Användarguide för AI Biz Assistant

1. Åtkomst till AI Biz Assistant

Steg 1: Logga in på GTG CRM

Logga in på ditt GTG CRM-konto.

Steg 2: Hitta AI-assistenten

Längst ner till höger på skärmen klickar du på den blå ikonen.

2. Huvudgränssnitt

Konversationslista

När du öppnar AI-assistenten ser du en lista över tidigare konversationer.

Skapa en ny konversation

Klicka på knappen "Ny konversation" för att börja ställa frågor till AI.

AI Assistant-gränssnitt

Detta är huvudgränssnittet för att interagera med AI:

• Frågefält: Här skriver du din fråga
• Föreslagna frågor: GTG CRM föreslår några vanliga frågor
• Chatthistorik: Tidigare frågor och svar
• Bifogade filer: När AI skapar en Excel-, PowerPoint- eller Word-fil visas nedladdningsknappen direkt i chattfönstret

3. Hur man ställer frågor

Grundläggande principer

• Använd naturligt språk som om du pratade
• Ju specifikare frågan är, desto mer exakt blir svaret
• Du kan ställa uppföljningsfrågor baserat på föregående svar
• När du vill skapa en fil, ange tydligt vilken filtyp du vill exportera (Excel, PowerPoint, Word)

Exempel på hur man ställer frågor

Bör inte: - "Visa mig data" - "Rapport" - "Skapa ett kontrakt"

Bör: - "Hur många leads finns det i maj?" - "Skapa en Excel-fil som sammanfattar intäkterna för maj per produkt" - "Skapa ett anställningsavtal för medarbetaren Nguyễn Văn A" - "Hitta offerten ABC i min Google Drive"

4. Analys av affärsdata

Detta är kärnfunktionaliteten - AI hämtar verkliga data från GTG CRM och svarar omedelbart.

Frågor om leads & kunder

Exempelfråga:

Hur många leads finns det den här månaden?

AI svarar med det specifika antalet leads.

Fråga om mer detaljer:

Lista leads

AI listar leads med information: Namn, Skapandedatum och relaterad information.

Frågor om annonskampanjer

Exempelfråga:

Vilken annonskampanj ger flest leads?

AI hämtar data från annonsmodulen (Facebook Ads, Google Ads) för att svara.

Frågor om innehåll & sociala medier

Exempelfråga:

Vilken typ av innehåll har hög interaktion och ger effektivitet på sociala medier?

AI analyserar inlägg på sociala medier och ger insikter om den mest effektiva innehållstypen.

Frågor om produkter

Exempelfråga:

Vilken produkt säljer bäst?

AI listar de bäst säljande produkterna baserat på data från produktadministrationsmodulen.

Be AI fatta beslut

Exempelfråga:

Vilket område bör jag fokusera på?

AI analyserar data och ger rekommendationer om den mest effektiva marknadsföringskanalen.

Fråga om riskförutsägelser

Exempelfråga:

Om vi fortsätter som nu, var ligger riskerna?

AI analyserar trender och varnar för potentiella risker.

Be AI föreslå nyckelord

Exempelfråga:

Föreslå nyckelord för Google-annonsering för min bransch

AI föreslår lämpliga nyckelord baserat på din produkt och bransch.

Visa diagram i svar

För datanalysfrågor skapar AI automatiskt visuella diagram direkt i chattfönstret - du behöver inte öppna Excel eller något annat verktyg.

Exempelfrågor:

Analysera aktiviteten för topp 10 kunder de senaste 30 dagarna, rita ett diagram

Jämför intäkter per försäljningskanal, visa som stapeldiagram

Rita ett diagram över leadfördelning per källa den här månaden

AI stöder 3 typer av diagram i svaret: - Cirkeldiagram (Pie) - fördelning, procentandel - Stapeldiagram (Bar) - jämförelse, rangordning - Linjediagram (Line) - trender över tid

Tips: Lägg till frasen "rita ett diagram" eller "visa som diagram" i valfri analysfråga för mer visuella resultat.

5. Automatisk skapande av Excel-filer (XLSX)

AI Biz Assistant kan skapa Excel-filer (.xlsx) direkt från data i GTG CRM. Du behöver bara beskriva innehållet du behöver - AI hämtar verkliga data, organiserar dem i en tabell och exporterar filen för nedladdning.

Hur man begär en Excel-fil

Exempelfrågor: Skapa en Excel-fil som sammanfattar intäkterna för maj per produkt

Exportera en lista över de 50 mest lovande kunderna till en Excel-fil

Skapa en rapport över Facebook-annonseringskostnader förra månaden

Exportera aktuell produktlagerstatus till Excel

Vad AI kan exportera till Excel

Rapporttyp	Exempelfråga
Intäkter	"Skapa Excel med intäkter per dag i maj"
Kunder	"Exportera en lista över nya kunder den här månaden till Excel"
Produkter	"Skapa en lagertabell per produkt"
Ordrar	"Exportera obefordrade ordrar till en Excel-fil"
Annonsering	"Skapa en rapport över kostnader och konverteringar för Facebook-kampanjer"
Leads	"Exportera alla leads för maj med status till Excel"

Hur man laddar ner filen efter att AI har skapat den

När AI har svarat visas knappen "Ladda ner (.xlsx)" direkt i chattfönstret. Klicka för att ladda ner filen till din dator och öppna den i Microsoft Excel eller Google Sheets.

