Ръководство за използване на функции за автоматизация в GTG CRM

Какво ще можете да направите, след като следвате това ръководство?

Достъп до автоматизации → създаване на процес (от шаблон или от нулата) → настройване на тригер, условие, действие, чакане, човек → използване на „Попитай AI“ , за да конфигурираш бързи стъпки и да предложиш следващата стъпка въз основа на контекста → запазване и активиране → преглед на историята на изпълнението визуално, за да видиш къде се намира процесът → използване на предварително направени скриптове в двуслойното хранилище за автоматизация .

Все още не сте запознати с функциите? Вижте предварителния преглед на „Автоматизация — Автоматизация на процесите“ .

Подгответе се предварително

1. Влезте в GTG CRM и ще видите менюто „Автоматизации“ в лявата странична лента. — Тук можете да създавате и управлявате автоматизирани процеси.

2. (Препоръчително) Създайте шаблон за имейл в Email Builder. — За използване в стъпката за изпращане на имейл.

Стъпка 1 — Достъп до автоматизацията и преглед на списъка

1. От началния екран щракнете върху менюто Автоматизации в лявата странична лента.
2. Преглед на списък със създадени процеси: име, състояние (активен/неактивен), дата на създаване и дата на актуализиране.

✅ Очакван резултат : Ще се покаже списък с автоматизации, показващ състоянието на всеки процес.

Стъпка 2 — Създайте нова автоматизация (изберете шаблон или започнете от нулата)

1. Кликнете върху бутона „Създай сега“ .
2. Изберете предварително направен шаблон, за да започнете бързо, или създайте свой собствен от нулата .
3. Появява се интерфейсът на Workflow Builder , който ви позволява да проектирате работния си процес.

✅ Очакван резултат : Отваря се Workflow Builder, готов за добавяне на стъпки.

Стъпка 3 — Задайте спусъка (начална точка)

1. Плъзнете и пуснете елемента Trigger върху платното (или щракнете върху съществуващ възел Trigger).
2. Изберете Тип обект (типът обект, който задейства действието).
3. Изберете Дейност : Създаване · Актуализиране · Изтриване .

✅ Очакван резултат : Тригерът е конфигуриран. Забележка: След добавяне на условието, тригерът ще бъде заключен — моля, конфигурирайте го правилно предварително.

Стъпка 4 — Задайте условието

1. Плъзнете и пуснете елемента Condition върху платното и го свържете с Trigger-а.
2. Изберете полето, което искате да проверите (Състояние, Тип, Приоритет, Собственик...).
3. Изберете стойността за сравнение (За да се направи, Отворено, В процес на изпълнение, Готово, Отменено...).
4. Изберете оператор : равно · не е равно · в (в списъка).

✅ Очакван резултат : Условието филтрира конкретните случаи, които искате, преди да продължи.

Стъпка 5 — Настройване на действието

1. Плъзнете и пуснете елемента Action върху платното и го свържете с условието.
2. Изберете типа действие. Библиотеката с действия е обширна ( над 120 действия в CRM, продажби, инвентаризация, счетоводство, съобщения, известия, поддръжка, задачи и др.). Например , Изпращане на имейл :

• Изберете получател : Съответен контакт или конкретен член на екипа.
• Изберете шаблона за имейл, който сте създали в Email Builder.
• Изберете подателя (имейл акаунта, от който е изпратено съобщението).

✅ Очакван резултат : Действието е конфигурирано и интегрирано в процеса.

Стъпка 6 — Използвайте „Попитайте AI“, за да конфигурирате бързи стъпки

1. Добавете още една стъпка от Действие и след това отворете панела за конфигурация (когато е празен, панелът ще има бутон „Попитай AI“ ).
2. Кликнете върху „Попитай ИИ“ и след това въведете какво искате да кажете – например *„изпрати благодарствен имейл на нов клиент“*.
3. Изкуственият интелект автоматично избира подходящото действие и предварително конфигурира стъпките; просто трябва да добавите детайлите.

✅ Очакван резултат : Предварително попълнената стъпка правилно представя действието, което сте описали (ИИ предлага само действия, които системата може да изпълни).

Стъпка 7 — Добавете следващата стъпка с контекстуално предложение.

