Giới thiệu

Khi doanh nghiệp quyết định chuyển đổi mô hình kinh doanh - từ bán lẻ truyền thống sang thương mại điện tử, từ bán buôn sang bán lẻ, hoặc mở rộng sang đa kênh - một trong những thách thức lớn nhất chính là quản lý hàng tồn kho. Số lượng hàng tồn đọng, việc đồng bộ tồn kho giữa các kênh, và tránh tình trạng bán vượt số lượng (oversell) là những vấn đề mà mọi doanh nghiệp đều phải đối mặt.

Theo kinh nghiệm thực tế, việc thiếu một hệ thống quản lý kho tập trung có thể khiến chi phí chuyển đổi tăng từ 20-30%, đồng thời gây ra nhiều sai sót trong vận hành. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý hàng tồn kho một cách khoa học khi chuyển đổi mô hình, đồng thời giới thiệu giải pháp Quản lý Sản phẩm & Kho hàng của GTG CRM để tối ưu hóa quy trình này.

Thách thức khi chuyển đổi mô hình kinh doanh

❌ Dữ liệu sản phẩm bị rời rạc

Khi bán hàng trên nhiều kênh (Website, Shopee, Lazada, TikTok Shop), mỗi nền tảng có cách quản lý riêng. Điều này dẫn đến việc doanh nghiệp phải cập nhật thông tin sản phẩm, giá cả và tồn kho trên từng kênh một - tốn thời gian và dễ sai sót.

❌ Tồn kho không đồng bộ giữa các kênh

Một sản phẩm có 10 chiếc trong kho nhưng được đăng bán trên 3 kênh khác nhau. Khi một kênh bán được 5 chiếc, hai kênh còn lại vẫn hiển thị còn 10 chiếc - dẫn đến oversell và khách hàng phàn nàn.

❌ Khó khăn trong việc tính toán giá và lợi nhuận

Khi chuyển đổi mô hình, việc định giá lại sản phẩm cần tính đến: giá gốc, VAT, chi phí vận hành, và tỷ suất lợi nhuận mong muốn. Làm thủ công trên Excel rất dễ nhầm lẫn.

❌ Hàng tồn đọng khó xử lý

Những sản phẩm không phù hợp với mô hình mới cần được thanh lý hoặc điều chỉnh, nhưng thiếu công cụ để theo dõi và phân tích hiệu quả.

Giải pháp: Product Hub của GTG CRM

Product Hub là hệ thống quản lý sản phẩm và kho hàng tập trung, giúp doanh nghiệp:

• ✅ Quản lý tập trung - Một nơi quản lý tất cả sản phẩm, kho hàng, biến thể
• ✅ Đồng bộ đa kênh - Kết nối Shopee, Lazada, TikTok Shop với đồng bộ 2 chiều
• ✅ Quản lý kho realtime - Theo dõi tồn kho tức thời, tránh oversell
• ✅ Tính toán tự động - Giá gốc, VAT, giá bán, lợi nhuận được tính tự động
• ✅ Tích hợp website - Sản phẩm tự động hiển thị trên website của bạn

Hướng dẫn xử lý hàng tồn khi chuyển đổi mô hình

Bước 1: Kiểm kê và phân loại hàng tồn kho

Trước khi chuyển đổi, bạn cần có một bức tranh rõ ràng về tồn kho hiện tại:

1. Tạo kho hàng trong Product Hub

• Truy cập Product Hub → Kho hàng
• Thêm kho chính, kho phụ, kho chi nhánh
• Nhập thông tin: Tên kho, mã, địa chỉ, người liên hệ

2. Nhập danh sách sản phẩm

• Tạo sản phẩm với thông tin đầy đủ: SKU, tên, danh mục, thương hiệu
• Thêm biến thể (màu sắc, kích cỡ) nếu có
• Gán sản phẩm vào kho cụ thể

3. Phân loại sản phẩm

• Nhóm A: Sản phẩm phù hợp với mô hình mới, tiếp tục kinh doanh
• Nhóm B: Sản phẩm cần điều chỉnh giá hoặc chiến lược
• Nhóm C: Hàng tồn đọng cần thanh lý

Bước 2: Định giá lại sản phẩm

Product Hub giúp bạn tính toán giá tự động dựa trên công thức:

