ภาพรวมของฟีเจอร์
GTG CRM ที่ผ่านมาทำงานได้ดีมากสำหรับการขายสินค้า: รายการสินค้า สต็อก คำสั่งซื้อ และใบแจ้งหนี้ แต่ถ้าคุณขายบริการ เช่น เอเจนซี่ ที่ปรึกษา สปา/คลินิก ฟรีแลนซ์ หรือผู้ให้บริการ B2B ก่อนหน้านี้คุณต้อง "ใช้วิธีอ้อม" คือสร้างบริการเป็นสินค้าปลอมที่ไม่มีสต็อก และไม่มีสัญญาที่ใช้งานได้จริง (มีแค่ใบเสนอราคา ไม่มีลายเซ็น ไม่มีคู่สัญญา ไม่มีตารางการชำระเงิน)
นับจากวันนี้ GTG CRM รองรับการขายบริการอย่างเต็มรูปแบบ: มีหมวดหมู่ (Catalog) ที่รวมทั้งสินค้าและบริการไว้ด้วยกัน มีใบเสนอราคาแบบผสม (ใบเสนอราคาเดียวที่มีทั้งสินค้าและบริการ) และมีสัญญา (Contract) ที่ใช้งานได้จริง พร้อมคู่สัญญาฝ่ายที่สอง จุดตรวจรับงาน สองภาษา การส่งและลงนาม จากนั้นออกใบแจ้งหนี้ตามงวด → บันทึกลงสมุดบัญชีอัตโนมัติ
ปัญหาที่ธุรกิจของคุณกำลังเผชิญ
| วิธีทำแบบเดิม | ผลที่ตามมา |
|---|---|
| ต้องสร้างบริการเป็น "สินค้าปลอมที่ไม่มีสต็อก" | หมวดหมู่สับสน ตรรกะสต็อกผิดพลาด |
| ใบเสนอราคาหนึ่งฉบับสำหรับสินค้า และสัญญาแยกอีกฉบับสำหรับบริการ | มีเอกสารสองฉบับ ต้องจัดทำสองครั้ง |
| ไม่มีสัญญาที่ระบุคู่สัญญาฝ่ายที่สอง หรือจุดตรวจรับงาน | ผูกมัดได้ยาก ตรวจรับงานทีละช่วงได้ยาก |
| สัญญาเป็นไฟล์ Word และติดตามการชำระเงินใน Excel | ลืมงวดที่ต้องเก็บเงิน ไม่รู้ว่ายังค้างชำระเท่าไร |
| ลงนามเสร็จแล้วจึงบันทึกรายได้ด้วยตนเอง | ลืมออกใบแจ้งหนี้ ลืมบันทึกบัญชี |
GTG CRM เชื่อมทุกขั้นตอนเป็นกระบวนการเดียวต่อเนื่อง: บริการ → ใบเสนอราคาแบบผสม → สัญญา → ส่งและลงนาม → ใบแจ้งหนี้ตามงวด → รายการบันทึกรายได้และการรับเงิน โดยไม่ต้องใช้วิธีอ้อม และไม่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำสองครั้ง
จุดเด่น
1. หมวดหมู่เดียว (Catalog) สำหรับทั้งสินค้าและบริการ
- ในเมนู CRM → Catalog มี สินค้า บริการ และ นัดหมาย ซึ่งใช้กำหนดว่าคุณขายอะไรบ้าง รวบรวมไว้ภายใต้หัวข้อเดียว
- บริการมีราคาและรอบการเรียกเก็บเงิน: เก็บครั้งเดียว (one-time) หรือเก็บตามรอบ (recurring เช่น รายเดือน) สินค้าก็สามารถเป็นการสมัครสมาชิกแบบต่อเนื่องได้เช่นกัน
- รายการรวมนี้คือสิ่งที่ตัวเลือกรายการในใบเสนอราคา/สัญญาใช้งาน จึงเลือกทั้งสินค้าและบริการได้ในที่เดียว
2. ใบเสนอราคาแบบผสม — ใบเดียวมีทั้งสินค้าและบริการ
- เพิ่มรายการประเภทบริการ (เช่น "ออกแบบเว็บไซต์", "SEO รายเดือน") และรายการประเภทสินค้า (เช่น "ค่าลิขสิทธิ์โฮสติ้ง" × 3) ในใบเสนอราคาเดียวกัน
- แต่ละรายการมีแท็กประเภท (บริการ = สีเขียว, สินค้า = สีน้ำเงิน) รายการบริการจะแสดงรอบการเรียกเก็บเงิน
- ใบเสนอราคาดำเนินการตามลำดับ DRAFT → SENT → ACCEPTED เมื่อได้รับการยอมรับแล้ว จะแสดงปุ่ม Convert to Contract (แปลงเป็นสัญญา)
3. สัญญาที่ใช้งานได้จริง — คู่สัญญาฝ่ายที่สอง การตรวจรับงาน สองภาษา
- Convert to Contract คงรูปแบบและรอบการเรียกเก็บของแต่ละรายการไว้ตามเดิม ยอดรวมจะแยกเป็นยอดรวมครั้งเดียวและยอดรวมรายเดือน + VAT
- คู่สัญญาฝ่าย B (Party B) เป็นได้ทั้าบุคคลธรรมดาหรือบริษัท ข้อมูล (ชื่อตามกฎหมาย เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ที่อยู่ ผู้มีอำนาจลงนาม) สามารถกรอกอัตโนมัติได้เมื่อมีข้อมูลนิติบุคคลแล้ว ด้วยฟีเจอร์เสริมข้อมูลบริษัท
- จุดตรวจรับงาน (Nghiệm thu) กำหนดตั้งแต่ตอนสร้างสัญญา และเป็นตัวกำหนดกำหนดการชำระเงิน