1. Кликнете върху „+ добавяне на стъпка“ под съществуваща стъпка.
2. Изберете от списъка с предложени действия въз основа на целевата аудитория на изходната стъпка (например след „Създаване на контакт“ → Изпращане на имейл · Създаване на сделка · Актуализиране на контакт · Създаване на задача).

✅ Очакван резултат : Появява се нова , предварително конфигурирана стъпка, която автоматично се присъединява към процеса.

Стъпка 8 — Настройване на изчакване/забавяне и човек (ако е необходимо)

1. Изчакване/Забавяне : Плъзнете елемента „Изчакване“ върху платното, въведете количеството и изберете мерната единица (минути/часове/дни). Например: изчакайте 10 минути, преди да преминете към следващата стъпка.
2. Човек : Плъзнете елемента „Човек“ , когато е необходима човешка обработка — попълнете Заглавие , Бележки , Приоритет (Нисък/Среден/Висок), Отговорно лице и Краен срок (относителен: X дни от тази стъпка; или абсолютен: изберете конкретна дата).

✅ Очакван резултат : Процесът спира за зададената продължителност; стъпката „Човешки“ създава задача, която чака обработка от отговорното лице, преди да продължи.

Стъпка 9 — Запазване и активиране на автоматизацията

1. Прегледайте целия процес.
2. Кликнете върху „Запазване“ , за да запазите.
3. Системата показва съобщение „Запазване успешно“; превключете процеса на Активен , за да го изпълните.

✅ Очакван резултат : Процесът се запазва и активира, като започва да се изпълнява при задействане на спусъка.

Стъпка 10 — Преглед на историята на изпълнението визуално

1. В Builder отворете „История на изпълнението“ .
2. Изберете изпълнение от списъка (със статус: изпълнява се, чака, успех, неуспех).
3. Вижте диаграмата на процеса с цветово кодиране според състоянието на всяка стъпка (зелено = завършено, кехлибарено = чакащо, червено = грешка); щракнете върху стъпка, за да видите подробности (продължителност, причина за чакане, грешка, обработени бизнес данни).

✅ Очакван резултат : Можете да видите точно на коя стъпка се намира това изпълнение, къде е спряло и защо — директно на диаграмата.

Стъпка 11 — Разгледайте двустепенния автоматизиран склад и използвайте предварително съществуващия скрипт

1. Отидете на Автоматизации , отворете Каталога за автоматизация . Разгледайте по функционална група (CRM/клиент, счетоводство, човешки ресурси, възлагане на задачи и др.) и след това отворете наръчника вътре.
2. Използвайте бързо:

• Сценарий за контакт/фирма : добре дошли, напомняне за последващи действия за клиента/компанията — просто го включете и е готово.
• Сценарий за търсене на потенциални клиенти и партньори : След импортиране на контакт/компания от търсачка, задвижвана от изкуствен интелект, приложете сценарий за работа с обществеността, за да започнете процеса на работа с обществеността.

✅ Очакван резултат : Наличният скрипт е активиран и работи; неизползваните скриптове са скрити за по-чист вид.

Таблица за бързо търсене на очаквани резултати

Отворени автоматизации — Списък с процеси + Състояние

Създайте нов шаблон и изберете един — ще се отвори Workflow Builder.

Конфигуриране на Спусък/Условие/Действие — Стъпки за свързването им в диаграма на потока на процеса.

Кликнете върху „Попитай ИИ“ — Предварително попълнената стъпка ще изпълни правилното действие, както е описано.

„+ допълнителна стъпка“ — Следващата стъпка е предварително конфигурирана и е подходяща за контекста.

Запазване + Активиране — Процесът, който се изпълнява при възникване на спусък.

История на отворените изпълнения — Диаграма с цветове на състоянията стъпка по стъпка; описва подробно всяка стъпка.

Отворете Automation Warehouse — предварително написани скриптове, организирани по функционални групи, просто го включете и стартирайте.

Съвети за употреба

1. Започнете просто : първо създайте кратък процес, след което постепенно го разширявайте.
2. Използвайте шаблони и „Попитайте AI“ за бързо изграждане.
3. Тест преди активиране : изпълнете тест с тестови данни, след което отворете историята на изпълнението, за да проверите всяка стъпка.
4. Използвайте ясни имена за лесно управление.
5. Подгответе шаблона си за имейл в Email Builder, преди да го използвате в стъпката за изпращане на имейл.