ما الذي يمكنك فعله بعد هذا الدليل
هل يوجد رصيد نهاية السنة من الدفتر القديم داخل ملف CSV أو Excel؟ ما عليك سوى إسقاط الملف هنا، ولا يهم ترتيب الأعمدة أو أسماؤها: اختر العمود، وطابق الحساب، وحدد التاريخ ثم أرسله للمراجعة.
القيود التي يجب معرفتها مسبقًا
- لا يمكن إدخال رصيد بداية الفترة إلا في أول يوم من سنة مالية (هذا الإصدار يدعم السنة المحاسبية المطابقة للسنة الميلادية)، ولكل شركة (workspace) رصيد واحد فقط.
- يقبل النظام فقط حسابات الأصول والالتزامات وحقوق الملكية؛ أما حسابات الإيرادات والمصروفات فمرفوضة. وبما أن الشركة دخلت في منتصف السنة، فلا يمكن إدخال الأرقام من بداية السنة حتى تاريخ التحويل بهذه الطريقة: أدخل رصيد بداية السنة هنا، ثم سجّل الحركات المتولدة باستخدام الوظائف المعتادة في GTG CRM (إدخال كشوف الحساب، فواتير الشراء، فواتير البيع).
- يمكن إدخال أرصدة الذمم المدينة (131)، والذمم الدائنة (331)، والمخزون في الأستاذ العام وميزان المراجعة. لكن قوائم فواتير البيع، وفواتير الشراء، وشاشات المخزون لا تعرضها: لم يتم إدخال أرصدة العملاء الفردية، والموردين الفرديين، ومخزون كل صنف بهذه الطريقة بعد. توجد ملاحظة صفراء على الشاشة توضح ذلك.
لست على دراية كاملة؟ راجع القيود اليدوية، العكس أو التعديل، رصيد بداية الفترة: نظرة عامة. هل تحتاج إلى إنشاء قيد أو اعتماده أو عكسه أو تعديله؟ راجع دليل القيود اليدوية: الإنشاء، الاعتماد، العكس أو التعديل.
التحضير مسبقًا
| # | الشرط | سبب الحاجة إليه |
|---|---|---|
| 1 | لدى المنشئ صلاحية إنشاء قيد وعرض دليل الحسابات (لمطابقة الحسابات). أما الشخص الثاني فلديه كل من صلاحية اعتماد القيد اليدوي وصلاحية عرض القيود (وأدوار Accountant وAdministrator معدّة مسبقًا وتضم الصلاحيتين). | افتراضيًا، يحتاج رصيد بداية الفترة إلى اعتماد شخص ثانٍ قبل أن يُرحَّل إلى الدفاتر. هل لديك شخص واحد فقط يمسك الدفاتر؟ فعّل المفتاح في دليل القيود اليدوية، الخطوة 4: يمكن لمن يملك صلاحية الإنشاء والاعتماد معًا أن يعتمد قيده بنفسه. |
| 2 | تم تطبيق دليل الحسابات وتفعيل المحاسبة. | يتم مطابقة كل سطر من الملف مع حساب في هذا الدليل. |
| 3 | ملف CSV أو Excel، بحجم أقصى 5 ميغابايت؛ يقرأ Excel ورقة العمل الأولى فقط؛ ويكون الصف الأول أسماء الأعمدة (مثل رقم الحساب، اسم الحساب، مدين، دائن). | لا يهم أي عمود يأتي أولًا أو ما اسمه. لا توجد خانة لإدخال الأرقام في هذه الشاشة: إذا لم يكن لديك ملف، فأنشئ جدولًا صغيرًا بهذا الشكل بنفسك في Excel. |
الخطوة 1 — ألقِ الملف واختر الأعمدة
- انقر + قيد جديد → الرصيد الافتتاحي (عندما تكون القائمة فارغة، يظهر أيضًا زر الرصيد الافتتاحي). تحتوي الشاشة على أربع خطوات: الملف، الأعمدة، الحساب والإجمالي، مراجعة. لن يُحفظ أي شيء حتى تنقر إرسال للمراجعة في الخطوة الأخيرة.