- สัญญาสองภาษา (สูงสุด 2 ภาษา) พร้อมอีเมลตามภาษา และติดแบรนด์ของคุณ
- สัญญายังสามารถมีรายการสินค้าโดยตรงได้ (ไม่ต้องผ่านใบเสนอราคา) ทำให้สัญญาเดียวรวมทั้งสินค้าและบริการได้
4. ส่ง → ลงนาม → ออกใบแจ้งหนี้ตามงวด
กระบวนการลงนามที่ใช้งานได้จริงและถูกต้องตามกฎหมาย:
- ส่งให้ลูกค้า: ระบบสร้างสัญญาในรูปแบบ Word (.docx) (แก้ไขหรือเจรจาได้) และส่งอีเมลให้ลูกค้า สถานะ DRAFT → SENT
- ลูกค้าลงนามนอกระบบ (บนกระดาษหรือไฟล์สแกน) แล้วส่งกลับมา
- อัปโหลดฉบับที่ลงนามแล้ว: แนบไฟล์ที่ลงนามแล้ว (จัดเก็บในระบบ) → บันทึกผู้ลงนามและเวลาที่ลงนาม SENT → SIGNED → ACTIVE
- ออกใบแจ้งหนี้ตามงวด: สำหรับแต่ละงวดการชำระ ให้ดูตัวอย่างใบแจ้งหนี้ → ยืนยัน → ออกใบแจ้งหนี้ผ่านระบบ ERP/ใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่
ℹ️ หมายเหตุ: การออกใบแจ้งหนี้ต้องให้ workspace เชื่อมต่อกับระบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์หรือผู้ให้บริการด้านภาษีแล้ว ขั้นตอนการสร้างบริการ ใบเสนอราคา สัญญา การส่ง และการดาวน์โหลดฉบับลงนาม ยังใช้งานได้ตามปกติ มีเพียงขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้เท่านั้นที่ต้องใช้การเชื่อมต่อนี้
5. ใบแจ้งหนี้ → บันทึกบัญชีอัตโนมัติ
- สัญญาที่ลงนามแล้ว = ข้อผูกพัน ยังไม่ใช่ธุรกรรมทางการเงิน จึงไม่สร้างรายการบัญชีตอนลงนาม
- เมื่อออกใบแจ้งหนี้ ระบบจึงบันทึกบัญชี: เดบิต ลูกหนี้การค้า (131) / เครดิต รายได้ (511) / เครดิต ภาษีมูลค่าเพิ่มขาย (workspace ใหม่บันทึกในบัญชีย่อย 33311 ภายใต้หมวด 3331 ส่วน workspace ที่มีอยู่แล้วคงไว้ตามเดิม) ผ่านเครื่องมือลงบัญชีใบแจ้งหนี้อัตโนมัติที่มีอยู่
- เมื่อรับชำระเงิน: เดบิต เงินสด/เงินฝาก (111/112) / เครดิต ลูกหนี้การค้า (131)
ทั้งหมดใช้กลไกบัญชีอัตโนมัติที่มีอยู่เดิม ไม่มีรหัสบัญชี GL "ที่สร้างขึ้นเอง" และเวิร์กโฟลว์เป็นของคุณเอง สามารถปรับแก้ได้
ประโยชน์สำหรับธุรกิจ
| ฟีเจอร์ | ประโยชน์ที่คุณได้รับจริง |
|---|---|
| แคตตาล็อกเดียว (สินค้า + บริการ) | ไม่มี "สินค้าปลอม" อีกต่อไป หมวดหมู่สะอาดและถูกต้อง |
| ใบเสนอราคาแบบผสม | เอกสารเดียวแทนที่จะเป็นสอง ลดการจัดทำใหม่ |
| สัญญาพร้อมคู่สัญญาฝ่าย B + การตรวจรับงาน | ข้อผูกพันชัดเจน ตรวจรับงานตามช่วงเวลา |
| ใบแจ้งหนี้ตามงวดตามกำหนดการ | ไม่พลาดการเก็บเงิน รู้เสมอว่าค้างชำระเท่าไร |
| ใบแจ้งหนี้ → รายการบัญชีอัตโนมัติ | รายได้บันทึกในบัญชีอย่างถูกต้อง ไม่ต้องป้อนด้วยมือ |
| ข้อมูลบริษัทกรอกอัตโนมัติ | คู่สัญญาฝ่าย B และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีกรอกไว้ล่วงหน้าสำหรับสัญญาและใบแจ้งหนี้ |
เหมาะกับใคร?
- เอเจนซี่การตลาด / โฆษณา (ICP3) ที่ขายแพ็กเกจบริการรายเดือน
- ที่ปรึกษา ฟรีแลนซ์ ผู้ให้บริการ B2B ที่ต้องการสัญญาและใบแจ้งหนี้ตามงวด
- สปา คลินิก ศูนย์ฝึกอบรม ที่ขายบริการพร้อมสินค้า
- ธุรกิจที่ขายทั้งสินค้าและบริการ ที่ต้องการใบเสนอราคาหรือสัญญาเพียงฉบับเดียว
เริ่มต้นอย่างไร?
ไปที่ CRM → Catalog → บริการ สร้างบริการแรกของคุณ จากนั้นจัดทำใบเสนอราคาแบบผสมและแปลงเป็นสัญญา ดูคำแนะนำทีละขั้นตอนได้ในบทความ "คู่มือการใช้งานการขายบริการและสัญญา"
ทดลองใช้ฟรี — ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
