Från Excel-fil till en smidigt fungerande turismverksamhet med GTG CRM

“Resor är en upplevelse, men för att kunderna ska få en bra upplevelse behöver du bättre driftsprocesser.”

Det är orden från Chị Minh Nguyệt, grundare av GoExplore Travel – ett resecenter som specialiserar sig på att organisera turer i Centrala Vietnam för både inhemska och internationella kunder.

Med bara 5 anställda och 3 huvudturer (Hoi An, Hue, Bana Hills) i början, hamnade GoExplore i en situation där de "tappade bokningar och glömde kunder" – något som inte är ovanligt för små resebyråer.

”Kunder meddelade oss om turer på Facebook, personalen skrev ner det i en anteckningsbok. Dagen efter ringde någon annan upp och visste inte om kunden redan hade blivit rådgiven. Varje vecka spenderade jag timmar på att korskontrollera med Excel. Ibland kunde en enda liten miss ledde till att hela gruppen fick flytta sin bokning.”

Och det var då Chị Nguyệt bestämde sig för att "verkligen digitalisera", istället för att bara köra annonser och använda chatt för att sälja turer.

AI-landningssida – När kunden "når" turen redan vid första anblicken

Tidigare marknadsförde GoExplore sina turer främst via Facebook. Många inlägg, vackra bilder, men kunderna scrollade vidare efter att ha läst dem, utan att lämna sina kontaktuppgifter.

Med AI-landningssida i GTG CRM behöver Chị Nguyệt inte anlita designers eller programmerare.

Systemet har en färdig mallbibliotek för landningssidor som är specialiserade för resebranschen, med inbyggda formulär för att samla in kundinformation för turanmälningar.

Hon behöver bara välja en mall hon gillar, ange lite grundläggande information som turen namn, destination, avresedatum, och GTG CRM sköter resten.

GTG CRM:s AI hjälper till med:

• Skriva lockande och SEO-optimerad tur-beskrivning
• Generera illustrationer som passar temat

”På bara 10 minuter har jag en komplett tur-introduktionssida – från innehåll och bilder till anmälningsformulär. Ingen design behövs, ingen redigering.”

Alla registrerade kunddata flödar automatiskt till CRM, vilket gör att säljteamet kan ringa och bekräfta omedelbart utan att missa någon kund.

Resultatet: på bara 1 vecka gav GoExplore:s första landningssida över 200 turanmälningar, fem gånger fler än vanliga Facebook-annonser.

CRM – Alla kunder, alla turer, allt på en skärm

Tidigare använde GoExplore Excel för att lagra kundinformation. Varje person i en kolumn, varje tur i ett separat kalkylblad.

Nu hanteras all kunddata centralt i GTG CRM, med fullständig information:

• Namn, telefonnummer, e-post
• Intresserad tur och förväntat avresedatum
• Status (ny – under rådgivning – deposition betald – komplett)
• Anteckningar från rådgivande personal

När en kund ringer, ange bara telefonnumret så dyker hela historiken upp direkt: vilken tur kunden tidigare har rest på, vad de hade för feedback, och vem som var ansvarig personal.

Inget mer "kaotiskt vidarebefordrande av samtal" – allt är tydligt.

"En gång ringde en australisk kund för att boka ytterligare en tur till Da Nang - Hue. Vi visste genast att de hade rest till Hoi An veckan innan, gillade vegetarisk mat och bodde på ett hotell nära floden. Så efter bara några minuters konsultation gick de med på det direkt."

Det är kraften med CRM – att omvandla data till en personlig upplevelse.

Uppgifter – Hantera arbetet som professionell turkoordinering

Ett annat stort problem för GoExplore var... att alla trodde att någon annan gjorde det.

Kunden frågar, ingen svarar eftersom de tror att någon annan redan har svarat. Kunden har betalat deposition men man glömmer att bekräfta.

Med Uppgifter i GTG CRM, började Ms. Nguyet skapa uppgifter för varje anställd:

• "Ring och bekräfta Da Nang-turen – kl. 10 imorgon förmiddag"
• "Skicka turkontraktet till Ms. Mai – deadline kl. 14 idag"
• "Förbered kundlistan för guide Huy"

Allt visas på en enda dashboard – vem gör vad, hur långt har de kommit, är det slutfört.

"Jag behöver inte längre skicka meddelanden till Zalo-gruppen varje morgon. Jag öppnar bara GTG CRM och vet genast vem som gör vad."

Resultat: När resor drivs av data och känslor

Efter 2 månaders implementering av GTG CRM har GoExplore Travel genomgått en tydlig förändring:

• Antalet avgångna turer ökade med 28%
• Intäkterna ökade med 35%
• Andelen återkommande kunder nådde 30%
• Kundtjänstpersonal sparade 40% av tiden för att hantera scheman och uppgifter

Men för Ms. Nguyet var det viktigare att känna sig "lättad":

"Nu behöver jag inte längre oroa mig för att missa scheman, tappa bort kunder eller hamna i kaos med deadlines. Jag kan ägna mer tid åt att komma med nya turidéer – det som jag älskar mest."

Slutsats

GoExplore Travels berättelse visar: "Att hantera processer väl är grunden för en komplett resa."

GTG CRM hjälper turistcenter och resebyråer att fungera som en komplett orkester – från att attrahera kunder, hantera information, fördela uppgifter till att ge kundvård efter turen – allt kopplat i en enda plattform.