Regler för elektroniska fakturor för enskilda näringsidkare

Från och med den 1 juli 2022, enligt bestämmelserna i dekret 123/2020/ND-CP och cirkulär 78/2021/TT-BTC, är enskilda näringsidkare och individer som använder skatteinbetalningsmetoden skyldiga att övergå till elektroniska fakturor. Detta är inte bara ett lagligt krav utan också ett viktigt steg i moderniseringen av affärsverksamheten.

För att säkerställa att reglerna följs och undvika juridiska risker måste ägarna till enskilda näringsidkare förstå reglerna för att skapa, använda och hantera elektroniska fakturor. Den här artikeln kommer att klargöra nyckelpunkterna för att hjälpa dig att utföra din fakturering på ett korrekt och effektivt sätt.

Koncept av elektroniska fakturor

Enligt artikel 3 i dekret 123/2020/ND-CP avses med en elektronisk faktura ett elektroniskt dokument som skapas av en säljare av varor eller tjänster genom elektroniska medel, i syfte att registrera kommersiella transaktionsinformation i enlighet med redovisnings- och skattelagstiftningen. Denna faktura kan genereras från en kassaregister som är direkt ansluten till skattemyndighetens system.

Elektroniska fakturor delas in i två huvudtyper. Den första typen är en faktura med skattemyndighetens kod, som ges en kod innan den skickas till köparen. Denna kod innehåller ett unikt transaktionsnummer och en krypterad teckensträng baserad på säljarens information. Den andra typen är en faktura utan skattemyndighetens kod, som genereras av organisationen och skickas direkt till kunden utan föregående validering från skattemyndigheten.

Tre fall där elektroniska fakturor är obligatoriska

Enligt cirkulär 78/2021/TT-BTC måste enskilda näringsidkare och individer använda elektroniska fakturor i tre specifika situationer.

Det första fallet gäller enskilda näringsidkare och individer som betalar skatt enligt inbetalningsmetoden. Detta är den grupp som är skyldig att använda elektroniska fakturor regelbundet i sin affärsverksamhet.

Det andra fallet rör enskilda näringsidkare som betalar skatt enligt den fasta skatteinbetalningsmetoden. När de behöver utfärda en faktura kommer skattemyndigheten att tillhandahålla en elektronisk faktura med en kod för varje transaktion som uppstår.

Det tredje fallet är för enskilda näringsidkare som deklarerar skatt för varje enskild transaktion. Liksom den andra gruppen, om det finns ett behov av att använda en faktura, kommer skattemyndigheten att utfärda en enskild elektronisk faktura för varje specifik transaktion.

Punkter att notera vid användning av elektroniska fakturor

Enheter som får elektroniska fakturor per transaktion

Enskilda näringsidkare med fast skatt kan få stöd från skattemyndigheten att få en kodad faktura per transaktion när det behövs. Individer som bedriver oregelbunden verksamhet och inte har en fast plats, och som betalar skatt per transaktion, tillhör också denna grupp.

Dessutom får vissa specialfall också fakturor per transaktion. Till exempel kan enskilda näringsidkare som har upphört med sin verksamhet men inte har slutfört avregistreringen av sitt skatteregistreringsnummer fortfarande begära en faktura för att avyttra tillgångar. Enskilda näringsidkare som tillfälligt har upphört med sin verksamhet men behöver slutföra ett tecknat kontrakt får också liknande stöd. Fall där fakturanvändning tvångsmässigt stoppas faller också inom denna kategori.

Avgiftsfri elektronisk faktureringstjänst

Enligt punkt 1 i artikel 14 i dekret 123/2020/ND-CP är små och medelstora företag, kooperativ, enskilda näringsidkare och individer som bedriver verksamhet i områden med svåra eller särskilt svåra ekonomiska och sociala förhållanden befriade från avgiften för elektronisk faktureringstjänst med kod under 12 månader från det att de börjar använda den. Listan över förmånliga områden anges i dekret 118/2015/ND-CP.

De enheter som inte omfattas av avgiftsbefrielsen måste betala tjänsteavgifter enligt avtal med den leverantör av elektroniska faktureringstjänster som de har tecknat.