- الملف: اسحب ملف رصيد نهاية السنة من الدفتر القديم إلى الإطار، تمامًا كما يخرجه البرنامج القديم، ثم انقر متابعة. يُقرأ الملف مباشرة في المتصفح: لم يُرسل إلى أي مكان بعد حتى تختار اقتراح بالذكاء الاصطناعي.
- الأعمدة: أجب عن كيف تُكتب الأرقام في هذا الملف؟ (1.234.567,89 أو 1,234,567.89)؛ لا يوجد خيار محدد مسبقًا. مع ملفات Excel، اختر نمط الكتابة المطابق للرقم الذي تراه في الخلية: إذا كانت الخلية تعرض 120,000,000 فاختر 1,234,567.89.
- في أي عمود هو أي عمود؟، انقر اقتراح بالذكاء الاصطناعي (يستهلك 100 رصيد لكل ملف؛ لا يُرسل سوى أسماء الأعمدة وبحد أقصى 8 صفوف نموذجية؛ الذكاء الاصطناعي يقترح الأعمدة فقط) أو استخدم تعييني (مطابقة الأعمدة يدويًا دون استهلاك رصيد). قد تكون الاقتراحات خاطئة: إذا كان أي عمود غير صحيح، افتح خانة اختيار العمود في ذلك الصف واختره من جديد.
- راجع الأسطر الأولى، أعد القراءة: إذا قُرئ أي رقم بشكل خاطئ، فغيّر نمط كتابة الأرقام، لأن الخطأ في الفاصلة أو النقطة قد يجعل الجدول يبدو متوازنًا لكنه قد يكون خاطئًا بمقدار 1,000 مرة. ثم انقر متابعة.
✅ النتيجة المتوقعة: يكون الجدول في أعمدتك مطابقًا لما تقصده في نفهم أنه، وتُقرأ الأسطر الأولى بالأرقام الصحيحة.
الخطوة 2 — مطابقة الحسابات واختيار التاريخ
- في الحساب والإجمالي، يُطابق كل صف من الملف مع حساب لديك: المطابقة حسب الرمز، ثم المطابقة حسب الاسم (مع تجاهل اختلاف الأحرف الكبيرة والصغيرة وعلامات التشكيل). الصف غير المطابق تختار له الحساب؛ ويصبح الوسم حينها تم اختياره منك. لا يقوم GTG بالتخمين. إذا أردت حذف صف (مثل صف الإجمالي)، فانقر حذف هذا الصف.
- تُرفض حسابات الإيرادات والمصروفات، مع توضيح السبب.
- اختر تاريخ الرصيد الافتتاحي (أول يوم في سنة مالية، بدون اختيار مسبق)، واملأ مصدر هذه الأرصدة (إلزامي) وفي تاريخ.
- يجب أن يساوي إجمالي المدين إجمالي الدائن: ويظهر الصف متوازن.
- قد تعرض الشاشة أيضًا ملاحظات من GTG: اقرأها قبل النقر على متابعة.
✅ النتيجة المتوقعة: تظهر الشاشة “تمت مطابقة جميع الصفوف.” ويظهر صف إجمالي المدين … إجمالي الدائن … بحالة متوازن.
الخطوة 3 — إرسال للمراجعة ومشاهدة النتيجة
- في مراجعة، اقرأ مرة واحدة ثم انقر إرسال للمراجعة. افتراضيًا، لن يدخل أي شيء إلى الدفاتر حتى يوافق الشخص الثاني.
- يدخل الشخص الثاني إلى المحاسبة → القيود → المسودات → مراجعة (لوحة مراجعة: الرصيد الافتتاحي) → اعتماد وترحيل، كما هو موضح في دليل القيد اليدوي.
