Jämförelse av 3 typer av elektroniska fakturor: Med kod, utan kod, kod från CQT - Vilken ska man välja?

Sedan elektroniska fakturor blev obligatoriska enligt Skatteverkets (Tổng cục Thuế) föreskrifter, är många butiksägare, återförsäljare och näringsidkare fortfarande osäkra på vilken typ av elektronisk faktura som är mest lämplig för deras verksamhets storlek och särdrag. De tre vanligaste typerna av elektroniska fakturor för närvarande är fakturor med skattemyndighetens kod, fakturor utan skattemyndighetens kod, och fakturor med skattemyndighetens kod (även kallade egenutskrivna fakturor) - var och en med sina egna fördelar och nackdelar.

Att välja rätt typ av faktura hjälper inte bara företag att följa lagen utan optimerar också driftskostnader och försäljningsprocesser. Denna artikel kommer att analysera de tre typerna av elektroniska fakturor i detalj, jämföra deras för- och nackdelar och hjälpa dig att fatta det mest lämpliga beslutet.

1. Elektronisk faktura med kod från CQT

Koncept

En elektronisk faktura med skattemyndighetens kod är en faktura som har en autentiseringskod utfärdad av Skatteverket innan den skickas till kunden. Denna kod består av en unik teckensekvens som genereras och fästs på fakturan av skattemyndigheten för att bekräfta dess giltighet.

Tillämpliga enheter

Enligt dekret 123/2020/ND-CP är företag som anses ha hög skatterisk skyldiga att använda fakturor med kod:

• Nystartade företag som har varit verksamma i mindre än 12 månader
• Företag som är under tillfällig affärsuppehåll, har obetalda skatter eller har skatterisk
• Hushåll och individer som bedriver verksamhet med en årlig omsättning på 1 miljard VND eller mer
• Företag verksamma inom känsliga områden (skrot, petroleum etc.)

Utfärandeprocess

1. Företaget skapar fakturan i sitt bokföringsprogram eller administrationssystem
2. Fakturadata skickas till Skatteverkets portal
3. Skatteverket kontrollerar och utfärdar en autentiseringskod inom 1-2 sekunder
4. Företaget tar emot fakturan med koden och skickar den till kunden

Fördelar

Transparens och strikt kontroll: Skatteverket har realtidsinformation om fakturor, vilket minimerar skatteundandragande.

Låga kostnader: Företag behöver inte betala avgifter till fakturadienstleverantörer, bara registrera sig och använda tjänsten gratis via Skatteverkets portal.

Hög juridisk status: Fakturan är direkt bekräftad av skattemyndigheten, vilket säkerställer absolut juridisk giltighet.

Nackdelar

Beroende av skattesystemet: När Skatteverkets system har problem eller genomgår underhåll kan företag inte utfärda fakturor.

Långsammare hastighet: Jämfört med fakturor utan kod kan väntan på skattemyndighetens kodutfärdande orsaka förseningar i vissa fall.

Begränsad flexibilitet: Inte lämpligt för företag som behöver utfärda ett stort antal fakturor på kort tid.

2. Elektronisk faktura utan kod från CQT

Koncept

En elektronisk faktura utan kod är en faktura som företaget utfärdar själva via en organisation som tillhandahåller elektroniska fakturatjänster (en leverantör godkänd av Skatteverket), utan att behöva begära en autentiseringskod innan den skickas till kunden.

Tillämpliga enheter

Företag får använda fakturor utan kod när de uppfyller följande villkor:

• Har varit verksamma i 12 månader eller mer
• Inga obetalda skatter, inga skattebrott
• Inte anses ha hög skatterisk enligt skattemyndighetens bedömning
• Använder en legitim leverantör av elektroniska fakturatjänster

Utfärandeprocess

1. Företaget tecknar ett avtal med organisationen som tillhandahåller elektroniska fakturatjänster
2. Fakturan skapas i programvaran och skickas direkt till kunden
3. Periodvis (dagligen/månatligen) skickas fakturadata till skattemyndigheten via leverantören

Fördelar

Snabb hastighet: Fakturor utfärdas omedelbart, utan att behöva vänta på bekräftelse från skattemyndigheten.

Oberoende av skattesystemet: Företag kan fortfarande utfärda fakturor även om Skatteverkets system har problem.

Hög flexibilitet: Lämpligt för företag med stor transaktionsvolym som behöver utfärda ett stort antal fakturor.

Enkel integration: Tjänsteleverantörer har ofta API:er och funktioner för integration med försäljningshanteringsprogram.

