Hướng dẫn chi tiết cách thiết lập và quản lý phân quyền người dùng trong GTG CRM.

1. Truy cập Phân Quyền

Bước 1: Đăng nhập GTG CRM

Đăng nhập vào tài khoản GTG CRM của bạn.

Bước 2: Mở Menu Settings

Nhìn vào menu bên trái, cuộn xuống cuối cùng và click vào Settings (Cài đặt).

Bước 3: Chọn Phân Quyền

Trong menu Settings, click vào Phân Quyền.

2. Xem Vai trò Mặc định

GTG CRM cung cấp sẵn 3 vai trò mặc định:

Administrator

Thuộc tính	Giá trị
Tên	Administrator
Quyền hạn	Toàn bộ quyền trên platform
Mô tả	Quyền cao nhất, quản lý toàn bộ hệ thống

Marketing Manager

Thuộc tính	Giá trị
Tên	Marketing Manager
Quyền hạn	Quản lý marketing, xem báo cáo
Mô tả	Dành cho quản lý team marketing

Marketing Staff

Thuộc tính	Giá trị
Tên	Marketing Staff
Quyền hạn	Thực hiện công việc marketing
Mô tả	Dành cho nhân viên marketing

3. Tạo Vai trò Mới

Bước 1: Click "Thêm vai trò"

Ở góc phải màn hình, click nút "Thêm vai trò".

Bước 2: Đặt tên Vai trò

Nhập tên cho vai trò mới (ví dụ: "Sales", "Support", "Warehouse").

Bước 3: Thêm Mô tả (Tùy chọn)

Mô tả ngắn về vai trò này để dễ quản lý sau này.

Ví dụ:
- Tên: Sales
- Mô tả: Nhân viên bán hàng, quản lý khách hàng và đơn hàng

4. Tùy chỉnh Quyền hạn

Cấu trúc Quyền

Mỗi module có các quyền riêng biệt:

Module
├── Create (Tạo mới)
├── View (Xem)
├── Update (Cập nhật)
├── Delete (Xóa)
└── Các quyền đặc biệt khác

Bật/Tắt Quyền

Sử dụng toggle switch để bật/tắt từng quyền:

• 🔵 Toggle ON: Cho phép
• ⚪ Toggle OFF: Không cho phép

Quyền theo Module

Automation Workflow

Quyền	Mô tả
Create	Tạo workflow mới
View	Xem danh sách và chi tiết workflow
Update	Chỉnh sửa workflow
Delete	Xóa workflow

Landing Page

Quyền	Mô tả
Create	Tạo landing page mới
Update	Chỉnh sửa landing page
Publish	Xuất bản landing page
Unpublish	Gỡ xuất bản
Delete	Xóa landing page
Modify Custom Domain	Cài đặt domain riêng

Marketing

Quyền	Mô tả
View Social Posts	Xem bài đăng social
Manage Campaigns	Quản lý chiến dịch

CRM

Quyền	Mô tả
View All Contacts	Xem tất cả liên hệ
View Object	Xem chi tiết liên hệ
Import	Import dữ liệu
Export	Export dữ liệu
Edit	Chỉnh sửa liên hệ
Delete	Xóa liên hệ

Email & Messaging

Module	Quyền
Email	Create, Send, View, Delete
Messaging	View, Reply, Manage

Lưu Vai trò

Sau khi tùy chỉnh xong, click "Lưu" để tạo vai trò.

Vai trò mới sẽ xuất hiện trong danh sách:

5. Gán Vai trò cho Người dùng

Bước 1: Mở "Quản Lý Người Dùng"

"Danh sách người dùng" tại đây là tất cả user trong workspace.

Bước 2: Tìm Người dùng

Tìm người dùng cần gán quyền trong danh sách.

Bước 3: Chọn Vai trò

Ở cột "Vai trò", click vào dropdown để mở danh sách vai trò.

Bước 4: Gán Vai trò

Chọn vai trò phù hợp từ dropdown. Vai trò sẽ được gán ngay lập tức.

Bước 5: Xác nhận

Kiểm tra lại vai trò đã được gán đúng.

✅ Nguyễn Văn A - Sales
✅ Trần Thị B - Sales
✅ Lê Văn C - Marketing Manager

6. Quản lý Vai trò

Chỉnh sửa Vai trò

1. Click vào vai trò cần sửa
2. Thay đổi quyền hạn
3. Click Lưu

Xóa Vai trò

1. Click vào vai trò cần xóa
2. Click Xóa vai trò
3. Xác nhận xóa

⚠️ Lưu ý: Không thể xóa vai trò mặc định (Administrator, Marketing Manager, Marketing Staff).

Ví dụ Thực tế

Ví dụ 1: Tạo Role "Sales"

Mục tiêu: Nhân viên sales cần quản lý khách hàng, nhắn tin, gửi email.

Quyền cấp:

• ✅ CRM: Toàn bộ
• ✅ Messaging: Toàn bộ
• ✅ Email: Toàn bộ
• ✅ Automation: Create, View, Update
• ✅ Landing Page: Create, Update, Publish, View
• ⚠️ Marketing: Chỉ View

Quyền KHÔNG cấp:

• ❌ Delete Automation
• ❌ Delete Landing Page
• ❌ Manage Marketing Campaigns

Ví dụ 2: Tạo Role "Support"

Mục tiêu: Nhân viên support chỉ cần xem tin nhắn và trả lời khách.

Quyền cấp:

• ✅ Messaging: View, Reply
• ✅ CRM: View All Contacts, View Object
• ⚠️ Email: View only

Quyền KHÔNG cấp:

• ❌ Tất cả quyền khác

Ví dụ 3: Tạo Role "Warehouse"

Mục tiêu: Quản lý kho chỉ cần xem sản phẩm và đơn hàng.

Quyền cấp:

• ✅ Product Hub: Toàn bộ
• ✅ Product Order: View, Update Status
• ⚠️ CRM: View only

Lưu ý Quan trọng

⚠️ Best Practices

1. Nguyên tắc quyền tối thiểu: Chỉ cấp quyền cần thiết
2. Review định kỳ: Kiểm tra lại quyền khi nhân viên đổi vị trí
3. Backup trước khi xóa: Lưu lại cấu hình role trước khi xóa
4. Test quyền: Login với tài khoản được gán để kiểm tra

🔒 Bảo mật

• Chỉ Administrator mới được quản lý phân quyền
• Không chia sẻ tài khoản Administrator
• Ghi log mọi thay đổi quyền hạn

FAQ

Q: Có thể gán nhiều vai trò cho 1 người không?

A: Hiện tại mỗi người dùng chỉ được gán 1 vai trò.

Q: Vai trò mới có ảnh hưởng ngay không?

A: Có, vai trò được áp dụng ngay sau khi gán.

Q: Có thể rollback quyền không?

A: Có thể gán lại vai trò khác bất kỳ lúc nào.

Tổng kết

Với tính năng Phân Quyền trong GTG CRM:

• ✅ Mở rộng đội ngũ an toàn
• ✅ Kiểm soát truy cập dữ liệu
• ✅ Vận hành chuyên nghiệp
• ✅ Dễ dàng quản lý team