บทความนี้ให้คำแนะนำ โดยละเอียดทีละขั้นตอน เกี่ยวกับวิธีการสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (e-invoices) โดยใช้ GTG CRM ตั้งแต่การตั้งค่าเริ่มต้นไปจนถึงการสร้างใบแจ้งหนี้รายวันและการจัดการข้อผิดพลาด

ขั้นตอนที่ 0: การเตรียมตัวก่อนเริ่ม

ก่อนออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องเตรียมสิ่งต่อไปนี้:

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าข้อมูลธุรกิจ

เข้าสู่ระบบ GTG CRM → การตั้งค่า → ข้อมูลธุรกิจ :

```

ชื่อธุรกิจ: บริษัท เอบีซี จำกัด

หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี: 0123456789

ที่อยู่: 123 ถนน Nguyen Van A เขต 1 นครโฮจิมินห์

เบอร์โทรศัพท์: 028 1234 5678

อีเมล: info@abc.com.vn

ผู้แทน: เหงียน วัน เอ

```

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าเทมเพลตใบแจ้งหนี้

ไปที่ การจัดการใบแจ้งหนี้ → การตั้งค่าเทมเพลต :

1. เลือกประเภทใบแจ้งหนี้ :

• ใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (อัตราภาษี 5%, 8%, 10%)
• ใบแจ้งหนี้การขาย (ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม)

1. เลือกเทมเพลตสำหรับแสดงผล :

• โลโก้บริษัท
• ข้อมูลส่วนท้าย
• หมายเหตุเริ่มต้น

1. ตั้งค่าสัญลักษณ์ใบแจ้งหนี้ :

• ตัวอย่างสัญลักษณ์: 1C24TAA (ตัวอย่าง)
• ระบบจะสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้เรียงลำดับโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 3: ออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง

วิธีที่ 1: สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่

1. ไปที่ ใบแจ้งหนี้ → สร้างใหม่
2. กรอกข้อมูลผู้ซื้อ:

• ชื่อบริษัท/บุคคล
• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (ถ้าเป็นธุรกิจ)
• ที่อยู่

1. เพิ่มสินค้า/บริการ:

• ชื่อผลิตภัณฑ์
• หน่วยวัด
• ปริมาณ
• ราคาต่อหน่วย
• อัตราภาษี (0%, 5%, 8%, 10%)

1. ตรวจสอบยอดรวมทั้งหมด
2. คลิก "ลงชื่อและออกใบแจ้งหนี้"
3. ลายเซ็นดิจิทัลโดยใช้โทเค็น/USB
4. ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งไปยังหน่วยงานสรรพากร (หากใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีรหัส) และส่งไปยังลูกค้าทางอีเมล

วิธีที่ 2: ออกใบแจ้งหนี้จากใบสั่งซื้อ

1. ไปที่ คำสั่งซื้อ → เลือกคำสั่งซื้อที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว
2. คลิก "ออกใบแจ้งหนี้"
3. ระบบจะกรอกข้อมูลการสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ:

• ข้อมูลผู้ซื้อ (จากระบบ CRM)
• รายการสินค้า (จากใบสั่งซื้อ)
• จำนวนเงินทั้งหมด

1. ตรวจสอบ → ลงชื่อและส่งออก

ขั้นตอนที่ 4: สร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ

ตั้งค่าระบบอัตโนมัติเพื่อให้ระบบสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์โดยอัตโนมัติ:

```

เงื่อนไข: สถานะคำสั่งซื้อเปลี่ยนเป็น "เสร็จสมบูรณ์"

↓

ขั้นตอนที่ 1: สร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (โดยใช้ข้อมูลจากใบสั่งซื้อ)

↓

ขั้นตอนที่ 2: ลงนามโดยอัตโนมัติ (หากมีใบรับรอง HSM)

↓

ขั้นตอนที่ 3: ยื่นเอกสารต่อกรมสรรพากร

↓

ขั้นตอนที่ 4: ส่งอีเมลถึงลูกค้า (แนบไฟล์ PDF ใบแจ้งหนี้)

```

หมายเหตุ : การลงลายมือชื่อดิจิทัลอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้ใบรับรอง HSM (Hardware Security Module) ซึ่งแตกต่างจากโทเค็น USB ทั่วไป โปรดติดต่อผู้ให้บริการใบรับรองของคุณเพื่อขออัปเกรด

ขั้นตอนที่ 5: ออกใบแจ้งหนี้จำนวนมาก

เมื่อคุณจำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้หลายฉบับพร้อมกัน:

1. ไปที่ คำสั่งซื้อ → เลือกคำสั่งซื้อหลายรายการ (ทำเครื่องหมายในช่อง)
2. คลิก "ออกใบแจ้งหนี้จำนวนมาก"
3. ระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับคำสั่งซื้อทั้งหมดที่เลือกไว้
4. ตรวจสอบรายการใบแจ้งหนี้
5. ลงชื่อและส่งออกทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 6: การจัดการข้อผิดพลาด

