إنشاء فواتير تلقائية من الطلبات - وفر ساعتين يوميًا

رؤى

إنشاء فواتير تلقائية من الطلبات - وفر ساعتين كل يوم

فريق إدارة علاقات العملاء GTG

532 المشاهدات

جدول المحتويات

تتلقى يوميًا ما بين 50 و100 طلب من منصات شوبي، ولازادا، وتيك توك، ومواقع إلكترونية أخرى. وبحسب اللوائح، يتطلب كل طلب فاتورة إلكترونية. في حال إعدادها يدويًا: افتح برنامج الفواتير ← أدخل اسم العميل ← أدخل المنتج ← أدخل المبلغ ← وقّع ← أرسل. تستغرق كل فاتورة من 3 إلى 5 دقائق ← 100 طلب = من 5 إلى 8 ساعات يوميًا لإدخال الفواتير فقط .

المشكلة: الطلبات موجودة في مكان، والفواتير في مكان آخر.

النظام الحالي	مشكلة
الطلبات على شوبي/لازادا	يجب نسخ المعلومات إلى برنامج الفواتير الإلكترونية.
معلومات العملاء على منصات التجارة الإلكترونية	عليك إعادة إدخال اسمك وعنوانك ورقم التعريف الضريبي الخاص بك.
المنتج موجود بالفعل في الطلب.	عليك إعادة إدخال اسم المنتج وسعر الوحدة والضريبة.
المبلغ الإجمالي محسوب على أساس سعر الصرف.	إعادة الإدخال مطلوبة ← عرضة للأخطاء.

النتيجة : عملية تستغرق وقتاً طويلاً، وعرضة للأخطاء، وعندما تقوم السلطات الضريبية بالتدقيق، قد تكتشف اختلافات بين الفاتورة والطلب.

الحل: إتمام الطلب ← الفاتورة التلقائية

يربط نظام إدارة علاقات العملاء GTG الطلبات بالفواتير الإلكترونية ضمن نفس النظام:

```

طلبات تسوق Shopee/Lazada/TikTok

↓ (مزامنة مع نظام إدارة علاقات العملاء GTG)

الطلبات في مركز الطلبات

↓ (المعالجة: التأكيد، التغليف، الشحن)

الطلب ← الحالة "مكتمل"

لأسفل (تلقائي)

نظام إصدار الفواتير الإلكترونية:

معلومات المشتري: من الطلب
قائمة المنتجات: من الطلب
الكمية، سعر الوحدة: حسب الطلب
معدل الضريبة: حسب التكوين
المبلغ الإجمالي: يتم حسابه تلقائياً

لأسفل (تلقائي)

التوقيع الرقمي ← إرسال إلى مصلحة الضرائب ← إرسال بريد إلكتروني إلى العميل

```

العملية بأكملها: 0 دقيقة من التشغيل اليدوي.

كيفية إعداده

الخطوة الأولى: الاتصال بمنصة التجارة الإلكترونية

انتقل إلى الإعدادات ← اتصال الأرضية :

شوبي: تسجيل الدخول إلى مركز البائع → تفويض
لازادا: مشابه
متجر تيك توك: منتجات مشابهة

بمجرد الاتصال، يتم إرسال جميع الطلبات تلقائيًا إلى نظام إدارة علاقات العملاء GTG.

الخطوة الثانية: إعداد الفواتير التلقائية

انتقل إلى إدارة الفواتير الإلكترونية ← الإعدادات التلقائية :

إعدادات	خيارات
إنشاء الفواتير تلقائيًا عند اكتمال الطلبات.	✅ تشغيل / ❌ إيقاف
معدل الضريبة الافتراضي	0% / 5% / 8% / 10%
أرسل العقد إلى العميل عبر	البريد الإلكتروني / الرسائل النصية القصيرة / كلاهما
HSM (التوقيع الرقمي عالي السرعة)	✅ تشغيل (إن كان متاحًا) / ❌ توقيع يدوي

الخطوة 3: رسم خريطة المنتج

يقوم نظام إدارة علاقات العملاء GTG CRM تلقائيًا بربط المنتجات الموجودة في السوق بالمنتجات الموجودة في النظام:

اسم المنتج
رمز المنتج
سعر الوحدة
وحدة القياس

يتم تطبيق عملية الربط مرة واحدة على جميع الطلبات اللاحقة.

