Agency marketing quản lý nhiều khách hàng cùng lúc — mỗi khách hàng cần email drip campaign, follow-up lead, nhắc nhở thanh toán, gửi báo cáo hàng tuần. Nếu làm tay, bạn cần 1 nhân viên chỉ để gửi email và nhắn tin. Với tự động hóa, hệ thống làm thay — chính xác 100%, 24/7.
10 Quy trình tự động hóa mà Agency Cần Thiết Lập
1. Nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng (Lead Nurturing)
Kích hoạt: Khách hàng tiềm năng mới từ landing page / Facebook Lead Ads
```
Khách hàng tiềm năng mới (từ Facebook Ads → landing page → form)
↓ (ngay lập tức)
📧 Email 1: Chào mừng + Tài liệu miễn phí
↓ (2 ngày)
📧 Email 2: Case study ngành tương tự
↓ (4 ngày)
📧 Email 3: So sánh giải pháp
↓ (7 ngày)
📧 Email 4: "Đặt lịch tư vấn miễn phí"
↓ (nếu không phản hồi sau 14 ngày)
⚡ Tạo task cho sale: "Gọi điện theo dõi"
```
2. Chào mừng khách hàng mới
Kích hoạt: Khách hàng ký hợp đồng (deal thắng trong CRM)
```
Deal "Thắng"
↓ (ngay lập tức)
📧 Email: Chào mừng khách hàng mới + Checklist onboarding
↓ (1 ngày)
⚡ Tạo không gian làm việc riêng cho khách hàng
↓ (2 ngày)
📧 Email: Hướng dẫn truy cập dashboard
↓ (7 ngày)
📧 Email: "Tuần đầu tiên — Mọi thứ ổn chứ?"
```
3. Nhắc nhở cuộc hẹn
Kích hoạt: Cuộc họp/lịch hẹn được tạo
```
Cuộc họp được tạo
↓ (trước 24h)
📧 Email + 💬 Zalo: Nhắc lịch họp
↓ (trước 1h)
💬 Zalo: "Họp trong 1 giờ nữa — link Zoom: ..."
↓ (sau cuộc họp)
📧 Email: Ghi chú cuộc họp + các mục hành động
```
4. Tự động hóa báo cáo hàng tháng
Kích hoạt: Ngày 1 hàng tháng
```
Ngày 1 hàng tháng
↓
📊 Tự động tạo báo cáo tháng trước
↓
📧 Gửi email cho khách hàng: "Đã đính kèm báo cáo tháng X"
↓
⚡ Tạo task: "Xem lại báo cáo với đội nhóm"
```
5. Phục hồi giỏ hàng bị bỏ quên (dành cho khách hàng E-commerce)
Kích hoạt: Khách hàng thêm vào giỏ hàng nhưng không thanh toán
```
Giỏ hàng bị bỏ quên (30 phút)
↓
📧 Email: "Bạn quên gì trong giỏ hàng?"
↓ (nếu không mua sau 4 giờ)
📧 Email: "Ưu đãi 10% — Hoàn tất đơn hàng ngay"
↓ (nếu không mua sau 24 giờ)
💬 Zalo: "Sản phẩm X sắp hết hàng!"
```
6. Lịch đăng bài trên mạng xã hội
Kích hoạt: Lịch đăng bài hàng tuần
```
Mỗi thứ 2, 4, 6
↓
🤖 AI tạo bản nháp nội dung
↓
⚡ Tạo task: "Xem lại & phê duyệt nội dung"
↓ (khi được phê duyệt)
📱 Tự động đăng bài lên Facebook + Instagram
```
7. Thu thập phản hồi khách hàng
Kích hoạt: Sau khi hoàn thành dịch vụ / dự án
```
Dự án hoàn thành
↓ (sau 2 ngày)
📧 Email: "Đánh giá dịch vụ của chúng tôi" + Liên kết khảo sát
↓ (nếu đánh giá > 4 sao)
📧 Email: "Cảm ơn! Mời viết đánh giá trên Google"
↓ (nếu đánh giá < 3 sao)
⚡ Thông báo: Thông báo cho người quản lý xử lý
```
8. Nhắc nhở thanh toán hóa đơn
Kích hoạt: Hóa đơn được tạo / đến hạn
```
Hóa đơn được tạo
↓ (ngay lập tức)
📧 Email: Gửi hóa đơn cho khách hàng
↓ (trước 3 ngày đến hạn)
📧 Email: "Nhắc nhở: Hóa đơn #X đến hạn ngày Y"
↓ (ngày đến hạn, nếu chưa thanh toán)
💬 Zalo: "Hóa đơn #X đã đến hạn — Vui lòng thanh toán"
↓ (quá hạn 7 ngày)
⚡ Thông báo: Thông báo cho người quản lý tài khoản
```
9. Bán thêm / Bán chéo
Kích hoạt: Khách hàng hoàn thành dự án + kết quả tốt
```
Dự án hoàn thành + KPI đạt
↓ (sau 7 ngày)
📧 Email: "Kết quả tuyệt vời! Muốn mở rộng quy mô?"
↓ (gợi ý)
📧 Email: Gói dịch vụ nâng cao / dịch vụ bổ sung
↓ (nếu quan tâm)
⚡ Tạo deal mới trong CRM
```
10. Thu hút lại khách hàng cũ (Win-Back)
Kích hoạt: Khách hàng hết hợp đồng > 30 ngày
```
Hợp đồng hết hạn > 30 ngày
↓
📧 Email: "Chúng tôi có gì mới — cập nhật cho bạn"
↓ (7 ngày)
📧 Email: Ưu đãi đặc biệt cho "khách hàng quay lại"
↓ (14 ngày, nếu không phản hồi)
⚡ Tạo task: "Người quản lý tài khoản gọi điện"
```
Cách Thiết Lập Trên GTG CRM
Trình tạo quy trình tự động hóa của GTG CRM cho phép tạo quy trình bằng trình chỉnh sửa trực quan:
- Chọn Kích hoạt: Liên hệ mới, Thay đổi deal, Thời gian, Sự kiện tùy chỉnh
- Kéo thả Hành động: Gửi Email, Gửi Zalo, Chờ, Nếu/Thì, Tạo Task
- Cá nhân hóa: Sử dụng thẻ chèn ({tên}, {công_ty}, {sản_phẩm})
- Kiểm tra: Chạy thử với 1 liên hệ
- Bật: Quy trình hoạt động 24/7
Gói Đề Xuất Cho Agency
| Gói | Giá | Số quy trình | Phù hợp |
|---|---|---|---|
| Cơ bản | 199,000đ/tháng | 3 quy trình | Freelancer |
| Khởi đầu | 449,000đ/tháng | 10 quy trình | Agency nhỏ |
| Tăng trưởng | 639,000đ/tháng | Không giới hạn | Agency trung bình |
| Chuyên nghiệp | 1,029,000đ/tháng | Không giới hạn + nâng cao | Agency lớn |
Kết luận
Tự động hóa giúp agency giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công như gửi email, nhắc lịch hay theo dõi khách hàng. Khi các quy trình tự động hóa được thiết lập đúng, nhiều quy trình marketing và chăm sóc khách hàng có thể vận hành tự động 24/7. Với GTG CRM, agency có thể xây dựng các quy trình tự động hóa này ngay trong một hệ thống duy nhất, giúp quản lý khách hàng tiềm năng, khách hàng và chiến dịch hiệu quả hơn mà không cần thêm nhiều công cụ rời rạc.
Bắt Đầu Miễn Phí
36,888 tín dụng → thiết lập 3 quy trình đầu tiên → xem kết quả trong tuần đầu.