ใบแจ้งหนี้ที่มีชื่อ/ที่อยู่ไม่ถูกต้อง (แต่หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและจำนวนเงินถูกต้อง):

1. ป้อนใบแจ้งหนี้ที่ต้องการแก้ไข
2. เลือก "รายงานข้อผิดพลาด"
3. ระบบจะส่งการแจ้งเตือนไปยังหน่วยงานด้านภาษี
4. ไม่จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ใหม่

ใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้อง มีหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (MST) จำนวนเงิน และอัตราภาษีที่ไม่ถูกต้อง:

1. ป้อนใบแจ้งหนี้ที่ต้องการแก้ไข
2. เลือก "ออกใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่" หรือ "ออกใบแจ้งหนี้ปรับปรุง"
3. กรุณาป้อนข้อมูลที่ถูกต้อง
4. ลงนามและออกใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่
5. ใบแจ้งหนี้ฉบับเก่ามีเครื่องหมาย "เปลี่ยน/ปรับปรุงแล้ว"

ยกเลิกใบแจ้งหนี้:

1. เลือกใบแจ้งหนี้ → "ยกเลิกใบแจ้งหนี้"
2. ระบุเหตุผลในการยกเลิก
3. ระบบจะส่งการแจ้งเตือนการยกเลิกไปยังหน่วยงานสรรพากร

ขั้นตอนที่ 7: การรายงานและการจัดการ

มี แดชบอร์ดสำหรับออกใบแจ้งหนี้ ให้ใช้งาน:

• จำนวนใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ออก (รายวัน/รายเดือน/รายปี)
• รายได้รวมจากใบแจ้งหนี้
• ใบแจ้งหนี้แยกตามสถานะ (ออกแล้ว ยกเลิกแล้ว ปรับปรุงแล้ว)
• ส่งออกเป็นไฟล์ Excel/PDF เพื่อส่งให้ผู้ทำบัญชี

สรุป ###

ฟีเจอร์การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ของ GTG CRM ช่วยลดความยุ่งยากของกระบวนการทั้งหมด ตั้งแต่การตั้งค่าข้อมูลธุรกิจ การสร้างใบแจ้งหนี้ การลงนามดิจิทัล การยื่นภาษี ไปจนถึงการจัดการและการเรียกดูใบแจ้งหนี้ในภายหลัง ด้วยการเชื่อมโยงโดยตรงกับข้อมูลคำสั่งซื้อ ผลิตภัณฑ์ และลูกค้า คุณจึงสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ได้อย่างรวดเร็ว ลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง และลดข้อผิดพลาดให้น้อยที่สุด

เมื่อผสานรวมกับระบบอัตโนมัติ ธุรกิจต่างๆ สามารถตั้งค่ากระบวนการอัตโนมัติได้ดังนี้: การดำเนินการสั่งซื้อ → การสร้างใบแจ้งหนี้ → การลงนามดิจิทัล → การส่งให้ลูกค้า ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลา ทำให้ปฏิบัติตามกฎระเบียบ และทำให้การจัดการใบแจ้งหนี้ชัดเจนและควบคุมได้ง่ายขึ้นในการดำเนินงานประจำวันของธุรกิจ

คำถามที่พบบ่อย

ถาม: ฉันต้องใช้เครดิตกี่หน่วยจึงจะออกใบแจ้งหนี้ได้หนึ่งฉบับ?

A: ค่าใช้จ่ายในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจที่คุณเลือก แพ็กเกจพื้นฐาน (199,000 เครดิตต่อเดือน, 80,000 เครดิต) สามารถออกใบแจ้งหนี้ได้หลายพันฉบับต่อเดือน

ถาม: คุณรองรับการออกใบแจ้งหนี้เป็นสกุลเงินต่างประเทศหรือไม่?

A: ใช่แล้ว GTG CRM รองรับการออกใบแจ้งหนี้เป็นเงินดองเวียดนามและสกุลเงินต่างประเทศ (ดอลลาร์สหรัฐ ยูโร ฯลฯ) โดยใช้อัตราแลกเปลี่ยน

ถาม: จะเกิดอะไรขึ้นถ้าอินเทอร์เน็ตล่ม?

A: ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตในการส่งไปยังหน่วยงานสรรพากร คุณสามารถสร้างร่างใบแจ้งหนี้แบบออฟไลน์ จากนั้นลงนามและออกใบแจ้งหนี้เมื่อคุณสามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้

ถาม: ลูกค้าจะได้รับใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร?

A: ทางอีเมล (แนบไฟล์ PDF) หรือค้นหาออนไลน์โดยใช้รหัสค้นหาบนใบแจ้งหนี้