Utfärda utgående faktura utan inkommande faktura: Risker och korrekt laglig hantering

Under den dagliga affärsverksamheten stöter många företag, butiker och enskilda firmor på situationer där de har utfärdat fakturor till kunder men ännu inte fått inköpsdokumentation från leverantören. Detta kan bero på försenade leverantörer eller på grund av otillräckliga interna processer, men oavsett orsak medför bristen på inkommande fakturor flera allvarliga konsekvenser.

Detta är inte bara en teknisk bokföringsfråga, utan påverkar också direkt skatteplikt, avdragsgilla kostnader och till och med företagets juridiska existens. Om det inte hanteras i tid och på rätt sätt kan företaget drabbas av administrativa böter, få skatter retroaktivt indrivna eller riskera att betraktas som användare av ogiltiga fakturor.

Denna artikel hjälper dig att förstå de relevanta lagarna, de specifika riskerna med bristande inkommande dokumentation, hur man söker och verifierar elektroniska fakturor, samt smarta fakturahanteringslösningar för att undvika fel.

Vad är en inkommande faktura och varför är den viktig?

Enligt dekret 123/2020/ND-CP är en faktura ett officiellt bokföringsbevis som utfärdas av säljaren vid leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster. En inkommande faktura är det dokument som ett företag tar emot från en leverantör vid köp av råmaterial, varor, tjänster eller tillgångar för produktion och affärsverksamhet.

Inkommande fakturors roll sträcker sig längre än att bara bevisa köp- och säljtransaktioner. De fungerar också som grund för avdrag för moms och för att beräkna avdragsgilla kostnader vid avstämning av bolagsskatt, samt för att bevisa varorursprung vid myndighetskontroller. Att sakna inkommande fakturor innebär att företaget inte kan bevisa de kostnader som uppstått, trots att full betalning har skett.

Tillåter lagen att utfärda utgående fakturor utan inkommande fakturor?

Enligt artikel 9 i dekret 123/2020, ändrat genom dekret 70/2025, fastställs tidpunkten för utfärdande av utgående fakturor enligt följande:

För försäljning av varor är tidpunkten för fakturering när äganderätten eller nyttjanderätten till varorna överförs till köparen, oavsett om betalning har mottagits eller ej. För tillhandahållande av tjänster ska fakturan utfärdas omedelbart efter att tjänsten har slutförts, eller när betalning mottas om förskottsbetalning sker före eller under tillhandahållandet av tjänsten.

Denna bestämmelse kräver inte att ett företag har inkommande fakturor innan de utfärdar utgående fakturor. Det innebär dock inte att företag fritt kan bedriva verksamhet utan inkommande dokumentation. Lagen kräver att alla köp- och säljtransaktioner av varor och tjänster från organisationer och individer som bedriver näringsverksamhet måste ha en faktura. Om inkommande fakturor inte kan uppvisas vid behov kommer företaget att drabbas av en rad allvarliga juridiska och ekonomiska konsekvenser.

Specifika risker med bristande inkommande fakturor

Förlust av rätt till avdrag för moms

Utan giltiga inkommande fakturor kan företaget inte dra av den moms som betalats till leverantören. Detta leder till en betydande ökning av den skatt som ska betalas. Till exempel, om du säljer varor och utfärdar en faktura på 220 miljoner VND, varav 20 miljoner VND är moms, men saknar inkommande fakturor för avdrag, måste du betala hela 20 miljoner VND istället för endast mellanskillnaden mellan utgående och inkommande moms.

Kostnader som inte erkänns vid skatteavstämning

En kostnad som ska betraktas som avdragsgill måste ha fullständig fakturering och dokumentation. Vid brist på inkommande fakturor kommer alla kostnader för inköp av varor och tjänster att exkluderas från avdragsgilla kostnader vid beräkning av bolagsskatt. Resultatet blir en ökning av den beskattningsbara vinsten, vilket tvingar företaget att betala mer bolagsskatt än faktiskt.

Risk för administrativa påföljder

Enligt dekret 98/2020 och dess ändringar kan företag som handlar med varor av oklart ursprung och proveniens drabbas av böter på upp till tiotals miljoner VND beroende på varornas värde. Specifikt, om varornas värde är 100 miljoner VND eller mer, kan böterna uppgå till 40 till 50 miljoner VND.

Retroaktiv skatteindrivning och dröjsmålsavgifter

Vid inspektioner kommer skattemyndigheten att jämföra inkommande och utgående fakturor. Om bristande inkommande dokumentation upptäcks kan företaget bli föremål för retroaktiv indrivning av både moms och bolagsskatt, tillsammans med dagliga dröjsmålsavgifter. Detta är en stor ekonomisk förlust, särskilt för småföretag.