6. Automatisk skapande av PowerPoint-bilder (PPTX)

AI Biz Assistant kan skapa professionella PowerPoint-presentationer (.pptx) - lämpliga för ledningsmöten, periodiska rapporter eller pitchevent för partners.

Hur man begär en PowerPoint-presentation

Exempelfrågor:

Skapa en presentationsbild som sammanfattar affärsresultaten för maj, med 5 huvudbilder Skapa en presentation som rapporterar effektiviteten för Q2-annonskampanjer

Skapa en månadsavslutningspresentation för säljteamet

Skriv en rapportbild om lagersituationen och föreslå inköp för nästa vecka

Tips vid begäran av PowerPoint-presentation

• Ange antalet bilder om det behövs: "med 6 bilder"
• Beskriv huvudinnehållet för varje bild: "bild 1 översikt, bild 2 intäkter, bild 3 leads..."
• Låt AI bestämma det går också bra: AI strukturerar innehållet lämpligt om du bara beskriver syftet med presentationen

Hur man laddar ner filen efter att AI har skapat den

Knappen "Ladda ner (.pptx)" visas direkt i chatten efter att AI är klar. Filen är kompatibel med Microsoft PowerPoint och Google Slides.

7. Skriva juridiska dokument i Vietnam

AI Biz Assistant kan utarbeta juridiska dokument i Vietnam enligt statliga standarder: Times New Roman 13pt, rätt brevhuvud för institutionen, standardmarginaler, officiellt juridiskt språk. Filen exporteras som .docx, kan öppnas i Word och är redo att skrivas ut och undertecknas.

24 dokumentmallar, inklusive 10 kategorier

Kategori	Dokument som stöds
Företagsbildning	Bolagsordning för AB, Beslut om bildande, Ansökan om investeringsregistreringsbevis
Personal & Arbete	Anställningsavtal, Beslut om tillsättning, Beslut om avsättning
Befogenhet & Representation	Fullmakt för privatperson, Fullmakt för organisation
Möten & Beslut	Protokoll från bolagsstämmomöte, Protokoll från aktieägarmöte
Affärsavtal	Samarbetsavtal, Serviceavtal
Likvidation	Beslut om bolagslikvidation
Regler & Föreskrifter	Företagsregler, Interna verksamhetsföreskrifter

Hur man använder - AI frågar steg för steg

Ange bara vilken typ av dokument du behöver. AI kommer att ställa frågor om nödvändig information i en konversationell stil, du behöver inte veta alla mallar i förväg.

Exempel 1 - Bolagsordning:

Skapa en bolagsordning för mitt AB

AI kommer att fråga i tur och ordning:

• Företagets fullständiga namn?
• Adress till huvudkontoret?
• Aktiekapital?
• Lista över medlemmar och deras kapitalinsatser?
• Laglig företrädare?
• Huvudsakliga affärsområden?

Efter att du har angett all information skapar AI en fullständig .docx-fil enligt statliga standarder.

Exempel 2 - Anställningsavtal:

Skapa ett anställningsavtal för min nya medarbetare

AI kommer att fråga:

• Arbetstagarens namn? Födelsedatum? Adress?
• Arbetsposition? Avdelning?
• Typ av anställningsavtal: tidsbestämt eller tillsvidare?
• Anställningstid (om tillämpligt)?
• Grundlön?
• Löneform (månad/vecka)?
• Startdatum för anställning?

Exempel 3 - Fullmakt:

Skapa en fullmakt för chefen för Stockholmskontoret att underteckna kontrakt åt mig

Skapa ett beslut om tillsättning av försäljningschef

Skriv ett protokoll från bolagsstämmomötet i juni om höjning av aktiekapitalet

Standarder för dokumentformatering i VN

De .docx-filer som AI skapar garanterar:

Kriterier	Detaljer
Teckensnitt	Times New Roman, storlek 13pt
Brevhuvud	REPUBLIKEN SOCIALISTISK VIETNAM — Självständighet - Frihet - Lycka
Marginaler	Övre 2,5 cm, Nedre 3 cm, Vänster 3 cm, Höger 2 cm (standard för administrativa dokument)
Symbol & Nummer	Korrekt format: Nummer.../Företagsnamn/Avdelning
Placering av signatur	Korrekt placering, med titel och signatärnamn
Språk	Officiell juridisk terminologi, inte vardagligt språk

Hur man laddar ner Word-filen

Efter att AI har slutfört utkastet visas knappen "Ladda ner (.docx)" i chattfönstret. Filen är redo att öppnas, redigeras ytterligare (vid behov) och skrivas ut.

Notering: Dokument som skapats av AI är avsedda som referens och för att spara tid vid utkast. För juridiska handlingar med hög risk eller som ska lämnas in till statliga myndigheter, bör en advokat alltid granska dem en sista gång innan de undertecknas.

