GTGCrm中的AI助手：小型企业的虚拟助手

概述

AI Biz Assistant是 GTG CRM 系统中的智能助手，可帮助企业直接在系统内查询、汇总和理解数据。企业无需搜索单个报告，即可直接向 AI 提问，并根据其实际数据获得答案。

为什么企业需要人工智能商务助手？

现状

许多企业面临以下问题：

• 数据并不匮乏，但我不知道从哪里开始分析。
• 信息分散在很多地方，收集起来很费时间。
• 基于情绪而非事实数据的决策。
• 没有时间详细审阅每份报告。
• 每周制作Excel和PowerPoint报告需要花费大量时间。
• 起草符合法律标准的合同、公司章程和授权委托书需要外包，或者使用过时的模板可能不可靠。

AI商业助手解决方案

AI Biz Assistant旨在解决以下问题：

更快获取数据- 提问即可立即获得答案。

了解运营状况——数据来源于多个渠道。

基于人工智能的洞察，及时做出决策。

节省时间——无需逐一查看每份报告。

利用真实数据自动生成专业报告（Excel、PowerPoint格式）。

标准法律文件- 符合国家规定的越南标准文件，无需使用过时的模板。

使用的人工智能数据源

AI Biz Assistant 从 GTG CRM 内部模块和外部来源收集和分析数据：

1. 客户管理

• 潜在客户和客户名单
• 互动历史
• 客户细分

2. 产品管理

• 产品列表
• 销售量
• 存货

3. 市场营销与广告

• Facebook 和 Google 的广告活动
• 各项活动的有效性
• 成本和转换

4. 社交媒体

• 文章已发表。
• 互动程度
• 有效内容

5. 收入与订单

• 随时间变化的收入
• 订单数量
• 商业趋势

6. Google 云端硬盘

• Google 云端硬盘中的文件和文件夹列表
• 读取并提取文档内容。
• 按文件名或内容搜索文件。
• 从 Google 云端硬盘获取视频元数据

AI 可以访问您的 Google 云端硬盘（在连接您的 Google 帐户后），并分析、总结或将文件内容集成到回复中——而无需离开 GTG CRM。

自动生成报告和文档

这是 AI Biz Assistant 的一套全新功能，只需语音命令即可将数据转换为物理文件。

自动创建 Excel 文件 (XLSX)

AI Biz Assistant 可以直接从 GTG CRM 中的数据创建 Excel 文件 (.xlsx) - 无需手动复制或格式化。

人工智能可以生成： - 月度/季度/年度收入汇总 - 包含完整信息的客户列表 - 广告活动效果报告（Facebook、Google） - 产品库存报告 - 按销售渠道划分的订单报告 - 企业所需的任何数据表

说明：只需用越南语提出您的请求即可。

“创建一个Excel文件，汇总五月份各产品的收入。”

将最有潜力的50位客户名单导出到Excel文件。

“请生成一份表格形式的报告，列出您上个月的Facebook广告支出。”

人工智能将从系统中检索真实数据，将其整理成结构清晰的表格，并导出 .xlsx 文件供您立即下载。

自动创建 PowerPoint 幻灯片 (PPTX)

AI Biz Assistant 可以根据您的数据和内容要求创建专业的 PowerPoint 演示文稿 (.pptx) – 适用于董事会会议、合作伙伴报告和投资者推介。

人工智能可以创建： - 按周期总结业务成果的幻灯片 - 高效的营销演示文稿 - 管理层销售报告 - 竞争对手分析幻灯片 - 任何包含描述性内容的演示文稿。使用方法：

“制作一份包含 5 张主要幻灯片的五月份业务成果总结幻灯片。”

“制作一份演示文稿，汇报您第二季度广告活动的成效。”

“制作一份月度总结PPT，向销售团队汇报。”

下载的 .pptx 文件可以直接在 Microsoft PowerPoint 或 Google Slides 中打开。

起草越南标准法律文件

AI Biz Assistant 可以根据官方政府标准起草越南法律文件：Times New Roman 13pt 字体、官方信头格式、标准页边距以及官方法律符号和语言。

