Hướng Dẫn Quản Lý Nhà Hàng & Quán Cà Phê Trên GTG CRM - Từng Bước, Từ Thực Đơn Đến Sổ Sách

Bài viết này hướng dẫn bạn xây dựng một quán hoàn chỉnh trên GTG CRM và chạy một ca bán thực, từ tạo món ăn, gắn công thức, nhập nguyên liệu, bán tinh dầu/phục vụ bàn và xem danh sách tự động lên. Làm theo thứ tự chính xác; mỗi bước đều có kết quả được mong đợi để bạn tự kiểm tra.

Chuẩn bị một lần (Quản trị viên thực hiện 1 lần cho mỗi không gian làm việc)

1. Kế hoạch tính toán

Tài chính & Nhân sự → Kế toán → Sơ đồ tài khoản → Tải mẫu → chọn Việt Nam (VAS TT99/2025) .

✅ Hiện "Mẫu áp dụng: 176 tài khoản..." và 3 bán hàng tự động đã bật (ghi doanh thu, ghi giá vốn, ghi thu tiền).

2. Tạo kho

Hoạt động → Quản lý kho → Kho → + TẠO → điền tên "Kho chính", người liên hệ, địa chỉ → TẠO .

✅ Kho chính xuất hiện trong danh sách kho.

3. Trỏ POS về kho

Sales & CRM → Catalog → F&B Menu → thẻ "Setup F&B" → Outlet (POS store) → chọn Kho chính → Set as store .

✅ Hiện "Bộ cửa hàng" (dấu tích xanh).

4. Add desk (nếu phục vụ tại bàn)

Thực đơn Đồ ăn & Thức uống → Thêm bảng mẫu .

✅ Bàn T1–T5 hiện ra.

Phần A: Tạo món pha tại phòng + công thức (ví dụ: cà phê sữa)

5. Tạo món bán

Danh mục → Trung tâm sản phẩm → TẠO : Tên "Cà phê sữa", Ngày bán: , Ngày sản xuất: , Mã số thuế GTGT "8", Giá bán "35000", Loại sản phẩm "Thành phẩm", Đơn vị tồn kho "Cái (chiếc)" → TẠO .

✅ "Cà phê sữa" là Thành phẩm tốt, giá ₫35.000.

6. Tạo nguyên liệu

Hub sản phẩm → TẠO ( mỗi nguyên liệu): "Cà phê hạt" (Nguyên liệu thô, đơn vị "Gram"), "Sữa đặc" (Nguyên liệu, đơn vị "Milliliter"), để Bán OFF, Cho sản xuất ON .

✅ Hai nguyên liệu Active, tồn tại 0.

7. Khai quy đổi đơn vị

Mở từng nguyên liệu → Sản xuất → Chuyển đổi đơn vị : "Cà phê hạt" 1 "Kilogram" = 1000 "Gram"; "Sữa đặc" 1 "Hộp" = 1000 "Mili lít".

✅ Mua 1 kg cộng 1000 g tồn tại; 1 thùng cộng 1000 ml.

8. Tạo công

Vận hành → Sản xuất → Định mức Vật tư → Tạo BOM cho "Cà phê sữa" → thêm 2 thành phần (cà phê hạt + sữa đặc, định lượng theo ly) → Tạo .

✅ Công thức gắn kết với "Cà phê sữa".

Phần B: Nhập nguyên liệu vào kho

9. Mua hàng

Hoạt động → Quản lý kho hàng → Đơn đặt hàng → tạo PO cho `Cà phê hạt` + `Sữa đặc` với giá nhập → gửi.

✅ PO ở trạng thái chờ nhận.

10. Nhận hàng (stock-in)

Nhận theo PO → tồn kho tăng, và giá vốn = giá thực tế .

✅ Tôn "Cà phê hạt"/"Sữa đặc" > 0.

Phần C: Bán một ly tại thuốc bổ

11. POS

("pos.dev"/ứng dụng bán hàng) → đăng nhập bằng tài khoản ngân hàng.

12. Bán

Chọn "Cà phê sữa" → (tuỳ chọn) chọn năng đường → Thu tiền (Tiền mặt) → in đơn.

✅ Hoá đơn in ra; nhận bản ghi giao dịch.

13. Kiểm tồn & Sổ

Quay lại Portal: tồn tại `Cà phê hạt`/`Sữa đặc` giảm định lượng đúng công thức (backflush); Kế toán → Sổ nhật ký → có 3 bút toán (thu tiền, doanh thu, giá vốn).

✅ Giảm đúng; 3 bút toán cân đối.

Phần D: Phục vụ tại bàn + màn hình bếp (dine-in)

14. Mở tab bàn

Trên POS chọn bàn `T1` → thêm món → Fire (đẩy bếp) .

✅ Tab `T1` mở, món đã đưa.

15. Bếp xử lý (KDS)

Đăng nhập tài khoản Bếp → màn hình bếp → chuyển vé Mới → Đang làm → Sẵn sàng .

✅ Thay đổi trạng thái vé theo hoạt động.

16. Thu tiền & đóng bàn

Tab thu ngân `T1` → đóng bàn.

✅ Bàn `T1` trống trở lại; ghi sổ được nhận như Phần C.

Phần E: Trả tiền & trả phí (nâng cao)

17. Tính phí bổ sung

(Quản lý) Menu F&B → nhóm tùy chọn → thêm tiện ích "+1 shot espresso" gắn nguyên liệu → lưu. Khi bán tiện ích bổ sung: tính thêm tiền + trừ đúng nguyên liệu .

✅ Tiện ích cộng tiền và trừ kho.

18. Trả món / hoàn tiền

(Quản lý) chọn giao dịch → Return : bán lại hàng → nhập lại kho ; món đã pha → hoàn tiền, ghi hào quang .

✅ Chỉnh sửa đúng theo loại thanh toán.

> Bạn có sẵn sàng mở quán không? Bắt đầu miễn phí, không cần gắn thẻ.

> 👉 Đăng ký: https://gtgcrm.com/vi/signup

Xem tổng quan tính năng: [Quản lý nhà hàng & quán cà phê](/vi/features/nha-hang-cafe-gtg-crm).