自2022年7月1日起，根据第123/2020/ND-CP号法令及第78/2021/TT-BTC号通知的规定，采用纸质申报方式的个体户和企业必须改用电子发票。这不仅是法律要求，也是企业运营现代化进程中的重要一步。

为确保合规并避免法律风险，企业主需要了解电子发票的创建、使用和管理相关规则。本文将阐明关键要点，帮助您准确高效地开展发票业务。

电子发票的概念

根据第123/2020/ND-CP号法令第3条，电子发票是指商品或服务销售商通过电子方式创建的电子数据文件，用于根据会计和税法记录商业交易信息。该发票可由直接连接到税务机关系统的收银机生成。

电子发票主要分为两大类。第一类是带有税务机关代码的发票，这种发票在发送给买方之前就已经开具。该代码包含一个唯一的交易编号和一串基于卖方信息的编码字符串。第二类是不带税务机关代码的发票，这种发票由企业自行生成，无需事先经过税务机关的验证即可直接发送给客户。

三种必须使用电子发票的情况

根据第 78/2021/TT-BTC 号通知，家庭企业和个体经营者在三种特定情况下必须使用电子发票。

第一种情况适用于采用申报方式缴纳税款的家庭企业和个人。这类人群有义务在其业务运营中定期使用电子发票。

第二种情况涉及采用定额缴税方式缴纳税款的家庭企业。当他们需要开具发票时，税务机关会向他们提供带有每笔交易代码的电子发票。

第三种情况适用于按交易额申报纳税的家庭企业。与第二类情况类似，如果需要发票，税务机关将为每笔具体交易开具单独的电子发票。

使用电子发票时需要注意的事项

按交易次数开具电子发票的合格接收人。

对于缴纳固定税率的家庭企业，税务机关会在必要时根据具体情况开具带有代码的发票。从事不定期商业活动且没有固定经营场所、按交易额缴纳税款的个人也属于此类。

此外，一些特殊情况也符合开具发票的条件，具体情况需个案审查。例如，已停止运营但尚未完成注销税务识别号手续的企业，仍可申请开具发票以清算资产。暂时停业但需履行先前已签订合同的企业，也可获得类似支持。此外，因强制停止使用发票的情况也包含在内。

免费电子发票服务

根据第123/2020/ND-CP号法令第14条第1款规定，社会经济条件困难或极其困难地区的中小企业、合作社、个体户和个体经营者，自使用之日起12个月内免交电子发票服务费。优惠地区清单见第118/2015/ND-CP号法令。

不符合免费服务条件的用户将需要根据与电子发票服务提供商签订的合同支付服务费。

需要停止使用电子发票的情况

第 123/2020/ND-CP 号法令第 16 条第 1 款列出了必须停止使用带代码的电子发票的情况。

当企业纳税识别号到期或税务机关核实其已不在注册地址经营时，纸质发票的使用将停止。如果企业主动向主管机关报告暂时停止经营，电子发票的使用也将停止。

严重违规行为也会带来类似的后果。如果企业利用发票销售走私商品、违禁商品、假冒商品或侵犯知识产权的商品，当局会发现并通知税务机关处理。伪造发票以侵吞资金也是停止使用电子发票的原因之一。

此外，当税务机关宣布暂停使用发票以强制征收税款，或者当企业登记机关因资质不足而要求暂停特定行业的经营活动时，企业也必须停止使用电子发票。

哪个税务机关按交易逐笔开具发票？

第 123/2020/ND-CP 号法令第 13 条第 2 款 c 点明确规定了提交发票开具申请的地点。

对于拥有固定营业场所的家庭企业和个体经营者，应向其经营所在地的税务机关提交申请。相反，对于没有固定营业场所的家庭企业和个体经营者，则应向其居住地或企业注册地的税务机关提交申请。

从一次性缴税制过渡到申报式缴税制的路线图

自2026年起，税务机关将实施一项路线图，逐步将家庭企业从一次性缴纳税款的方式过渡到申报式缴纳税款的方式。这意味着家庭企业需要按照规定完成记账、创建和发送电子发票、在线申报和缴纳税款等所有工作，而不再像以前那样一次性缴纳税款。

为了帮助小企业适应新的法规，而无需聘请会计师或执行复杂的手动流程，许多综合性的数字化转型解决方案应运而生，将销售管理、税务申报、税务支付、电子发票开具和会计记录管理等功能集成在一个平台上。

总结

对于采用申报方式缴纳税款的家庭企业和个体经营者而言，使用电子发票已成为强制性要求。了解电子发票的相关规定，包括其概念、适用对象、发票开具条件以及停止开具发票的情况，对于所有家庭企业主而言都至关重要，这有助于他们以透明且合法的方式经营业务。

尤其是在从定额税制向申报税制过渡的背景下，为企业配备合适的工具来管理会计记录、税务申报和开具电子发票变得比以往任何时候都更加重要。GTG CRM 提供集成的自动电子发票开具功能，帮助企业主轻松开具合法发票，按照规定向税务机关提交数据，并支持检查和检测输入发票中的错误。因此，企业主不仅可以节省时间，还可以确保会计核算的准确性，并完全符合税务机关的要求。