Ở giai đoạn đầu kinh doanh, rất nhiều người bán quản lý đơn hàng bằng sổ tay, file Excel hoặc ghi chú rải rác trên điện thoại. Cách làm này có thể chấp nhận được khi mỗi ngày chỉ vài đơn, bán một kênh và gần như không có đổi trả hay hoàn tiền.

Nhưng khi số lượng đơn tăng lên, bán trên nhiều kênh cùng lúc, hoặc bắt đầu phát sinh giao COD, hoàn hàng, đối soát tiền về, việc quản lý đơn hàng thủ công nhanh chóng trở thành điểm nghẽn lớn nhất trong vận hành.

Không ít người bán rơi vào tình trạng có đơn đều, có doanh thu, nhưng càng bán càng rối, không biết chính xác mình đang lãi hay lỗ.

Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất.

Ghi nhận đơn hàng rời rạc, không có dữ liệu trung tâm

Một lỗi rất thường gặp là mỗi kênh bán được ghi nhận theo một cách khác nhau. Đơn Shopee nằm trên app, đơn Facebook nằm trong tin nhắn, đơn Zalo ghi vào sổ, đơn website lại nằm ở email.

Khi không có một nơi tập trung toàn bộ đơn hàng, người bán gần như không thể:

• Nắm được tổng số đơn trong ngày
• Kiểm tra nhanh tình trạng từng đơn
• Đối soát lại đơn cũ khi phát sinh vấn đề

Về lâu dài, dữ liệu bị chia nhỏ khiến việc quản lý trở nên phụ thuộc vào trí nhớ và cảm tính.

Với GTG CRM, toàn bộ đơn hàng từ nhiều kênh: sàn TMĐT, website, đơn thủ công,... được gom về một bảng quản lý duy nhất, giúp người bán nhìn được bức tranh tổng thể ngay tức thì, không cần mở nhiều app hay file khác nhau.

Dễ bỏ sót đơn hoặc xử lý trùng đơn

Quản lý thủ công rất dễ gặp tình trạng:

• Đơn đã giao nhưng quên cập nhật
• Đơn đã xử lý rồi nhưng không nhớ, dẫn đến làm lại
• Đơn COD không rõ đã thu tiền hay chưa

Những sai sót này ban đầu có vẻ nhỏ, nhưng khi cộng dồn theo thời gian sẽ dẫn đến chênh lệch doanh thu, thất thoát tiền mặt hoặc tranh chấp với đơn vị vận chuyển.

Khi đơn hàng được quản lý tập trung trên GTG CRM, mỗi đơn đều có trạng thái rõ ràng. Người bán biết chính xác đơn nào đang xử lý, đơn nào đã hoàn tất, đơn nào cần đối soát, giảm đáng kể rủi ro sai sót do thao tác thủ công.

Không theo dõi được vòng đời đơn hàng

Một đơn hàng thực tế không chỉ có "tạo xong là xong". Nó đi qua nhiều giai đoạn: xác nhận, đóng gói, giao hàng, giao thành công, hoàn hoặc hủy.

Quản lý thủ công thường chỉ ghi nhận kết quả cuối cùng, bỏ qua toàn bộ quá trình ở giữa. Điều này khiến người bán không biết vấn đề đang phát sinh ở khâu nào: đóng gói chậm, giao hàng trễ hay tỷ lệ hoàn cao.

Với GTG CRM, mỗi đơn hàng có vòng đời rõ ràng, giúp người bán nhìn ra điểm nghẽn trong quy trình để điều chỉnh, thay vì chỉ xử lý sự cố khi đã quá muộn.

Đơn hàng tách rời tồn kho, càng bán càng lệch

Một lỗi cực kỳ nguy hiểm là đơn hàng không gắn với kho. Người bán chỉ kiểm tra kho bằng cảm tính hoặc cập nhật tồn kho sau khi đã bán.

Hệ quả thường thấy:

• Bán vượt tồn
• Giao thiếu hàng
• Cuối tháng tồn kho thực tế không khớp sổ sách

GTG CRM liên kết trực tiếp đơn hàng với kho, giúp cập nhật tồn kho ngay khi phát sinh đơn. Điều này đặc biệt quan trọng với người bán đa kênh, nơi chỉ cần lệch tồn ở một kênh là kéo theo hàng loạt rắc rối.

Không kiểm soát được chi phí trên từng đơn

Rất nhiều người bán chỉ nhìn vào giá bán, mà không gắn chi phí vào từng đơn: phí ship, phí sàn, hoàn hàng, đóng gói, khuyến mãi.

Khi không có dữ liệu chi phí theo đơn, người bán rất dễ rơi vào tình trạng:

• Doanh thu tăng nhưng tiền giữ lại không tăng
• Không biết đơn nào lời, đơn nào lỗ
• Ra quyết định dựa trên cảm giác

Khi quản lý đơn hàng bài bản trên GTG CRM, dữ liệu đơn hàng, chi phí, doanh thu được lưu trữ đồng bộ, tạo nền tảng để người bán hiểu đúng hiệu quả kinh doanh của mình.

Chủ shop bị cuốn vào vận hành, không còn thời gian phát triển

Quản lý thủ công khiến chủ shop phải trực tiếp kiểm tra từng đơn, đối chiếu từng khoản, xử lý từng lỗi nhỏ. Thời gian đáng ra dành cho marketing, cải thiện sản phẩm hoặc mở rộng kênh bán lại bị "nuốt" hết vào các công việc lặp đi lặp lại.

Đây là dấu hiệu rõ ràng cho thấy mô hình vận hành đã chạm trần.

GTG CRM giúp tự động hóa phần lớn thao tác quản lý đơn, để người bán thoát khỏi việc làm tay, tập trung vào những việc tạo ra tăng trưởng.

Kết luận

Quản lý đơn hàng thủ công không sai ở giai đoạn bắt đầu, nhưng không thể là giải pháp lâu dài khi kinh doanh đã đi vào quỹ đạo.

Những lỗi như bỏ sót đơn, lệch kho, không kiểm soát chi phí hay rối dữ liệu không đến từ việc người bán làm chưa đủ tốt, mà đến từ việc thiếu một hệ thống quản lý phù hợp.

Đó là lý do nhiều người bán online lựa chọn GTG CRM như một nền tảng quản lý đơn hàng tập trung, nơi đơn hàng, kho, giao hàng, hóa đơn và dòng tiền được kết nối trong cùng một hệ thống. Khi dữ liệu được chuẩn hóa ngay từ đầu, người bán không chỉ giảm rủi ro, mà còn có đủ nền tảng để mở rộng kinh doanh một cách bền vững.