مقدمة عن الميزات

تُعد الفواتير الإلكترونية ميزة رئيسية في نظام إدارة علاقات العملاء GTG، حيث تساعد الشركات على إدارة جميع الفواتير الواردة والصادرة مركزياً وتلقائياً وبكفاءة.

واجهة الفواتير الإلكترونية

لماذا تُعد إدارة الفواتير الإلكترونية ضرورية؟

في مجال الأعمال، هناك مفهومان أساسيان:

مفهوم يصف نوع الفاتورة
ربح المبلغ المالي المحصل من المبيعات فاتورة المخرجات (صادرة للعميل)
المصروفات المبلغ المالي المستخدم لشراء البضائع بغرض إعادة بيعها. فاتورة الإدخال (الصادرة لك من المورد)

يجعل نظام إدارة علاقات العملاء GTG عملية إنشاء وإدارة الفواتير سهلة للغاية!

الميزات الرئيسية

1. إدارة فواتير المدخلات

إدارة فواتير المدخلات

تحميل الفواتير يدويًا

  • اسحب وأفلت أو حدد ملف PDF الخاص بالفاتورة.
  • يقوم النظام تلقائيًا بتحديد المعلومات واستخراجها.
  • يدعم الفواتير المعقدة التي تحتوي على منتجات متعددة.

يتم جمعها تلقائيًا من البريد الإلكتروني

هذه ميزة خاصة في نظام إدارة علاقات العملاء GTG!

  • قم بربط بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل بنظام إدارة علاقات العملاء (GTG CRM).
  • قم بتفعيل ميزة "تحصيل الفواتير التلقائي".
  • يقوم النظام تلقائيًا باسترداد الفواتير من رسائل البريد الإلكتروني واستيرادها إلى النظام.

يتم جمعها تلقائيًا من البريد الإلكتروني

💡 المزايا: وداعاً لتنزيل الفواتير يدوياً كل شهر! يتم جمع جميع فواتير الإدخال بشكل منظم؛ ما على المحاسبين سوى تنزيلها وإعداد التقارير الضريبية.

صناديق بريد الفواتير

يمكنك الآن إنشاء صندوق بريد منفصل للفواتير - منفصل تمامًا عن قنوات البريد الإلكتروني (المراسلة) الخاصة بخدمة العملاء.

  • قم بإنشاء عنوان بريد إلكتروني واحد أو أكثر مخصص للفواتير الواردة (على سبيل المثال، invoice@company.com ، ketoan@company.com ).
  • أذونات وصول منفصلة : لا يمكن إلا للموظفين المصرح لهم (المحاسبين، والمديرين الماليين) عرض صندوق الوارد الخاص بالفواتير - ولا يتم خلط رسائل البريد الإلكتروني التجارية العادية.
  • تُضاف جميع الفواتير المرسلة إلى صناديق البريد هذه تلقائيًا إلى قائمة "الفواتير الواردة" .
  • يمكن تصفية قائمة "الفواتير الواردة" حسب صندوق البريد المصدر - مما يتيح معرفة الفاتورة التي جاءت من أي صندوق بريد على الفور، مما يزيل الارتباك بين الأقسام أو الفروع المتعددة.

💡 المزايا: لم تعد فواتير الإدخال تضيع في صناديق بريد خدمة العملاء. أصبح لدى المحاسبين "أرشيف فواتير" منظم وقابل للتصفية، مما يجعل عملية المطابقة في نهاية الشهر أسرع بكثير.

2. إصدار فواتير المخرجات (ضريبة القيمة المضافة)

عقدت شركة GTG CRM شراكة مع مزودي خدمات الفوترة الإلكترونية ذوي السمعة الطيبة:

مزود يصف
فاتورة S (Viettel) فاتورة إلكترونية من Viettel
ميسا برامج المحاسبة والفواتير الإلكترونية

تواصل مع الموردين

أنشئ الفواتير بسهولة

إنشاء فاتورة جديدة

  • اختر نموذج الفاتورة المناسب.
  • أدخل معلومات المشتري (الاسم، رقم التعريف الضريبي، العنوان)
  • أضف المنتجات/الخدمات مع سعر الوحدة والكمية ومعدل الضريبة.
  • دعم الخصم القائم على المنتج
  • قم بمعاينة ملف PDF قبل تصديره.

معاينة فاتورة PDF

3. فاتورة الاستبدال

عندما يكون من الضروري تعديل فاتورة صادرة (إرجاع العملاء، الأخطاء، إلخ):

فاتورة بديلة

  • قم بإنشاء فاتورة بديلة مباشرة من الفاتورة الأصلية.
  • قم بتعديل معلومات المنتج والكمية والسعر.
  • يقوم النظام تلقائيًا بالربط بالفاتورة الأصلية.

