Inom onlinehandel är en professionell orderhanteringsprocess avgörande för företagets framgång. GTG CRM erbjuder en komplett orderhanteringsprocess, från orderinmottning, lagerhantering, frakt till fakturering och kundservice – allt integrerat i ett enda system.
Med GTG CRM kan du inte bara hantera ordrar utan också ansluta till stora e-handelsplattformar som Shopee, Lazada, TikTok Shop, synkronisera produkter och lager automatiskt, skapa fraktordrar snabbt och utfärda giltiga elektroniska fakturor. Detta är en heltäckande lösning som hjälper företag att driva sin verksamhet effektivt, förbättra kundupplevelsen och utvecklas hållbart.
Huvudfunktioner
- Automatisk rådgivning och orderbekräftelse: AI Chatbot stöder kundsvar och orderbekräftelser 24/7, vilket minskar arbetsbördan för personalen
- Centraliserad orderhantering: Alla ordrar från webbplatsen, e-handelsplattformar och andra kanaler hanteras i ett enda system
- Flerkanalsförsäljningsanslutning: Integrerar Shopee, Lazada, TikTok Shop och synkroniserar produkter, order i båda riktningarna
- Smart lagerhantering: Spårar lager i realtid, uppdateras automatiskt vid ordermottagning, stöder flera lager
- Integrering av fraktbolag: Skapa leveransordrar direkt med fraktbolag som Giao Hàng Nhanh, Viettel Post, stöder COD
- Elektronisk fakturering: Länkar till S-Invoice (Viettel) och MISA för att utfärda giltiga moms-/mervärdesskattefakturor
- Spårning av orderstatus: Tydlig uppdatering av status från New → Processing → Completed
Standardiserad orderhanteringsprocess
Steg 1: Förberedelse av produkter och lager
Skapa och hantera lager
Först måste du konfigurera lager i systemet via Lagerhantering → Lager.
- Skapa lager med information: Lagernamn, lagerkod, adress, ansvarig person
- Stöd för flera lager: Huvudlager, sekundärlager, filiallager
- Spåra lager separat för varje lager
Skapa produkter i systemet
Gå till Försäljning → Produktförvaltning för att skapa nya produkter.
Information som behöver anges:
- Produktnamn, SKU, kategori, varumärke
- Produktbilder och videor
- Varianter: Färg, storlek (upp till 3 attribut)
- Originalpris, moms, försäljningspris (systemet beräknar vinsten automatiskt)
- Detaljerad beskrivning och tekniska specifikationer
- Initialt lagersaldo
Anslut och synkronisera med e-handelsplattformar
Gå till Försäljning → Integrationer för att ansluta till e-handelsplattformar.
Anslutningssteg:
- Välj plattform att ansluta till: Shopee / Lazada / TikTok Shop
- Verifiera ditt butikskonto
- Tvåvägs synkronisering av produkter:
- Importera: Hämta produkter från plattformen till GTG CRM
- Exportera: Ladda upp produkter från GTG CRM till plattformen
Fördelar:
- Centraliserad hantering av alla produkter
- Automatisk lagersynkronisering mellan kanaler
- Sparar tid på manuell uppdatering
Steg 2: Orderinmottning
Ta emot ordrar från flera kanaler
Ordrar kan komma från:
- Din webbplats (integrerad med GTG CRM)
- Shopee, Lazada, TikTok Shop (automatisk synkronisering)
- Manuell order (kunder beställer via telefon, Facebook...)
Steg 3: Bearbetning och förberedelse av varor
Kontrollera och redigera ordern (vid behov)
- Köparens information
- Leveransadress
- Lägg till/ta bort produkter
- Antal produkter
Kontrollera lager
Systemet kontrollerar automatiskt lagersaldot:
- ✅ Tillräckligt med lager → Fortsätt med paketering
- ❌ Brist på lager → Behöver fylla på från leverantören
Påfyllningsprocess (vid brist):
Gå till Leverantörer → Välj leverantör → Skapa inköpsorder
- Välj produkter som behöver fyllas på
- Ange antal, enhetspris
- Bekräfta inköpsordern
- När varorna anländer, skapa en Lagerinleveransrapport
- Lagersaldot uppdateras automatiskt
Steg 4: Skapa fraktorder
Efter att varorna är packade, skapa en fraktorder direkt från ordern.
