GTG CRM 中的 AI 助手：小型企业的虚拟助手

概述

AI Biz Assistant是 GTG CRM 系统中的智能助手，可帮助企业直接在系统内查询、汇总和理解数据。企业无需搜索单个报告，即可直接向 AI 提问，并根据其实际数据获得答案。

为什么企业需要人工智能商务助手？

现状

许多企业面临以下问题：

• 数据并不匮乏，但我不知道从哪里开始分析。
• 信息分散在很多地方，收集起来很费时间。
• 基于情绪而非事实数据的决策。
• 没有时间详细审阅每份报告。
• 每周制作Excel和PowerPoint报告需要花费大量时间。
• 起草符合法律标准的合同、公司章程和授权委托书需要外包，或者使用过时的模板可能不可靠。

AI商业助手解决方案

AI Biz Assistant旨在解决以下问题：

更快获取数据- 提问即可立即获得答案。

了解运营状况——数据来源于多个渠道。

基于人工智能的洞察，及时做出决策。

节省时间——无需逐一查看每份报告。

利用真实数据自动生成专业报告（Excel、PowerPoint格式）。

标准法律文件- 符合国家规定的越南标准文件，无需使用过时的模板。

使用的人工智能数据源

AI Biz Assistant 从 GTG CRM 内部模块和外部来源收集和分析数据：

1. 客户管理

• 潜在客户和客户名单
• 互动历史
• 客户细分

2. 产品管理

• 产品列表
• 销售量
• 存货

3. 市场营销与广告

• Facebook 和 Google 的广告活动
• 各项活动的有效性
• 成本和转换

4. 社交媒体

• 文章已发表。
• 互动程度
• 有效内容

5. 收入与订单

• 随时间变化的收入
• 订单数量
• 商业趋势

6. Google 云端硬盘

• Google 云端硬盘中的文件和文件夹列表
• 读取并提取文档内容。
• 按文件名或内容搜索文件。
• 从 Google 云端硬盘获取视频元数据

AI 可以访问您的 Google 云端硬盘（在连接您的 Google 帐户后），并分析、总结或将文件内容集成到回复中——而无需离开 GTG CRM。

自动生成报告和文档

这是 AI Biz Assistant 的一套全新功能，只需语音命令即可将数据转换为物理文件。

自动创建 Excel 文件 (XLSX)

AI Biz Assistant 可以直接从 GTG CRM 中的数据创建 Excel 文件 (.xlsx) - 无需手动复制或格式化。

人工智能可以生成： - 月度/季度/年度收入汇总 - 包含完整信息的客户列表 - 广告活动效果报告（Facebook、Google） - 产品库存报告 - 按销售渠道划分的订单报告 - 企业所需的任何数据表

说明：只需用越南语提出您的请求即可。

“创建一个Excel文件，汇总五月份各产品的收入。”

将最有潜力的50位客户名单导出到Excel文件。

“请生成一份表格形式的报告，列出您上个月的Facebook广告支出。”

人工智能将从系统中检索真实数据，将其整理成结构清晰的表格，并导出 .xlsx 文件供您立即下载。

自动创建 PowerPoint 幻灯片 (PPTX)

AI Biz Assistant 可以根据您的数据和内容要求创建专业的 PowerPoint 演示文稿 (.pptx) – 适用于董事会会议、合作伙伴报告和投资者推介。

人工智能可以创建： - 按周期总结业务成果的幻灯片 - 高效的营销演示文稿 - 管理层销售报告 - 竞争对手分析幻灯片 - 任何包含描述性内容的演示文稿。使用方法：

“制作一份包含 5 张主要幻灯片的五月份业务成果总结幻灯片。”

“制作一份演示文稿，汇报您第二季度广告活动的成效。”

“制作一份月度总结PPT，向销售团队汇报。”

下载的 .pptx 文件可以直接在 Microsoft PowerPoint 或 Google Slides 中打开。

起草越南标准法律文件

AI Biz Assistant 可以根据官方政府标准起草越南法律文件：Times New Roman 13pt 字体、官方信头格式、标准页边距以及官方法律符号和语言。

24 个文档模板，包括 10 个类别：

团体	文档
创办企业	有限责任公司章程、设立决定、投资登记证书申请
人力资源与劳动力	雇佣合同、任命决定、解雇决定
授权与代理	授权委托书（个人、组织）
会议与决议	董事会会议纪要、股东大会会议纪要
合同	商业合作协议、服务合同
解散与终止	决定解散公司
规则	公司规章制度、操作流程

