Trong hoạt động kinh doanh, việc quản lý hóa đơn và sản phẩm là hai yếu tố then chốt quyết định đến hiệu quả vận hành và tuân thủ pháp luật. Để hiểu rõ tầm quan trọng của giải pháp tự động hóa, chúng ta cần phân tích chi tiết nhu cầu của từng nhóm khách hàng.

Phân Tích Nhu Cầu Theo Từng Nhóm Khách Hàng

1. Hộ Kinh Doanh (Household Business)

Đặc điểm pháp lý quan trọng

Theo Nghị định 01/2021 của Chính phủ, hộ kinh doanh có những đặc thù sau:

• Trách nhiệm vô hạn: Chủ hộ phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân với các hoạt động kinh doanh
• Không có tư cách pháp nhân: Hoạt động dưới danh nghĩa cá nhân, không phải pháp nhân độc lập
• Giới hạn về số lượng: Mỗi cá nhân/hộ gia đình chỉ được đăng ký 01 hộ kinh doanh duy nhất
• Quản lý tài chính hợp nhất: Mọi nguồn thu từ tài khoản cá nhân và kinh doanh đều được tính là thu nhập của hộ

Thách thức quản lý tài chính

Hộ kinh doanh thường đối mặt với những khó khăn:

1. Khó phân tách thu nhập cá nhân và kinh doanh: Tất cả các tài khoản đều được coi là nguồn thu của hộ
2. Phương pháp tính thuế kép: Áp dụng cả phương pháp kê khai và phương pháp khoán theo quy định
3. Yêu cầu tách biệt tài khoản: Quyết định 3389 khuyến nghị mở tài khoản riêng để phục vụ hoạt động kinh doanh
4. Quản lý hóa đơn đầu vào: Cần lưu trữ đầy đủ hóa đơn chi phí để kê khai thuế chính xác

Nhu cầu cụ thể

• Giải pháp quản lý sản phẩm đơn giản, dễ sử dụng cho chủ hộ không có kiến thức kế toán chuyên sâu
• Tự động thu thập và phân loại hóa đơn đầu vào (chi phí) từ các nguồn khác nhau
• Báo cáo tài chính đơn giản giúp nắm bắt doanh thu/chi phí hàng tháng
• Xuất hóa đơn nhanh chóng cho khách hàng lẻ

2. Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ (SMEs)

Đặc điểm hoạt động

• Có tư cách pháp nhân: Chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn điều lệ
• Quy mô nhân sự: Từ 5-50 nhân viên, cần phân quyền rõ ràng
• Nhiều kênh bán hàng: Online, offline, đại lý, phân phối
• Hệ thống kế toán: Có bộ phận kế toán chuyên trách

Thách thức quản lý

1. Khối lượng hóa đơn lớn: Hàng trăm hóa đơn đầu vào/đầu ra mỗi tháng
2. Quản lý sản phẩm đa dạng: Nhiều SKU, nhiều nhà cung cấp, nhiều đơn vị tính
3. Báo cáo thuế phức tạp: Thuế GTGT đầu vào/đầu ra, quyết toán thuế TNDN
4. Tích hợp hệ thống: Cần kết nối với phần mềm kế toán (MISA, MISA AMIS...)
5. Truy xuất nguồn gốc: Quản lý lô hàng, hạn sử dụng, nguồn gốc xuất xứ

3. Doanh Nghiệp Lớn & Tập Đoàn

Đặc điểm hoạt động

• Quy mô lớn: Trên 100 nhân viên, nhiều chi nhánh, công ty con
• Đa ngành nghề: Kinh doanh nhiều lĩnh vực khác nhau
• Hệ thống ERP: Đã có hệ thống quản lý tổng thể (SAP, Oracle...)
• Quy trình phức tạp: Phân quyền đa cấp, quy trình phê duyệt chặt chẽ

Giới Thiệu Giải Pháp GTG CRM

Sau khi phân tích chi tiết nhu cầu của từng nhóm khách hàng, GTG CRM cung cấp giải pháp toàn diện với hai tính năng trọng tâm:

Tự Động Xuất Hóa Đơn Điện Tử

Liên kết trực tiếp với nhà cung cấp uy tín

GTG CRM đã tích hợp sâu với hai nhà cung cấp hóa đơn điện tử hàng đầu Việt Nam:

Quy trình xuất hóa đơn tự động

Bước 1: Cấu hình kết nối một lần

• Đăng nhập GTG CRM → Cài đặt → Hóa đơn điện tử
• Chọn nhà cung cấp (S-Invoice hoặc MISA)
• Nhập thông tin xác thực (API key, username/password)
• Hệ thống tự động kiểm tra kết nối và đồng bộ mẫu hóa đơn

