ما الذي ستتمكن من إنجازه بعد هذا الدليل
إنشاء خدمة في الكتالوج ← إعداد عرض سعر مختلط (منتجات + خدمات) ← تحويله إلى عقد ← تعبئة الطرف ب ومراحل القبول ← إرسال العقد (.docx) ← رفع النسخة الموقّعة ← إصدار فواتير لكل دفعة ← مراجعة القيود المحاسبية.
التحضير المسبق
| # | الشرط | سبب الحاجة إليه |
|---|---|---|
| 1 | تسجيل الدخول إلى GTG CRM، مع صلاحية إدارة CRM (إنشاء المنتجات والخدمات وعروض الأسعار والعقود). | لتنفيذ المسار بالكامل. |
| 2 | إعداد دليل الحسابات (CoA) + (لإصدار الفواتير) إعداد مساحة العمل الخاصة بالفواتير/نظام ERP. | لترحيل الفواتير إلى دفتر الحسابات. |
| 3 | جهة اتصال أو شركة لتكون العميل (الطرف ب). | يحتاج العقد إلى جهة توقّعه. |
الخطوة 1 — إنشاء خدمة في الكتالوج
- افتح CRM ← Catalog ← الخدمات ← إنشاء.
- أنشئ خدمة "تصميم موقع إلكتروني" بسعر
20,000,000وطريقة احتساب لمرة واحدة. احفظ. ثم أنشئ خدمة "تحسين محركات البحث (SEO) شهرياً" بسعر5,000,000ودورية ← شهرياً. احفظ.
✅ النتيجة المتوقعة: تظهر الخدمات ضمن Catalog ▸ الخدمات؛ ولكل خدمة سعر ودورة احتساب. (تظهر المنتجات ضمن Catalog ▸ المنتجات، ويمكن أيضاً جدولتها بشكل دوري.)
الخطوة 2 — إعداد عرض سعر مختلط (منتجات + خدمات)
- افتح CRM ← Sales ← عروض الأسعار (Quotations) ← إنشاء، ثم اختر جهة اتصال.
- البند 1: النوع = خدمة ← "تصميم موقع إلكتروني" (1). البند 2: النوع = خدمة ← "تحسين محركات البحث (SEO) شهرياً" (1). البند 3: النوع = منتج ← "ترخيص استضافة (Hosting)" (الكمية 3).
- احفظ عرض السعر ← أرسِل ← حدد مقبول (DRAFT ← SENT ← ACCEPTED).
✅ النتيجة المتوقعة: يظهر لكل بند شارة للنوع (الخدمة = أخضر، المنتج = أزرق)؛ وتعرض بنود الخدمات دورتها. يُحسب الإجمالي لجميع البنود. عند الوصول إلى حالة ACCEPTED يظهر زر Convert to Contract.
الخطوة 3 — تحويل عرض السعر إلى عقد
- انقل عرض السعر إلى حالة Accepted (مقبول): افتح عرض السعر ← Mark as Sent ← Mark as Accepted (تأكيد).
- في صف عرض السعر المقبول ضمن جدول Quotations، انقر على أيقونة Convert to Contract (زر الإجراء في الصف، وليس داخل لوحة التفاصيل؛ فاللوحة تحتوي فقط على Convert to Order). ثم افتح العقد الجديد من Sales ← Contracts.
✅ النتيجة المتوقعة: تظهر رسالة تأكيد مع رقم العقد بالصيغة CTR-YYYYMM-NNNNN. يحتفظ العقد بنوع كل بند ودورته؛ ويُفصل الإجمالي إلى مبلغ لمرة واحدة ومبلغ شهري مع ضريبة القيمة المضافة. ينتقل عرض السعر إلى الحالة CONVERTED/ACCEPTED.
الخطوة 4 — تعبئة الطرف ب ومراحل القبول
- في العقد، افتح قسم الطرف ب (Party B) ← اختر جهة الاتصال أو الشركة؛ وتُملأ المعلومات (الاسم القانوني، الرقم الضريبي، العنوان، الممثل القانوني) تلقائياً عند توفر بيانات إثراء الشركة.
- حدد مراحل القبول (Nghiệm thu) لتحديد جدول الدفعات؛ و(اختيارياً) فعّل الخيار ثنائي اللغة.
✅ النتيجة المتوقعة: يظهر الطرف (ب) في العقد؛ وتُنشئ المراحل المحددة للقبول جدول الدفع المقابل.
الخطوة 5 — إرسال العقد إلى العميل (.docx)
- افتح تفاصيل العقد (انقر على الرمز + / رقم العقد لفتح اللوحة). في قسم Documents (المستندات): انقر على Generate contract لإنشاء نسخة .docx، أو استخدم Upload document لرفع نسخة من العقد. وعند توفر المستند، يحتوي كل مستند على زر Send / Download لإرساله إلى العميل.
✅ النتيجة المتوقعة: يقوم النظام بإنشاء/رفع مستند العقد؛ ويظهر زرا Send (لإرسال البريد الإلكتروني إلى العميل) وDownload في سطر المستند ضمن قسم Documents.
ℹ️ ملاحظة: يحتوي قسم Documents في العقد على Generate contract وUpload document؛ وبعد توفر المستند، يظهر Send / Download في كل سطر مستند. يُرجى تعبئة الطرف (ب) (الخطوة 4) قبل Generate contract؛ وإذا لم يكن الطرف (ب) موجودًا، يمكنك استخدام Upload document لرفع نسخة من العقد.