💡 ملاحظة: الاستبدال هو إحدى طرق معالجة الفاتورة بعد إصدارها. في حال الرغبة في إلغاء الفاتورة بالكامل (وليس تعديلها)، يُرجى استخدام خاصية "إلغاء الفاتورة" أدناه.

4. إلغاء الفاتورة الإلكترونية

عندما يلزم إلغاء فاتورة صادرة بالكامل (إصدارها بشكل خاطئ لعميل خاطئ، خطأ جسيم، إلغاء طلب، إلخ)، يدعم نظام إدارة علاقات العملاء GTG إلغاء الفواتير الإلكترونية مباشرة داخل النظام مع كلا الموردين:

مزود إلغاء الفاتورة
فاتورة S (Viettel) ✅ الإلغاء مباشرة عبر واجهة برمجة التطبيقات (API)
ميسا ✅ الإلغاء مباشرة عبر واجهة برمجة التطبيقات (API)
  • افتح الفاتورة الصادرة ← اختر "إلغاء الفاتورة" ← أكد
  • يقوم نظام إدارة علاقات العملاء GTG بإرسال طلب إلغاء إلى المورد (S-Invoice/MISA) وتحديث حالة الفاتورة.
  • إدخالات دفتر اليومية التلقائية (عكس إدخال دفتر اليومية): إذا تم تسجيل فاتورة بالفعل في دفاتر المحاسبة، يقوم النظام تلقائيًا بإنشاء إدخال عكسي - تتم إعادة الإيرادات والضرائب والحسابات المستحقة الدفع إلى أرصدتها الصحيحة، مما يلغي الحاجة إلى التسويات المحاسبية اليدوية.

💡 المزايا: لم يعد إلغاء الفواتير عملية منفصلة تتطلب "تسجيل الدخول إلى برنامج المورّد وتعديل دفتر الأستاذ". فبإجراء واحد فقط في نظام إدارة علاقات العملاء GTG CRM، يتم إلغاء الفاتورة بشكل صحيح وتتطابق السجلات المحاسبية تلقائيًا . (للمزيد حول المحاسبة ذات القيد المزدوج، راجع ميزات المحاسبة في نظام إدارة علاقات العملاء GTG CRM).

5. التزامن والإدارة

  • مزامنة الفواتير من الموردين إلى نظام إدارة علاقات العملاء GTG
  • قم بتنزيل ملف PDF الخاص بالفاتورة الصادرة
  • قم بتعديل معلومات الفاتورة حسب الحاجة.
  • تتبع حالة الدفع (مدفوع / غير مدفوع)

تم إصدار الفاتورة

فوائد للشركات

فائدة يصف
وفر الوقت جمع فواتير المدخلات تلقائيًا من البريد الإلكتروني.
الإدارة المركزية جميع فواتير المدخلات/المخرجات في مكان واحد.
روابط الموردين إصدار الفواتير مباشرة عبر S-Invoice، MISA.
يسهل الإبلاغ يمكن للمحاسبين تنزيل التقارير الضريبية وإعدادها بسهولة.
فاتورة بديلة معالجة التعديلات والمبالغ المستردة بسرعة.
قم بإلغاء فاتورتك بأمان. إلغاء فواتير S-Invoice/MISA في خطوة واحدة - عكس القيود المحاسبية تلقائيًا، ومطابقة دفاتر الأستاذ تلقائيًا.
صندوق بريد الفواتير الخاص قم بتجميع فواتير الإدخال في صندوق بريد منفصل، وقم بتعيين الأذونات، وقم بالتصفية حسب المصدر.
تتبع حسابات القبض معرفة حالة دفع كل فاتورة

التكامل مع نظام إدارة علاقات العملاء GTG

تتكامل الفواتير الإلكترونية بشكل عميق مع وحدات أخرى من نظام إدارة علاقات العملاء GTG:

  • إدارة علاقات العملاء (CRM) : ربط الفواتير بالعملاء
  • إدارة الطلبات : إنشاء الفواتير تلقائيًا عند اكتمال الطلب.
  • تقرير : إحصاءات الإيرادات والمصروفات حسب الفاتورة

الخلاصة

يُعدّ نظام الفواتير الإلكترونية من GTG CRM حلاً شاملاً يُساعد الشركات على: - ✅ إدارة الفواتير الواردة تلقائيًا (مع صندوق بريد خاص بالفواتير، وإمكانية التصفية حسب المصدر) - ✅ إصدار فواتير ضريبة القيمة المضافة بسهولة - ✅ إلغاء الفواتير بأمان - عكس القيود المحاسبية تلقائيًا، ومطابقة السجلات تلقائيًا - ✅ توفير وقت المحاسبين - ✅ الامتثال للوائح الضريبية

جربها اليوم!

هذا المستند جزء من نظام إدارة علاقات العملاء GTG CRM - وهو نظام شامل لإدارة علاقات العملاء.

هل أنت مستعد لتجربة هذه الميزة مجاناً لعملك؟

جربه مجاناً.