Bạn sẽ làm được những gì theo hướng dẫn này

Chọn thị trường phát hành (áp dụng hệ thống tài khoản tài khoản + thuế + tiền tệ) → kiểm tra giao dịch mạng trong phần Kết nối → (khi cần) kết nối tài khoản hoặc mã thông báo của riêng bạn → tạo một đơn vị quốc tế quốc tế chuẩn mực nước mua → phát hành và gửi qua mạng/cổng phù hợp → theo dõi trạng thái truyền tải và tải xuống đơn vị PDF theo mẫu. Tất cả trong một hệ thống, không cần phần mềm hóa đơn riêng cho từng nước.

Chuẩn bị trước

1. Đăng nhập GTG CRM, có quyền Quản lý hóa đơn (ERP). — Để tạo và phát hành hóa đơn.

2. Có quyền quản lý hệ thống tài khoản (Quản lý sơ đồ tài khoản). — Để áp dụng hệ thống tài khoản theo quốc gia ở Bước 1.

3. Có danh tính thuế của doanh nghiệp bạn ở thị trường phát hành (mã số thuế / UEN / NIP…). — Hợp lệ hóa đơn cần tính đúng người bán.

4. (Chỉ thị trường có cổng chính phủ, ví dụ Ba Lan) Có token ủy quyền KSeF lấy từ cổng chính phủ. — Để hóa đơn qua cổng KSeF.

5. Thị trường phát hành đã có sẵn trạng thái. — Một số trường còn đang phát triển — khi đó bạn vẫn lưu bản nháp, việc gửi chính thức sẽ bật sau.

Bước 1 — Chọn trường & áp dụng tài khoản hệ thống

Vào Kế toán → Cài đặt (Kế toán → Cài đặt) .

Ở phần chọn quốc gia, chọn nước bạn phát hành hóa đơn — ví dụ Singapore (hoặc Ba Lan, Nhật Bản, Malaysia…).

Nhấn Áp dụng (Áp dụng) để tạo hệ thống tài khoản, thiết lập kế toán chuẩn, đơn vị tiền tệ và hồ sơ thuế của nước đó.

✅ Kết quả mong đợi : không gian làm việc hiển thị chính xác các kế toán và tiền tệ của nước bạn chọn (ví dụ Singapore: chuẩn SFRS , tiền tệ SGD , thuế GST 9% ). New tài khoản hệ thống xuất hiện trong danh sách tài khoản.

💡 Mẹo : mỗi không gian làm việc sử dụng một quốc gia/chuẩn kế toán. Muốn đổi nước phải Reset trước. Sau khi ghi bút toán, tài khoản hệ thống sẽ được khóa để bảo vệ sổ sách.

Bước 2 — Kiểm tra hành động kết nối

Vào Cài đặt → Hóa đơn → Kết nối phát hành (Cài đặt → Hóa đơn → Kết nối hóa đơn điện tử) .

Xem mục Mạng (Mạng) và Trạng thái (Trạng thái) : - Với thị trường Peppol (EU/EEA, Singapore, Nhật, Australia, Malaysia): trạng thái thường là "Dang use network default of GTG" — bạn phát hiện được ngay, không cần thiết lập tài khoản. - Với thị trường có cổng chính phủ (ví dụ Ba Lan — KSeF): trang hiển thị các trường cần nhập (mã số thuế NIP + token KSeF).

✅ Kết quả được mong đợi : bạn đã xác định được hóa đơn của mình sẽ đi qua mặc định mạng của GTG hoặc cần kết nối riêng tài khoản/mã thông báo ; và nút "Kết nối tài khoản của bạn (Kết nối tài khoản của riêng bạn)" sẵn sàng nếu bạn muốn tự chủ.

Bước 3 — Kết nối tài khoản hoặc mã thông báo của bạn (khi cần)

Bỏ qua bước này nếu bạn sử dụng mặc định mạng của GTG cho trường Peppol. Thực hiện bước này khi bạn muốn thực hiện hành động bên dưới tài khoản riêng (BYO) hoặc khi thị trường bắt buộc phải kết nối (ví dụ Ba Lan — KSeF).

Trên trang Kết nối hành động , nhấn Kết nối tài khoản của bạn (Kết nối tài khoản của riêng bạn) .

Nhập thông tin theo trường: - Peppol (BYO) : ID tài khoản + Khóa API (và URL cơ sở nếu có). - Ba Lan (KSeF) : Mã số thuế (NIP) + Token KSeF (dán token lấy từ cổng chính).

Nhấn Xác thực & Kết nối (Xác minh & Kết nối) .

✅ Kết quả được mong đợi : hệ thống xác thực khóa/mã thông báo ngay khi kết nối. Nếu đúng, trạng thái thành "Đã kết nối — tài khoản của bạn (Đã kết nối - của riêng bạn)" , hiển thị danh sách tính năng đã được xác định (ví dụ tài khoản •··1580) và kết nối ngày, kèm theo nút Ngắt kết nối (Ngắt kết nối) . Nếu khóa sai, trang sẽ báo lỗi ngay và không lưu.

ℹ️ Khóa/mã thông báo được lưu mã hóa và không hiển thị lại trong thời gian này . Bạn có thể ngắt kết nối bất cứ lúc nào để quay về mặc định mạng của GTG.

Bước 4 — Tạo hóa đơn quốc tế

Vào ERP → Hóa đơn → Hóa đơn xuất mới .