إذا تم رفض إرسال للمراجعة بالرسالة: “هناك بالفعل قيد مثبت بتاريخ أسبق من هذا التاريخ، لذا لا يمكن أن يكون هذا التاريخ هو تاريخ رصيد أول المدة.” فهذا يعني أن الدفتر يحتوي بالفعل على قيد بتاريخ أسبق من التاريخ الذي اخترته. تبقى الشاشة عند خطوة مراجعة ولم يُرحَّل أي شيء إلى الدفتر. يجب أن يكون تاريخ رصيد أول المدة هو اليوم الأول من السنة التي تُفتح عندها الأرصدة (رصيد نهاية 2025 يُفتح في 01/01/2026)؛ أما التاريخ فهو التاريخ الذي تُحتسب إليه الأرصدة، ولا يجوز أن يكون لاحقًا لذلك اليوم. اختر فقط اليوم الأول من سنة أسبق (اضغط رجوع للتغيير) إذا كان ملفك فعلًا هو رصيد نهاية السنة السابقة مباشرة. هل الملف هو رصيد نهاية 2025 بينما يحتوي الدفتر بالفعل على قيود من ديسمبر/2025؟ اسأل محاسبك أو تواصل مع GTG قبل إعادة الإرسال.
✅ النتيجة المتوقعة: بعد الموافقة، يفتح ميزان المراجعة (ويسمى محاسبياً غالبًا ميزان المراجعة؛ المحاسبة → التقارير المالية، ويتطلب إذن عرض التقارير المالية) مبتدئًا بأرقامك في رصيد أول المدة مدين ورصيد أول المدة دائن، ويبقى ذلك في كل شهر من السنة، ولا يُحتسب رصيد أول المدة ضمن الحركات.
أدخلتَ قيمة خاطئة؟ افتح رصيد أول المدة من القائمة، ثم انقر عكس أو تعديل واختر هذا القيد خاطئ: سأصحح خطأً (لا يمكن عكس رصيد أول المدة إلا بهذه الطريقة). في سؤال هل يجب تسجيل قيد صحيح بديل؟ اختر لا: ستدخل الرصيد الصحيح مرة أخرى من شاشة رصيد أول المدة (+ قيد جديد → رصيد أول المدة) بعد الموافقة على عملية العكس. بعد ذلك قد يظهر عمود الحركات قيمة العكس (المدين يساوي الدائن)؛ بينما يظل رصيد أول المدة ورصيد آخر المدة هما رقما الإدخال الصحيح.
جدول مرجعي سريع للنتيجة المتوقعة
| الإجراء | النتيجة التي ستراها |
|---|---|
| + قيد جديد → رصيد أول المدة | أربع خطوات: الملف، الأعمدة، الحسابات والإجمالي، مراجعة |
| إرسال للمراجعة | بانتظار موافقة الشخص الثاني؛ لم يُرحَّل أي شيء بعد |
| بعد الموافقة | ميزان المراجعة يحتوي على رصيد أول المدة مدين ورصيد أول المدة دائن |
ملاحظات
- لم يُرفق مستند إثبات بعد: مصدر هذه الأرصدة والتاريخ هما المكان الذي تُسجَّل فيه أصول الرصيد.
- عند إعادة فتح رصيد أول المدة بينما توجد لديك مسودة غير مُرسلة للمراجعة، ستظهر الرسالة: “لقد حفظت مسودة لرصيد أول المدة ولكنك لم ترسلها للمراجعة بعد. احذف المسودة ثم أعد المحاولة، أو عد إلى قائمة القيود.” انقر حذف المسودة وإعادة البدء: سيتم حذف المسودة فورًا وستعود إلى خطوة الملف.
هل لديك رصيد أول مدة جاهز وتريد تسجيل قيد أو الموافقة عليه أو عكسه أو تعديله؟ راجع دليل القيود اليدوية.
