Giới Thiệu Tính Năng
GTG CRM lâu nay rất mạnh cho bán sản phẩm: danh mục hàng hóa, tồn kho, đơn hàng, hóa đơn. Nhưng nếu bạn bán dịch vụ — agency, tư vấn, spa/clinic, freelancer, nhà cung cấp B2B — thì trước đây bạn phải "lách": tạo dịch vụ thành một sản phẩm giả không tồn kho, và không có hợp đồng đúng nghĩa (chỉ có báo giá, không chữ ký, không bên ký kết, không lịch thanh toán).
Từ hôm nay, GTG CRM hỗ trợ bán dịch vụ như một công dân hạng nhất: một danh mục (Catalog) chứa cả sản phẩm lẫn dịch vụ, báo giá hỗn hợp (một báo giá có cả sản phẩm và dịch vụ), và Hợp đồng (Contract) thực thụ — có Bên B, mốc nghiệm thu, song ngữ, gửi & ký, rồi xuất hóa đơn từng đợt → tự động lên sổ kế toán.
Vấn Đề Mà Doanh Nghiệp Đang Gặp
| Cách làm cũ | Hệ quả |
|---|---|
| Dịch vụ phải tạo thành "sản phẩm giả không tồn kho" | Rối danh mục, sai logic kho |
| Một báo giá cho sản phẩm, một hợp đồng riêng cho dịch vụ | Hai tài liệu, hai lần soạn |
| Không có hợp đồng có Bên B / mốc nghiệm thu | Khó ràng buộc, khó nghiệm thu từng giai đoạn |
| Hợp đồng Word + theo dõi thanh toán trên Excel | Quên đợt thu, không biết còn nợ bao nhiêu |
| Ký xong rồi mới ghi sổ doanh thu thủ công | Quên xuất hóa đơn, quên hạch toán |
GTG CRM nối liền một dòng chảy: dịch vụ → báo giá hỗn hợp → hợp đồng → gửi & ký → hóa đơn từng đợt → bút toán doanh thu & tiền về — không lách, không nhập liệu hai lần.
Điểm Nổi Bật
1. Một Danh Mục (Catalog) Cho Cả Sản Phẩm Và Dịch Vụ
- Trong menu CRM → Catalog: Sản phẩm, Dịch vụ, Lịch hẹn — nơi định nghĩa "bạn bán gì", gom dưới một tiêu đề duy nhất.
- Dịch vụ có giá và chu kỳ tính phí: một lần (one-time) hoặc định kỳ (recurring — theo tháng…). Sản phẩm cũng có thể là đăng ký định kỳ.
- Cùng một danh sách hợp nhất này là thứ mà trình chọn dòng báo giá/hợp đồng dùng — chọn cả sản phẩm lẫn dịch vụ trong một chỗ.
2. Báo Giá Hỗn Hợp — Một Báo Giá, Cả Sản Phẩm Lẫn Dịch Vụ
- Thêm dòng kiểu Dịch vụ (vd "Thiết kế website", "SEO theo tháng") và dòng kiểu Sản phẩm (vd "Giấy phép hosting" × 3) trong cùng một báo giá.
- Mỗi dòng có thẻ Loại (Dịch vụ = xanh lá, Sản phẩm = xanh dương); dòng dịch vụ hiển thị chu kỳ tính phí.
- Báo giá DRAFT → SENT → ACCEPTED; khi Đã chấp nhận, hiện nút Convert to Contract (chuyển thành hợp đồng).
3. Hợp Đồng Thực Thụ — Bên B, Nghiệm Thu, Song Ngữ
- Convert to Contract giữ nguyên kiểu/chu kỳ từng dòng; tổng tách thành tổng một lần và tổng theo tháng + VAT.
- Bên B (Party B) có thể là cá nhân hoặc công ty; thông tin (tên pháp lý, MST, địa chỉ, người đại diện) có thể tự điền khi đã có dữ liệu doanh nghiệp — nhờ tính năng làm giàu thông tin công ty.