8. Anslutning & arbete med Google Drive

AI Biz Assistant kan komma åt din Google Drive efter att du har anslutit ditt Google-konto. Därifrån kan du be AI att söka, läsa och analysera dokument i Drive utan att lämna GTG CRM.

Steg 1: Anslut Google-konto

1. Gå till Inställningar i GTG CRM
2. Välj Integrationer
3. Hitta Google Drive och klicka på Anslut
4. Logga in på ditt Google-konto och ge åtkomstbehörighet
5. Anslutning lyckades - AI kan nu komma åt Drive

Anslut endast en gång. AI kommer att komma ihåg åtkomsträttigheterna för framtida konversationer.

Steg 2: Fråga AI om filer i Drive

Efter anslutning kan du be AI att arbeta med Drive direkt genom att ställa frågor:

Söka filer:

Sök efter kontraktet med kunden Minh Hùng i Google Drive

Lista alla filer i mappen "Rapporter Q2" på min Drive

Läsa och sammanfatta dokument:

Sammanfatta innehållet i kontraktfilen ABC i Drive

Läs filen "Månadsrapport maj.docx" på Drive och berätta de viktigaste punkterna

Jämföra Drive-data med GTG CRM:

Jämför siffrorna i offert-Excel-filen på Drive med de faktiska intäkterna på GTG CRM

Video metadata:

Berätta informationen om videon "Demo av ny produkt" i Drive

9. Läsa och förstå resultat

Svarsformat

AI Biz Assistant svarar i olika format beroende på frågetyp:

Format	När man ska använda
Enkla siffror	Frågor som "hur många...", "summa..."
Listor	Frågor som "lista...", "visa mig en lista över..."
Analys	Frågor som "varför...", "jämför..."
Rekommendationer	Frågor som "bör...", "föreslå..."
Diagram (Nytt)	Analysfrågor + lägg till "rita ett diagram" eller "som diagram"
Excel-filer (.xlsx) (Nytt)	Frågor som "skapa en Excel-fil...", "exportera till en tabell..."
PowerPoint-filer (.pptx) (Nytt)	Frågor som "skapa bilder...", "skapa en presentation..."
Word-filer (.docx) (Nytt)	Frågor som "skapa ett kontrakt...", "skapa bolagsordning...", "skriv ett protokoll..."

Fråga om mer detaljer

Om svaret inte innehåller tillräckligt med information kan du ställa följdfrågor i samma konversation: - "Ge mig mer detaljer om..." - "Lista specifikt..." - "Förklara mer om..." - "Ändra avsnitt X till Y" (för text/filer)

10. Tips för effektiv användning

Bör göras

1. Ställ specifika frågor - Istället för "intäkter", fråga "vad är intäkterna för maj per produkt?"

2. Använd tidsramar - "Under de senaste 7 dagarna..." - "Den här månaden..." - "Q2 2026..."

3. Ställ följdfrågor i samma chatt - Fortsätt ställa djupare frågor utan att behöva upprepa sammanhanget efter att du fått ett svar

4. Be om jämförelser - "Jämför månadens intäkter med föregående månad" - "Vilken kanal är mer effektiv: Facebook eller Google?"

5. Be AI skapa filer när du behöver exportera data - Istället för att kopiera listor från chatten, säg: "Exportera detta resultat till en Excel-fil"

6. Lägg till "rita ett diagram" till analysfrågor - "Analysera fördelningen av leads per källa, rita ett cirkeldiagram"

7. För juridiska dokument, bara börja - AI kommer att fråga om resten - Skriv bara "Skapa ett anställningsavtal", AI frågar om varje information

8. Anslut Google Drive innan du frågar om filer - Inställningar → Integrationer → Google Drive → Anslut

Bör inte göras

1. För allmänna frågor - "Visa mig all data" - "Gör en rapport"

2. Fråga om data som ännu inte finns i systemet - AI kan bara svara baserat på data som redan har matats in i GTG CRM (eller filer i Google Drive om du har anslutit)

3. Förvänta dig att AI känner till extern information utanför GTG CRM - AI har ingen generell marknadsdata, såvida du inte har sparat den informationen i Drive

4. Begär ett komplext juridiskt dokument och svara sedan inte på den information AI frågar om - AI behöver tillräcklig information (namn, datum, belopp, parter...) för att skapa ett korrekt dokument. Svara fullständigt på alla AI:s frågor.

Sammanfattning

AI Biz Assistant hjälper dig att:

• Fråga efter data med naturligt språk

• Sammanfatta information från flera moduler i GTG CRM

• Få insikter, diagram och handlingsförslag

• Spara tid på att granska rapporter

• Fatta beslut baserat på data

• Skapa automatiska Excel-filer från verkliga data

• Skapa professionella PowerPoint-bilder

• Skriva 24 typer av vietnamesiska juridiska dokument enligt statliga standarder

• Läsa och analysera Google Drive-filer direkt från AI

Notering: AI Biz Assistant förbättras ständigt. Om det finns frågor som AI inte kan svara på, vänligen ge feedback så att GTG CRM-teamet kan uppdatera.