E-faktura

Introduktion till funktioner

Elektroniska fakturor är en viktig funktion hos GTG CRM som hjälper företag att hantera alla inkommande och utgående fakturor på ett centraliserat, automatiskt och effektivt sätt.

Varför behöver du hantera elektroniska fakturor?

I affärsvärlden finns det två viktigaste begrepp:

Begrepp	Beskrivning	Fakturaterm
Intäkter	Belopp som erhållits från försäljning	Utgående faktura (utfärdad till kund)
Kostnader	Belopp som köpts in för försäljning	Inkommande faktura (leverantör utfärdad till dig)

GTG CRM hjälper dig att utfärda fakturor och hantera fakturor extremt enkelt!

Framstående funktioner

1. Hantering av inkommande fakturor

Manuell uppladdning av fakturor

• Dra och släpp eller välj faktura PDF-fil
• Systemet identifierar och extraherar automatiskt information
• Stödjer komplexa fakturor med flera produkter

Automatisk insamling från e-post

Detta är en speciell funktion hos GTG CRM!

• Anslut företagets e-post till GTG CRM
• Aktivera funktionen "Automatisk insamling av fakturor"
• Systemet hämtar automatiskt fakturor från e-post och importerar dem till systemet

💡 Fördel: Du behöver inte längre ladda ner fakturor manuellt varje månad! Alla inkommande fakturor samlas snyggt, och redovisningspersonalen behöver bara ladda ner dem och göra skatterapporter.

Dedikerade fakturainboxar (Invoice Mailboxes)

Nu kan du skapa dedikerade fakturainboxar — helt separerade från kundtjänstens e-postkanaler (meddelanden).

• Skapa en eller flera inboxar dedikerade för inkommande fakturor (t.ex. invoice@company.com, ketoan@company.com)
• Separata behörigheter: endast auktoriserade personer (redovisningspersonal, ekonomichefer) kan se fakturainboxen — vanlig affärs-e-post blandas inte in
• Alla fakturor som skickas till dessa inboxar samlas automatiskt i listan "Inkommande fakturor" (Incoming Invoices)
• Listan "Inkommande fakturor" kan filtreras efter inboxkälla (source mailbox) — du vet omedelbart vilken faktura som kom från vilken inbox, ingen förvirring mellan olika avdelningar eller filialer

💡 Fördel: Inkommande fakturor drunknar inte längre i kundtjänstens inbox. Redovisningspersonalen har en separat, ren "fakturabank", filtrerbar efter källa — mycket snabbare avstämning i slutet av månaden.

Behåll dokument direkt på varje inköpsfaktura

Leverantörsfaktura på ett ställe, betalningsuppdrag på ett annat, kontrakt på ett tredje. Varje inköpsfaktura kan behålla flera filer samtidigt:

• Leverantörsfakturor, betalningshandlingar (t.ex. utbetalningsorder), kontrakt eller beställningar, leveranssedlar och andra filer; varje fil har ett namn, den som lade till den och datumet den lades till
• Leverantörsfakturor kan laddas upp av dig, tas emot från den anslutna fakturaboxen eller hämtas från skattemyndigheten. För fakturor som saknar filer kan du lägga till dem med tecknet "+" i fältet "Dokumentation". De återstående filerna, inklusive de du har laddat ner från e-post eller Zalo till din dator, lägger du också till en efter en till respektive faktura
• Gamla filer skrivs inte över när du lägger till nya filer, och att ta bort en fil döljer den bara från fakturan, den raderas inte helt
• När leverantören skickar en reviderad faktura, läser GTG CRM filen (PDF och bilder läses med AI, kostar 2 AI-krediter per läsning; XML läses direkt och kostar inga AI-krediter). Siffrorna i filen visas bredvid de sparade siffrorna så att du kan jämföra varje siffra, inklusive varje rad. Siffror från den nya filen sparas bara i fakturan när en person med behörigheten "Bekräfta köpfakturasiffror" klickar på "Använd siffror i den här filen"
• Ett filter för att hitta fakturor utan betalningshandlingar, och en knapp för att ladda ner bilagor från fakturor som matchar filtret i .zip-format med en indexfil

Du bifogar fakturor, betalningshandlingar, kontrakt och leveranssedlar till den inköpsfaktura som hör till just det köpet. När du öppnar en faktura ser du hela uppsättningen av filer, och du kan ladda ner hela uppsättningen på en gång. När leverantören skickar en reviderad faktura behöver du inte skriva om allt. Du kan jämföra siffrorna i filen med de sparade siffrorna, och sedan välja att använda de nya siffrorna eller behålla de befintliga. Att lägga till filer ändrar inga siffror på fakturan automatiskt.

