Казус: Г-жа Лан Ань – От объркване при управлението на множество канали до ефективни продажби с GTG CRM

През последните няколко години продажбите на множество платформи за електронна търговия се превърнаха в популярна тенденция. Вместо да продават само на една платформа, много собственици на магазини разширяват дейността си до Shopee, Lazada и TikTok Shop, за да достигнат до повече клиенти.

Г-жа Лан Ань, на 35 години, е една от тях. Тя се занимава с онлайн търговия на дамска мода от почти 3 години и в момента продава продукти и на трите платформи. Благодарение на доброто използване на трафика от платформите, нейният магазин има стабилни приходи и доста висок процент на връщащи се клиенти.

Въпреки това, когато поръчките започнали да нарастват, продажбите в множество канали донесли проблеми, за които тя преди не се е замисляла.

Когато поръчките се увеличават, управлението става объркващо

Всеки ден г-жа Лан Ань трябва да обработва около 40–60 поръчки от три различни платформи. Работата, която изглежда проста, всъщност е доста сложна.

Всяка сутрин първото нещо, което тя трябва да направи, е последователно да отваря системите за управление на всяка платформа:

• Shopee Seller Center
• Lazada Seller Center
• TikTok Shop Seller Center

Тя трябва да провери дали има нови поръчки, да отпечата товарителници, да сравни информацията за продуктите и да потвърди поръчките.

Преминаването между много системи й отнема доста време. Понякога само проверката на поръчките отнема часове всеки ден.

Продавачите в множество канали често трябва да проверяват поръчки на множество различни платформи

Складови наличности в множество канали: голям проблем за онлайн търговците

Най-голямото затруднение за г-жа Лан Ань не е получаването на поръчки, а управлението на складовите наличности при продажба на множество платформи.

Нейният магазин разполага с около 50 модела дрехи, като всеки модел има няколко размера и различни цветове. Общият брой SKU е стотици вариации.

Проблемът е, че всяка платформа за електронна търговия управлява складовите наличности независимо една от друга.

Практически пример:

В склада реално има 50 артикула, но на платформите се показват:

• Shopee: 30 артикула
• Lazada: 30 артикула
• TikTok Shop: 30 артикула

Ако даден продукт се продава бързо едновременно на множество платформи, общият брой поръчки може да надвиши реалното налично количество в склада.

В този случай тя е принудена да:

• Отменя поръчки
• Свързва се с клиента, за да смени продукта
• Извинява се за изчерпан продукт

Това пряко влияе на оценката на магазина и клиентското изживяване.

Складовият персонал също се затруднява при обработката на поръчки

С нарастването на броя на поръчките, г-жа Лан Ань наема допълнителен складов персонал, за да подпомогне опаковането и подготовката на стоките.

Въпреки това, тъй като поръчките са на различни платформи, подготовката на стоките също става объркваща. Персоналът често трябва да пита:

• От коя платформа е тази поръчка?
• Къде е номерът на поръчката?
• Кой продукт трябва да се вземе от склада?

Само съпоставянето на поръчката с продукта в склада отнема доста време.

В пиковите дни по-лесно се допускат грешки при опаковането или подготовката на стоките.

Когато данъчните правила се променят, издаването на фактури става още по-сложно

Освен проблемите с поръчките и наличностите, г-жа Лан Ань трябва да се справя и с изискванията за издаване на електронни фактури, когато клиентите се нуждаят от такива за ДДС.

Преди, всеки път, когато клиент поискаше фактура, тя трябваше да:

1. Отвори отново информацията за поръчката на платформата
2. Въведе данните във софтуера за електронни фактури
3. Провери отново продуктите и количествата

Този процес не е много сложен, но с нарастването на броя на поръчките, ръчното въвеждане на данни лесно води до грешки и отнема много време.

Тя осъзнава, че ако иска да продължи да разширява бизнеса си, се нуждае от система, която да свързва всички етапи на продажбите.

