مقدمة عن الميزات
يتميز GTG CRM منذ زمن طويل بقوته في بيع المنتجات: كتالوج السلع، والمخزون، والطلبات، والفواتير. لكن إذا كنت تبيع الخدمات، كالوكالات والاستشارات والسبا والعيادات والعاملين لحسابهم الخاص وموردي B2B، فقد كنت سابقًا مضطرًا إلى الالتفاف على النظام: تحويل الخدمة إلى «منتج وهمي» بلا مخزون، وعدم وجود عقد بالمعنى الحقيقي (لا يوجد سوى عرض سعر، دون توقيع، ودون طرف موقّع، ودون جدول للدفعات).
ابتداءً من اليوم، يدعم GTG CRM بيع الخدمات كعنصر أساسي من النظام: كتالوج (Catalog) يضم المنتجات والخدمات معًا، وعرض سعر مختلط (عرض واحد يتضمن منتجات وخدمات)، وعقد (Contract) حقيقي يتضمن الطرف الثاني، ومراحل الاستلام والقبول، ونسخًا بلغتين، وإمكانية الإرسال والتوقيع، ثم إصدار الفواتير على دفعات، والترحيل التلقائي إلى دفتر المحاسبة.
المشكلة التي تواجهها المؤسسات
| الطريقة القديمة | النتيجة |
|---|---|
| تحويل الخدمة إلى «منتج وهمي بلا مخزون» | فوضى في الكتالوج، ومنطق مخزون خاطئ |
| عرض سعر منفصل للمنتج، وعقد منفصل للخدمة | مستندان، وإعدادان منفصلان |
| عدم وجود عقد يتضمن الطرف الثاني ومراحل القبول | صعوبة في الإلزام القانوني، وصعوبة في قبول كل مرحلة على حدة |
| عقد على Word ومتابعة الدفعات على Excel | نسيان دفعات التحصيل، وعدم معرفة المبالغ المتبقية |
| تسجيل الإيراد يدويًا بعد التوقيع | نسيان إصدار الفاتورة، ونسيان القيد المحاسبي |
يربط GTG CRM بين سلسلة واحدة متصلة: الخدمة ← عرض السعر المختلط ← العقد ← الإرسال والتوقيع ← الفواتير على دفعات ← قيد الإيراد واستلام المبالغ، دون التفاف على النظام ودون إدخال البيانات مرتين.
أبرز المزايا
1. كتالوج واحد للمنتجات والخدمات معًا
- في قائمة CRM ← Catalog: المنتجات، والخدمات، والمواعيد، وهو المكان الذي تحدد فيه «ما الذي تبيعه»، مجمّعًا تحت عنوان واحد.
- للخدمات سعر ودورة احتساب للرسوم: لمرة واحدة (one-time) أو متكررة (recurring، كل شهر مثلًا). ويمكن أن يكون المنتج أيضًا اشتراكًا متكررًا.
- هذه القائمة الموحدة نفسها هي ما يستخدمه محدد بنود عرض السعر أو العقد، فتختار المنتجات والخدمات معًا من مكان واحد.
2. عرض سعر مختلط: عرض واحد يشمل المنتجات والخدمات
- أضف بندًا من نوع خدمة (مثل «تصميم موقع إلكتروني» و«تحسين محركات البحث شهريًا»)، وبندًا من نوع منتج (مثل «ترخيص استضافة» × 3) في العرض نفسه.
- لكل بند وسم نوع (الخدمة = أخضر، المنتج = أزرق)، ويعرض بند الخدمة دورة احتساب الرسوم.
- مراحل عرض السعر: مسودة (DRAFT) ← مرسل (SENT) ← مقبول (ACCEPTED)؛ وعند حالة «مقبول» يظهر زر Convert to Contract (تحويل إلى عقد).
3. عقد حقيقي: الطرف الثاني، والقبول، ونسخ بلغتين
- التحويل إلى عقد (Convert to Contract) يحافظ على نوع ودورة كل بند؛ ويُفصل الإجمالي إلى إجمالي لمرة واحدة وإجمالي شهري + ضريبة القيمة المضافة.
- الطرف ب (Party B) يمكن أن يكون فردًا أو شركة؛ ويمكن تعبئة المعلومات (الاسم القانوني، الرقم الضريبي، العنوان، الممثل القانوني) تلقائيًا عند توفر بيانات المؤسسة — بفضل ميزة إثراء معلومات الشركة.
- مراحل الاستلام (Nghiệm thu) تُحدَّد عند إنشاء العقد، وتوجّه جدول الدفعات.
