E-račun

Predstavitev funkcij

Elektronski računi so ključna funkcija GTG CRM, ki podjetjem pomaga centralizirano, avtomatizirano in učinkovito upravljati vse prihodnje in odhodne račune.

Zakaj upravljati elektronske račune?

V poslovanju obstajata dva najpomembnejša koncepta:

Koncept	Opis	Vrsta računa
Prihodek	Denar, ki ga prejmemo s prodajo	Odhodni račun (izdan kupcu)
Odhodki	Denar, ki ga porabimo za nakup blaga za prodajo	Prihodnji račun (dobavitelj izda vam)

GTG CRM vam pomaga pri ustvarjanju računov in upravljanju računov izjemno enostavno!

Izpostavljene funkcije

1. Upravljanje prihodnjih računov

Ročno nalaganje računov

• Povlecite in spustite ali izberite PDF datoteko računa
• Sistem samodejno prepozna in izlušči informacije
• Podpora za zapletene račune z več izdelki

Samodejno zbiranje iz e-pošte

To je posebna funkcija GTG CRM!

• Povežite poslovno e-pošto z GTG CRM
• Vklopite funkcijo "Samodejno zbiranje računov"
• Sistem samodejno pridobi račune iz e-pošte in jih uvozi v sistem

💡 Korist: Ni vam več treba ročno nalagati računov vsak mesec! Vsi prihodnji računi se zberejo na enem mestu, računovodja pa jih mora le prenesti in pripraviti davčne poročila.

Ločena poštna predala za račune (Invoice Mailboxes)

Zdaj lahko ustvarite ločene poštne predale za račune — popolnoma ločene od kanalov za e-poštno podporo strankam (messaging).

• Ustvarite enega ali več poštne predale, ki so namenjeni samo prihodnjim računom (npr. invoice@company.com, ketoan@company.com)
• Ločeno dodeljevanje dovoljenj: samo osebe z dovoljenji (računovodje, finančni menedžerji) bodo lahko videle poštni predal za račune — običajna poslovna e-pošta ne bo zmešana
• Vsi računi, poslani na te poštne predale, se samodejno zberejo v seznamu "Prihodnji računi" (Incoming Invoices)
• Seznam "Prihodnji računi" lahko filtrirate po izvoru poštnega predala (source mailbox) — takoj veste, kateri račun prihaja iz katerega poštnega predala, brez zmešnjave med več oddelki ali podružnicami

💡 Korist: Prihodnji računi se ne bodo več izgubili v predalu za podporo strankam. Računovodje imajo ločen, čist "skladišče računov", ki ga je mogoče filtrirati po izvoru — končno usklajevanje ob koncu meseca je bistveno hitrejše.

2. Izdajanje odhodnih računov (DDV)

GTG CRM je povezan z uglednimi ponudniki elektronskih računov:

Ponudnik	Opis
S-Invoice (Viettel)	Elektronski računi Viettel
MISA	Programska oprema za računovodstvo in elektronske račune

Enostavno ustvarjanje računov

• Izberite ustrezen vzorec računa
• Vnesite podatke kupca (ime, davčna številka, naslov)
• Dodajte izdelke/storitve z enotsko ceno, količino, davčno stopnjo
• Podpora za popuste glede na izdelek
• Predogled PDF pred izdajo

3. Nadomestni računi

Ko je treba spremeniti izdani račun (stranka vrne blago, napake ...):

• Ustvarite nadomestni račun neposredno iz izvirnega računa
• Spremenite podatke o izdelku, količini, ceni
• Sistem samodejno poveže z izvirnim računom

💡 Opomba: Zamenjava je le eden od načinov obravnave po izdaji. Ko je treba račun popolnoma preklicati (ne spremeniti), uporabite funkcijo Preklic računa v spodnjem razdelku.

4. Preklic elektronskih računov

Ko je treba izdani račun popolnoma preklicati (pomotoma izdan napačnemu kupcu, resne napake, preklic naročila ...), GTG CRM podpira preklic elektronskega računa neposredno v sistemu za oba ponudnika:

Ponudnik	Preklic računa
S-Invoice (Viettel)	✅ Preklic neposredno preko API-ja
MISA	✅ Preklic neposredno preko API-ja

• Odprite izdani račun → izberite "Prekliči račun" → potrdite
• GTG CRM pošlje ukaz za preklic ponudniku (S-Invoice/MISA) in posodobi stanje računa
• Samodejno obračunsko vračilo (JE reversal): če je bil račun že zabeležen v knjigovodstvu, sistem samodejno ustvari povratni obračun — prihodki, davki in terjatve se vrnejo na pravilno stanje, računovodja ne potrebuje ročnih popravkov

💡 Prednosti: Preklic računa ni več operacija "samostojna prijava v program ponudnika + ročno urejanje knjig". Ena operacija v GTG CRM — račun je preklican v skladu s postopkom in knjige se samodejno uskladijo. (Več o podvojeno knjigovodstvo v sklopu funkcij Računovodstvo GTG CRM.)

5. Sinhronizacija & Upravljanje

• Sinhronizacija računov od ponudnika v GTG CRM
• Prenos PDF izdanih računov
• Urejanje podatkov o računu, ko je potrebno
• Sledenje stanju plačila (Plačano / Neplačano)

Koristi za podjetja

Korist	Opis
Prihranek časa	Samodejno zbiranje vhodnih računov iz elektronske pošte
Osrednje upravljanje	Vsi vhodni/izhodni računi na enem mestu
Povezava s ponudniki	Izdajanje računov neposredno preko S-Invoice, MISA
Enostavno poročanje	Računovodstvo z lahkoto prenese in pripravi davčne poročila
Nadomestni računi	Hitro reševanje sprememb, vračil
Varen preklic računa	Preklic računov S-Invoice/MISA z 1 operacijo — samodejno vračilo obračuna, samodejno usklajene knjige
Lastni nabiralnik za račune	Zbiranje vhodnih računov v poseben nabiralnik, dodelitev dovoljenj & filtriranje po viru
Sledenje terjatvam	Poznavanje stanja plačila vsakega računa

Integracija z GTG CRM

Elektronski računi so globoko integrirani z drugimi moduli GTG CRM:

• Upravljanje s strankami (CRM): Povežite račune s strankami
• Upravljanje naročil: Samodejno izdajanje računov ob zaključku naročila
• Poročila: Statistika prihodkov, odhodkov glede na račune

Zaključek

Elektronski računi GTG CRM so celovita rešitev, ki podjetjem pomaga: - ✅ Samodejno upravljanje vhodnih računov (s pripadajočim zasebnim nabiralnikom za račune, filtriranjem po viru) - ✅ Enostavno izdajanje DDV računov - ✅ Varno preklic računov — samodejno izravnavanje knjižb, usklajevanje knjig - ✅ Prihranek časa računovodjem - ✅ Skladnost s davčnimi predpisi

Preizkusite ga še danes!

---

Gradivo pripada GTG CRM - celovitemu sistemu za upravljanje odnosov s strankami