo in pripravijo davčna poročila
Nadomestni računi Hitro reševanje popravkov, vračil
Varen preklic računov Preklic računov S-Invoice/MISA z eno operacijo – samodejno obračanje knjižb, usklajene knjige
Namenski nabiralniki za račune Zbiranje prihodnjih računov v namenski nabiralnik, dodelitev pravic & filtriranje po izvoru
Sledenje terjatvam Poznavanje statusa plačila vsakega računa

Integracija z GTG CRM

E-računi so globoko integrirani z drugimi moduli GTG CRM:

  • Upravljanje strank (CRM): Povezava računov s strankami
  • Upravljanje naročil: Samodejno izdajanje računov ob zaključku naročila
  • Poročanje: Statistika prihodkov, odhodkov po računih

Zaključek

E-računi GTG CRM so celovita rešitev, ki podjetjem pomaga: - ✅ Samodejno upravljanje prihodnjih računov (z namenskimi nabiralniki za račune, filtriranjem po izvoru) - ✅ Enostavno izdajanje računov DDV - ✅ Varen preklic računov – samodejno obračanje knjižb, usklajene knjige - ✅ Prihranek časa za računovodstvo - ✅ Upoštevanje davčnih predpisov

Preizkusite zdaj!

Dokumentacija pripada GTG CRM – celovitemu sistemu za upravljanje odnosov s strankami

Ste pripravljeni preizkusiti to funkcijo brezplačno za svoje podjetje?

Brezplačen preizkus