Hóa Đơn Điện Tử Cho Seller Online Từ 2026: Ai Phải Dùng Và Cách Làm

Giới Thiệu

Cập nhật ngày 29/10/2026: Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 (Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 43 khoản 1). Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP hết hiệu lực thi hành từ ngày đó (Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 43 khoản 2); Thông tư 32/2025/TT-BTC hết hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2026 (Thông tư 91/2026/TT-BTC, Điều 25 khoản 2). Bài viết này nói về hóa đơn điện tử của seller bán hàng trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada và TikTok Shop. Các câu về ai phải dùng hóa đơn điện tử và cách đăng ký đã được sửa theo quy định hiện hành.

Vậy hóa đơn điện tử thực chất là gì? Ai phải sử dụng? Làm thế nào để tuân thủ một cách hiệu quả mà không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh? Bài viết này sẽ giải đáp toàn bộ những câu hỏi quan trọng đó.

Ai Phải Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử? — Phân Tích Chi Tiết Từng Đối Tượng

Để hiểu rõ liệu bạn có thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử hay không, trước tiên cần nắm vững các quy định pháp lý hiện hành.

Doanh nghiệp

Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, trong đó có công ty TNHH, công ty cổ phần, sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ các trường hợp không phải dùng hóa đơn điện tử nêu tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 7. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, không có mã của cơ quan thuế hay khởi tạo từ máy tính tiền tùy theo ngành, nghề và điều kiện nêu tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 6 khoản 1 điểm a, b và c (có hiệu lực từ ngày 01/07/2026). Hãy hỏi kế toán loại hóa đơn điện tử doanh nghiệp của bạn phải dùng.

Hộ kinh doanh với doanh thu trên 1 tỉ đồng mỗi năm

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, phải dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế (Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 6 khoản 1 điểm d, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026; Nghị định 68/2026/NĐ-CP, Điều 8 khoản 5, đã được Nghị định 141/2026/NĐ-CP sửa đổi). Một số trường hợp không phải dùng hóa đơn điện tử, ví dụ thu nhập từ cho thuê bất động sản, hoặc làm đại lý xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp mà doanh nghiệp đã khấu trừ thuế (Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 7).

Hộ có doanh thu năm trước chưa trên 01 tỷ đồng (trừ hộ đã đăng ký dùng hóa đơn điện tử theo Điều 8 khoản 5 điểm b Nghị định 68/2026/NĐ-CP) mà trong năm tính thuế có doanh thu trên 01 tỷ đồng thì phải dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong thời gian 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế trên 01 tỷ đồng (Nghị định 68/2026/NĐ-CP, Điều 8 khoản 5 điểm c, đã được Nghị định 141/2026/NĐ-CP sửa đổi). Hộ mới ra kinh doanh: hãy hỏi kế toán.

Seller trên sàn thương mại điện tử

Đây là điểm gây nhiều nhầm lẫn nhất. Nhiều seller cho rằng vì họ bán hàng thông qua Shopee, Lazada hoặc TikTok Shop nên không cần xuất hóa đơn riêng. Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng phải dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế (Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 6 khoản 1 điểm d, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026), trừ các trường hợp không phải dùng hóa đơn điện tử nêu ở Điều 7 của Nghị định này. Hãy hỏi kế toán xem trường hợp của bạn có phải dùng hóa đơn điện tử không.

Hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỉ đồng mỗi năm trở xuống

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở xuống, đáp ứng điều kiện và có nhu cầu thì đăng ký dùng hóa đơn điện tử (Nghị định 68/2026/NĐ-CP, Điều 8 khoản 5 điểm b, đã được Nghị định 141/2026/NĐ-CP sửa đổi). Riêng hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (bán lẻ, trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác; ăn uống; nhà hàng; khách sạn và các hoạt động khác nêu trong văn bản), Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 6 khoản 1 điểm c quy định sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Hãy hỏi kế toán xem trường hợp của bạn có phải dùng hóa đơn điện tử không. Ngoài ra, việc chủ động sử dụng hóa đơn điện tử ngay từ đầu có thể mang lại nhiều lợi ích: tạo uy tín với khách hàng, chuẩn bị sẵn sàng cho giai đoạn mở rộng quy mô, và tránh phải vội vàng triển khai khi doanh thu đột ngột tăng vượt ngưỡng.

Seller Online Cần Làm Gì?

Bước 1: Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử Với Cơ Quan Thuế

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử mà bạn chọn (xem Bước 2), trừ các trường hợp riêng nêu trong cùng khoản (Thông tư 91/2026/TT-BTC, Điều 6 khoản 1, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026)
• Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (hoặc dùng phần mềm tích hợp sẵn như GTG CRM)
• Nhận mẫu hóa đơn và bắt đầu xuất hóa đơn

Bước 2: Chọn Phần Mềm Phù Hợp

Đây là quyết định quan trọng nhất. Có 2 hướng:

Hướng 1: Phần mềm hóa đơn riêng (MISA, SInvoice)

• ✅ Chuyên về hóa đơn
• ❌ Không kết nối với đơn hàng sàn TMĐT
• ❌ Phải nhập tay thông tin từng hóa đơn
• ❌ Cần thêm phần mềm quản lý kho, CRM riêng

