Ръководство за потребителя: Съгласуване на банкови операции в GTG CRM

Какво ще можете да направите след това ръководство

Заредете банково извлечение → класифицирайте всяка транзакция в правилния счетоводен запис → създайте правила за бъдещо автоматично съвпадение и предложения → прегледайте отчета за съвпадение и експортирайте отчети → активирайте автоматичното записване на балансиращи движения. Резултат: парите в банката съвпадат с книгите и фактурите, затваряне на месеца за минути, вместо за часове.

Все още не сте сигурни? Вижте първо статията Банково съвпадение, за да разберете какво може да прави функцията.

Подготовка

#	Условия	Защо е необходимо
1	Влезте в GTG CRM, трябва да имате права за банково съвпадение и права за преглед на платежни документи.	Само лица с права могат да класифицират/записват банкови транзакции.
2	Въведете счетоводна сметка (Chart of Accounts) в счетоводството.	За класифициране на транзакциите и създаване на балансиращи движения.
3	Налични данни от извлечение: свързана банкова сметка или заредени файлове с извлечения.	Съвпадението изисква списък с транзакции като входни данни.

Стъпка 1 — Отворете работното пространство за съвпадение и заредете извлечението

1. Отидете на Счетоводство ▸ Банково съвпадение.
2. Изберете банковата сметка, която искате да съпоставите; заредете извлечението (свържете сметка или качете файл) и изберете период.

✅ Очакван резултат: Появява се списък с транзакциите за периода, като всеки ред има колона за класификация и статус на съвпадение (несъпоставено/съпоставено).

Стъпка 2 — Класифицирайте транзакция в правилната сметка

1. Изберете несъпоставена транзакция.
2. Изберете вида на операцията (приходи / такси / вътрешни преводи / пари в брой–банка / COD…) и съответната счетоводна сметка; ако става въпрос за плащане от клиент, свържете го със съответната фактура.
3. Запазете.

✅ Очакван резултат: Транзакцията се премества в статус "съпоставена", свързана със сметката (и фактурата, ако има такава). Ако записването е активирано, за тази транзакция се създава балансиращо движение.

Стъпка 3 — Създайте правило за съвпадение за бъдеща автоматизация

1. От транзакция изберете Създай правило (или отидете на секцията Правила за съвпадение).
2. Задайте условия (описание/партньор/сума) и типа + сметката, които ще бъдат присвоени.
3. Запазете — правилото се активира веднага.

✅ Очакван резултат: Бъдещите транзакции, които отговарят на условията, се класифицират автоматично; новото правило е в състояние на прилагане.

Стъпка 4 — Правилото предлага автоматични класификации за подобни транзакции

1. Заредете извлечението за следващия период (или добавете нова транзакция).
2. Транзакциите, които отговарят на условията на правилото, създадено в Стъпка 3, се предлагат автоматично за класификация; преглеждате ги и одобрявате, за да ги приложите масово.

✅ Очакван резултат: Транзакции, подобни на предишните, се предлагат с готов начин на класификация; трябва само да одобрите, вместо да започвате отначало.

ℹ️ Съвпадението и предложенията чрез правила са безплатни. Скоро: AI асистент ще предлага обяснения за напълно нови транзакции.

Стъпка 5 — Преглед на отчета за съвпадение и експортиране на отчети

1. Отворете раздела Общ преглед/Отчет за съвпадение.
2. Прегледайте съпоставените суми, остатъците, разликите; експортирайте отчета, за да го запазите в документацията.

✅ Очакван резултат: Общият преглед показва степента на съвпадение и останалите позиции; експортираният отчет е пълен за обяснение.

Стъпка 6 — Активирайте автоматичното записване на балансиращи движения (по избор)

1. В настройките на сметката активирайте опцията Запис в счетоводната книга (Post to ledger).
2. От този момент нататък, класифицираните транзакции (класификация/превод/пари в брой–банка/COD) автоматично генерират балансиращи движения. Премахването на връзката с транзакция отменя движението.

✅ Очакван резултат: Всяка съпоставена транзакция създава балансиращо движение в главната книга; премахването на съвпадението води до отменящо движение.

Таблица за бърза справка с очакваните резултати

Действие	Резултат, който ще видите
Зареждане на извлечение	Списък с транзакции + статус на съвпадение
Класифициране на транзакция	Преминава в "съпоставена", свързана със сметка/фактура
Създаване на правило	Подобни транзакции ще бъдат класифицирани автоматично в бъдеще
Правило за предложения + одобрение	Подобни транзакции ще бъдат предложени за класификация, одобрение масово
Преглед на отчета	Съпоставени/непотърсени/разлики; отчетът може да бъде експортиран
Активиране на запис	Балансиращи движения се създават автоматично; премахване на съвпадение → отменящо движение

Забележки

• Балансиращите движения изискват настройка на сметкоплана в счетоводството.
• Всички предложения винаги изискват вашето одобрение преди прилагане — вие вземате окончателното решение. (Предложения за обяснения от AI за напълно нови записи ще бъдат добавени скоро.)
• Съвпадение на COD: когато транспортната компания/платформа върне парите, използвайте стъпката за класификация на COD, за да съпоставите и изчистите сумата "пари в превод".