E-faktura

Funktionsintroduktion

E-fakturor är en viktig funktion i GTG CRM som hjälper företag att hantera alla inkommande och utgående fakturor på ett centraliserat, automatiserat och effektivt sätt.

Varför hantera e-fakturor?

I affärsvärlden finns två av de viktigaste begreppen:

Koncept	Beskrivning	Fakturart
Intäkter	Belopp som erhållits från försäljning	Utgående faktura (skapad för kunden)
Kostnader	Belopp som betalas för inköp för återförsäljning	Inkommande faktura (utgiven av leverantören till dig)

GTG CRM hjälper dig att skapa fakturor och hantera fakturor extremt enkelt!

Framstående funktioner

1. Hantering av inkommande fakturor

Ladda upp fakturor manuellt

• Dra och släpp eller välj fakturans PDF-fil
• Systemet identifierar och extraherar information automatiskt
• Stöd för komplexa fakturor med många produkter

Automatisk insamling från e-post

Detta är en speciell funktion hos GTG CRM!

• Anslut ditt företags e-post till GTG CRM
• Aktivera "Automatisk fakturainsamling"
• Systemet hämtar automatiskt fakturor från e-post och importerar dem till systemet

💡 Fördel: Du behöver inte längre ladda ner fakturor manuellt varje månad! Alla inkommande fakturor samlas snyggt, och redovisningspersonalen behöver bara ladda ner dem och göra skatterapporter.

Dedikerade fakturabrevlådor (Invoice Mailboxes)

Nu kan du skapa dedikerade fakturabrevlådor — helt åtskilda från kundtjänst-e-post (meddelanden).

• Skapa en eller flera brevlådor som är uteslutande för inkommande fakturor (t.ex. invoice@company.com, ketoan@company.com)
• Separat behörighetshantering: Endast behöriga personer (redovisningspersonal, ekonomichef) kan se fakturabrevlådan — vanliga affärse-postmeddelanden blandas inte in
• Alla fakturor som skickas till dessa brevlådor samlas automatiskt i listan "Inkommande fakturor"
• Listan "Inkommande fakturor" kan filtreras efter brevlådekälla (source mailbox) — du vet omedelbart vilken faktura som kom från vilken brevlåda, utan förväxling mellan olika avdelningar eller filialer

💡 Fördel: Inkommande fakturor drunknar inte längre i kundtjänstbrevlådor. Redovisningspersonalen har en egen, ren "fakturabank" som kan filtreras efter källa — mycket snabbare vid avstämning i slutet av månaden.

2. Skapande av utgående fakturor (Moms)

GTG CRM har kopplat sig till pålitliga e-fakturautgivare:

Leverantör	Beskrivning
S-Invoice (Viettel)	Viettel e-faktura
MISA	Programvara för redovisning och e-fakturor

Skapa fakturor enkelt

• Välj lämplig fakturamall
• Ange köparens information (namn, skatteidentifikationsnummer, adress)
• Lägg till produkter/tjänster med enhetspris, kvantitet, momssats
• Stöd för rabatter per produkt
• Förhandsgranska PDF innan du skapar fakturan

3. Ersättningsfakturor

När en skapad faktura behöver justeras (kund returnerar varor, felaktigheter etc.):

• Skapa en ersättningsfaktura direkt från den ursprungliga fakturan
• Justera produktinformation, kvantitet, pris
• Systemet länkar automatiskt till den ursprungliga fakturan

💡 Notering: Ersättning är bara en metod för hantering efter skapandet. Om fakturan behöver annulleras helt (inte justeras), använd funktionen Annullera faktura i avsnittet nedan.

4. Annullera e-faktura

När en skapad faktura behöver annulleras helt (fel kund, allvarliga fel, annullering av order etc.), stöder GTG CRM annullering av e-faktura direkt i systemet för båda leverantörerna:

Leverantör	Annullera faktura
S-Invoice (Viettel)	✅ Annullera direkt via API
MISA	✅ Annullera direkt via API

• Öppna den skapade fakturan → välj "Annullera faktura" → bekräfta
• GTG CRM skickar annulleringsordern till leverantören (S-Invoice/MISA) och uppdaterar fakturans status
• Automatisk journalisering (JE reversal): om fakturan redan har bokförts, skapar systemet automatiskt en omvänd journalpost — intäkter, skatter och skulder återställs till rätt saldon, utan att redovisningspersonalen behöver göra manuella justeringar

💡 Fördel: Att annullera en faktura är inte längre en operation som kräver "separat inloggning i leverantörens programvara + manuell korrigering av böcker". En enda operation i GTG CRM — fakturan annulleras korrekt och böckerna stämmer automatiskt. (Se mer om dubbel bokföring i Redovisning-funktionerna i GTG CRM.)

5. Synkronisering & Hantering

• Synkronisera fakturor från leverantörer till GTG CRM
• Ladda ner PDF av skapade fakturor
• Redigera fakturainformation vid behov
• Följa betalningsstatus (Betald / Obetald)

Fördelar för företaget

Fördel	Beskrivning
Tidsbesparing	Automatisk insamling av inkommande fakturor från e-post
Centraliserad hantering	Alla inkommande/utgående fakturor på ett ställe
Leverantörsintegration	Skapa fakturor direkt via S-Invoice, MISA
Enkel rapportering	Redovisningspersonal kan enkelt ladda ner och göra skatterapporter
Ersättningsfakturor	Hantera justeringar och returer snabbt
Säker fakturaannullering	Annullera S-Invoice/MISA-fakturor med en enda åtgärd — automatisk journalisering, böcker stämmer automatiskt
Dedikerad fakturabrevlåda	Samla inkommande fakturor i en dedikerad brevlåda, behörighetsstyrd & filtrerad efter källa
Följ fordringar	Se betalningsstatus för varje faktura

Integration med GTG CRM

E-fakturor är djupt integrerade med andra moduler i GTG CRM:

• Kundhantering (CRM): Länka fakturor till kunder
• Orderhantering: Skapa fakturor automatiskt när en order är klar
• Rapportering: Sammanställ intäkter och kostnader per faktura

Slutsats

GTG CRMs E-fakturor är en heltäckande lösning som hjälper företag att: - ✅ Automatiskt hantera inkommande fakturor (med dedikerad fakturabrevlåda, filtrering efter källa) - ✅ Skapa moms-fakturor enkelt - ✅ Annullera fakturor säkert — automatisk journalisering, böcker stämmer automatiskt - ✅ Spara tid för redovisningspersonal - ✅ Följa skatteregler

Prova det idag!

---

Dokumentation tillhör GTG CRM - Ett heltäckande system för kundrelationshantering