البرامج النصية الآلية

السيناريو 1: طلب من Shopee ← فاتورة إلكترونية

```

العملاء الذين يقومون بتقديم طلبات على منصة شوبي
تتم مزامنة الطلبات تلقائيًا مع نظام إدارة علاقات العملاء GTG.
يقوم الموظفون بالتأكيد والتعبئة والشحن.
أكدت شركة شوبي أن عملية التسليم تمت بنجاح.
أتمتة نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) من GTG:

أ. إنشاء فاتورة إلكترونية

ب. التوقيع الرقمي

ج- تقديم الطلب إلى مصلحة الضرائب

د. إرسال الفاتورة الإلكترونية إلى العميل عبر البريد الإلكتروني.

```

السيناريو الثاني: الطلب من الموقع الإلكتروني ← الفاتورة الإلكترونية

```

العملاء الذين يشترون عبر الموقع الإلكتروني (GTG CRM Website Builder)
يتم إنشاء الطلبات في النظام (تلقائياً).
تأكيد الدفع
تم التسليم
إنشاء وإرسال الفواتير الإلكترونية تلقائياً

```

السيناريو 3: طلب يدوي (داخل المتجر) ← طلب إلكتروني

```

موظفو إنشاء الطلبات في نظام إدارة علاقات العملاء GTG
يدفع العميل
تم الانتهاء من وضع علامة "مكتمل"
إنشاء وإرسال الفواتير الإلكترونية تلقائياً

```

النتائج الفعلية

فِهرِس	قبل (يدوي)	بعد (نظام إدارة علاقات العملاء التلقائي لـ GTG)
وقت إصدار الفاتورة/الطلب	3-5 دقائق	0 دقيقة (تلقائي)
100 طلب/يوم	يستغرق إبرام العقد من 5 إلى 8 ساعات.	0 ساعة
أخطاء (مبلغ خاطئ، اسم خاطئ)	5-10%	أقل من 0.1%
مطابقة الطلبات - الفواتير	غير مضمون	100% (نفس البيانات الأصلية)
يتسلم العميل العقد	تم تسليمها باليد، أو ربما تم نسيانها.	تلقائي بعد التسليم

من ينبغي عليه استخدامه؟

هدف	سبب
بائع التجارة الإلكترونية (Shopee، Lazada، TikTok)	50-500 طلب/يوم ← لا يمكن إدخالها يدويًا
متجر بيع بالتجزئة	أصدر الفواتير فور إتمام عملية البيع.
الشركات التي تتعامل مع الشركات الأخرى (B2B)	فواتير دقيقة للشركاء.
التجارة الإلكترونية + الفاتورة	التزامن ثنائي الاتجاه، لا يخطئ أبداً.

قائمة الأسعار

طَرد	سعر	الشكر والتقدير	ملائم
مجاناً	0 VND	66,888 رصيدًا (مرة واحدة)	جربها
أساسي	199,000 دونغ فيتنامي شهرياً	80,000	أقل من 50 طلبًا في اليوم
بداية	449,000 دونغ فيتنامي شهرياً	192,600	50-100 طلب/يوم
نمو	639,000 دونغ فيتنامي شهرياً	275,000	100-300 طلب/يوم
احترافي	1,029,000 دونغ فيتنامي شهرياً	448,000	أكثر من 300 طلب يوميًا

الخلاصة

إذا كنت تبيع عبر قنوات متعددة مثل Shopee وLazada وTikTok Shop أو موقعك الإلكتروني، فإن استخدام منصة إدارة مركزية مثل GTG CRM سيساعدك على ربط الطلبات والمخزون والعملاء والفواتير الإلكترونية ضمن عملية موحدة. هذا لا يوفر الوقت فحسب، بل يضفي أيضًا شفافية ودقة على إدارة الإيرادات، مما يمكّن عملك من العمل بكفاءة والاستعداد للتوسع.