Vad du kommer att kunna göra efter den här guiden

Välj emissionsmarknad (tillämpa kontoplan + skatt + valuta) → kontrollera emissionsnätverket under Anslutningar → (vid behov) anslut ditt eget konto eller token → skapa en korrekt internationell faktura enligt köparlandets standard → emitera och skicka via lämpligt nätverk/portal → följ överföringsstatus och ladda ner fakturans PDF enligt mallen. Allt i ett och samma system, utan separat faktureringsprogram för varje land.

Förberedelser

1. Logga in i GTG CRM och ha behörigheten Fakturahantering (ERP). — För att skapa och emitera fakturor.

2. Ha behörighet att hantera kontoplanen (Manage Chart of Accounts). — För att tillämpa landets kontoplan i steg 1.

3. Ha ditt företags skatteidentitet på emissionsmarknaden (momsregistreringsnummer / UEN / NIP…). — En giltig faktura kräver rätt säljaridentitet för skatt.

4. (Endast marknader med myndighetsportal, till exempel Polen) Ha en KSeF-auktorisationstoken hämtad från myndighetsportalen. — För att lämna in fakturor via KSeF-portalen.

5. Emissionsmarknaden måste vara redo att användas. — Vissa marknader är fortfarande under införande — då kan du fortfarande spara utkast, och den officiella sändningen aktiveras senare.

Steg 1 — Välj marknad & tillämpa kontoplan

Gå till Redovisning → Inställningar (Accounting → Setup).

Under val av land väljer du det land där du utfärdar fakturor — till exempel Singapore (eller Polen, Japan, Malaysia…).

Klicka på Tillämpa (Apply) för att skapa kontoplanen, ställa in landets redovisningsstandard, valuta och skatteprofil.

✅ Förväntat resultat: arbetsytan visar rätt redovisningsstandard och valuta för det valda landet (till exempel Singapore: standard SFRS, valuta SGD, skatt GST 9%). Den nya kontoplanen visas i kontolistan.

💡 Tips: varje arbetsyta använder ett land/redovisningsstandard. Om du vill byta land måste du återställa först. När du väl har bokfört transaktioner låses kontoplanen för att skydda bokföringen.

Steg 2 — Kontrollera utsändningsanslutningen

Gå till Inställningar → Fakturering → E-fakturaanslutning (Settings → Invoicing → E-invoice Connection).

Titta på fälten Nätverk (Network) och Status (Status): - För Peppol-marknader som redan är aktiva i GTG:s standardnätverk idag (Singapore, Japan, Malaysia, Nederländerna, Sverige och Danmark) är statusen vanligtvis "Använder GTG:s standardnätverk" — du kan emitera direkt utan att skapa något konto. Australien och de 11 övriga EU-länderna (inklusive Frankrike, Italien och Spanien) är för närvarande INTE aktiva i standardnätverket — din faktura sparas som utkast tills anslutningen är redo (se avsnittet "Marknadsplan" nedan). - För marknader med myndighetsportal (till exempel Polen — KSeF): sidan visar de obligatoriska fälten (NIP + KSeF-token) — KSeF-anslutningen är för närvarande INTE aktiv i GTG CRM; dessa fält visas redan nu inför att anslutningen aktiveras, och polska fakturor sparas för närvarande som utkast.

✅ Förväntat resultat: du ser tydligt om din faktura kommer att skickas via GTG:s standardnätverk eller om du behöver ansluta ditt eget konto/token; och knappen "Anslut ditt eget konto (Connect your own)" är tillgänglig om du vill ha full kontroll.

Steg 3 — Anslut ditt konto eller token (vid behov)

Hoppa över detta steg om du använder GTG:s standardnätverk för Peppol-marknaden. Gör detta steg när du vill emitera under ett eget konto (BYO), eller när marknaden kräver en anslutning (till exempel Polen — KSeF).

På sidan E-fakturaanslutning, klicka på Anslut ditt eget konto (Connect your own).

Ange information enligt marknad: - Peppol (BYO): Account ID + API Key (och Base URL om sådan finns). - Polen (KSeF): Skattenummer (NIP) + KSeF-token (klistra in token hämtad från myndighetsportalen) — denna anslutning fungerar för närvarande INTE; att klistra in token här kan ännu inte skicka till KSeF.

Klicka på Verifiera & Anslut (Verify & Connect).

✅ Förväntat resultat: systemet verifierar nyckeln/token direkt vid anslutning. Om allt stämmer ändras statusen till "Ansluten — ditt eget konto (Connected — your own)", den maskerade identiteten visas (t.ex. acct •••1580) tillsammans med anslutningsdatumet och en knapp för Koppla från (Disconnect). Om nyckeln är fel visas ett felmeddelande direkt och sparas inte.

ℹ️ Nyckel/token sparas krypterat och visas aldrig igen. Du kan Koppla från när som helst för att återgå till GTG:s standardnätverk.

