Användarguide för Hantering av Restaurang & Kafé på GTG CRM - Steg för Steg, från Meny till Bokföring

Det här avsnittet guidar dig genom att konfigurera ett komplett café på GTG CRM och genomföra en försäljningscykel, från att skapa rätter, koppla ihop recept, registrera råvaror, till försäljning vid kassan/servering vid bord och se hur bokföringen genereras automatiskt. Följ stegen i ordning; varje steg har ett förväntat resultat som du kan kontrollera.

Engångsinställningar (Admin gör detta en gång för varje arbetsyta)

1. Aktivera redovisning

Finance & HR → Accounting → Chart of Accounts → Load Template → välj Vietnam (VAS TT99/2025).

✅ Visar "Template applied: 176 accounts…" och 3 försäljningsautomatiseringar har aktiverats (registrering av intäkter, registrering av kostnad, registrering av betalning).

2. Skapa lager

Operations → Warehouse Management → Warehouses → + CREATE → fyll i namnet "Huvudlager", kontaktperson, adress → CREATE.

✅ Huvudlagret visas i lagerlistan.

3. Koppla POS till lager

Sales & CRM → Catalog → F&B Menu → fliken "Set up F&B" → Outlet (POS store) → välj Huvudlager → Set as store.

✅ Visar "Store set" (grönt kryss).

4. Lägg till bord (om servering vid bord)

F&B Menu → Add sample tables.

✅ Borden T1–T5 visas.

Avsnitt A: Skapa tillagade rätter + recept (exempel: mjölkkaffe)

5. Skapa säljbar produkt

Catalog → Product Hub → CREATE: Namn "Mjölkkaffe", For sale ON, For production ON, VAT "8", Försäljningspris "35000", Product type "Finished good", Stock unit "Piece (pcs)" → CREATE.

✅ "Mjölkkaffe" är en färdig produkt, pris ₫35.000.

6. Skapa råvaror

Product Hub → CREATE (för varje råvara): "Kaffebönor" (Raw material, enhet "Gram"), "Kondenserad mjölk" (Raw material, enhet "Millilitre"), sätt For sale OFF, For production ON.

✅ Två råvaror aktiva, lager 0.

7. Definiera enhetskonverteringar

Öppna varje råvara → Manufacturing → Unit conversions: "Kaffebönor" 1 "Kilogram" = 1000 "Gram"; "Kondenserad mjölk" 1 "Box" = 1000 "Millilitre".

✅ Köp 1 kg ger 1000 g i lager; 1 låda ger 1000 ml.

8. Skapa recept (BOM)

Operations → Manufacturing → Bills of Materials → Create BOM för "Mjölkkaffe" → lägg till 2 ingredienser (kaffebönor + kondenserad mjölk, mängd per kopp) → Create.

✅ Receptet kopplat till "Mjölkkaffe".

Avsnitt B: Fyll på råvaror i lager

9. Köp

Operations → Warehouse Management → Purchase Orders → skapa en PO för `Kaffebönor` + `Kondenserad mjölk` med inköpspris → skicka.

✅ PO i väntande mottagningsstatus.

10. Mottagning (stock-in)

Ta emot enligt PO → lagersaldo ökar, och kostnad = faktiskt inköpspris.

✅ Lager av "Kaffebönor"/"Kondenserad mjölk" > 0.

Avsnitt C: Sälj en kopp vid kassan

11. Öppna POS

("pos.dev"/ försäljningsapp) → logga in med kassörskontot.

12. Sälj

Välj "Kaffe med mjölk" → (valfritt) välj sockerhalt → Ta betalt (Kontant) → skriv ut kvitto.

✅ Kvitto skrivs ut; transaktion registreras.

13. Lagerkontroll & bokföring

Gå tillbaka till portalen: lager av `Kaffebönor`/`Kondenserad mjölk` **minskar med korrekt receptmängd** (backflush); Accounting → Journal → **3 bokföringsposter** (kontantbetalning, intäkt, kostnad för sålda varor).

✅ Lagret minskar korrekt; 3 bokföringsposter är balanserade.

Del D: Servering vid bord + köksskärm (dine-in)

14. Öppna bordsflik

På POS välj bord `T1` → lägg till menyalternativ → **Skicka (till köket)**.

✅ Flik `T1` öppen, menyalternativ skickade.

15. Köket hanterar (KDS)

Logga in med kökskonto → köksskärm → ändra biljett **Ny → Tillagas → Klar**.

✅ Biljettstatus ändras enligt åtgärd.

16. Ta betalt & stäng bord

Kassören tar betalt för flik `T1` → stäng bordet.

✅ Bord `T1` är ledigt igen; bokföring registreras som i Del C.

Del E: Tillval med debitering & returer (avancerat)

17. Tillägg med debitering

(Hantering) F&B Menu → tillvals grupp → lägg till tillval "+1 shot espresso" koppla ingrediens → spara. Vid försäljning av tillval: **debitera extra + dra av korrekt ingrediens**.

✅ Tillval lägger till pengar och minskar lagret.

18. Returnera vara / Återbetalning

(Hantering) välj transaktion → **Returnera**: såld vara kan säljas igen → **återställ till lager**; tillagad vara → **återbetala, registrera svinn**.

✅ Bokföring justeras korrekt enligt returtyp.

> **Redo att öppna din restaurang?** Kom igång gratis, inget kort krävs.

> 👉 Registrera dig: https://gtgcrm.com/vi/signup

Se översikt över funktioner: Restaurang- & caféhantering.