Bước 2: Tạo hóa đơn trong 3 phút

1. Chọn "Tạo hóa đơn mới" từ đơn hàng hoặc tạo thủ công
2. Điền thông tin người mua: Tên công ty/cá nhân, Mã số thuế (nếu là doanh nghiệp), Địa chỉ, email nhận hóa đơn
3. Thêm sản phẩm/dịch vụ: Tìm kiếm từ danh mục sản phẩm có sẵn, Nhập số lượng, đơn giá tự động điền từ bảng giá, Chọn thuế suất (0%, 5%, 8%, 10%), Áp dụng chiết khấu nếu có

Bước 3: Xem trước và xuất

• Xem trước PDF hóa đơn trước khi xuất chính thức
• Kiểm tra thông tin người mua, sản phẩm, tổng tiền
• Nhấn "Xuất hóa đơn" → Hệ thống tự động: Gửi request đến S-Invoice/MISA, Nhận mã hóa đơn và ký số điện tử, Gửi email PDF hóa đơn cho khách hàng, Lưu trữ trong GTG CRM

Xử lý hóa đơn thay thế

Khi cần điều chỉnh hóa đơn đã xuất (khách trả hàng, sai số lượng/giá...):

1. Tìm hóa đơn gốc trong danh sách
2. Chọn "Tạo hóa đơn thay thế"
3. Điều chỉnh thông tin cần sửa
4. Hệ thống tự động: Hủy hóa đơn cũ theo quy định, Xuất hóa đơn mới với ghi chú "Thay thế hóa đơn số...", Liên kết hai hóa đơn để truy xuất

Quản Lý Sản Phẩm Chuyên Nghiệp

Cấu trúc quản lý sản phẩm đa tầng

Danh mục sản phẩm phân cấp

• Tạo danh mục cha - con không giới hạn cấp độ
• Ví dụ: Điện tử → Điện thoại → Samsung → Galaxy S Series
• Dễ dàng tìm kiếm và lọc theo danh mục

Thông tin sản phẩm chi tiết

• Mã SKU tự động hoặc tùy chỉnh
• Tên sản phẩm (tiếng Việt + tiếng Anh)
• Mô tả chi tiết, hình ảnh đa dạng
• Đơn vị tính cơ bản và đơn vị tính quy đổi
• Giá nhập, giá bán (có thể đặt giá theo kênh)
• Thuế suất áp dụng (0%, 5%, 8%, 10%)

Quản lý biến thể (Variants)

• Thuộc tính: Màu sắc, kích thước, dung lượng...
• Mỗi biến thể có SKU riêng, giá riêng
• Quản lý tồn kho theo từng biến thể

Tích hợp kho vận

• Theo dõi tồn kho thời gian thực
• Cảnh báo hết hàng, sắp hết hạn
• Quản lý nhập/xuất/tồn theo lô

Tính Năng Tự Động Thu Thập Hóa Đơn Đầu Vào

Đây là tính năng độc quyền giúp tiết kiệm hàng chục giờ mỗi tháng cho kế toán.

Cách hoạt động

Bước 1: Kết nối email doanh nghiệp

• Vào Cài đặt → Tích hợp Email
• Nhập thông tin email nhận hóa đơn (Gmail, Outlook...)
• Cấp quyền truy cập (sử dụng OAuth 2.0 bảo mật)

Bước 2: Bật tự động thu thập

• Chọn "Tự động thu thập hóa đơn đầu vào"
• Hệ thống quét email định kỳ (mỗi giờ hoặc mỗi ngày)
• Tự động nhận diện file PDF hóa đơn từ các nhà cung cấp phổ biến

Bước 3: Trích xuất thông tin tự động

GTG CRM sử dụng AI OCR để đọc hóa đơn và trích xuất:

• Tên nhà cung cấp, mã số thuế
• Số hóa đơn, ngày xuất hóa đơn
• Danh sách sản phẩm/dịch vụ
• Tổng tiền trước thuế, thuế GTGT, tổng thanh toán

Bước 4: Xác nhận và lưu trữ

• Kế toán kiểm tra thông tin đã trích xuất
• Chỉnh sửa nếu cần (hệ thống học và cải thiện độ chính xác)
• Phân loại vào danh mục chi phí phù hợp
• Gắn nhãn "Đã thanh toán" hoặc "Chưa thanh toán"

Lợi ích thực tế

Kịch Bản Sử Dụng Thực Tế

Kịch Bản 1: Hộ Kinh Doanh Thời Trang Online

Bối cảnh: Chị Mai kinh doanh quần áo online, có 200 đơn hàng/tháng, nhập hàng từ 5 nhà cung cấp.