Giá bán = Giá gốc + VAT + Lợi nhuận mong muốn

• Nhập giá gốc (cost price) của sản phẩm
• Hệ thống tự động tính VAT theo quy định
• Bạn đặt tỷ suất lợi nhuận mong muốn (ví dụ: 20%)
• Hệ thống tự động tính giá bán cuối cùng

Ví dụ:

• Giá gốc: 100,000đ
• VAT (10%): 10,000đ
• Lợi nhuận (20%): 20,000đ
• → Giá bán: 130,000đ

Bước 3: Đồng bộ sản phẩm lên các kênh

Khi đã có dữ liệu sản phẩm tập trung, bạn có thể đẩy sản phẩm lên nhiều kênh cùng lúc:

1. Kết nối các sàn TMĐT

• Shopee: Kết nối shop Shopee của bạn
• Lazada: Kết nối shop Lazada
• TikTok Shop: Kết nối shop TikTok

2. Đẩy sản phẩm lên sàn

• Chọn sản phẩm cần đẩy
• Cấu hình thông tin cho từng sàn (nếu cần)
• Nhấn "Đẩy sản phẩm"
• Hệ thống tự động đồng bộ

3. Đồng bộ 2 chiều

• Khi có đơn hàng từ Shopee/Lazada/TikTok, tồn kho tự động trừ
• Tồn kho được cập nhật realtime trên tất cả các kênh
• Tránh hoàn toàn tình trạng oversell

Bước 4: Quản lý hàng tồn đọng

Đối với những sản phẩm thuộc Nhóm C (hàng tồn đọng):

1. Đánh dấu trạng thái

• Chuyển trạng thái sản phẩm sang "Hết hàng" hoặc "Nháp"
• Sản phẩm sẽ không hiển thị trên website và các sàn

2. Tạo chương trình thanh lý

• Tạo một nhóm sản phẩm riêng cho hàng thanh lý
• Giảm giá mạnh để xử lý nhanh
• Sử dụng tính năng marketing của GTG CRM để chạy quảng cáo targeted

3. Theo dõi hiệu quả

• Dashboard hiển thị số lượng tồn kho theo thời gian
• Báo cáo sản phẩm bán chạy/ế ẩm
• Điều chỉnh chiến lược kịp thời

Bước 5: Tối ưu hóa liên tục

Sau khi chuyển đổi mô hình, việc theo dõi và tối ưu là rất quan trọng:

Theo dõi các chỉ số:

• Tồn kho trung bình
• Tốc độ quay vòng hàng tồn kho
• Tỷ lệ hết hàng (stockout rate)
• Doanh thu theo kênh

Cải tiến quy trình:

• Dựa trên dữ liệu để dự báo nhu cầu
• Điều chỉnh số lượng nhập hàng
• Tối ưu phân bổ hàng giữa các kho

Lợi ích khi sử dụng Product Hub

Lưu ý quan trọng

⚠️ Đồng nhất dữ liệu: Giống như nguyên tắc trong quảng cáo - từ khóa phải khớp với trang đích, thông tin sản phẩm trên các kênh phải hoàn toàn nhất quán. Nếu khách hàng thấy giá 100k trên Shopee nhưng 120k trên website, họ sẽ rời đi ngay.

⚠️ Kiểm tra trước khi đẩy lên sàn: Sử dụng tính năng "Preview" để xem sản phẩm sẽ hiển thị như thế nào trên website trước khi đẩy lên các sàn TMĐT. Điều chỉnh hình ảnh, mô tả cho phù hợp với từng nền tảng.

⚠️ Backup dữ liệu: Trước khi chuyển đổi mô hình, hãy export toàn bộ dữ liệu sản phẩm và tồn kho để đề phòng.

⚠️ Đào tạo nhân viên: Hệ thống mới đòi hỏi quy trình làm việc mới. Đảm bảo nhân viên được đào tạo đầy đủ để tránh sai sót trong giai đoạn đầu.

Kết luận

Việc xử lý hàng tồn kho khi chuyển đổi mô hình kinh doanh không phải là dễ dàng, nhưng với một hệ thống quản lý tập trung như Product Hub của GTG CRM, bạn có thể kiểm soát toàn bộ quy trình một cách khoa học và hiệu quả.

Thay vì phải lo lắng về việc dữ liệu rời rạc, tồn kho không đồng bộ, giờ đây bạn có thể tập trung vào việc phát triển kinh doanh với sự tự tin rằng hệ thống đang vận hành trơn tru.