Standardprocess för orderhantering för online-säljare

I handeln med onlineförsäljning är en professionell orderhanteringsprocess avgörande för företagets framgång. GTG CRM erbjuder en komplett orderhanteringsprocess, från orderacceptans, lagerhantering, frakt till fakturering och kundservice – allt integrerat i ett enda system. Med GTG CRM hanterar du inte bara beställningar utan kan även koppla upp dig till stora e-handelsplattformar som Shopee, Lazada, TikTok Shop, synkronisera produkter och lager automatiskt, snabbt skapa fraktordrar och generera giltiga elektroniska fakturor. Detta är en heltäckande lösning som hjälper företag att driva sin verksamhet effektivt, förbättra kundupplevelsen och uppnå hållbar tillväxt.

Huvudfunktioner

• Automatisk rådgivning och orderavslut: AI Chatbot hjälper till att svara på frågor och avsluta kundbeställningar dygnet runt, vilket minskar arbetsbelastningen för personalen
• Centraliserad orderhantering: Alla beställningar från webbplatsen, e-handelsplattformar och andra kanaler hanteras i ett enda system
• Multikanalsförsäljningsanslutning: Integrera Shopee, Lazada, TikTok Shop och synkronisera produkter och beställningar dubbelriktat
• Intelligent lagerhantering: Realtidsspårning av lager, automatisk uppdatering vid beställning, stöd för flera lager
• Integration med fraktbolag: Skapa leveransordrar direkt med fraktbolag som Giao Hàng Nhanh, Viettel Post, stöd för COD
• Elektronisk fakturering: Länka till S-Invoice (Viettel) och MISA för att utfärda giltiga momsrecept
• Spårning av orderstatus: Tydlig uppdatering av status från Ny → Bearbetning → Slutförd

Standardprocess för orderhantering

Steg 1: Förberedelse av produkter och lager

Skapa och hantera lager

Först behöver du konfigurera dina lager i systemet under Lagerhantering → Lager.

• Skapa lager med information: Lager namn, lagerkod, adress, ansvarig person
• Stöd för flera lager: Huvudlager, sekundärt lager, filiallager
• Spåra lager för varje lager separat

Skapa produkter i systemet

Gå till Försäljning → Produktkatalog för att skapa nya produkter.

Information som behöver anges:

• Produktnamn, SKU, kategori, varumärke
• Produktbilder och video
• Varianter: Färg, storlek (max 3 attribut)
• Ursprungligt pris, moms, försäljningspris (systemet beräknar automatiskt vinsten)
• Detaljerad beskrivning och tekniska specifikationer
• Initialt lagersaldo

Anslut och synkronisera med e-handelsplattformar

Gå till Försäljning → Integrationer för att ansluta till e-handelsplattformar.

Anslutningssteg:

1. Välj plattformen du vill ansluta till: Shopee / Lazada / TikTok Shop
2. Verifiera ditt butikskonto
3. Dubbelriktad produktsynkronisering:
   • Hämta in: Hämta produkter från plattformen till GTG CRM
   • Ladda upp: Ladda upp produkter från GTG CRM till plattformen

Fördelar:

• Centraliserad hantering av alla produkter
• Automatiskt synkroniserat lager mellan kanaler
• Sparar tid vid manuella uppdateringar

Steg 2: Orderacceptans

Ta emot beställningar från flera kanaler

Beställningar kan komma från:

• Din webbplats (integrerad med GTG CRM)
• Shopee, Lazada, TikTok Shop (automatisk synkronisering)
• Manuella ordrar (kunder beställer via telefon, Facebook...)

Steg 3: Bearbetning och packning av varor

Kontrollera och redigera ordern (vid behov)

Köparens information
• Leveransadress
• Lägg till/ta bort produkter
• Antal produkter

Kontrollera lagerstatus

Systemet kontrollerar automatiskt lagersaldot:

• ✅ Tillräckligt lager → Fortsätt packa
• ❌ Brist på lager → Behöver köpa in från leverantör

Inköpsprocess (vid brist):

Gå till Leverantörer → Välj leverantör → Skapa inköpsorder

Välj produkter som ska köpas in
• Ange antal, enhetspris
• Bekräfta inköpsordern
• När varorna anländer, skapa en inleveransrapport
• Lagerstatus uppdateras automatiskt

Steg 4: Skapa fraktorder

När varorna är packade, skapa en fraktorder direkt från ordern.