- Mốc nghiệm thu (Nghiệm thu) đặt khi tạo hợp đồng, dẫn dắt lịch thanh toán.
- Hợp đồng song ngữ (tối đa 2 ngôn ngữ) + email theo ngôn ngữ, gắn thương hiệu.
- Hợp đồng cũng có thể giữ dòng sản phẩm trực tiếp (không cần qua báo giá) — một hợp đồng chứa cả sản phẩm và dịch vụ.
4. Gửi → Ký → Xuất Hóa Đơn Từng Đợt
Quy trình ký thực dụng, đúng pháp lý:
- Gửi cho khách: hệ thống render hợp đồng dạng Word (.docx) (có thể chỉnh/đàm phán) và email cho khách. Trạng thái DRAFT → SENT.
- Khách ký ngoài hệ thống (giấy/soft copy) và gửi lại.
- Tải bản đã ký lên: đính file đã ký (lưu trên hệ thống) → ghi nhận người ký, thời điểm ký. SENT → SIGNED → ACTIVE.
- Xuất hóa đơn từng đợt: với mỗi đợt thanh toán, xem bản xem trước hóa đơn → xác nhận → xuất hóa đơn qua luồng ERP/hóa đơn hiện có.
ℹ️ Lưu ý: Việc xuất hóa đơn yêu cầu workspace đã kết nối hóa đơn điện tử / nhà cung cấp thuế. Toàn bộ luồng tạo dịch vụ, báo giá, hợp đồng, gửi & tải bản ký vẫn dùng được bình thường; chỉ riêng bước xuất hóa đơn cần kết nối này.
5. Hóa Đơn → Tự Động Lên Sổ Kế Toán
- Hợp đồng đã ký = cam kết, chưa phải giao dịch tài chính — nên không sinh bút toán lúc ký.
- Khi xuất hóa đơn mới ghi sổ: Nợ Phải thu (131) / Có Doanh thu (511) / Có Thuế GTGT (3331) — chạy qua đúng cỗ máy hạch toán hóa đơn tự động đã có.
- Khi nhận thanh toán: Nợ Tiền (111/112) / Có Phải thu (131).
Toàn bộ tái sử dụng cỗ máy kế toán tự động hiện có — không có mã GL "tự chế", workflow do bạn sở hữu và chỉnh được.
Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp
| Tính năng | Lợi ích thực tế cho bạn |
|---|---|
| Một Catalog (sản phẩm + dịch vụ) | Hết "sản phẩm giả", danh mục sạch và đúng |
| Báo giá hỗn hợp | Một tài liệu thay vì hai; bớt soạn lại |
| Hợp đồng có Bên B + nghiệm thu | Ràng buộc rõ ràng, nghiệm thu theo giai đoạn |
| Hóa đơn từng đợt theo lịch | Không quên thu, luôn biết còn nợ bao nhiêu |
| Hóa đơn → bút toán tự động | Doanh thu lên sổ đúng, không nhập tay |
| Thông tin công ty tự điền | Bên B & MST điền sẵn cho hợp đồng/hóa đơn |
Phù Hợp Với Ai?
- Agency marketing / quảng cáo (ICP3) bán gói dịch vụ theo tháng.
- Tư vấn, freelancer, nhà cung cấp B2B cần hợp đồng và hóa đơn từng đợt.
- Spa, clinic, trung tâm đào tạo bán dịch vụ kèm sản phẩm.
- Doanh nghiệp bán cả sản phẩm lẫn dịch vụ muốn một báo giá / một hợp đồng duy nhất.
Bắt Đầu Như Thế Nào?
Vào CRM → Catalog → Dịch vụ tạo dịch vụ đầu tiên, rồi lập một báo giá hỗn hợp và chuyển thành hợp đồng. Xem hướng dẫn từng bước trong bài "Hướng dẫn sử dụng Bán dịch vụ & Hợp đồng".
Dùng thử miễn phí — không cần thẻ tín dụng.
