电子发票

功能介绍

电子发票是 GTG CRM 的重要功能，可帮助企业集中、自动、高效地管理所有进项和销项发票。

为什么需要管理电子发票？

在商业中，有两个最重要的概念：

概念	描述	发票类型
收入	销售收入	销项发票（开具给客户）
成本	用于销售的采购成本	进项发票（供应商开具给您）

GTG CRM 帮助您轻松开具发票和管理发票！

突出功能

1. 进项发票管理

手动上传发票

• 拖放或选择发票 PDF 文件
• 系统自动识别并提取信息
• 支持包含多项产品 的复杂发票

自动从电子邮件收集

这是 GTG CRM 的特色功能！

• 将企业邮箱连接到 GTG CRM
• 启用“自动收集发票”功能
• 系统自动从电子邮件中获取发票并导入系统

💡 好处：再也不用手动下载发票了！所有进项发票都会被整齐收集，会计只需下载并进行税务报告。

专用发票邮箱 (Invoice Mailboxes)

现在您可以创建专用发票邮箱——与客户服务邮件（消息）渠道完全分开。

• 创建一或多个专用于进项发票的邮箱（例如：invoice@company.com, ketoan@company.com）
• 单独的权限管理：只有被授权的人（会计、财务经理）才能查看发票邮箱——普通业务邮件不会混入
• 发送到这些邮箱的所有发票都会自动汇总到“进项发票” (Incoming Invoices) 列表
• “进项发票”列表可以按邮箱来源 (source mailbox) 筛选——清楚知道发票来自哪个邮箱，不再混淆多个部门或多个分支机构

💡 好处：进项发票不再淹没在客户服务邮箱中。会计有一个独立的、干净的“发票库”，可以按来源过滤——月末对账速度大大加快。

2. 销项发票 (VAT) 开具

GTG CRM 已与信誉良好的电子发票供应商合作：

供应商	描述
S-Invoice (Viettel)	Viettel 电子发票
MISA	会计软件和电子发票

轻松创建发票

• 选择合适的发票模板
• 输入买家信息（名称、税号、地址）
• 添加产品/服务，包括单价、数量、税率
• 支持按产品折扣
• 开具前预览 PDF

3. 替换发票

当需要修改已开具的发票（客户退货、错误等）时：

• 直接从原发票创建替换发票
• 修改产品信息、数量、价格
• 系统自动与原发票关联

💡 注意：替换只是开具后的一种处理方式。当发票需要完全作废（不是修改）时，请使用下方“作废发票”部分的功能。

4. 作废电子发票

当已开具的发票需要完全作废（开错客户、严重错误、取消订单等）时，GTG CRM 支持在系统中直接作废电子发票，支持两个供应商：

供应商	作废发票
S-Invoice (Viettel)	✅ 通过 API 直接作废
MISA	✅ 通过 API 直接作废

• 打开已开具的发票 → 选择“作废发票” → 确认
• GTG CRM 向供应商（S-Invoice/MISA）发送作废指令并更新发票状态
• 自动冲销分录 (JE reversal)：如果发票已计入会计账簿，系统会自动创建冲销分录——收入、税款和应收账款将恢复到正确的余额，无需会计手动调整

💡 好处：作废发票不再需要“单独登录供应商软件+手动修改账簿”。在 GTG CRM 中一步操作——发票按流程正确作废，并且账簿自动匹配。（有关 GTG CRM会计功能模块中的复式记账法，请参阅更多信息。）

5. 同步与管理

• 将发票从供应商同步到 GTG CRM
• 下载已开具发票的 PDF
• 需要时编辑发票信息
• 跟踪付款状态（已付款 / 未付款）

对企业的益处

益处	描述
节省时间	从电子邮件自动收集进项发票
集中管理	所有进项/销项发票集中一处
连接供应商	直接通过 S-Invoice, MISA 开具发票
易于报告	会计轻松下载并进行税务报告
替换发票	快速处理修改、退货
安全作废发票	一键作废 S-Invoice/MISA 发票 — 自动冲销分录，账簿自动匹配
专用发票邮箱	将进项发票汇总到专用邮箱，按来源管理和筛选
跟踪应收账款	了解每张发票的付款状态

与 GTG CRM 集成

电子发票与 GTG CRM 的其他模块深度集成：

• 客户管理 (CRM)：将发票与客户关联
• 订单管理：订单完成后自动开具发票
• 报告：按发票统计收入、成本

结论

GTG CRM 的电子发票是帮助企业的全面解决方案： - ✅ 自动管理进项发票（带专用发票邮箱，按来源筛选） - ✅ 轻松开具 VAT 发票 - ✅ 安全作废发票 — 自动冲销分录，账簿自动匹配 - ✅ 为会计节省时间 - ✅ 符合税务规定

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