Predstavitev funkcij
GTG CRM je bil dolgo časa močan za prodajo izdelkov: katalog izdelkov, zaloge, naročila, računi. Če pa prodajate storitve – agencije, svetovanje, spa/klinike, samostojne podjetnike, B2B dobavitelje – ste morali prej "obiti" sistem: ustvariti storitev kot lažni izdelek brez zalog in brez prave pogodbe (samo ponudba, brez podpisov, brez podpisnikov, brez plačilnih rokov).
Od danes GTG CRM podpira prodajo storitev kot prvovrstna državljanka: katalog (Katalog), ki vsebuje tako izdelke kot storitve, mešane ponudbe (ena ponudba z izdelki in storitvami) in resnično Pogodbo (Pogodba) – s Stranko B, mejniki sprejema, dvojezičnost, pošiljanje & podpisovanje, nato izstavljanje računov po obrokih → samodejno knjiženje v knjige.
Težave, s katerimi se soočajo podjetja
| Star način dela | Posledice |
|---|---|
| Storitve je treba ustvariti kot "lažni izdelek brez zalog" | Zmešnjava v katalogu, napačna logika skladišča |
| Ena ponudba za izdelek, ločena pogodba za storitev | Dva dokumenta, dvakratno oblikovanje |
| Brez pogodbe s Stranko B / mejniki sprejema | Težko zavezovanje, težko postopno sprejemanje |
| Pogodba v Wordu + spremljanje plačil v Excelu | Pozabljeni obroki plačila, neznanje, koliko je še dolga |
| Po podpisu ročno knjiženje prihodka | Pozabljeno izstavljanje računov, pozabljeno knjiženje |
GTG CRM povezuje en sam tok: storitev → mešana ponudba → pogodba → pošiljanje & podpisovanje → računi po obrokih → knjiženje prihodkov & priliv denarja – brez obvoznice, brez podvojenega vnašanja podatkov.
Poudarki
1. En Katalog za Izdelke in Storitve
- V meniju CRM → Katalog: Izdelki, Storitve, Termini – kraj definicije "kaj prodajate", združeno pod enim samim naslovom.
- Storitve imajo ceno in obračunski cikel: enkratno (one-time) ali ponavljajoče se (recurring – mesečno…). Izdelki so lahko tudi naročnine.
- Seznam je enoten in ga uporablja izbiralnik vrstic ponudb/pogodb – izbira tako izdelkov kot storitev na enem mestu.
2. Mešana Ponudba – Ena Ponudba, tako Izdelki kot Storitve
- Dodajanje vrstic tipa Storitev (npr. "Oblikovanje spletne strani", "Mesečni SEO") in vrstic tipa Izdelek (npr. "Licenca za gostovanje" × 3) v isti ponudbi.
- Vsaka vrstica ima oznako Vrsta (Storitev = zelena, Izdelek = modra); vrstica storitve prikazuje obračunski cikel.
- Ponudba DRAFT → SENT → ACCEPTED; ko je Sprejeta, se prikaže gumb Pretvori v pogodbo.
3. Prava Pogodba – Stranka B, Sprejem, Dvojezičnost
- Pretvori v pogodbo ohrani slog/cikel vsake vrstice; povzetek se razdeli na enkratni povzetek in mesečni povzetek + DDV.
- Stranka B (Party B) je lahko posameznik ali podjetje; informacije (pravno ime, davčna številka, naslov, zastopnik) se lahko samodejno vnesejo, ko so podatki podjetja na voljo — zahvaljujoč funkciji obogatitve podatkov podjetja.
- Merilo sprejetja (Sprejetje) se določi ob ustvarjanju pogodbe in vodi plačilni načrt.
- Dvojezične pogodbe (največ 2 jezika) + e-pošta v jeziku, blagovno znamko.
- Pogodbe lahko ohranijo tudi neposredne produktne vrstice (brez predhodne ponudbe) — ena pogodba vsebuje tako izdelke kot storitve.
4. Pošlji → Podpiši → Izdaj račune po obrokih
Praktičen, pravno skladen postopek podpisovanja:
- Pošlji stranki: sistem upodobi pogodbo v obliki Word (.docx) (lahko jo ureja/pogaja) in jo pošlje stranki po e-pošti. Stanje DRAFT → SENT.
- Stranka podpiše zunaj sistema (na papirju/soft copy) in jo pošlje nazaj.
- Naloži podpisano kopijo: priloži podpisano datoteko (shranjeno v sistemu) → zabeleži podpisnika, čas podpisa. SENT → SIGNED → ACTIVE.
- Izdaj račune po obrokih: za vsak plačilni obrok si oglej predogled računa → potrdi → izdaj račun prek obstoječega toka ERP/računa.
ℹ️ Opomba: Izdajanje računov zahteva, da je delovni prostor povezan z e-računi / davčnim ponudnikom. Celoten potek ustvarjanja storitve, ponudbe, pogodbe, pošiljanja in nalaganja podpisanih kopij še vedno deluje normalno; le korak izdajanja računov zahteva to povezavo.
5. Račun → Samodejno knjiženje v glavno knjigo
- Podpisana pogodba = zaveza, še ne finančna transakcija — zato ne ustvari knjigovodskega vnosa ob podpisu.
- Ob izdaji računa se šele zabeleži: Dolg Terjatve (131) / Kredit Prihodki (511) / Kredit DDV (3331) — teče skozi pravilen mehanizem samodejnega knjiženja računov.
- Ob prejemu plačila: Dolg Denar (111/112) / Kredit Terjatve (131).
Celoten ponovni uporabi obstoječega avtomatskega računovodskega mehanizma — brez "narejenih" GL kod, vaš delovni tok, ki ga imate v lasti in ga lahko prilagajate.
Prednosti za podjetja
| Funkcija | Dejanske prednosti za vas |
|---|---|
| En Katalog (izdelki + storitve) | Konec "lažnih izdelkov", čisti in pravilni katalogi |
| Mešana ponudba | En dokument namesto dveh; manj ročnega dela |
| Pogodba s Stranko B + sprejem | Jasne zaveze, sprejem po fazah |
| Računi po obrokih po urniku | Ne pozabite na izterjavo, vedno veste, koliko je dolga |
| Račun → samodejni vnos v glavno knjigo | Prihodki se pravilno zabeležijo v glavno knjigo, brez ročnega vnašanja |
| Samodejno izpolnjevanje podatkov podjetja | Stranka B in davčna številka vnaprej izpolnjeni za pogodbe/račune |
Komu je namenjeno?
- Trženjske / oglaševalske agencije (ICP3), ki prodajajo mesečne pakete storitev.
- Svetovalci, freelancerji, B2B dobavitelji, ki potrebujejo pogodbe in račune po obrokih.
- Lajf, klinike, izobraževalni centri, ki prodajajo storitve skupaj z izdelki.
- Podjetja, ki prodajajo tako izdelke kot storitve in želijo edinstveno ponudbo / pogodbo.
Kako začeti?
V CRM → Katalog → Storitve ustvarite prvo storitev, nato ustvarite mešano ponudbo in jo pretvorite v pogodbo. Podrobna navodila najdete v članku "Navodila za uporabo Prodaja storitev & Pogodbe".
Brezplačna preizkusna različica — kreditna kartica ni potrebna.