Nackdelar

Tjänstavgifter: Företag måste betala avgifter till leverantören av elektroniska fakturatjänster, varierande från några miljoner till tiotals miljoner VND per år beroende på tjänstepaket.

Användningsvillkor: Inte alla företag uppfyller kraven, särskilt nya företag eller de med skatterisk.

Juridiskt ansvar: Företaget ansvarar själva för korrektheten och lagligheten hos de utfärdade fakturorna.

3. Elektronisk faktura med kod från CQT (Egenutskriven)

Koncept

En faktura med skattemyndighetens kod, även känd som en egenutskriven faktura på begäran, är en faktura som är förtryckt med ett kodenummer som utfärdats av skattemyndigheten. Detta är en övergångsform från pappersfakturor till elektroniska fakturor, som vanligtvis tillämpas för enheter som ännu inte uppfyller kraven eller inte är redo att helt övergå till elektroniska fakturor.

Tillämpliga enheter

• Småföretag, hushåll med en årlig omsättning under 1 miljard VND
• Enheter som verkar i avlägsna områden med begränsade tekniska infrastrukturresurser
• Särskilda fall enligt skattemyndighetens föreskrifter

Användningsprocess

1. Företaget ansöker hos skattemyndigheten om det antal fakturor som behöver användas
2. Skatteverket utfärdar fakturanummer
3. Företaget beställer utskrift av fakturor från en auktoriserad tryckerianläggning
4. Använd pappersfakturor med kod för transaktioner med kunder

Fördelar

Lämpligt för småföretag: Kräver inte komplex teknisk infrastruktur.

Enkel process: Lätt att använda, ingen internetuppkoppling krävs vid fakturautfärdande.

Låga initialkostnader: Ingen investering i programvara eller elektroniska fakturatjänster krävs.

Nackdelar

Föråldrat: Inte lämpligt för dagens digitaliseringsprocess, kommer gradvis att avskaffas.

Svår att hantera: Lätt att tappa bort, svårt att söka och lagra jämfört med elektroniska fakturor.

Inte flexibelt: Vid fel måste pappersfakturan annulleras och rapporteras till skattemyndigheten.

Tidsbegränsning: Enligt planen kommer denna typ av faktura gradvis att ersättas helt av elektroniska fakturor.

Jämförelsetabell för 3 typer av fakturor

Kriterium	Med CQT-kod	Utan CQT-kod	CQT-kod (Egenutskriven)
Faktureringshastighet	Långsam (1-2s)	Snabb (omedelbar)	Medel
Kostnad	Gratis	3-15 miljoner/år	Utskriftskostnad
Internetberoende	Ja	Ja	Nej
Hantering	Enkel	Enkel	Svår
Flexibilitet	Låg	Hög	Mycket låg
Trend	Vanlig	Vanlig	Avvecklas

Vilken typ av faktura ska man välja?

Välj en faktura MED KOD om du:

• Är ett nystartat företag eller enskild näringsidkare med en omsättning över 1 miljard VND/år
• Vill spara på tjänstavgifter
• Inte har en alltför stor transaktionsvolym på kort tid
• Prioriterar transparens och absolut efterlevnad

Välj en faktura UTAN KOD om du:

• Är ett etablerat företag som varit verksamt i över 12 månader
• Har en stor orderstock och behöver snabb fakturering
• Säljer på flera e-handelsplattformar och behöver automatisk integration
• Är villig att betala för tjänster i utbyte mot hastighet och flexibilitet

Välj en faktura MED CQT-KOD (Egenutskriven) om du:

• Är ett litet hushållsföretag med en omsättning under 1 miljard VND/år
• Verkar i ett område utan internetmöjligheter
• Behöver en tillfällig lösning under digitaliseringsövergången

Slutsats

Valet av lämplig elektronisk fakturatyp beror på företagets storlek, transaktionsvolym och utvecklingsstrategi. De flesta små och medelstora företag använder för närvarande fakturor med kod på grund av de låga kostnaderna och att de uppfyller alla lagkrav. Under tiden väljer stora företag med hög transaktionsvolym fakturor utan kod för att optimera sina driftprocesser.

För att hjälpa butiksägare och enskilda näringsidkare att utfärda elektroniska fakturor enkelt och snabbt har GTG CRM integrerat en funktion för att utfärda elektroniska fakturor direkt från ordrar. Du kan ansluta till ledande fakturaportörer, automatiskt skapa fakturor från orderinformation och skicka fakturor till kunder med bara några enkla steg. Detta sparar tid, minskar fel och säkerställer korrekt efterlevnad av lagstiftningen.