Den här artikeln guidar dig steg för steg genom hur du exporterar elektroniska fakturor (e-fakturor) med GTG CRM — från den initiala konfigurationen till daglig fakturering och felhantering.

Steg 0: Förberedelser innan du börjar

Innan du exporterar e-fakturor behöver du förbereda:

Punkt Beskrivning
✅ Registrera skatteregistreringsnummer Ha ett skatteregistreringsnummer (personligt eller företag)
✅ Registrera e-fakturor hos CQT Registrera dig för användning av e-fakturor hos den lokala skattemyndigheten
✅ Digitalt certifikat (säkerhetsdosa/USB) Används för att elektroniskt signera fakturan
✅ GTG CRM-konto Registrera dig på gtgcrm.com

Steg 1: Konfigurera företagsinformation

Logga in på GTG CRM → Inställningar → Företagsinformation:

```

Företagsnamn: ABC AB

Skatteregistreringsnummer: 0123456789

Adress: 123 Nguyễn Văn A, Quận 1, TP.HCM

Telefon: 028 1234 5678

E-post: info@abc.com.vn

Representant: Nguyễn Văn A

```

Steg 2: Konfigurera fakturamall

Gå till Fakturahantering → Mallinställningar:

  1. Välj fakturatyp:
  • Momsfaktura (skattesatser 5%, 8%, 10%)
  • Försäljningsfaktura (ingen moms)
  1. Välj visningsmall:
  • Företagslogotyp
  • Sidfotsinformation
  • Standardnotering
  1. Konfigurera fakturaserie:
  • Serietitel: 1C24TAA (exempel)
  • Systemet skapar automatiskt sekventiella fakturanummer

Steg 3: Exportera fakturor manuellt

Metod 1: Skapa en ny faktura

  1. Gå till Fakturor → Skapa ny
  2. Ange köpinformation:
  • Företags-/personnamn
  • Skatteregistreringsnummer (om företag)
  • Adress
  1. Lägg till produkter/tjänster:
  • Varans namn
  • Enhet
  • Antal
  • Enhetspris
  • Skattesats (0%, 5%, 8%, 10%)
  1. Kontrollera totalsumman
  2. Klicka på "Signera & Exportera faktura"
  3. Signera digitalt med säkerhetsdosa/USB
  4. Fakturan skickas till CQT (om e-fakturan har ett ID) och skickas till kunden via e-post
Skapa ny faktura

Metod 2: Exportera faktura från order

  1. Gå till Ordrar → välj en slutförd order
  2. Klicka på "Exportera faktura"
  3. Systemet fyller automatiskt i informationen från ordern:
  • Köpinformation (från CRM)
  • Produktlista (från order)
  • Totalsumma
  1. Kontrollera → Signera & Exportera
Automatisk export av faktura vid slutförd order

Steg 4: Automatisk fakturering (Automation)

Konfigurera automation så att systemet automatiskt exporterar e-fakturor:

```

Trigger: Order ändrar status till "Slutförd"

↓

Åtgärd 1: Skapa e-faktura (information från order)

↓

Åtgärd 2: Automatisk digital signering (om HSM digitalt certifikat finns)

↓

Åtgärd 3: Skicka till CQT

↓

Åtgärd 4: Skicka e-post till kunden (med bifogad PDF-faktura)

```

Notering: Automatisk digital signering kräver ett HSM-digitalt certifikat (Hardware Security Module) – till skillnad från en vanlig USB-dosa. Kontakta din leverantör av digitala certifikat för uppgradering.

Steg 5: Massfakturering

När du behöver exportera flera fakturor samtidigt:

  1. Gå till Ordrar → välj flera ordrar (markera kryssrutor)
  2. Klicka på "Massfakturering"
  3. Systemet skapar fakturor för alla valda ordrar
  4. Granska fakturalistan
  5. Signera & Exportera alla

Steg 6: Felhantering

Faktura med felaktigt namn/adress (inget fel i skatteregistreringsnummer eller belopp):

  1. Gå till fakturan som ska korrigeras
  2. Välj "Meddela fel"
  3. Systemet skickar ett meddelande till CQT
  4. Du behöver inte exportera en ny faktura

Faktura med felaktigt skatteregistreringsnummer, belopp eller skattesats:

  1. Gå till fakturan som ska korrigeras
  2. Välj "Exportera ersättningsfaktura" eller "Exportera justerad faktura"
  3. Ange korrekt information
  4. Signera & Exportera den nya fakturan
  5. Den gamla fakturan markeras som "Ersatt/Justerad"

Avbryta faktura:

  1. Välj faktura → "Avbryt faktura"
  2. Ange skälet till avbrottet
  3. Systemet skickar ett meddelande om avbrott till CQT

Steg 7: Rapportering & Hantering

Fakturadashbordet ger:

  • Totalt antal exporterade fakturor (per dag/månad/år)
  • Total försäljning från fakturor
  • Fakturor efter status (exporterad, avbruten, justerad)
  • Exportera till Excel/PDF för redovisningsavdelningen

Slutsats ###

Att exportera elektroniska fakturor med GTG CRM är utformat för att förenkla hela processen: från konfiguration av företagsinformation, skapande av fakturor, digital signering, sändning till skattemyndigheten till efterföljande hantering och sökning. Genom att direkt koppla till ordrar, produkter och kunddata kan du skapa fakturor snabbt, minska manuell inmatning och begränsa fel.

När du kombinerar detta med automation kan företag också ställa in en automatisk process: order slutförd → skapa faktura → digital signering → skicka till kund. Detta sparar tid, säkerställer regelefterlevnad och gör fakturahanteringen tydligare och mer kontrollerbar i den dagliga affärsverksamheten.

FAQ

Fråga: Hur många krediter krävs för att exportera 1 faktura?

A: Kostnaden för att exportera en e-faktura beror på användningsplanen. Med Basic-planen (199K/månad, 80 000 krediter) kan du exportera tusentals fakturor/månad.

Fråga: Stöds fakturor i utländsk valuta?

A: Ja. GTG CRM stöder export av fakturor i VND och utländska valutor (USD, EUR...) med omrätningskurs.

Fråga: Vad händer om internetanslutningen bryts?

A: E-fakturor kräver internetanslutning för att skickas till CQT. Du kan skapa ett utkast till faktura när du är offline och sedan signera & exportera när du har internet.

Fråga: Hur tar kunder emot fakturor?

A: Via e-post (bifogad PDF) eller genom att söka online med hjälp av spårningskoden på fakturan.