Påverkan på rykte och affärsverksamhet

Bristande transparens i bokföringshandlingar skapar misstankar hos partners, banker och myndigheter om verksamhetens laglighet. Detta påverkar möjligheterna att erhålla lån, delta i anbudsförfaranden och samarbeta med stora partners.

Risk för straffrättsligt ansvar

I fall av bedrägeri eller användning av ogiltiga fakturor kan företaget bli föremål för straffrättsligt förfarande. Detta är den mest allvarliga risken och kan leda till fängelsestraff eller verksamhetsförbud.

Hur man söker och verifierar elektroniska inkommande fakturor

För att proaktivt hantera och kontrollera giltigheten av inkommande fakturor kan företag söka direkt på den elektroniska portalen för General Tax Department. Här är en detaljerad steg-för-steg-guide:

Steg 1: Gå till webbplatsen https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Steg 2: Logga in med skatteidentifikationsnummer och lösenord som tilldelats av skattemyndigheten.

Steg 3: I huvudgränssnittet, välj "Tra cứu" (Sök), och sedan "Tra cứu hóa đơn" (Sök faktura).

Steg 4: Fortsätt att välja "Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào" (Sök elektroniska inkommande fakturor).

Steg 5: Ange säljarens skatteidentifikationsnummer om du vill söka fakturor från en specifik leverantör. Om du vill se alla inkommande fakturor kan du lämna detta fält tomt.

Steg 6: Välj "Tất cả" (Alla) under "Kết quả kiểm tra" (Kontrollresultat), eller filtrera efter specifik status vid behov.

Steg 7: Ange tidsperioden du vill söka i fältet "Ngày lập hóa đơn" (Fakturadatum).

Steg 8: Klicka på "Tìm kiếm" (Sök). Systemet visar resultaten under två flikar: "Hóa đơn điện tử" (Elektroniska fakturor, som innehåller fakturor med skattemyndighetens sigill) och "Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền" (Fakturor skapade från kassaregister, om tillämpligt).

Om du behöver exportera en lista över fakturor kan du klicka på knappen "Xuất hóa đơn" (Exportera faktura) för att ladda ner en Excel-fil för avstämning och arkivering.

Smart fakturahanteringslösning med GTG CRM

För att undvika risken för bristande inkommande fakturor och säkerställa laglig efterlevnad behöver företag ett robust och automatiserat dokumenthanteringssystem. GTG CRM erbjuder en heltäckande fakturahanteringsfunktion som hjälper företag att noggrant kontrollera både utgående och inkommande fakturor.

Automatisk och korrekt utfärdande av utgående fakturor

GTG CRM gör det möjligt för företag att utfärda elektroniska utgående fakturor omedelbart vid en försäljningstransaktion. Systemet synkroniserar automatiskt information från ordern, vilket sparar tid och minimerar fel. Alla fakturor arkiveras säkert och är lätta att söka och jämföra vid behov.

Automatisk insamling och hantering av inkommande fakturor

En av GTG CRMs framstående funktioner är dess förmåga att automatiskt samla in inkommande fakturor. Systemet ansluts direkt till e-post och laddar automatiskt ner och lagrar alla inkommande fakturor (de fakturor som skickas till e-post). Detta gör att redovisningspersonalen inte längre behöver oroa sig för att förlora dokument eller glömma att avstämma fakturor.

Praktiska fördelar med att använda GTG CRM

För det första har företaget alltid fullständig inkommande dokumentation för att bevisa varorursprung och undvika böter eller retroaktiv skatteindrivning. För det andra blir avstämningen av inkommande och utgående fakturor enkel och snabb, vilket hjälper till att snabbt upptäcka avvikelser eller brister. För det tredje kan företaget dra av moms fullt ut, optimera skatteplikten och minska onödiga kostnader.

För det andra lagras all dokumentation elektroniskt och är lättillgänglig när rapportering, granskning eller skatteavstämning krävs. Slutligen hjälper systemet företag att fullt ut följa lagliga bestämmelser om fakturering, undvika juridiska risker och skydda affärsryktet.

Slutsats

Att utfärda utgående fakturor utan inkommande fakturor är inte bara en teknisk fråga utan också en som medför många juridiska och ekonomiska risker. Företag måste proaktivt hantera dokumentation strikt, använda supportverktyg för att automatisera processer och säkerställa full efterlevnad av bestämmelser. GTG CRM, med sin funktion för automatisk utfärdande av utgående fakturor och insamling av inkommande fakturor, är en heltäckande lösning som hjälper företag att driva sin verksamhet mer transparent, effektivt och säkert i den digitala eran.