Казус: Г-жа Лан Ан – От объркване в управлението на множество канали до ефективни продажби с GTG CRM

През последните няколко години продажбата в множество платформи за електронна търговия се превърна в популярен тренд. Вместо да продават само на една платформа, много собственици на магазини се разширяват към Shopee, Lazada и TikTok Shop, за да достигнат до повече клиенти.

Г-жа Лан Ань, на 35 години, е една от тях. Тя продава дамска мода онлайн от близо 3 години и в момента продава продукти и на трите платформи. Благодарение на доброто използване на трафика от платформите, нейният магазин има стабилни приходи и висок процент на върнали се клиенти.

Въпреки това, с нарастването на поръчките, многоканалните продажби също доведоха до проблеми, за които тя никога не се беше замисляла преди.

Когато поръчките нарастват, управлението започва да става объркващо

Всеки ден г-жа Лан Ань трябва да обработва около 40–60 поръчки от три различни платформи. Работата изглежда проста, но всъщност е доста сложна.

Всяка сутрин първото нещо, което трябва да направи, е да отвори последователно системите за управление на всяка платформа:

• Shopee Seller Center
• Lazada Seller Center
• TikTok Shop Seller Center

Тя трябва да провери дали има нови поръчки, да разпечата товарителници, да съпостави информацията за продуктите и да потвърди поръчките.

Преминаването между различни системи й отнема доста време. Понякога само проверката на поръчките отнема часове всеки ден.

Многоканалните продавачи често трябва да проверяват поръчки на множество различни платформи

Многоканални наличности: голям проблем за онлайн търговците

Най-голямото затруднение за г-жа Лан Ань не е получаването на поръчки, а управлението на наличностите при продажба на множество платформи.

Нейният магазин има около 50 модела дрехи, като всеки модел има много различни размери и цветове. Общият брой SKU всъщност достига стотици варианти.

Проблемът е, че всяка платформа за електронна търговия управлява наличностите независимо една от друга.

Конкретен пример:

Реалните наличности в склада на г-жа Лан Ань са 50 продукта, но на платформите се показват:

• Shopee: 30 продукта
• Lazada: 30 продукта
• TikTok Shop: 30 продукта

Ако даден продукт се продава бързо на няколко платформи едновременно, общият брой поръчки може да надвиши реалното налично количество в склада.

В такъв случай тя е принудена да:

• Анулира поръчки
• Да се свързва с клиентите, за да предложа заместител
• Да се извинява за изчерпана наличност

Това пряко влияе върху рейтинга на магазина и клиентското преживяване.

Складовият персонал също изпитва затруднения при обработката на поръчки

С нарастването на броя на поръчките, г-жа Лан Ань наема допълнителен складов персонал, за да помогне с опаковането и подготовката на стоките.

Въпреки това, тъй като поръчките са разпределени между множество различни платформи, подготовката на стоките също става объркваща. Персоналът често трябва да пита:

• От коя платформа е тази поръчка?
• Къде е номерът на поръчката?
• Кой продукт трябва да се вземе от склада?

Само съпоставянето на поръчката с продукта в склада отнема доста време.

В пикови дни по-лесно възникват грешки при опаковането или подготовката на стоките.

Когато данъчните разпоредби се променят, издаването на фактури става още по-сложно

В допълнение към проблемите с поръчките и наличностите, г-жа Лан Ань трябва да се справи и с изискването за издаване на електронни фактури, когато клиентите се нуждаят от фактури с ДДС.

Преди, всеки път, когато клиент искаше фактура, тя трябваше да:

1. Отвори отново информацията за поръчката от платформата
2. Въведе данните в софтуера за електронни фактури
3. Провери отново продуктите и количествата

Този процес не е прекалено сложен, но с нарастването на броя на поръчките, ръчното въвеждане на данни лесно води до грешки и отнема много време.

Тя осъзна, че ако иска да продължи да разширява бизнеса си, ще й е необходима система, която да свързва всички етапи на продажбите.

