Jämförelse av 3 typer av elektroniska fakturor: Med kod, utan kod, CQT-kod – Vilken typ ska man välja?

Sedan elektroniska fakturor blev obligatoriska enligt General Directorate of Taxation (Tổng cục Thuế), är många butiksägare, återförsäljare och affärsverksamheter fortfarande osäkra på vilken typ av elektronisk faktura de ska välja för att passa sin verksamhets storlek och särdrag. De tre vanligaste typerna av elektroniska fakturor idag är fakturor med skattemyndighetens kod, fakturor utan skattemyndighetens kod och fakturor med skattemyndighetens kod (även kallade beställda fakturor) – var och en med sina egna fördelar och nackdelar.

Att välja rätt fakturatyp hjälper inte bara företag att följa lagen utan också att optimera driftskostnader och försäljningsprocesser. Den här artikeln kommer att analysera de 3 typerna av elektroniska fakturor i detalj, jämföra deras för- och nackdelar och hjälpa dig att fatta det mest lämpliga beslutet.

1. Elektroniska Fakturor Med Skattemyndighetens Kod

Koncept

Elektronisk faktura med skattemyndighetens kod är en faktura som har fått en autentiseringskod från General Directorate of Taxation innan den skickas till kunden. Denna kod består av en unik teckensträng som skapas och bifogas fakturan av skattemyndigheten för att bekräfta dess giltighet.

Tillämpliga Objekt

Enligt dekret 123/2020/ND-CP är företag som anses löpa hög skatterisk skyldiga att använda fakturor med kod:

• Nystartade företag som har varit verksamma i mindre än 12 månader
• Företag som är under tillfällig avstängning, har skatteskulder eller löper skatterisk
• Småföretag och privatpersoner med en omsättning på 1 miljard VND/år eller mer
• Företag verksamma inom känsliga områden (skrot, bensin, olja...)

Utfärdandeprocess

1. Företaget skapar fakturan i redovisningsprogramvaran eller administrationssystemet
2. Fakturadata skickas till General Directorate of Taxations portal
3. Skattemyndigheten kontrollerar och utfärdar en autentiseringskod inom 1-2 sekunder
4. Företaget tar emot fakturan med kod och skickar den till kunden

Fördelar

Transparens och strikt kontroll: Skattemyndigheten har realtidsinformation om fakturor, vilket minimerar skattefusk.

Låga kostnader: Företag behöver inte betala avgifter till faktureringstjänstleverantörer, utan kan registrera sig och använda tjänsten gratis via General Directorate of Taxations portal.

Hög juridisk status: Fakturan bekräftas direkt av skattemyndigheten, vilket garanterar absolut juridisk giltighet.

Nackdelar

Beroende av skattesystemet: När General Directorate of Taxations system stöter på problem eller genomgår underhåll kan företaget inte utfärda fakturor.

Långsammare hastighet: Jämfört med fakturor utan kod kan väntan på att skattemyndigheten ska utfärda en kod orsaka förseningar i vissa fall.

Begränsad flexibilitet: Inte lämpligt för företag som behöver utfärda ett stort antal fakturor på kort tid.

2. Elektroniska Fakturor Utan Skattemyndighetens Kod

Koncept

Elektronisk faktura utan kod är en faktura som företaget utfärdar själv genom en tjänsteleverantör av elektroniska fakturor (en leverantör godkänd av General Directorate of Taxation), utan att behöva begära en autentiseringskod innan den skickas till kunden.

Tillämpliga Objekt

Företag kan använda fakturor utan kod om de uppfyller följande villkor:

• Har varit verksamma i 12 månader eller mer
• Har inga skatteskulder, inga skattebrott
• Är inte bedömda att löpa hög skatterisk av skattemyndigheten
• Använder tjänster från en laglig leverantör av elektroniska fakturor

Utfärdandeprocess

1. Företaget tecknar ett avtal med en tjänsteleverantör av elektroniska fakturor
2. Skapar fakturan i programvaran och skickar den direkt till kunden
3. Skickar periodiskt (dagligen/månatligen) fakturadata till skattemyndigheten via leverantören

Fördelar

Snabb hastighet: Omedelbar fakturering, ingen väntan på bekräftelse från skattemyndigheten.

Oberoende av skattesystemet: Företag kan fortfarande utfärda fakturor även om Skattedirektoratets system har problem.

Hög flexibilitet: Lämplig för företag med stor transaktionsvolym som behöver utfärda fakturor i massor.

Enkel integration: Tjänsteleverantörer har ofta API:er och integrationsfunktioner med försäljningshanteringsmjukvara.