Steg 4 — Skapa en internationell faktura

Gå till ERP → Fakturor → Ny utgående faktura (New Outgoing Invoice).

För Peppol-marknaden visar formuläret en grön informationsruta med "E-faktura redo via GTG-nätverket (Peppol) — inget separat konto behövs" (inga fält för leverantör/mallnummer/beteckning som i vietnamesiska fakturor).

Ange köparens uppgifter och notera att fältet skattenummer automatiskt har bytt etikett enligt land — i Singapore till exempel "GST Reg No (UEN)". Ange ett giltigt nummer (t.ex. 200912345A).

Välj/låt valutan följa marknaden (t.ex. SGD); kontrollera att växelkursen visas korrekt.

Lägg till en rad, till exempel: Consulting services · Antal 1 · Enhetspris 1,000 · Moms 9%.

Klicka på Spara som utkast (Save as Draft).

✅ Förväntat resultat: ett fakturautkast skapas och visar korrekt skatt och totalsumma (t.ex. GST S$90.00, total S$1,090.00). Om du anger ett skattenummer i fel format (t.ex. 12345) markeras fältet omedelbart i rött: "The GST Reg No (UEN) is not valid" och sparande blockeras.

Steg 5 — Utfärda fakturan

Öppna det nyskapade fakturautkastet.

Klicka på Utfärda faktura (Issue Invoice).

I bekräftelserutan granskar du informationen och klickar sedan på Bekräfta (Confirm).

✅ Förväntat resultat: ett meddelande visas med "Invoice issued successfully" (Fakturan utfärdades সফল?) and the screen returns to the E-Invoice Management list. The invoice is sent via the appropriate network/portal and receives a transmission transaction ID.

ℹ️ KSeF-anslutningen (Polen) fungerar för närvarande inte i GTG CRM, så detta steg gäller ännu inte för Polen — polska fakturor sparas just nu som utkast tills anslutningen är redo.

Steg 6 — Spåra sändningsstatus & ladda ner PDF

I listan E-Invoice Management, öppna fakturan som just utfärdats.

Granska fakturans aktivitetslogg (Activity) — stegen skickad → levererad/ accepterad → (om tillämpligt) avvisad med orsak i nätverket.

Klicka på Ladda ner PDF (Download PDF) för att hämta fakturan i mallformat.

✅ Förväntat resultat: aktivitetsloggen visar fakturans sändningsstatus (t.ex. skickad via Peppol, därefter levererad/accepterad). PDF-filen laddas ner med korrekt dokumentetikett, skattetext och valuta för marknaden.

ℹ️ Vissa marknader som fortfarande införs kanske ännu inte har aktiverat officiell sändning eller fullständiga överföringsstatusar — i så fall kan du fortfarande skapa och spara fakturan som utkast; statusarna visas fullt ut när marknaden är redo.

Snabbtabell över förväntade resultat

Välj land under Bokföring → Inställningar — tillämpar korrekt bokföringsstandard, valuta och skatt för det landet (t.ex. Singapore: SFRS, SGD, GST 9%)

Öppna sidan för anslutning av utgivning — visar utgivningsnätverket + status ("Använder GTG:s standardnätverk" eller fält som behöver fyllas i)

Verifiera & anslut konto/token — "Ansluten — ditt konto", visar maskerad identitet + knappen Koppla från

Ange felaktigt moms-/skattenummerformat — fältet markeras rött med "The … is not valid", går inte att spara

Spara fakturautkast — utkastfaktura med korrekt skatt och totalsumma enligt marknaden

Utfärda faktura — "Invoice issued successfully" + återgår till listan Hantera e-fakturor

Öppna utfärdad faktura — aktivitetsraden visar sändningsstatus; knappen Ladda ner PDF fungerar

Observera

Behörigheter: du behöver behörigheten Hantera fakturor (ERP) för att utfärda och behörigheten Hantera kontoplan för att tillämpa kontoplanen per land.

Ett workspace = ett land/en bokföringsstandard. För att byta land måste du först Reset; efter att bokföringsposter har skapats låses kontoplanen.

GTG:s standardnätverk vs ditt konto: för Peppol-marknader som är aktiva (Singapore, Japan, Malaysia, Nederländerna, Sverige och Danmark) kan du utfärda direkt med standardnätverket; anslutning av ett eget konto (BYO) är valfritt. För myndighetsportaler som KSeF måste token klistras in innan utfärdande — anslutning till KSeF fungerar för närvarande INTE på GTG CRM.

Marknadsspecifik utrullning: funktioner lanseras marknad för marknad. Marknader som fortfarande införs kan fortfarande skapa/spara utkast; officiell sändning aktiveras när allt är klart.

Om du vill utfärda fakturor inom Vietnam, se artikeln "Guide till att utfärda e-fakturor med GTG CRM — från A till Ö" — den här artikeln gäller endast för internationella / gränsöverskridande fakturor.