24 个文档模板，包括 10 个类别：

操作说明 - 人工智能将询问每一项必要信息：

“为ABC有限责任公司制定公司章程”

人工智能将逐步询问信息：公司名称、地址、注册资本、成员名单、出资比例、法定代表人等。您提供所有信息后，人工智能将导出符合越南政府文件格式的 .docx 文件，可供打印和签字。

标准格式要求： - 字体：Times New Roman，13磅 - 页边距：越南标准行政文件页边距 - 信头：越南社会主义共和国 - 独立 - 自由 - 幸福 - 签名和印章：按照模板正确放置 - 法律用语：使用正式术语，避免使用俚语或非正式语言

连接到 Google 云端硬盘

AI Biz Assistant 现在可以访问您的 Google 云端硬盘（在“设置”中连接您的 Google 帐户后），并直接处理文档。

人工智能如何利用谷歌云端硬盘：

• 列出文件：列出第二季度报告文件夹中的所有文件
• 搜索：“查找与客户 Minh Hung 的合同文件”
• 请阅读文档：“我云端硬盘中的合同文件ABC摘要”
• 视频分析：“从云端硬盘获取最新视频信息”
• 数据集成：“将 Excel 云端硬盘文件中的数据与 GTG CRM 中的实际收入进行比较”

只需连接一次 Google 云端硬盘，即可永久使用。在“设置”→“集成”中关联您的 Google 帐户后，AI 即可随时访问和使用您的云端硬盘文件。

人工智能可以回答的问题类型

商业状况

• 今天的收入情况如何？
• “过去7天里新增了多少订单？”
• 新客户贡献了多少百分比的收入？

客户与潜在客户

• 这个月我们获得了多少销售线索？
• 列出最新的线索
• 哪个客户群体购买量最大？

市场营销与广告

• “哪个广告活动带来的潜在客户最多？”
• 哪个营销渠道效果最好？
• “建议用于投放谷歌广告的关键词”

内容与社交媒体

• 哪些类型的内容互动性高？
• “哪篇帖子获得的点赞最多？”

产品

• 哪种产品卖得最好？
• 哪些产品需要增加库存？

创建 Excel 和 PowerPoint 报告（新增）

• “创建一个Excel文件，汇总五月份各产品的收入情况。”
• 将前 50 名客户列表导出到 Excel 表格中
• “制作一份6页的第二季度收益报告幻灯片。”
• “制作一份 PowerPoint 演示文稿，总结您过去一个月在 Facebook 上开展的营销活动的效果。”

法律文件起草（新增）

• “为新员工制定雇佣合同”
• “请准备一份授权书给分行经理。”
• “为我的有限责任公司制定公司章程”
• “撰写六月份董事会会议纪要”
• “起草任命销售部门主管的决定书”

Google 云端硬盘（新）

• “列出云端硬盘上‘合同’文件夹中的文件”
• “找到要发送给客户 Binh Minh 的报价文件”
• “Google 云端硬盘中 ABC 文件内容的摘要”

预测与建议

• 我应该重点关注哪个渠道？
• “如果情况继续这样下去，风险会在哪里？”
• “为我的行业推荐一些谷歌广告关键词”

主要优势

适用于

• 企业主- 无需打开 Excel 即可快速概览和查看报告。
• 市场营销管理- 评估营销活动效果，创建即时报告幻灯片。
• 销售管理- 跟踪销售线索和销售情况，导出客户列表。
• 会计与行政——按照正确的标准起草合同、公司章程和授权文件。
• 运营人员- 无需 IT 专业知识即可检索信息、生成定期报告。

总结

借助 GTG CRM 中的 AI Biz Assistant，企业不仅可以查看数据，还可以理解数据以更快地采取行动——现在，他们甚至可以在一次对话中立即创建标准越南语的 Excel 报告、演示文稿或法律文件。

AI Biz Assistant 将复杂的数据转化为易于理解的见解、专业的文档和符合法律规定的文本，帮助企业做出明智、及时的决策，并提高日常运营效率。