Nackdelar

Servicekostnader: Företag måste betala en avgift till leverantören av e-fakturor, varierande från några miljoner till tiotals miljoner dong/år beroende på tjänstepaket.

Tillämplighetsvillkor: Alla företag är inte kvalificerade att använda den, särskilt nya företag eller de med skatterisker.

Juridiskt ansvar: Företag måste själva ansvara för riktigheten och lagligheten av utfärdade fakturor.

3. E-Faktura med CQT-kod (Förtryckt)

Koncept

Faktura med skattemyndighetens kod, även känd som förtryckt faktura på begäran, är en typ av faktura som är förtryckt med ett kodnummer från skattemyndigheten. Detta är ett övergångsformat från pappersfakturor till e-fakturor, vanligtvis tillämpligt på enheter som ännu inte uppfyller villkoren eller ännu inte är redo att helt konvertera till e-fakturor.

Tillämpliga målgrupper

• Små företag, hushållsföretag med en omsättning under 1 miljard dong/år
• Enheter som verkar i avlägsna områden utan teknisk infrastruktur
• Speciella fall enligt skattemyndighetens föreskrifter

Användningsprocess

1. Företaget registrerar sig hos skattemyndigheten för antalet fakturor som ska användas
2. Skattemyndigheten utfärdar fakturakoden
3. Företaget beställer tryckning av fakturor från ett auktoriserat tryckeri
4. Använd pappersfakturor med koder för transaktioner med kunder

Fördelar

Lämplig för småföretag: Kräver ingen komplex teknisk infrastruktur.

Enkel process: Lätt att använda, ingen internetanslutning krävs vid fakturering.

Låg initial kostnad: Ingen investering i mjukvara eller e-faktureringstjänster krävs.

Nackdelar

Föråldrad: Inte lämplig för den nuvarande digitaliseringstrenden, fasas gradvis ut.

Svår att hantera: Lätt att tappa bort, svår att slå upp och lagra jämfört med e-fakturor.

Inte flexibel: Vid fel måste pappersfakturan annulleras och rapporteras till skattemyndigheten.

Tidsbegränsning: Enligt planen kommer denna typ av faktura gradvis att ersättas helt av e-fakturor.

Jämförelsetabell för 3 typer av fakturor

Kriterium	Med CQT-kod	Utan CQT-kod	CQT-kod (Förtryckt)
Utfärdande hastighet	Långsam (1-2s)	Snabb (omedelbar)	Medel
Kostnad	Gratis	3-15 miljoner/år	Tryckkostnad
Internetberoende	Ja	Ja	Nej
Hantering	Enkel	Enkel	Svår
Flexibilitet	Låg	Hög	Mycket låg
Trend	Vanlig	Vanlig	Fasas ut

Vilken typ av faktura ska man välja?

Välj faktura MED KOD om du:

• Är ett nystartat företag eller en affärsenhet med en årlig omsättning över 1 miljard/år
• Vill spara på servicekostnader
• Har inte en alltför stor transaktionsvolym under en kort tidsperiod
• Prioriterar transparens och absolut efterlevnad

Välj FAKTURA UTAN KOD om du:

• Är ett etablerat företag som har varit verksamt i över 12 månader
• Har en stor orderstock, behöver utfärda fakturor snabbt
• Säljer på flera e-handelsplattformar, behöver automatisk integration
• Är villig att betala för tjänster i utbyte mot hastighet och flexibilitet

Välj CQT KODFAKTURA (Tryckbeställning) om du:

• Är en liten affärsenhet, med en årlig omsättning under 1 miljard/år
• Verkar i ett område utan internetuppkoppling
• Behöver en temporär lösning under digitaliseringsprocessen

Slutsats

Valet av lämplig typ av e-faktura beror på verksamhetens storlek, transaktionsvolym och utvecklingsstrategi. De flesta små och medelstora företag idag använder fakturor med kod på grund av de låga kostnaderna och att de uppfyller alla juridiska krav. Samtidigt väljer stora företag med hög transaktionsvolym ofta fakturor utan kod för att optimera driftsprocessen.

För att hjälpa butiksägare och affärsenheter att utfärda e-fakturor enkelt och snabbt har GTG CRM integrerat funktionen för att utfärda e-fakturor direkt från ordern. Du kan ansluta till ledande fakturaleverantörer, automatiskt skapa fakturor från orderinformation och skicka fakturor till kunder med bara några enkla steg. Detta sparar tid, minskar fel och säkerställer efterlevnad av lagstadgade bestämmelser.