GTG CRM – решение, което помага за централизиране на всички дейности по продажбите

След като проучи много инструменти за управление на продажбите в множество канали, г-жа Лан Ань реши да изпробва GTG CRM.

Това, което й направи впечатление, е, че системата не само управлява поръчките, но и свързва склада, продуктите и фактурите в една и съща платформа.

Създаване на склад в системата

Първото нещо, което тя направи, беше да създаде склад в GTG CRM.

Тя въведе основна информация като:

• Име на склада
• Адрес на склада
• Отговорник на склада

Благодарение на това, всички бъдещи операции по приемане и издаване от склад ще бъдат регистрирани в системата.

Създаване на продукти и SKU кодове

След това тя въведе всички продукти в Център за продукти.

Всеки продукт беше обозначен с уникален SKU код, например:

• DAM-LUA-D1
• AO-KHOAC-K2
• QUAN-JEAN-J3

Благодарение на SKU кода, системата може да разпознае един и същ продукт, дори ако се продава на различни платформи.

Това помага за по-точното управление на складовите наличности.

Свързване на платформите Shopee, Lazada и TikTok Shop

След настройката на склада и продуктите, тя свърза GTG CRM с акаунтите си за продажба на платформите.

Когато свързването приключи, само с натискане на бутона "синхронизиране", поръчките от:

• Shopee
• Lazada
• TikTok Shop

всички ще бъдат синхронизирани в единен интерфейс.

Поръчките се обобщават на едно място

Процесът на обработка на поръчки става по-лесен

След като започна да използва GTG CRM, процесът на продажби на г-жа Лан Ань се промени осезаемо.

Нов процес:

1. Поръчката се появява в dashboard-а на GTG CRM
2. Тя променя статуса на поръчката на чакаща за вземане
3. Системата създава издавателен документ от склад
4. Складовият персонал подготвя продуктите според документа

Благодарение на това, складовият персонал вече не се нуждае от проверка на всяка платформа, а работи само на единен интерфейс.

Електронни фактури се създават автоматично

Друга функция, която помага на г-жа Лан Ань да спести време, е автоматичното създаване на електронни фактури.

Тя трябва само да извърши еднократна настройка в секцията за настройки:

• Време за създаване на фактура
• Статус на фактурата
• Шаблон по подразбиране за фактура

След като поръчката бъде потвърдена за изпращане от склад, системата ще създаде съответната фактура.

Ако поръчката промени броя на продуктите, GTG CRM също поддържа автоматични коригиращи фактури, което прави декларирането на данъци по-точно.

Ефективност след 6 месеца използване на GTG CRM

След около половин година използване на системата, г-жа Лан Ань забелязва много осезаеми промени:

Спестяване на време

Преди тя трябваше да отделя часове всеки ден за проверка на поръчки на всяка платформа. Сега всичко е концентрирано в един-единствен dashboard.

Спестено: 3–4 часа работа всеки ден

Точно управление на складовите наличности

Управлението на складовите наличности е по-точно. Системата автоматично актуализира наличностите след всяка поръчка, което значително намалява случаите на продажба над наличното количество.

Процент на анулирани поръчки намаля: от 8% на 2%

Подобрена оценка

Оценките на платформите също се подобриха благодарение на намаляването на анулираните поръчки и по-точното доставяне.

Персоналът работи по-ефективно

Нейният складов персонал също работи по-ефективно, тъй като вече не се налага ръчно да съпоставя поръчки, както преди.

Заключение

Историята на г-жа Лан Ань е типичен пример за предизвикателствата, пред които са изправени много търговци в множество канали.

Когато поръчките са малко, ръчното управление може все още да е контролируемо. Но когато броят на поръчките нараства и се продава на множество платформи едновременно, липсата на централизирана система за управление прави бизнес дейността объркваща.

Благодарение на това, търговците могат да управляват магазина си по-ефективно и да се съсредоточат върху развитието на бизнеса, вместо да обработват ръчни задачи.