- عقد ثنائي اللغة (بحد أقصى لغتان) مع بريد إلكتروني حسب اللغة، ومرتبط بالعلامة التجارية.
- يمكن أن يحتفظ العقد أيضًا ببنود المنتجات المباشرة (دون المرور بعرض السعر) — فيحتوي العقد الواحد على المنتجات والخدمات معًا.
4. الإرسال ← التوقيع ← إصدار الفواتير على دفعات
عملية توقيع عملية ومتوافقة مع الأنظمة القانونية:
- الإرسال إلى العميل: يُنشئ النظام العقد بصيغة Word (.docx) (ويمكن تعديله أو التفاوض عليه) ويرسله إلى العميل بالبريد الإلكتروني. الحالة: DRAFT ← SENT.
- يوقّع العميل خارج النظام (نسخة ورقية أو إلكترونية) ويعيده.
- رفع النسخة الموقّعة: إرفاق الملف الموقّع (يُحفظ في النظام) ← تسجيل الموقّع وتاريخ التوقيع. الحالة: SENT ← SIGNED ← ACTIVE.
- إصدار الفواتير على دفعات: لكل دفعة، يُعرض معاينة الفاتورة ← التأكيد ← إصدار الفاتورة عبر مسار ERP أو نظام الفواتير المتاح.
ℹ️ ملاحظة: إصدار الفواتير يتطلب ربط مساحة العمل بنظام الفوترة الإلكترونية أو بمزود الخدمة الضريبية. تعمل جميع خطوات إنشاء الخدمات وعروض الأسعار والعقود والإرسال ورفع النسخ الموقّعة بشكل طبيعي؛ أما خطوة إصدار الفاتورة فهي وحدها التي تتطلب هذا الربط.
5. الفاتورة ← ترحيل تلقائي إلى دفتر الحسابات
- العقد الموقّع = التزام، وليس معاملة مالية بعد — لذلك لا يُنشئ قيدًا محاسبيًا عند التوقيع.
- عند إصدار الفاتورة يُسجَّل القيد: مدين الذمم المدينة (131) / دائن الإيرادات (511) / دائن ضريبة القيمة المضافة على المخرجات (تُسجَّل مساحات العمل الجديدة في الحساب التفصيلي 33311 ضمن المجموعة 3331، أما مساحات العمل القائمة فتحتفظ بوضعها الحالي) — ويمر ذلك عبر آلية القيود التلقائية للفواتير المتوفرة.
- عند استلام الدفعة: مدين النقدية (111/112) / دائن الذمم المدينة (131).
تعيد هذه المنظومة استخدام آلية المحاسبة التلقائية الحالية بالكامل — لا توجد رموز دفتر أستاذ "مخصصة"، وسير العمل ملك لك ويمكنك تعديله.
الفوائد للمؤسسة
| الميزة | الفائدة العملية لك |
|---|---|
| كتالوج واحد (منتجات + خدمات) | لا "منتجات وهمية"، وفهرس نظيف ودقيق |
| عروض أسعار مختلطة | مستند واحد بدلًا من اثنين؛ وتقليل إعادة الكتابة |
| عقد يتضمن الطرف ب + الاستلام | التزامات واضحة، واستلام حسب المراحل |
| فواتير على دفعات حسب الجدول | لا تنسى التحصيل، وتعرف دائمًا المبلغ المتبقي |
| الفاتورة ← قيد محاسبي تلقائي | الإيرادات تُسجَّل بدقة دون إدخال يدوي |
| بيانات الشركة تُعبَّأ تلقائيًا | الطرف ب والرقم الضريبي جاهزان للعقد والفاتورة |
لمن هذا الحل؟
- وكالات التسويق والإعلان (ICP3) التي تبيع باقات خدمات شهرية.
- الاستشاريون، والعاملون لحسابهم الخاص، ومزودو الخدمات B2B الذين يحتاجون عقودًا وفواتير على دفعات.
- صالونات السبا، والعيادات، ومراكز التدريب التي تبيع خدمات مع منتجات.
- الشركات التي تبيع المنتجات والخدمات معًا وتريد عرض سعر واحد أو عقدًا واحدًا.
كيف تبدأ؟
انتقل إلى CRM ← Catalog ← الخدمات وأنشئ خدمتك الأولى، ثم أنشئ عرض سعر مختلطاً وحوّله إلى عقد. يمكنك الاطلاع على الدليل خطوة بخطوة في مقال "دليل استخدام بيع الخدمات والعقود".
تجربة مجانية — لا حاجة إلى بطاقة ائتمان.
