Какво ще можете да направите след това ръководство
Крайните салда в края на годината от стария отчет вече са в CSV или Excel файл? Пуснете файла тук — без значение кой колон първа и как се казва: избирате колоната, съпоставяте сметките, избирате дата и изпращате за одобрение.
Ограничения, които трябва да знаете предварително
- Началното салдо може да се въвежда само на първия ден на една финансова година (тази версия поддържа счетоводна година, равна на календарната), и по едно за всяка компания (workspace).
- Приемат се само сметки за активи, пасиви и собствен капитал; сметките за приходи и разходи се отхвърлят. Ако компанията е започнала по средата на годината, по този начин все още не можете да въведете данни от началото на годината до датата на прехвърляне: въведете началното салдо тук, а след това запишете движенията чрез обичайните функции на GTG CRM (въвеждане на извлечения, покупки, продажби).
- Салдата по вземания (131), задължения (331) и материални запаси се отразяват в главната книга и в Оборотната ведомост. Но списъците с продажбени фактури, покупни фактури и екраните за склад не ги показват: вземанията по клиенти, задълженията към доставчици и наличностите по артикули все още не могат да се въвеждат по този начин. На екрана има жълта бележка, която казва това.
Още не сте запознати с общата картина? Вижте Ръчна статия, сторниране или редакция, начално салдо: общ преглед. Трябва да създадете, одобрите, сторнирате или редактирате статия? Вижте Ръководство за ръчни статии: създаване, одобряване, сторниране или редакция.
Подготовка предварително
| # | Условие | Защо е необходимо |
|---|---|---|
| 1 | Създаващият има права Създаване на статии и Преглед на сметкоплана (за съпоставяне на сметки). Вторият човек има както право Одобряване на ръчни статии, така и право Преглед на статии (вградените роли Accountant и Administrator имат и двете). | По подразбиране началното салдо трябва да бъде одобрено от втори човек, преди да влезе в счетоводството. Само един човек води счетоводството? Включете превключвателя в Ръководство за ръчни статии, Стъпка 4: човекът, който има и права за създаване, и права за одобрение, може сам да одобрява собствените си записи. |
| 2 | Сметкопланът е приложен и счетоводството е активирано. | Всеки ред от файла се съпоставя със сметка от този сметкоплан. |
| 3 | CSV или Excel файл, до 5 MB; Excel чете само първия работен лист; първият ред е с имената на колоните (например номер на сметка, име на сметка, Дебит, Кредит). | Коя колона е първа и как се казва няма значение. На този екран няма поле за въвеждане на числа: ако нямате файл, трябва сами да си направите такава малка таблица в Excel. |
Стъпка 1 — Пуснете файла и изберете колони
- Щракнете + Ново счетоводно записване → Начално салдо (когато Списък е празен, има и бутон Начално салдо). Екранът има четири стъпки: Файл, Колони, Сметки и общо, Преглед. Нищо не се записва, докато не щракнете Изпрати за одобрение в последната стъпка.
- Файл: плъзнете файла със салдата за края на годината от стария счетоводен софтуер в рамката, точно както го е изнесъл старият софтуер, след което щракнете Продължи. Файлът се чете директно в браузъра: нищо не се изпраща никъде, докато не изберете Предложение с AI.
- Колони: отговорете Как са изписани числата в този файл? (1.234.567,89 или 1,234,567.89); не е избрано предварително нищо. При Excel файл изберете начина на изписване според числото, което виждате в клетката: ако клетката показва 120,000,000, изберете 1,234,567.89.
- При Коя колона е коя? щракнете Предложение с AI (струва 100 кредита за всеки файл; изпращат се само имената на колоните и максимум 8 примерни реда; AI предлага само колони) или Използвай моето картографиране (свързвате колоните ръчно, без да се харчат кредити). Предложението може да е грешно: за всяка грешна колона отворете падащото меню на този ред и я изберете отново.
- Прочетете Първи редове, преглед: ако някоя сума е разчетена грешно, променете начина на изписване на числата, защото при грешно разчитане на точките и запетайките таблицата може да изглежда изравнена, но да е грешна с 1 000 пъти. След това щракнете Продължи.
✅ Очакван резултат: таблицата Вашите колони съответства правилно на Разбираме го като, а първите редове се разчитат с верните числа.