GTG CRM – решение за централизиране на всички дейности по продажбите

След като проучи много инструменти за управление на многоканални продажби, госпожа Лан Ан реши да изпробва GTG CRM.

Това, което й направи впечатление, е, че системата не само управлява поръчките, но и свързва складовете, продуктите и фактурите в една платформа.

Създаване на склад в системата

Първото нещо, което тя направи, беше да създаде склад в GTG CRM.

Тя въведе основна информация като:

• Име на склада
• Адрес на склада
• Отговорник на склада

Благодарение на това, всички бъдещи операции по приемане и изписване от склад ще бъдат записани в системата.

Създаване на продукти и SKU кодове

След това тя въведе всички продукти в Центъра за продукти.

Всеки продукт беше маркиран с уникален SKU код, например:

• DAM-LUA-D1
• AO-KHOAC-K2
• QUAN-JEAN-J3

Благодарение на SKU кодовете, системата може да разпознае един и същ продукт, дори ако се продава на различни платформи.

Това прави управлението на наличностите по-точно.

Свързване на Shopee, Lazada и TikTok Shop

След като настрои склада и продуктите, тя свърза GTG CRM с акаунтите си за продажба на платформите.

След завършване на свързването, с едно натискане на бутона "синхронизиране", поръчките от:

• Shopee
• Lazada
• TikTok Shop

се синхронизират в единен интерфейс.

Поръчките се обобщават на едно място

Процесът на обработка на поръчки стана по-прост

След като започна да използва GTG CRM, процесът на продажби на госпожа Лан Ан се промени значително.

Нов процес:

1. Поръчките се появяват в таблото на GTG CRM
2. Тя променя статуса на поръчката на чакаща вземане
3. Системата създава изпис от склад
4. Складовият персонал подготвя продуктите според изписването

Благодарение на това, складовият персонал вече не трябва да проверява всяка платформа поотделно, а работи само в единен интерфейс.

Електронни фактури се генерират автоматично

Друга функция, която помага на госпожа Лан Ан да спести време, е автоматичното създаване на електронни фактури.

Тя трябва само да настрои веднъж в настройките:

• Времето за създаване на фактура
• Статуса на фактурата
• Шаблона на фактурата по подразбиране

След като поръчката бъде потвърдена за изпис от склад, системата ще генерира съответната фактура.

Ако поръчката промени количеството на продуктите, GTG CRM също поддържа автоматични коригиращи фактури, което прави данъчното деклариране по-точно.

Ефективност след 6 месеца използване на GTG CRM

След около половин година използване на системата, госпожа Лан Ан забеляза значителни промени:

Спестяване на време

Преди тя трябваше да отделя по няколко часа на ден, за да проверява поръчките на всяка платформа. Сега всичко е централизирано на едно табло.

Спестено: 3–4 часа работа на ден

Точно управление на наличностите

Управлението на наличностите стана по-точно. Системата автоматично актуализира количествата след всяка поръчка, което значително намалява случаите на свръхпродажба.

Процентът на анулирани поръчки намаля: от 8% на 2%

Подобрени оценки

Оценките на платформите също се подобриха благодарение на намаляването на анулираните поръчки и по-точното доставяне.

По-ефективна работа на служителите

Складовият персонал на chị също работи по-ефективно, тъй като вече не е необходимо ръчно да съпоставя поръчки, както преди.

Заключение

Историята на г-жа Лан Ан е типичен пример за предизвикателствата, пред които са изправени много мултиканални търговци.

Когато броят на поръчките е малък, ръчното управление може все още да бъде контролирано. Но когато броят на поръчките се увеличи и се продава на множество платформи едновременно, липсата на централизирана система за управление ще направи търговската дейност объркваща.

Благодарение на това търговците могат да управляват своя магазин по-ефективно и да се съсредоточат върху развитието на бизнеса, вместо да извършват ръчни задачи.