Nödvändig information:
1. Välj frakttjänst:
- Giao hàng nhanh
- Giao hàng tiết kiệm
2. Belopp att uppbära (COD):
- Ange beloppet som ska uppbäras från kunden
- Inkluderar varukostnad och fraktkostnad (om kunden betalar)
3. Paketinformation:
- Vikt (kg)
- Mått (längd x bredd x höjd)
- Vem som står för fraktkostnaden (säljare/köpare)
4. Bekräfta skapandet av ordern:
- Systemet hämtar automatiskt information från ordern
- Skickar en begäran till fraktbolaget
- Tar emot spårningsnummer
Efter att fraktordern har skapats framgångsrikt:
- Skriv ut följesedeln och fäst den på paketet
- Lämna över till fraktbolaget
Steg 5: Elektronisk fakturering
För företagskunder eller de som behöver moms-/mervärdesskattefakturor kan du utfärda elektroniska fakturor direkt från ordern eller låta systemet utfärda fakturan automatiskt.
Faktureringssteg:
- Välj fakturaleverantör: S-Invoice (Viettel) eller MISA
- Välj fakturamall: Moms-/mervärdesskattefaktura eller Försäljningsfaktura
- Ange information: Köparens information (företagsnamn, organisationsnummer, adress), Produkter och antal (hämtas automatiskt från ordern), Moms-/mervärdessats, Betalningsmetod
- Förhandsgranska PDF:
- Utfärda faktura: Systemet skickar en begäran till leverantören, fakturan får ett registreringsnummer från Skatteverket, laddas ner och skickas till kunden
Steg 6: Spårning och slutförande av ordern
Fraktsspårning
- Uppdatera spårningsstatus från fraktbolaget
- Meddela kunden om leveransens framsteg
- Hantera specialfall (misslyckad leverans, förseningar etc.)
Slutförande av ordern
När kunden har tagit emot varorna framgångsrikt:
- Uppdatera orderstatus till Completed
- Bekräfta mottagna betalningar (för COD-ordrar)
- Spara information i transaktionshistoriken
Hantering av problematiska ordrar
Fall av returer/byten från kunder:
- Skapa en ersättningsfaktura (om faktura har utfärdats) - Justera antal, värde - Systemet skapar automatiskt en ersättningsfaktura efter aktivering
- Uppdatera lager - Returnera varor till lagret (om de är i gott skick) - Registrera skadade varor (om tillämpligt)
- Återbetala kunden (vid behov)
Fördelar med standardiserad process
För företag
- Centraliserad hantering: Alla ordrar, produkter, lager i ett system
- Tidsbesparing: Automatiserar många steg (synkronisering av produkter, skapande av fraktordrar, fakturering)
- Minskade fel: Information synkroniseras automatiskt, minimerar manuell inmatning
- Lagerkontroll: Realtidsuppdateringar, förhindrar försäljning över lagersaldo
- Regelefterlevnad: Giltiga, kompletta elektroniska fakturor
För personal
- Användarvänligt gränssnitt: Lätt att använda, ingen komplicerad utbildning krävs
- Tydlig process: Steg-för-steg-vägledning
- Fullständig integration: Inget behov av att växla mellan flera applikationer
- Effektivt arbete: Hanterar många ordrar samtidigt
För kunder
- Snabb respons: AI Chatbot stöder 24/7
- Leverans i tid: Snabb orderhanteringsprocess
- Korrekt information: Order- och fraktinformation uppdateras kontinuerligt
- Professionell fakturering: Giltiga, kompletta elektroniska fakturor
Viktiga anmärkningar
Om anslutning till e-handelsplattformar:
- Ett verifierat butikskonto på Shopee/Lazada/TikTok Shop krävs
- Produktsynkronisering bör utföras vid tider med låg orderaktivitet för att undvika datakonflikter
Om lagerhantering:
- Lagersaldot bör uppdateras regelbundet för att säkerställa korrekthet
- Gör regelbundna lagerinventeringar (månadsvis/kvartalsvis) för att jämföra med systemet
Om fakturering:
- Fakturera endast när kunden begär det eller när ordervärdet är högt
- Kontrollera organisationsnummer och adress noggrant före fakturering
- Ersättningsfakturor används endast vid behov (returer, fel)
Om frakt:
- Packa noggrant för att undvika skador under transport
- Välj en frakttjänst som passar ordervärdet och kundens krav
Slutsats
GTG CRMs standardiserade orderhanteringsprocess hjälper onlinehandelsföretag att fungera professionellt, effektivt och systematiskt. Från hantering av produkter, flerkanalsanslutning, orderhantering, frakt till fakturering och kundservice – allt är sömlöst integrerat i en enda plattform.
Genom att tillämpa denna process kommer du att:
- Öka orderhanteringshastigheten
- Få bättre kontroll över din verksamhet
- Optimera driftskostnaderna
- Förbättra kundupplevelsen
- Utveckla ditt företag hållbart
Börja använda GTG CRM idag för att uppleva en professionell säljprocess!
Omvandla det du just läst till verkliga resultat – tillämpa det nu med GTG CRM, gratis.
Tillämpa nu