操作说明 - 人工智能将询问每一项必要信息：

“为ABC有限责任公司制定公司章程”

人工智能将逐步询问信息：公司名称、地址、注册资本、成员名单、出资比例、法定代表人等。您提供所有信息后，人工智能将导出符合越南政府文件格式的 .docx 文件，可供打印和签字。

标准格式要求： - 字体：Times New Roman，13磅 - 页边距：越南标准行政文件页边距 - 信头：越南社会主义共和国 - 独立 - 自由 - 幸福 - 签名和印章：按照模板正确放置 - 法律用语：使用正式术语，避免使用俚语或非正式语言

连接到 Google 云端硬盘

AI Biz Assistant 现在可以访问您的 Google 云端硬盘（在“设置”中连接您的 Google 帐户后），并直接处理文档。

人工智能如何利用谷歌云端硬盘：

• 列出文件：列出第二季度报告文件夹中的所有文件
• 搜索：“查找与客户 Minh Hung 的合同文件”
• 请阅读文档：“我云端硬盘中的合同文件ABC摘要”
• 视频分析：“从云端硬盘获取最新视频信息”
• 数据集成：“将 Excel 云端硬盘文件中的数据与 GTG CRM 中的实际收入进行比较”

只需连接一次 Google 云端硬盘，即可永久使用。在“设置”→“集成”中关联您的 Google 帐户后，AI 即可随时访问和使用您的云端硬盘文件。

人工智能可以回答的问题类型

商业状况

• 今天的收入情况如何？
• “过去7天里新增了多少订单？”
• 新客户贡献了多少百分比的收入？

客户与潜在客户

• 这个月我们获得了多少销售线索？
• 列出最新的线索
• 哪个客户群体购买量最大？

市场营销与广告

• “哪个广告活动带来的潜在客户最多？”
• 哪个营销渠道效果最好？
• “建议用于投放谷歌广告的关键词”

内容与社交媒体

• 哪些类型的内容互动性高？
• “哪篇帖子获得的点赞最多？”

产品

• 哪种产品卖得最好？
• 哪些产品需要增加库存？

创建 Excel 和 PowerPoint 报告（新增）

• “创建一个Excel文件，汇总五月份各产品的收入情况。”
• 将前 50 名客户列表导出到 Excel 表格中
• “制作一份6页的第二季度收益报告幻灯片。”
• “制作一份 PowerPoint 演示文稿，总结您过去一个月在 Facebook 上开展的营销活动的效果。”

法律文件起草（新增）

• “为新员工制定雇佣合同”
• “请准备一份授权书给分行经理。”
• “为我的有限责任公司制定公司章程”
• “撰写六月份董事会会议纪要”
• “起草任命销售部门主管的决定书”

Google 云端硬盘（新）

• “列出云端硬盘上‘合同’文件夹中的文件”
• “找到要发送给客户 Binh Minh 的报价文件”
• “Google 云端硬盘中 ABC 文件内容的摘要”

预测与建议

• 我应该重点关注哪个渠道？
• “如果情况继续这样下去，风险会在哪里？”
• “为我的行业推荐一些谷歌广告关键词”

主要优势

益处	描述
节省时间	无需逐一查看每份报告；只需向人工智能询问答案即可。
快速做出决定	基于真实数据，而非情绪。
便于使用	请用自然的越南语提问。
多源编译	AI 结合了来自多个模块以及 Google 云端硬盘的数据。
深入洞察	人工智能进行分析并提出行动建议。
生成自动报告	只需一句话即可从真实数据导出 Excel 和 PowerPoint 文件。
标准法律文件	24 份符合政府规定的越南文件模板，可立即下载并签署。
连接生态系统	在同一界面中读取和分析 Google 云端硬盘中的文档。

适用于

• 企业主- 无需打开 Excel 即可快速概览和查看报告。
• 市场营销管理- 评估营销活动效果，创建即时报告幻灯片。
• 销售管理- 跟踪销售线索和销售情况，导出客户列表。
• 会计与行政——按照正确的标准起草合同、公司章程和授权文件。
• 运营人员- 无需 IT 专业知识即可检索信息、生成定期报告。

总结

借助 GTG CRM 中的 AI Biz Assistant，企业不仅可以查看数据，还可以理解数据以更快地采取行动——现在，他们甚至可以在一次对话中立即创建标准越南语的 Excel 报告、演示文稿或法律文件。

AI Biz Assistant 将复杂的数据转化为易于理解的见解、专业的文档和符合法律规定的文本，帮助企业做出明智、及时的决策，并提高日常运营效率。