Hướng 2: Phần mềm tích hợp (GTG CRM)

• ✅ Hóa đơn tích hợp với đơn hàng — đơn hoàn thành → tự động xuất HĐ
• ✅ Kết nối Shopee/Lazada/TikTok — data đơn hàng chảy thẳng vào hóa đơn
• ✅ Quản lý kho + CRM + marketing trong cùng hệ thống
• ✅ Tiết kiệm thời gian nhập liệu

Bước 3: Thiết Lập Quy Trình Tự Động

Với GTG CRM, bạn có thể thiết lập automation:

```

Đơn hàng Shopee hoàn thành

→ Tự động tạo hóa đơn điện tử

→ Gửi HĐ qua email cho khách

→ Ghi nhận doanh thu vào báo cáo

```

Không cần nhập tay, không sợ sai sót, không mất thời gian.

Chi Phí Tuân Thủ

Hạng mục	MISA riêng	GTG CRM
Phần mềm hóa đơn	1-3 triệu/năm	Bao gồm trong gói
Phần mềm quản lý đơn	0-500K/tháng (tool khác)	Bao gồm
Phần mềm quản lý kho	0-500K/tháng (Excel/tool)	Bao gồm
Tổng chi phí	2-8 triệu/năm	Từ 199K/tháng (tất cả trong 1)

Câu Hỏi Thường Gặp

Q: Tôi bán trên Shopee, Shopee đã xuất hóa đơn cho tôi chưa?

A: Hóa đơn cho phí dịch vụ mà sàn thu từ bạn và hóa đơn cho giao dịch bán hàng của bạn với khách mua là hai việc khác nhau. Khi bán qua sàn, chủ quản sàn có trách nhiệm cung cấp thông tin người mua, thông tin liên quan đến giao dịch, thời điểm giao hàng và xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng trên hệ thống để người bán lập hóa đơn điện tử (Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 19 khoản 2). Từ ngày 01/07/2026, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 4 khoản 5, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 theo Điều 43 khoản 1; Thông tư 91/2026/TT-BTC, Điều 9 khoản 1 điểm a). Bên nhận ủy nhiệm phải là bên thứ ba đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, và cả người bán lẫn bên nhận ủy nhiệm không thuộc trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC (Thông tư 91/2026/TT-BTC, Điều 9 khoản 1 điểm a). Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm, và phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Thông tư 91/2026/TT-BTC, Điều 9 khoản 1 điểm b và điểm c). Nếu sàn thương mại điện tử là bên thứ ba đáp ứng các điều kiện đó thì người bán có thể ủy nhiệm cho sàn lập hóa đơn cho các giao dịch bán hàng và cung cấp dịch vụ trên nền tảng của sàn. Hãy hỏi kế toán xem ai lập hóa đơn cho khách mua hàng trong trường hợp của bạn.

Kết Luận — Tuân Thủ Sớm Để Tránh Rủi Ro Và Tận Dụng Cơ Hội

Hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc đối với người bán thuộc các trường hợp nêu tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 6 khoản 1 (có hiệu lực từ ngày 01/07/2026); hãy hỏi kế toán xem trường hợp của bạn có phải dùng hóa đơn điện tử không. Việc chủ động chuẩn bị và triển khai sớm không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật, tránh bị xử phạt, mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong vận hành kinh doanh.

Thứ nhất, hóa đơn điện tử tạo ra sự chuyên nghiệp và uy tín với khách hàng. Trong môi trường cạnh tranh gay gắt, khách hàng có xu hướng tin tưởng và ưu tiên mua hàng từ các seller có khả năng cung cấp hóa đơn VAT đầy đủ, đặc biệt là khách hàng doanh nghiệp cần hóa đơn để kê khai thuế.

Thứ hai, việc tích hợp hóa đơn điện tử vào quy trình bán hàng giúp tự động hóa nhiều công đoạn, giảm thiểu thời gian nhập liệu thủ công và sai sót. Khi sử dụng giải pháp tích hợp như GTG CRM, mỗi đơn hàng hoàn thành sẽ tự động sinh ra hóa đơn điện tử và gửi cho khách hàng mà không cần bất kỳ thao tác thủ công nào.

Thứ ba, dữ liệu từ hóa đơn điện tử giúp bạn có cái nhìn chính xác hơn về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Việc kê khai thuế hàng tháng và quý trở nên đơn giản hơn nhiều khi tất cả hóa đơn đều được quản lý và lưu trữ điện tử một cách có hệ thống.

GTG CRM cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp hoàn toàn, giúp bạn tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật mà không cần đầu tư thêm vào phần mềm hóa đơn riêng biệt. Với 36.888 credits miễn phí khi đăng ký, bạn có thể xuất hơn 3.000 hóa đơn điện tử để trải nghiệm và đánh giá hiệu quả trước khi cam kết dài hạn.

Đừng để việc chưa chuẩn bị hóa đơn điện tử trở thành rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp của bạn. Hãy bắt đầu ngay hôm nay để sẵn sàng khi hoạt động kinh doanh của bạn thuộc trường hợp phải dùng hóa đơn điện tử.

Đăng ký GTG CRM và bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử ngay tại gtgcrm.com