Om du vill prova, klicka på knappen "Prova gratis" längst ner på sidan.

2. Skapa Utgående Fakturor (Moms)

GTG CRM har samarbeten med pålitliga leverantörer av elektroniska fakturor:

Leverantör	Beskrivning
S-Invoice (Viettel)	Viettel elektroniska fakturor
MISA	Programvara för bokföring och elektroniska fakturor

Enkel fakturaskapning

• Välj en lämplig fakturamall
• Ange köparens information (namn, skattenummer, adress)
• Lägg till produkter/tjänster med enhetspris, kvantitet, momssats
• Stöd för rabatter per produkt
• Förhandsgranska PDF innan du skapar fakturan

3. Ersättningsfaktura

När du behöver justera en redan skapad faktura (kund returnerar varor, fel inträffar...):

• Skapa en ersättningsfaktura direkt från originalfakturan
• Justera produktinformation, kvantitet, pris
• Systemet länkar automatiskt till originalfakturan

💡 Observera: Ersättning är bara ett sätt att hantera en faktura efter att den har skapats. Om en faktura helt behöver makuleras (inte justeras), använd funktionen Makulera faktura i avsnittet nedan.

4. Makulera Elektroniska Fakturor

När en skapad faktura måste makuleras helt (fel kund, allvarliga fel, annullering av beställning...), stöder GTG CRM makulering av elektroniska fakturor direkt i systemet för båda leverantörerna:

Leverantör	Annullera faktura
S-Invoice (Viettel)	✅ Annullera direkt via API
MISA	✅ Annullera direkt via API

• Öppna den utfärdade fakturan → välj "Annullera faktura" → bekräfta
• GTG CRM skickar annulleringsorder till leverantören (S-Invoice/MISA) och uppdaterar fakturastatus
• Automatisk bokföringsomvändning (JE reversal): Om fakturan har bokförts i redovisningssystemet, skapar systemet automatiskt en omvänd bokföring — intäkter, skatter och fordringar återställs till rätt saldon, utan behov av manuell justering av redovisningspersonalen

💡 Fördelar: Att annullera en faktura är inte längre en "logga in separat i leverantörens programvara + manuell justering" -operation. En enda åtgärd i GTG CRM — fakturan annulleras enligt korrekt process och böckerna matchar automatiskt direkt. (Läs mer om dubbel bokföring i funktionsuppsättningen Redovisning i GTG CRM.)

5. Synkronisering & Hantering

• Synkronisera fakturor från leverantören till GTG CRM
• Ladda ner PDF av utfärdade fakturor
• Redigera fakturainformation vid behov
• Spåra betalningsstatus (Betald / Obetald)

Fördelar för Företag

Fördel	Beskrivning
Tidsbesparing	Samla automatiskt inkommande fakturor från e-post
Centraliserad hantering	Alla inkommande/utgående fakturor på ett ställe
Leverantörslänkning	Utfärda fakturor direkt via S-Invoice, MISA
Enkel rapportering	Redovisningspersonal kan enkelt ladda ner och göra skatterapporter
Ersättningsfakturor	Snabb hantering av justeringar och returer
Säker fakturanullställning	Annullera S-Invoice/MISA-fakturor med en åtgärd — automatisk bokföringsomvändning, matchande böcker
Egen fakturalåda	Samla inkommande fakturor i en dedikerad inkorg, hantera behörigheter & filtrera efter källa
Spårning av skulder	Känn till betalningsstatusen för varje faktura

Integration med GTG CRM

Elektroniska fakturor är djupt integrerade med andra moduler i GTG CRM:

• Kundhantering (CRM): Länka fakturor till kunder
• Orderhantering: Automatisk fakturautfärdning vid slutförd order
• Rapportering: Statistik över intäkter, kostnader per faktura

Slutsats

GTG CRMs Elektroniska Fakturor är en komplett lösning som hjälper företag att: - ✅ Hantera inkommande fakturor automatiskt (inklusive en dedikerad fakturalåda, filtrering per källa) - ✅ Enkelt utfärda moms-fakturor - ✅ Säkert annullera fakturor — automatisk bokföringsomvändning, matchande böcker - ✅ Spara tid för redovisningspersonalen - ✅ Uppfylla skatteregler

Prova det idag!

Dokumentation tillhör GTG CRM - Det omfattande systemet för kundrelationshantering