Predstavitev funkcij
GTG CRM je bil dolgo časa močan za prodajo izdelkov: katalog blaga, zaloge, naročila, računi. Če pa ste prodajali storitve — agencija, svetovanje, spa/klinika, freelancer, B2B dobavitelj — ste prej morali "obiti" sistem: ustvariti storitev kot lažni izdelek brez zalog in brez prave pogodbe (le ponudba, brez podpisov, brez pogodbenih strank, brez plačilnih rokov).
Od danes naprej GTG CRM podpira prodajo storitev kot prvovrstni državljan: Katalog (Catalog), ki vsebuje tako izdelke kot storitve, mešane ponudbe (ena ponudba z izdelki in storitvami) in prave Pogodbe (Contract) — s stranko B, mejniki sprejema, dvojezične, pošiljanje & podpisovanje, nato obročno fakturiranje → samodejno knjiženje.
Težave, s katerimi se srečujejo podjetja
| Stari način | Posledice |
|---|---|
| Storitve je bilo treba ustvariti kot "lažni izdelek brez zalog" | Zmeda v katalogu, napačna logika zalog |
| Ena ponudba za izdelek, ločena pogodba za storitev | Dva dokumenta, dvakratno sestavljanje |
| Brez pogodbe s stranko B / mejniki sprejema | Težko zavezujoče, težko sprejemanje po fazah |
| Pogodba v Wordu + spremljanje plačil v Excelu | Pozabljeni obroki, neznano koliko še dolgujejo |
| Po podpisu ročno knjiženje prihodkov | Pozabljen izstavitev računa, pozabljeno knjiženje |
GTG CRM povezuje enoten tok: storitev → mešana ponudba → pogodba → pošiljanje & podpisovanje → obročno fakturiranje → knjiženje prihodkov & priliv — brez ovinkov, brez podvojenega vnašanja podatkov.
Poudarki
1. En Katalog (Catalog) za Izdelke in Storitve
- V meniju CRM → Katalog: Izdelki, Storitve, Termini — kje definirate "kaj prodajate", združeno pod enim naslovom.
- Storitve z ceno in obračunskim ciklom: enkratno (one-time) ali ponavljajoče (recurring — mesečno…). Izdelki so lahko tudi ponavljajoče se naročnine.
- Ta enotna seznam je tisto, kar uporablja izbirnik vrstic za ponudbe/pogodbe — izberete tako izdelke kot storitve na enem mestu.
2. Mešane Ponudbe — Ena Ponudba, Tako Izdelki Kot Storitve
- Dodajte vrstice tipa Storitve (npr. "Oblikovanje spletne strani", "Mesečni SEO") in vrstice tipa Izdelki (npr. "Licenca za gostovanje" × 3) v isti ponudbi.
- Vsaka vrstica ima oznako Tip (Storitve = zelena, Izdelki = modra); vrstica storitve prikazuje obračunski cikel.
- Ponudba DRAFT → SENT → ACCEPTED; ko je Sprejeta, se prikaže gumb Pretvori v Pogodbo (Convert to Contract).
3. Prave Pogodbe — Stranka B, Sprejem, Dvojezične
- Pretvori v Pogodbo ohrani tip/cikel vsake vrstice; skupni znesek se loči na enkratni znesek in mesečni znesek + DDV.
- Stranka B (Party B) je lahko fizična oseba ali podjetje; podatki (pravno ime, ID davčne številke, naslov, zastopnik) se lahko samodejno izpolnijo, če že obstajajo podatki o podjetju — zahvaljujoč funkciji obogatitve podatkov podjetja.
- Mejniki sprejema (Sprejem) se nastavijo ob ustvarjanju pogodbe, vodijo plačilni rok.
- Dvojezične pogodbe (do 2 jezika) + e-pošta v jeziku, z blagovno znamko.
- Pogodbe lahko vsebujejo tudi neposredne vrstice izdelkov (brez ponudbe) — ena pogodba vsebuje tako izdelke kot storitve.
4. Pošlji → Podpiši → Obročno Fakturiranje
Praktičen, pravno veljaven postopek podpisovanja:
- Pošlji stranki: sistem izgenerira pogodbo v obliki Word (.docx) (lahko se ureja/pogaja) in jo pošlje stranki po e-pošti. Status DRAFT → SENT.
- Stranka jo podpiše izven sistema (papirni/mehki izvod) in pošlje nazaj.
- Naloži podpisani izvod: priloži podpisano datoteko (shranjeno v sistemu) → zabeleži podpisnika, čas podpisa. SENT → SIGNED → ACTIVE.
- Obročno fakturiranje: za vsak plačilni obrok si oglejte predogled računa → potrdite → izstavite račun prek obstoječega ERP/računovodskega toka.
ℹ️ Opomba: Izdaja računov zahteva, da je delovni prostor povezan z elektronskim obračunom / davčnim ponudnikom. Celoten postopek ustvarjanja storitev, ponudb, pogodb, pošiljanja & nalaganja podpisanih izvodov še vedno deluje normalno; le korak izdaje računov potrebuje to povezavo.
5. Računi → Samodejno Knjiženje
- Podpisana pogodba = zaveza, še ne finančni posel — zato ne ustvari knjiženja ob podpisu.
- Ob izdaji računov se knjiži: Dolžnik (131) / Potražitve (511) / DDV (3331) — deluje skozi obstoječi samodejni računovodski stroj za knjiženje računov.
- Ob prejemu plačila: Dolžnik Denar (111/112) / Potražitve (131).
Celotno ponovno uporablja obstoječi samodejni računovodski stroj — ni "domače" GL kode, potek dela je v vaši lasti in ga lahko prilagodite.
Koristi za Podjetja
| Funkcija | Dejanske koristi za vas |
|---|---|
| En Katalog (izdelki + storitve) | Konec "lažnih izdelkov", čist in pravilen katalog |
| Mešane ponudbe | En dokument namesto dveh; manj ponovnega sestavljanja |
| Pogodbe s stranko B + sprejem | Jasne zaveze, sprejemanje po fazah |
| Obročno fakturiranje po urniku | Ne pozabite na izterjavo, vedno veste, koliko še dolgujejo |
| Računi → samodejno knjiženje | Prihodki se pravilno knjižijo, brez ročnega vnašanja |
| Samodejno izpolnjevanje podatkov podjetja | Stranka B & ID davčne številke predizpolnjeni za pogodbe/račune |
Komu je Namenjeno?
- Marketinške/oglasne agencije (ICP3), ki prodajajo mesečne pakete storitev.
- Svetovalci, freelancerji, B2B dobavitelji, ki potrebujejo pogodbe in obročne račune.
- Spa, klinike, izobraževalni centri, ki prodajajo storitve skupaj z izdelki.
- Podjetja, ki prodajajo tako izdelke kot storitve in želijo eno ponudbo / eno pogodbo.
Kako Začeti?
Pojdite v CRM → Katalog → Storitve in ustvarite prvo storitev, nato ustvarite mešano ponudbo in jo pretvorite v pogodbo. Oglejte si navodila po korakih v članku "Navodila za uporabo Prodaje storitev & Pogodbe".
Brezplačna preizkusna različica — kreditna kartica ni potrebna.
