Trong kinh doanh bán hàng online, quy trình xử lý đơn hàng chuyên nghiệp là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp. GTG CRM cung cấp một quy trình xử lý đơn hàng toàn diện, từ khâu tiếp nhận đơn hàng, quản lý kho, vận chuyển cho đến xuất hóa đơn và chăm sóc khách hàng - tất cả được tích hợp trong một hệ thống duy nhất.

Với GTG CRM, bạn không chỉ quản lý đơn hàng mà còn kết nối được với các sàn thương mại điện tử lớn như Shopee, Lazada, TikTok Shop, đồng bộ sản phẩm và tồn kho tự động, tạo đơn vận chuyển nhanh chóng và xuất hóa đơn điện tử hợp lệ. Đây là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tăng trải nghiệm khách hàng và phát triển bền vững.

Tính năng chính

• Tư vấn và chốt đơn tự động: AI Chatbot hỗ trợ trả lời và chốt đơn khách hàng 24/7, giảm tải công việc cho nhân viên
• Quản lý đơn hàng tập trung: Tất cả đơn hàng từ website, sàn TMĐT và các kênh khác được quản lý trong một hệ thống duy nhất
• Kết nối đa kênh bán hàng: Tích hợp Shopee, Lazada, TikTok Shop và đồng bộ sản phẩm, đơn hàng 2 chiều
• Quản lý kho hàng thông minh: Theo dõi tồn kho realtime, cập nhật tự động khi có đơn hàng, hỗ trợ nhiều kho
• Tích hợp đơn vị vận chuyển: Tạo đơn giao hàng trực tiếp với các đơn vị vận chuyển như Giao Hàng Nhanh, Viettel Post, hỗ trợ COD
• Xuất hóa đơn điện tử: Liên kết với S-Invoice (Viettel) và MISA để xuất hóa đơn VAT hợp lệ
• Theo dõi trạng thái đơn hàng: Cập nhật trạng thái từ New → Processing → Completed một cách rõ ràng

Quy trình Xử lý Đơn hàng Chuẩn

Bước 1: Chuẩn bị Sản phẩm và Kho hàng

Tạo và quản lý Kho hàng

Trước tiên, bạn cần thiết lập các kho hàng trong hệ thống Quản lý kho hàng → Kho hàng.

• Tạo kho với thông tin: Tên kho, mã kho, địa chỉ, người phụ trách
• Hỗ trợ nhiều kho: Kho chính, kho phụ, kho chi nhánh
• Theo dõi tồn kho theo từng kho riêng biệt

Tạo Sản phẩm trong hệ thống

Vào Bán hàng → Quản lý sản phẩm để tạo sản phẩm mới.

Thông tin cần nhập:

• Tên sản phẩm, SKU, danh mục, thương hiệu
• Hình ảnh và video sản phẩm
• Biến thể: Màu sắc, kích cỡ (tối đa 3 thuộc tính)
• Giá gốc, VAT, giá bán (hệ thống tự động tính lợi nhuận)
• Mô tả chi tiết và thông số kỹ thuật
• Số lượng tồn kho ban đầu

Kết nối và Đồng bộ với Sàn TMĐT

Vào Bán hàng → Tích hợp để kết nối với các sàn thương mại điện tử.

Các bước kết nối:

1. Chọn sàn muốn kết nối: Shopee / Lazada / TikTok Shop
2. Xác thực tài khoản shop của bạn
3. Đồng bộ sản phẩm 2 chiều:
   • Kéo về: Lấy sản phẩm từ sàn về GTG CRM
   • Đẩy lên: Đưa sản phẩm từ GTG CRM lên sàn

Lợi ích:

• Quản lý tập trung tất cả sản phẩm
• Tồn kho tự động đồng bộ giữa các kênh
• Tiết kiệm thời gian cập nhật thủ công

Bước 2: Tiếp nhận đơn hàng

Nhận đơn hàng từ nhiều kênh

Đơn hàng có thể đến từ:

• Website của bạn (tích hợp GTG CRM)
• Shopee, Lazada, TikTok Shop (tự động đồng bộ)
• Đơn thủ công (khách đặt qua điện thoại, Facebook...)

Bước 3: Xử lý và Chuẩn bị Hàng

Kiểm tra và chỉnh sửa đơn hàng (nếu cần)

• Thông tin người mua
• Địa chỉ nhận hàng
• Thêm/bớt sản phẩm
• Số lượng sản phẩm

Kiểm tra tồn kho

Hệ thống tự động kiểm tra số lượng tồn kho:

• ✅ Đủ hàng → Tiến hành đóng gói
• ❌ Thiếu hàng → Cần nhập hàng từ nhà cung cấp

Quy trình nhập hàng (nếu thiếu):

Vào Nhà cung cấp → Chọn nhà cung cấp → Tạo phiếu mua hàng

• Chọn sản phẩm cần nhập
• Điền số lượng, đơn giá
• Xác nhận phiếu mua hàng
• Khi hàng về, tạo Phiếu nhập kho
• Tồn kho tự động cập nhật

Bước 4: Tạo Đơn Vận chuyển

Sau khi đóng gói hàng xong, tạo đơn vận chuyển trực tiếp từ đơn hàng.

