Introduktion till funktioner
GTG CRM har länge varit starkt för försäljning av produkter: produktkataloger, lager, order, fakturor. Men om du säljer tjänster – byråer, konsultverksamhet, spa/kliniker, frilansare, B2B-leverantörer – så har du tidigare behövt "kreativitet": skapa tjänsten som en falsk produkt utan lager, och inga riktiga kontrakt (bara offerter, ingen signatur, ingen undertecknare, ingen betalningsplan).
Från och med idag stöder GTG CRM försäljning av tjänster som förstaklassens medborgare: en katalog (Catalog) som innehåller både produkter och tjänster, blandade offerter (en offert med både produkter och tjänster), och ett äkta Kontrakt (Contract) – med Köpare B, godkännandepunkter, tvåspråkighet, skicka & signera, och sedan fakturering i omgångar → automatisk bokföring.
Problem som företag står inför
| Gammalt tillvägagångssätt | Konsekvenser |
|---|---|
| Tjänster måste skapas som "falska produkter utan lager" | Oreda i katalogen, felaktig lagerlogik |
| En offert för produkter, ett separat kontrakt för tjänster | Två dokument, två gånger samma arbete |
| Inget kontrakt med Köpare B / godkännandepunkter | Svårt att binda, svårt att godkänna i etapper |
| Word-kontrakt + spårning av betalningar i Excel | Glömda inbetalningar, vet inte hur mycket som är obetalt |
| Först signerat, sedan manuell bokföring av intäkter | Glömt att skicka fakturor, glömt att bokföra |
GTG CRM kopplar samman ett flöde: tjänst → blandad offert → kontrakt → skicka & signera → fakturering i omgångar → intäktsbokning & pengar in – ingen "kreativitet", ingen dubbel inmatning.
Höjdpunkter
1. En Katalog (Catalog) för Både Produkter och Tjänster
- I menyn CRM → Katalog: Produkter, Tjänster, Bokningar – platsen där du definierar "vad du säljer", samlat under en enda rubrik.
- Tjänster med pris och faktureringscykel: engångsbetalning (one-time) eller återkommande (recurring – per månad...). Produkter kan också vara återkommande prenumerationer.
- Samma enhetliga lista är det som pristilläggs-/kontraktsväljaren använder – välj både produkter och tjänster från samma ställe.
2. Blandade Offerter – En Offert, Både Produkter och Tjänster
- Lägg till rader av typen Tjänst (t.ex. "Webbdesign", "Månadens SEO") och rader av typen Produkt (t.ex. "Hostinglicens" × 3) inom samma offert.
- Varje rad har en Typ-tagg (Tjänst = grön, Produkt = blå); tjänstraden visar faktureringscykeln.
- Offerter DRAFT → SENT → ACCEPTED; när den är Accepterad, visas knappen Konvertera till kontrakt.
3. Riktiga Kontrakt – Köpare B, Godkännande, Tvåspråkighet
- Konvertera till kontrakt behåller stil/cykel per rad; totalen delas upp i en engångssumma och månadsvis summa + moms.
- Part B kan vara en individ eller ett företag; information (juridiskt namn, skatteidentifikationsnummer, adress, representant) kan fyllas i automatiskt när företagsdata finns – tack vare funktionen för berikning av företagsinformation.
- Godkännandepunkt (Godkännande) sätts vid skapandet av kontraktet och styr betalningsschemat.
- Tvåspråkiga kontrakt (max 2 språk) + e-post på det valda språket, varumärkesanpassat.
- Kontrakt kan även behålla direkta produktlinjer (utan behov av offert) – ett kontrakt kan innehålla både produkter och tjänster.
4. Skicka → Signera → Fakturera i omgångar
En realistisk och juridisk korrekt signeringsprocess:
- Skicka till kund: systemet renderar kontraktet som Word (.docx) (kan redigeras/förhandlas) och skickar det via e-post till kunden. Status DRAFT → SENT.
- Kunden signerar utanför systemet (papper/mjuk kopia) och skickar tillbaka.
- Ladda upp signerad version: bifoga den signerade filen (lagras i systemet) → registrera signatär, signeringstidpunkt. SENT → SIGNED → ACTIVE.
- Fakturera i omgångar: för varje betalningstrans, se faktura förhandsgranskning → bekräfta → fakturera via befintlig ERP/faktureringsflöde.
ℹ️ Notera: Fakturering kräver att arbetsytan är ansluten till en e-fakturaleverantör / skatteleverantör. Hela flödet för att skapa tjänster, offerter, kontrakt, skicka & ladda ner signerade versioner fungerar normalt; endast faktureringssteget kräver denna anslutning.
5. Faktura → Automatisk Bokföring
- Signerat kontrakt = åtagande, inte en finansiell transaktion – därför inget bokföringsinträde vid signering.
- Vid fakturering bokförs: Debet Kundfordringar (131) / Kredit Intäkter (511) / Kredit Moms (3331) – körs via den befintliga automatiska fakturans bokföringsmaskin.
- Vid mottagande av betalning: Debet Kassa/Bank (111/112) / Kredit Kundfordringar (131).
Hela systemet återanvänder den befintliga automatiska bokföringsmaskinen – inga egna "hemmagjorda" konton, arbetsflödet ägs av dig och kan anpassas.
Fördelar för Företaget
| Funktion | Verklig nytta för dig |
|---|---|
| En katalog (produkter + tjänster) | Slut på "falska produkter", ren och korrekt katalog |
| Blandad offert | Ett dokument istället för två; mindre omskrivning |
| Kontrakt med Part B + godkännande | Tydliga åtaganden, godkännande stegvis |
| Fakturering i omgångar enligt schema | Glömmer inte att ta betalt, vet alltid hur mycket som är obetalt |
| Faktura → automatisk bokföring | Intäkter bokförs korrekt, ingen manuell inmatning |
| Företagsinformation fylls i automatiskt | Part B & skatte-ID förifyller kontrakt/fakturor |
Vem passar det för?
- Marknadsförings-/reklambyråer (ICP3) som säljer paket av tjänster per månad.
- Konsulter, frilansare, B2B-leverantörer som behöver kontrakt och fakturering i omgångar.
- Spa, kliniker, utbildningscenter som säljer tjänster tillsammans med produkter.
- Företag som säljer både produkter och tjänster och vill ha en enda offert / ett enda kontrakt.
Hur börjar man?
Gå till CRM → Katalog → Tjänster för att skapa din första tjänst, sedan en blandad offert och konvertera den till ett avtal. Se steg-för-steg-instruktioner i artikeln "Användarmanual för Försäljning av tjänster & Avtal".
Gratis provperiod – inget kreditkort krävs.