الخطوة 6 — رفع النسخة الموقعة
- بعد أن يوقّع العميل ويعيد الإرسال، في قسم Documents انقر على Upload document → اختر الملف (من نوع Signed copy) → أكّد. (تلميح يظهر مباشرة أسفله: "Upload the signed contract to activate it.")
✅ النتيجة المتوقعة: يُرفق الملف الموقّع (النوع Signed copy) مع وقت التوقيع؛ ينتقل العقد تلقائيًا إلى الحالة ACTIVE/Ongoing وتُملأ خانة Signed at. يظهر جدول Billing (جدول الدفع) وزر Issue invoice (دون إنشاء قيود محاسبية بعد).
الخطوة 7 — إصدار الفواتير لكل دفعة
- في العقد الساري، ضمن جدول Billing، انقر على Issue invoice في الدفعة المطلوب فوترتها ← تفتح نافذة Issue invoice مع 3 خيارات: Issue now / Save as draft / Mark paid now (مع ملاحظة: "Issuing records revenue + receivable (AR). Marking paid records the cash receipt.") ← اختر الخيار ثم أكّد.
✅ النتيجة المتوقعة: تُصدر الفاتورة الخاصة بدفعة السداد عبر مسار ERP/الفواتير؛ وترتبط الدفعة بالفاتورة الصادرة للتو؛ ويتم تحديث حالة الدفع.
⚠️ شرط مسبق: يتطلب إصدار الفاتورة أن تكون مساحة العمل مُعدّة للفواتير الإلكترونية / مرتبطة بمزود الضرائب. وإذا لم يكن الربط قائمًا، ستظهر نافذة Issue invoice معاينة فقط، ولن تكتمل عملية الإصدار. وبعد ربط الفاتورة الإلكترونية، ستُصدر الدفعة الفاتورة وتُنشئ القيد المحاسبي تلقائيًا (الخطوة 8).
الخطوة 8 — عرض القيود المحاسبية
- افتح Management (الإدارة) ← Accounting (المحاسبة) ← Journal Entries (دفتر الأستاذ / القيود المحاسبية).
✅ النتيجة المتوقعة: عند إصدار الفاتورة، يُنشأ قيد محاسبي متوازن تلقائيًا: مدين ذمم مدينة (131) / دائن إيرادات (511) / دائن ضريبة القيمة المضافة على المخرجات (في مساحات العمل الجديدة التي أُعدّ فيها نظام الحسابات الفيتنامي تُقيَّد في الحساب 33311 ضريبة القيمة المضافة على المخرجات، ضمن المجموعة 3331. أما مساحات العمل المنشأة سابقًا فتحتفظ بالحساب الذي يستخدمه هذا السطر حاليًا). عند تسجيل الدفعة: مدين نقدية (111/112) / دائن ذمم مدينة (131).
ℹ️ ملاحظة: لا يظهر قيد إيرادات العقد (مدين 131 / دائن 511 / دائن 3331) إلا بعد إصدار الفاتورة، أي بعد ربط الفاتورة الإلكترونية (انظر الخطوة 7).
جدول مرجعي سريع للنتائج المتوقعة
| الإجراء | النتيجة التي ستراها |
|---|---|
| إنشاء الخدمة (الخطوة 1) | الخدمة في Catalog ▸ الخدمات + السعر + الدورة |
| عرض سعر مختلط (الخطوة 2) | وسم النوع لكل بند؛ ACCEPTED ← زر Convert to Contract |
| التحويل (الخطوة 3) | CTR-2026-… ؛ الإجمالي مقسّم دفعة واحدة / شهريًا؛ عرض السعر CONVERTED |
| الطرف ب + الاستلام (الخطوة 4) | الطرف ب معبّأ مسبقًا؛ جدول الدفعات حسب المراحل |
| الإرسال (.docx) (الخطوة 5) | بريد إلكتروني بملف .docx إلى العميل؛ SENT |
| تحميل النسخة الموقّعة (الخطوة 6) | الموقّع + وقت التوقيع؛ SIGNED ← ACTIVE؛ إنشاء جدول الدفعات |
| إصدار الفاتورة (الخطوة 7) | المعاينة ← التأكيد ← إصدار فاتورة الدفعة |
| دفتر الأستاذ (الخطوة 8) | قيد مدين 131 / دائن 511 + 3331؛ دفعة مدين 111 / دائن 131 |
ملاحظات
- عرض السعر ← أمر الشراء لا يزال ينسخ فقط بنود المنتجات (الخدمات تنتمي إلى العقد)، وهذا مقصود في التصميم.
- استيراد كتالوج المنتجات يدعم أي صيغة جداول بيانات (يقوم الذكاء الاصطناعي بمطابقة الأعمدة تلقائيًا)، أما استيراد الخدمات فهو ميزة قادمة ضمن خارطة الطريق.
- ضريبة القيمة المضافة (VAT): إذا تم ضبط الضريبة على 0%، فقد تُطبَّق ضريبة القيمة المضافة وفق دولة مساحة العمل (مثلًا 10% لفيتنام) من باقة الأسعار، وهذا سلوك متوفر أصلًا في النظام.