Thông tin cần thiết:

1. Chọn dịch vụ vận chuyển:

• Giao hàng nhanh
• Giao hàng tiết kiệm

2. Số tiền thu hộ (COD):

• Nhập số tiền cần thu của khách hàng
• Bao gồm cả tiền hàng và phí ship (nếu khách trả)

3. Thông tin gói hàng:

• Khối lượng (kg)
• Kích thước (dài x rộng x cao)
• Bên chịu phí giao hàng (người bán/người mua)

4. Xác nhận tạo đơn:

• Hệ thống tự động lấy thông tin từ đơn hàng
• Gửi yêu cầu đến đơn vị vận chuyển
• Nhận mã vận đơn

Sau khi tạo đơn vận chuyển thành công:

• In phiếu giao hàng và dán lên gói hàng
• Bàn giao cho đơn vị vận chuyển

Bước 5: Xuất Hóa đơn Điện tử

Đối với khách hàng doanh nghiệp hoặc cần hóa đơn VAT, bạn có thể xuất hóa đơn điện tử trực tiếp từ đơn hàng hoặc cho phép hệ thống tự động xuất hoá đơn.

Các bước xuất hóa đơn:

1. Chọn nhà cung cấp hóa đơn: S-Invoice (Viettel) hoặc MISA
2. Chọn mẫu hóa đơn: Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng
3. Điền thông tin: Thông tin người mua (tên công ty, MST, địa chỉ), Sản phẩm và số lượng (tự động lấy từ đơn hàng), Thuế suất VAT, Phương thức thanh toán
4. Xem trước PDF:

1. Xuất hóa đơn: Hệ thống gửi yêu cầu đến nhà cung cấp, Hóa đơn được cấp mã của Cơ quan Thuế, Tải về và gửi cho khách hàng

Bước 6: Theo dõi và Hoàn thành Đơn hàng

Theo dõi vận chuyển

• Cập nhật trạng thái vận đơn từ đơn vị vận chuyển
• Thông báo cho khách hàng về tiến trình giao hàng
• Xử lý các trường hợp đặc biệt (giao hàng thất bại, hoãn...)

Hoàn thành đơn hàng

Khi khách hàng đã nhận hàng thành công:

• Cập nhật trạng thái đơn hàng thành Completed
• Xác nhận đã thu được tiền (với đơn COD)
• Lưu thông tin vào lịch sử giao dịch

Xử lý đơn hàng có vấn đề

Trường hợp khách hàng trả hàng/đổi hàng:

1. Tạo Hóa đơn thay thế (nếu đã xuất hóa đơn) - Điều chỉnh số lượng, giá trị - Hệ thống tự động lập hoá đơn thay thế sau khi đã kích hoạt
2. Cập nhật tồn kho - Nhập lại hàng trả về kho (nếu còn tốt) - Ghi nhận hàng hỏng (nếu có)
3. Hoàn tiền cho khách hàng (nếu cần)

Lợi ích của Quy trình Chuẩn

Đối với Doanh nghiệp

• Quản lý tập trung: Tất cả đơn hàng, sản phẩm, kho hàng trong một hệ thống
• Tiết kiệm thời gian: Tự động hóa nhiều công đoạn (đồng bộ sản phẩm, tạo vận đơn, xuất hóa đơn)
• Giảm sai sót: Thông tin tự động đồng bộ, hạn chế nhập liệu thủ công
• Kiểm soát tồn kho: Cập nhật realtime, tránh bán vượt số lượng
• Tuân thủ pháp lý: Hóa đơn điện tử hợp lệ, đầy đủ

Đối với Nhân viên

• Giao diện thân thiện: Dễ sử dụng, không cần đào tạo phức tạp
• Quy trình rõ ràng: Từng bước được hướng dẫn cụ thể
• Tích hợp đầy đủ: Không cần chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng
• Làm việc hiệu quả: Xử lý nhiều đơn hàng cùng lúc

Đối với Khách hàng

• Phản hồi nhanh: AI Chatbot hỗ trợ 24/7
• Giao hàng đúng hẹn: Quy trình xử lý nhanh chóng
• Thông tin chính xác: Đơn hàng, vận chuyển được cập nhật liên tục
• Hóa đơn chuyên nghiệp: Hóa đơn điện tử hợp lệ, đầy đủ

Lưu ý quan trọng

Về kết nối sàn TMĐT:

• Cần có tài khoản shop đã xác thực trên Shopee/Lazada/TikTok Shop
• Đồng bộ sản phẩm nên thực hiện vào giờ ít đơn để tránh xung đột dữ liệu

Về quản lý kho:

• Nên cập nhật tồn kho thường xuyên để đảm bảo chính xác
• Kiểm kê kho định kỳ (hàng tháng/quý) để đối chiếu với hệ thống

Về xuất hóa đơn:

• Chỉ xuất hóa đơn khi khách hàng yêu cầu hoặc giá trị đơn hàng lớn
• Kiểm tra kỹ thông tin MST, địa chỉ trước khi xuất
• Hóa đơn thay thế chỉ dùng khi cần thiết (trả hàng, sai sót)

Về vận chuyển:

• Đóng gói cẩn thận để tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển
• Chọn dịch vụ vận chuyển phù hợp với giá trị đơn hàng và yêu cầu của khách

Kết luận

Quy trình xử lý đơn hàng chuẩn của GTG CRM giúp doanh nghiệp bán hàng online vận hành một cách chuyên nghiệp, hiệu quả và có hệ thống. Từ việc quản lý sản phẩm, kết nối đa kênh, xử lý đơn hàng, vận chuyển cho đến xuất hóa đơn và chăm sóc khách hàng - tất cả được tích hợp liền mạch trong một nền tảng duy nhất.

Bằng cách áp dụng quy trình này, bạn sẽ:

• Tăng tốc độ xử lý đơn hàng
• Kiểm soát tốt hơn hoạt động kinh doanh
• Tối ưu chi phí vận hành
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng
• Phát triển doanh nghiệp bền vững

Hãy bắt đầu sử dụng GTG CRM ngay hôm nay để trải nghiệm quy trình bán hàng chuyên nghiệp!