Situationer där användning av elektroniska fakturor måste upphöra

Punkt 1 i artikel 16 i dekret 123/2020/ND-CP listar de fall där användning av kodade elektroniska fakturor måste upphöra.

När en enskild näringsidkare upphör med sitt skatteregistreringsnummer eller om skattemyndigheten fastställer att de inte bedriver verksamhet på sin registrerade adress, kommer användningen av fakturor att stoppas. Enskilda näringsidkare som aktivt meddelar skattemyndigheten om tillfälligt upphörande av verksamhet leder också till att användningen av elektroniska fakturor stoppas.

Allvarliga överträdelser leder också till liknande konsekvenser. Om en enskild näringsidkare använder fakturor för att sälja smugglingsvaror, förbjudna varor, förfalskade varor eller varor som inkräktar på immateriella rättigheter, kommer myndigheterna att upptäcka och meddela skattemyndigheten för åtgärder. Handlingen att utfärda tomma fakturor för att tillskansa sig pengar är också en orsak till att sluta använda elektroniska fakturor.

Dessutom, när skattemyndigheten meddelar att användningen av fakturor måste upphöra för att driva in obetalda skatter, eller när registreringsmyndigheten begär tillfälligt upphörande av verksamhet inom ett reglerat yrke på grund av otillräckliga standarder, måste den enskilde näringsidkaren också sluta använda elektroniska fakturor.

Vilken skattemyndighet utfärdar fakturor per transaktion?

Punkt c i punkt 2 i artikel 13 i dekret 123/2020/ND-CP fastställer tydligt platsen för att lämna in ansökan om faktura.

För enskilda näringsidkare och individer med en fast plats ska ansökan lämnas in till skattekontoret som förvaltar det område där affärsverksamheten bedrivs. Omvänt, enskilda näringsidkare och individer utan en fast plats ska lämna in sin ansökan till skattekontoret i sin bostadsort eller registrerade verksamhetsort.

Övergångsplan från fast skatt till inbetalning

Från och med 2026 kommer skattemyndigheten att genomföra en övergångsplan för enskilda näringsidkare från metoden för fast skatt till metoden för inbetalning. Detta kräver att enskilda näringsidkare fullgör alla uppgifter som att föra bok, skapa och skicka elektroniska fakturor, deklarera och betala skatt online enligt bestämmelserna, istället för att bara betala fast skatt som tidigare.

För att stödja små enskilda näringsidkare att anpassa sig till de nya reglerna utan att behöva anlita en revisor eller utföra komplicerat manuellt arbete, har många heltäckande digitala övergångslösningar utvecklats, som integrerar funktioner för försäljningshantering, skattedeklaration, skatteinbetalning, utfärdande av elektroniska fakturor och redovisningsbokföring på en enda plattform.

Slutsats

Användningen av elektroniska fakturor har blivit en obligatorisk skyldighet för enskilda näringsidkare och individer som betalar skatt enligt inbetalningsmetoden. Att förstå reglerna för elektroniska fakturor, från begrepp, tillämpliga enheter, till fall där fakturor kan utfärdas och situationer där användningen måste upphöra, är avgörande för att alla enskilda näringsidkare ska kunna bedriva sin verksamhet på ett transparent och lagligt sätt.

Särskilt i samband med övergången från fast skatt till inbetalning blir det viktigare än någonsin att utrusta sig med lämpliga verktyg för att hantera böcker, deklarera skatter och utfärda elektroniska fakturor. GTG CRM erbjuder en integrerad funktion för automatiserad utfärdande av elektroniska fakturor, vilket gör det enkelt för enskilda näringsidkare att utfärda lagliga fakturor, skicka data till skattemyndigheten enligt bestämmelserna, och samtidigt stödja kontroll och upptäckt av fel i inkommande fakturor. Som ett resultat sparar ägarna inte bara tid utan säkerställer också noggrannhet i sin redovisningsverksamhet och följer fullständigt de åtgärder som krävs av skattemyndigheten.