Vì sao cần tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng?

Trong kinh doanh, không phải khách hàng nào cũng mua ngay từ lần đầu. Họ cần được tư vấn, nhắc nhở, chăm sóc để dần đi đến quyết định. Với doanh nghiệp nhỏ, việc theo dõi từng khách hàng thủ công là gần như bất khả thi: dễ bỏ sót, phản hồi chậm, mất cơ hội bán hàng.

Thực tế cho thấy, nhiều chủ shop, startup hay SME đều gặp cảnh:

• Lịch hẹn tư vấn bị quên.
• Email chăm sóc gửi trễ hoặc gửi thiếu.
• Tin nhắn nhắc nhở không kịp lúc khách hàng quan tâm.

Đây chính là lý do tự động hóa quy trình (Automations) trở thành công cụ bắt buộc nếu muốn vận hành gọn gàng và hiệu quả.

Automations trong GTG CRM - Giải pháp dành cho SMEs

GTG CRM mang đến tính năng Automations giúp doanh nghiệp nhỏ:

• Tự động hóa các kịch bản chăm sóc khách hàng.
• Đảm bảo khách luôn được nhận đúng thông điệp, đúng thời điểm.
• Tiết kiệm 15 giờ mỗi tuần so với việc làm thủ công.

Điểm nổi bật của Automations là dễ dùng, trực quan, phù hợp cả với người mới

• Tạo kịch bản kéo - thả: không cần code, chỉ cần chọn điều kiện (ví dụ: khách điền form để lại thông tin) → gắn hành động (gửi email chào mừng hoặc gửi tin nhắn chào mừng).
• Cá nhân hóa thông điệp: thay vì gửi cùng một nội dung cho tất cả, workflow cho phép bạn thiết lập kịch bản riêng dựa trên hành vi khách hàng. Ví dụ: Khách không phản hồi sau 3 ngày → hệ thống phân công cho nhân viên gọi trực tiếp.
• Tiết kiệm thời gian & nhân lực: một lần setup, hệ thống chạy tự động 24/7, bạn chỉ cần theo dõi báo cáo.

Tình huống thực tế

Bạn là chủ một spa nhỏ. Mỗi ngày có hàng chục khách đăng ký tư vấn liệu trình qua form trên website. Nếu làm thủ công, bạn phải:

• Kiểm tra form → gửi email cảm ơn.
• Hẹn lịch tư vấn qua tin nhắn.
• Sau 2 ngày, gửi thêm tin nhắn nhắc nhở.
• Nếu khách không phản hồi, phải phân công nhân viên gọi điện.

Với Automations trong GTG CRM, tất cả đều được tự động hóa theo cách bạn cài đặt:

1. Khi khách điền form, hệ thống tự gửi email cảm ơn kèm brochure.
2. Sau 1 ngày, nếu khách chưa phản hồi, hệ thống sẽ nhắn tin nhắc lịch.
3. Sau 3 ngày, nếu vẫn im lặng, workflow sẽ phân công cho nhân viên CSKH gọi trực tiếp.

Mọi thứ diễn ra tự động, không cần bạn phải nhớ hay thao tác thủ công.

Lợi ích cho doanh nghiệp nhỏ

• Không bỏ sót khách hàng: mọi leads đều được nuôi dưỡng.
• Tiết kiệm thời gian: thay vì thủ công lặp đi lặp lại, bạn tập trung cho việc phát triển kinh doanh.
• Tăng tỷ lệ chuyển đổi: khách được chăm sóc đúng thời điểm, đúng kênh, đúng thông điệp.
• Tăng trải nghiệm khách hàng: sự nhất quán giúp khách cảm thấy chuyên nghiệp và tin tưởng hơn.

Kết luận

Automations không chỉ là công cụ “làm nhanh hơn” mà còn là bước nhảy vọt trong cách SMEs chăm sóc khách hàng. Với GTG CRM, bạn có thể dễ dàng tạo kịch bản chăm sóc thông minh, tự động hóa quy trình và đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ khách hàng nào.