Стъпка 2 — Съпоставяне на сметки и избор на дата
- В Сметки и общо всеки ред от файла се съпоставя с ваша сметка: първо съпоставяне по код, после съпоставяне по име (без значение от главни/малки букви и диакритика). Редовете Несъпоставен изискват да изберете сметка; тогава етикетът става избрано от вас. GTG не отгатва сметки. Ако искате да пропуснете ред (например общ ред), щракнете Пропусни този ред.
- Сметките за приходи и разходи се отхвърлят с обяснение.
- Изберете Дата на началното салдо (първия ден от финансова година, не е избрано предварително), попълнете Източник на тези салда (задължително) и към дата.
- Общо Дебит трябва да е равно на Общо Кредит: редът показва Баланс.
- Екранът може да показва допълнителни бележки от GTG: прочетете ги, преди да щракнете Продължи.
✅ Очакван резултат: екранът показва „Всички редове са съпоставени.“ и редът Общо Дебит … Общо Кредит … показва Баланс.
Стъпка 3 — Изпращане за одобрение и преглед на резултата
- В Преглед прочетете всичко веднъж и щракнете Изпрати за одобрение. По подразбиране нищо не се осчетоводява, докато втори човек не го одобри.
- Вторият човек отива в Счетоводство → Записвания → Чернови → Преглед (панел Преглед: начално салдо) → Одобри и осчетоводи, както е показано в ръководството за ръчни записвания.
Ако Изпращане за одобрение бъде отхвърлено със съобщението „Вече има счетоводна операция, датирана преди тази дата, така че тази дата не може да бъде дата на начално салдо.“: в дневника вече има запис с по-ранна дата от избраната от вас. Екранът остава на стъпка Преглед и нищо още не е записано в дневника. Датата на началното салдо трябва да е първият ден на годината, за която се откриват салдата (крайното салдо за 2025 г. се открива на 01/01/2026); към дата е датата, към която са изчислени салдата, и не може да е по-късна от тази дата. Изберете само първия ден на по-ранна година (натиснете Назад, за да го промените), ако вашият файл наистина е крайното салдо за предходната година. Файлът е крайното салдо за 2025 г., а дневникът вече има записи от декември 2025 г.? Попитайте вашия счетоводител или се свържете с GTG, преди да го изпратите отново.
✅ Очакван резултат: след одобрение Оборотна ведомост (обикновено счетоводителите я наричат оборотна и салдова ведомост; Счетоводство → Финансови отчети, изисква се право Преглед на финансови отчети) започва с вашите суми в Начално салдо Дт и Начално салдо Кт, за всеки месец от годината е същото, а началното салдо не се отчита като оборот.
Въведохте грешка? Отворете началното салдо от Списък, натиснете Обърни или редактирай и изберете Този запис е грешен: ще поправя грешка (началното салдо може да се обръща само по този начин). При въпроса Трябва ли да се въведе правилен заместващ запис? изберете Не: коректните суми се въвеждат отново на екрана Начално салдо (+ Нов запис → Начално салдо) след като обратният запис бъде одобрен. След това колоната Оборот може да показва обратния запис (Дт е равен на Кт); началното и крайното салдо остават сумите от правилното въвеждане.
Бърза справка за очаквания резултат
| Действие | Какво ще видите |
|---|---|
| + Нов запис → Начално салдо | Четири стъпки Файл, Колона, Сметки и сума, Преглед |
| Изпращане за одобрение | Изчаква втори човек да го одобри; нищо още не е записано в дневника |
| След одобрение | Оборотна ведомост има Начално салдо Дт, Начално салдо Кт |
Забележки
- Все още не може да се прикачи документен файл: Източник на тези салда и към дата са местата за посочване на произхода на салдата.
- Ако отворите отново Начално салдо, когато все още има ваша чернова, която не е изпратена за одобрение, екранът показва: „Запазили сте чернова на начално салдо, но не сте я изпратили за одобрение. Изтрийте черновата и започнете отново, или се върнете към списъка със записите.“ Натиснете Изтрий черновата и започни отново: черновата се изтрива веднага и се връщате към стъпка Файл.
Вече имате начално салдо и трябва да въведете, одобрите, обърнете или редактирате запис? Вижте Ръководство за ръчни счетоводни записвания.
