Från Excel-fil till smidigt resecenter med GTG CRM

”Resor är en upplevelse, men för att kunderna ska få en bra upplevelse behöver du en bättre driftsprocess.”

Det delar chị Minh Nguyệt, grundare av GoExplore Travel – ett resecenter som specialiserat sig på att arrangera turer i mellersta Vietnam för både inhemska och internationella kunder.

GoExplore, som startade med bara 5 anställda och 3 huvudturer (Hoi An, Hue, Ba Na Hills), hamnade ibland i en situation där de ”missade bokningar och glömde kunder” – något som inte är ovanligt för små reseföretag.

”Kunder meddelade oss om turer på Facebook, och personalen skrev ner det i en bok. Dagen efter ringde någon annan upp, men visste inte om kunden redan hade blivit konsulterad. Varje vecka lade jag timmar på att dubbelkolla mot Excel. Ibland orsakade bara ett litet fel att hela gruppen fick skjuta upp sin resa.”

Och det var då chị Nguyệt bestämde sig för en ”genuin digital omvandling”, snarare än att bara köra annonser och använda chatt för att sälja turer.

AI-landningssida – Där kunder ”når” turen redan vid första anblicken

Tidigare marknadsförde GoExplore sina turer främst via Facebook. Många inlägg, fina bilder, men kunderna läste igenom och… scrollade vidare utan att lämna någon information.

Med AI-landningssida i GTG CRM behövde chị Nguyệt inte anlita en designer eller programmerare.

Systemet har en färdig mallbibliotek för landningssidor specifikt för resebranschen, med inbyggda formulär för att samla in kundinformation för turanmälningar.

Hon behövde bara välja den mall hon gillade och ange grundläggande information som turen namn, destination, avresetid, så tog GTG CRM hand om resten.

GTG CRMs AI hjälper till med:

• Skriva lockande och SEO-optimerat turinnehåll
• Generera illustrativa bilder som passar temat

”På bara 10 minuter hade jag en komplett turintroduktionssida – från innehåll och bilder till anmälningsformulär. Ingen design eller redigering behövdes.”

All kundregistreringsdata flödar automatiskt in i CRM, vilket gör att säljteamet kan ringa och bekräfta omedelbart utan att missa någon kund.

Resultatet? Bara under 1 vecka gav GoExplores första landningssida över 200 turanmälningar, 5 gånger fler än vanliga Facebook-annonsinlägg.

CRM – Alla kunder, alla turer, allt på en skärm

Tidigare använde GoExplore Excel för att lagra kundinformation. Varje person i en kolumn, varje tur i ett separat kalkylblad.

Nu hanteras all kunddata centralt i GTG CRM, med fullständig information:

• Namn, telefonnummer, e-post
• Intresserad tur och planerad avresetid
• Status (ny – under konsultation – bokad – genomförd)
• Anteckningar från konsulten

När en kund ringer räcker det att ange telefonnumret för att hela historiken ska dyka upp: vilken tur kunden har gjort tidigare, hur de reagerade, vem som är ansvarig personal.

Ingen mer ”vild telefonöverföring” – allt är tydligt.

”En gång ringde en australisk kund för att boka en ny tur till Da Nang – Hue. Vi visste genast att de hade varit på en tur till Hoi An föregående vecka, gillade vegetarisk mat och bodde på ett hotell nära floden. Med bara några minuters konsultation tackade de genast ja.”

Det är kraften i CRM – att omvandla data till personliga upplevelser.

Uppgifter – Hantera uppgifter som en professionell turkoordinator

Ett annat stort problem för GoExplore var… att alla trodde att någon annan gjorde det.

Kunder frågar, ingen svarar eftersom de tror att någon annan redan har svarat. Kunder har betalat deposition men glömt att bekräfta.

Med Uppgifter i GTG CRM började chị Nguyệt skapa uppgifter för varje anställd:

• ”Ring och bekräfta Da Nang-turen – kl 10 imorgon”
• ”Skicka turkontraktet till chị Mai – deadline kl 14 idag”
• ”Förbered gästlistan för reseledaren Huy”

Allt visas på en enda dashboard – vem gör vad, hur långt har de kommit, är det klart.

”Jag behöver inte längre fråga i Zalo-gruppen varje morgon. Jag öppnar bara GTG CRM och vet direkt vem som gör vad.”

Resultat: När resor drivs av data och känslor

Efter 2 månaders implementering av GTG CRM har GoExplore Travel genomgått en tydlig förändring:

• Antal genomförda turer ökade med 28%
• Intäkterna ökade med 35%
• Andelen återkommande kunder nådde 30%
• Kundtjänstpersonalen sparade 40 % av tiden för hantering av scheman och uppgifter

Men för chị Nguyệt är det viktigaste den ”lättnad” hon känner:

”Nu oroar jag mig inte längre för att missa scheman, glömma kunder eller ha oreda deadlines. Jag kan lägga mer tid på att brainstorma nya turer – det jag älskar mest.”

Slutsats

GoExplore Travels berättelse visar: ”Att hantera processer väl är grunden för en komplett resa.”

GTG CRM hjälper resecenter och resebyråer att fungera som en komplett orkester – från att attrahera kunder, hantera information, delegera uppgifter till kundvård efter resan – allt sammankopplat i en enda plattform.