Vấn đề trước đây:

• Phải tự tạo hóa đơn tay hoặc dùng Excel
• Không theo dõi được hóa đơn nhập hàng
• Kê khai thuế mất cả ngày cuối tháng

Sau khi dùng GTG CRM:

1. Quản lý sản phẩm: Nhập 50 mẫu quần áo với biến thể màu/size → Có 200 SKU
2. Xuất hóa đơn tự động: Khi khách đặt hàng → Tự động tạo hóa đơn → Gửi email khách
3. Thu thập hóa đơn đầu vào: Email nhận hóa đơn từ nhà cung cấp → Tự động vào hệ thống
4. Báo cáo thuế: Cuối tháng xuất báo cáo thuế đầu vào/ra trong 10 phút

Kết quả: Tiết kiệm 15 giờ/tháng, doanh thu tăng 30% nhờ tập trung bán hàng thay vì làm hành chính.

Kịch Bản 2: Công Ty Phân Phối Thiết Bị Y Tế

Bối cảnh: Công ty có 20 nhân viên, 500 sản phẩm, 1000 hóa đơn/tháng.

Vấn đề trước đây:

• Dùng MISA Accounting nhưng phải nhập liệu 2 lần (CRM riêng + MISA riêng)
• Nhân viên kinh doanh không biết còn hàng hay hết
• Xuất hóa đơn qua MISA mất 5 phút/hóa đơn

Sau khi dùng GTG CRM:

1. Tích hợp MISA: GTG CRM ↔ MISA đồng bộ 2 chiều
2. Quản lý tồn kho: Nhân viên xem tồn kho real-time trên CRM
3. Xuất hóa đơn 1 click: Từ đơn hàng → Xuất hóa đơn → Tự động vào MISA
4. Báo cáo doanh số: CEO xem báo cáo theo sản phẩm, khu vực, nhân viên

Kết quả: Giảm 50% thời gian hành chính, tăng 25% hiệu suất nhân viên bán hàng.

Lợi Ích Tổng Hợp

Tăng Năng Suất

• Tiết kiệm 10-20 giờ/tháng cho công việc hành chính
• Xuất hóa đơn nhanh gấp 5 lần so với thủ công
• Tự động hóa 80% quy trình thu thập và xử lý hóa đơn đầu vào

Giảm Chi Phí

• Không cần mua riêng phần mềm xuất hóa đơn
• Giảm nhân sự kế toán nhờ tự động hóa
• Tránh phạt thuế do sai sót hoặc thiếu hóa đơn

Tuân Thủ Pháp Lý

• 100% hóa đơn hợp lệ theo quy định Tổng cục Thuế
• Lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử 10 năm
• Sẵn sàng kiểm toán bất cứ lúc nào

Lưu Ý Quan Trọng

Về Hóa Đơn Điện Tử

1. Cần đăng ký với nhà cung cấp (S-Invoice hoặc MISA) trước khi sử dụng
2. Phí dịch vụ: Khoảng 500.000 - 1.000.000đ/năm tùy gói
3. Hóa đơn đã xuất không thể xóa, chỉ có thể tạo hóa đơn thay thế/điều chỉnh
4. Kết nối internet ổn định: Cần để đồng bộ với nhà cung cấp

Về Quản Lý Sản Phẩm

1. Nên chuẩn hóa dữ liệu trước khi nhập (mã SKU, tên sản phẩm, đơn vị tính)
2. Định kỳ kiểm kê để đảm bảo số liệu tồn kho chính xác
3. Phân quyền người dùng để tránh chỉnh sửa giá/sản phẩm tùy tiện
4. Backup dữ liệu định kỳ (GTG CRM tự động backup hàng ngày)

Về Tự Động Thu Thập Hóa Đơn

1. Độ chính xác OCR: ~95-98%, vẫn cần kiểm tra thủ công
2. Chỉ hỗ trợ định dạng PDF chuẩn (ảnh chụp cần chuyển đổi)
3. Email doanh nghiệp: Nên dùng email riêng nhận hóa đơn để tránh lẫn với email cá nhân

Kết Luận

GTG CRM cung cấp giải pháp toàn diện và tự động cho quản lý hóa đơn và sản phẩm, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp từ hộ kinh doanh đến tập đoàn lớn.

• Tự động xuất hóa đơn liên kết trực tiếp S-Invoice & MISA
• Tự động thu thập hóa đơn đầu vào từ email
• Quản lý sản phẩm chuyên nghiệp với biến thể & tồn kho
• Báo cáo tức thời doanh thu, chi phí, lợi nhuận
• Tuân thủ 100% quy định pháp luật Việt Nam

Hãy trải nghiệm ngay hôm nay để giải phóng thời gian, tập trung phát triển kinh doanh!