Nödvändig information:

1. Välj frakttjänst:

• Snabb leverans
• Ekonomisk leverans

2. Postförskottsbelopp (COD):

• Ange beloppet som ska tas emot från kunden
• Inkludera både varornas pris och fraktkostnad (om kunden betalar)

3. Paketinformation:

• Vikt (kg)
• Mått (längd x bredd x höjd)
• Vem som står för fraktkostnaden (säljare/köpare)

4. Bekräfta skapandet av ordern:

• Systemet hämtar automatiskt information från ordern
• Skickar en begäran till fraktbolaget
• Tar emot spårningsnummer

Efter att fraktordern har skapats framgångsrikt:

• Skriv ut fraktsedeln och fäst den på paketet
• Lämna över till fraktbolaget

Steg 5: Skapa elektronisk faktura

För företagskunder eller när en momsdeklaration krävs, kan du skapa en elektronisk faktura direkt från ordern eller låta systemet skapa fakturan automatiskt.

Steg för att skapa faktura:

1. Välj fakturaleverantör: S-Invoice (Viettel) eller MISA
2. Välj fakturamall: Momspliktig faktura eller Försäljningsfaktura
3. Fyll i information: Köparens information (företagsnamn, organisationsnummer, adress), Produkt och antal (hämtas automatiskt från ordern), Momsats, Betalningsmetod
4. Förhandsgranska PDF:

1. Skapa faktura: Systemet skickar en begäran till leverantören, Fakturan får ett skatterättsligt sigill, Ladda ner och skicka till kunden

Steg 6: Spåra och slutföra ordrar

Spåra frakt

• Uppdatera spårningsstatus från fraktbolaget
• Informera kunden om leveransprocessen
• Hantera specialfall (misslyckad leverans, förseningar...)

Slutföra ordern

När kunden har tagit emot varorna framgångsrikt:

• Uppdatera orderstatus till Completed
• Bekräfta att betalning har mottagits (för COD-ordrar)
• Spara informationen i transaktionshistoriken

Hantering av problem med beställningar

Fall där kunden returnerar/byter vara:

1. Skapa en Ersättningsfaktura (om faktura redan har utfärdats) - Justera antal, värde - Systemet genererar automatiskt en ersättningsfaktura efter aktivering
2. Uppdatera lager - Återlägg returnerade varor i lager (om de är i gott skick) - Registrera skadade varor (om några)
3. Återbetala kunden (om nödvändigt)

Fördelar med Standardiserade Processer

För Företaget

• Centraliserad hantering: Alla beställningar, produkter, lager i ett system
• Tidsbesparing: Automatisering av många steg (produktsynkronisering, skapande av fraktsedlar, fakturering)
• Minskade fel: Information synkroniseras automatiskt, begränsar manuell datainmatning
• Lagertillgångskontroll: Uppdatering i realtid, undviker överförsäljning
• Laglig efterlevnad: Giltiga, kompletta elektroniska fakturor

För Personalen

• Användarvänligt gränssnitt: Lätt att använda, ingen komplex utbildning krävs
• Tydlig process: Varje steg är tydligt guidad
• Fullständig integration: Inget behov av att växla mellan flera applikationer
• Effektivt arbete: Hantera många beställningar samtidigt

För Kunden

• Snabb respons: AI Chatbot stödjer 24/7
• Leverans i tid: Snabb orderhanteringsprocess
• Korrekt information: Beställningar och leveranser uppdateras kontinuerligt
• Professionell fakturering: Giltiga, kompletta elektroniska fakturor

Viktiga Anmärkningar

Angående koppling till e-handelsplattformar:

• Kräver ett verifierat butikskonto på Shopee/Lazada/TikTok Shop
• Produktsynkronisering bör ske under tider med låg ordervolym för att undvika datakonflikter

Angående lagerhantering:

• Uppdatera lagersaldot regelbundet för att säkerställa noggrannhet
• Genomför lagerinventering regelbundet (månatligen/kvartalsvis) för att jämföra med systemet

Angående fakturering:

• Fakturera endast när kunden begär det eller ordervärdet är stort
• Kontrollera noggrant organisationsnummer och adress innan fakturering
• Ersättningsfakturor används endast vid behov (returer, fel)

Angående frakt:

• Packa noggrant för att undvika skador under transport
• Välj en lämplig frakttjänst baserat på ordervärde och kundens önskemål

Slutsats

GTG CRMs standardiserade orderhanteringsprocess hjälper e-handelsföretag att driva sin verksamhet professionellt, effektivt och systematiskt. Från produktadministration, flerkanalsintegration, orderhantering, frakt till fakturering och kundservice - allt är sömlöst integrerat i en enda plattform.

Genom att implementera denna process kommer du att:

• Öka hastigheten på orderhanteringen
• Få bättre kontroll över affärsverksamheten
• Optimera driftkostnaderna
• Förbättra kundupplevelsen
• Utveckla företaget hållbart

Börja använda GTG CRM idag för att uppleva en professionell säljprocess!