Với thị trường Peppol, biểu hiện mẫu hiện phạm vi báo cáo xanh "Hóa đơn điện tử có sẵn qua mạng GTG (Peppol) — không cần thiết lập tài khoản riêng" (không có nhà cung cấp/mẫu số/ký hiệu như hóa đơn Việt Nam).

Nhập thông tin người mua , chú ý trường mã số thuế đã tự động đổi nhãn theo nước — ví dụ Singapore is "GST Reg No (UEN)" . Nhập một mã hợp lệ (ví dụ 200912345A).

Choose/để đơn vị tiền tệ theo thị trường (ví dụ SGD ); kiểm tra tỷ lệ hiển thị.

Thêm dòng hàng, ví dụ: Dịch vụ tư vấn · Số lượng 1 · Đơn giá 1.000 · Thuế 9%.

Nhấn Lưu bản nháp (Save as Draft) .

✅ Kết quả được mong đợi : hóa đơn được tạo, hiển thị thuế và tổng tiền chính xác (ví dụ GST S$90,00 , tổng S$1.090,00 ). Nếu bạn nhập sai định dạng mã số thuế (ví dụ 12345), trường báo đỏ ngay: "The GST Reg No (UEN) is not valid" và không được lưu.

Bước 5 — Phát hành hóa đơn

Open vừa tạo đơn đơn hàng.

Nhấn Phát hành hóa đơn (Phát hành hóa đơn) .

Trong hộp xác nhận, hãy kiểm tra lại thông tin rồi nhấn Xác nhận (Xác nhận) .

✅ Kết quả mong đợi : hiện thông báo "Hóa đơn được phát hành thành công" (Phát hành đơn thành công) và màn hình chuyển về danh sách Quản lý hóa đơn điện tử (Quản lý hóa đơn điện tử) . Hóa đơn được gửi qua mạng/cổng phù hợp và nhận giao dịch mã hóa.

ℹ️ Với Ba Lan (KSeF), sau khi phát hành hệ thống nhận về biên nhận chính thức (UPO) từ cổng chính phủ và lưu ngay trên hóa đơn.

Bước 6 — Theo dõi trạng thái truyền tải và tải xuống PDF

Trong danh sách Quản lý điện tử đơn giản , mở hóa đơn vừa phải.

Xem dòng hoạt động (Hoạt động) của hóa đơn — các đèn đã gửi → đã giao/được chấp nhận → (nếu có) bị từ chối đính kèm trên mạng.

Nhấn Tải PDF (Tải xuống PDF) để lấy bản hóa đơn theo mẫu.

✅ Kết quả được mong đợi : line hoạt động hiển thị trạng thái truyền tải hóa đơn (ví dụ đã gửi qua Peppol , rồi đã được giao/được chấp nhận ). Bản PDF tải xuống tài liệu nhãn, thuế nhãn và đơn vị tiền tệ của thị trường một cách chính xác.

ℹ️ Một số thị trường đang phát triển có thể chưa được gửi chính thức hoặc chưa đủ trạng thái truyền tải — khi đó bạn vẫn tạo và lưu dự thảo hóa đơn; các trạng thái sẽ được điền đầy đủ khi trường có sẵn.

Kết quả bảng nhanh được mong đợi

Chọn quốc gia ở Kế toán → Thiết lập — Áp dụng đúng chuẩn kế toán, tiền tệ và thuế của nước đó (VD Singapore: SFRS, SGD, GST 9%)

Mở trang Kết nối phát hiện — Thấy mạng phát hiện + trạng thái ("Dang use default of GTG" or field to enter)

Xác thực & Kết nối tài khoản/mã thông báo — "Đã kết nối — tài khoản của bạn", hiện danh tính đã che + nút Ngắt kết nối

Nhập sai định dạng mã số thuế — Trường báo đỏ "The … is not valid", không lưu

Lưu phác thảo hóa đơn — Hóa đơn phác thảo với thuế và tổng tiền theo thị trường đúng

Phát hành hóa đơn — "Hóa đơn được phát hành thành công" + chuyển về danh sách Quản lý đơn điện tử

Mở hóa đơn đã phát hành — Dòng hoạt động ghi trạng thái truyền tải; nút Tải hoạt động PDF

Lưu ý

Quyền hạn : cần có quyền Quản lý hóa đơn (ERP) để phân phối và quản lý quyền quản lý hệ thống tài khoản để áp dụng hệ thống tài khoản theo quốc gia.

Một không gian làm việc = một quốc gia/chuẩn kế toán. Muốn đổi nước phải Reset trước; sau khi ghi bút toán, tài khoản hệ thống bị khóa.

Mặc định mạng của GTG so với tài khoản của bạn : với thị trường Peppol, bạn có thể phát hiện hành động ngay lập tức bằng mặc định mạng; kết nối tài khoản riêng (BYO) là tùy chọn. Với cổng chính phủ như KSeF, cần dán token trước khi phát hành.

Lộ trình theo trường : năng lực mở theo từng trường. Thị trường đang phát triển vẫn khai thác/lưu trữ; công việc gửi biểu thức chính khi sẵn sàng.

Muốn phát hành hóa đơn trong nước Việt Nam , xem bài " Hướng dẫn Xuất Hóa Đơn Điện Tử Với GTG CRM — Từ A Đến Z" — bài này chỉ dành cho hóa đơn quốc tế / xuyên biên giới .