Какво ще научите от това ръководство
Влезте в касата и изберете склад на магазина → добавете продукти в количката (сканиране / браузване / търсене) → приложете отстъпки и добавете клиент, ако е необходимо → приемете в брой или QR/MoMo → отпечатайте разписка и (по избор) оставете клиента сам да вземе фактурата → задръжте поръчката / върнете я, когато е необходимо → и върнете стока, възстановете сумата правилно в счетоводството. Край: ще можете да работите през цяла смяна на касата, а всички поръчки ще бъдат синхронизирани със складовите наличности + клиенти със системата за онлайн продажби.
Не разбирате напълно? Разгледайте първо статията Продажби на каса (POS), за да разберете какво може да направи POS.
Подготовка
1. Акаунт в GTG CRM с права за създаване на POS продажби. — Без тези права не можете да завършите поръчка на каса.
2. Магазинът трябва да е наличен в системата, а продуктите да имат цена, баркод (ако сканирате), складови наличности в този склад. — POS намалява наличностите от склада на магазина; сканирането на код изисква баркод на продукта.
3. (Ако приемате QR/портфейл) MoMo/VNPay трябва да е активиран и конфигуриран в секцията за плащания на онлайн магазина. — POS използва споделена конфигурация за плащания; показват се само наличните методи.
4. (Ако връщате стока) Акаунтът трябва да има права за връщане на стока (по-високи от тези на обикновен каса). — Връщането на стока е операция, свързана с движение на пари, така че изисква отделни права; без тях елементът "Връщания" е скрит.
5. (По избор) Термопринтер 58mm/80mm, свързан към машината на касата. — За отпечатване на разписки и автоматично отваряне на чекмеджето за пари.
Стъпка 1 — Влизане в POS и избор на склад на магазина
Отворете браузъра на адрес pos.gtgcrm.com на машината на касата, влезте с вашия GTG CRM акаунт.
Ако имате няколко работни пространства/магазини, изберете правилния магазин за продажба.
При първо ползване: отидете в Settings (Настройки) → изберете склада на магазина (store warehouse).
✅ Очакван резултат: Появява се екранът на POS (без интерфейса на CRM), в горната лента се показва името на склада на магазина и името на касата. Таблицата с продукти е налична в средата на екрана.
Стъпка 2 — Добавяне на продукти в количката (сканиране / браузване / търсене)
Сканирайте баркода с USB скенер (поставете курсора в полето за сканиране и сканирайте), или въведете кода и натиснете Enter.
Или разгледайте таблицата с продукти: докоснете продуктовата карта, за да добавите; докоснете раздела с категории, за да филтрирате по група; скролвайте надолу, за да заредите още.
Или потърсете: въведете името/кода на продукта в полето за търсене, докоснете резултата, за да добавите.
Регулирайте количеството в количката: натиснете + / −, или докоснете директно числото на количеството, за да въведете число (например 12); изтрийте ред с иконата за кошче 🗑.
✅ Очакван резултат: Продуктите се появяват в количката с точната цена; Общата сума (Total) се актуализира незабавно при всяко добавяне/редактиране/изтриване. Продуктите, които вече не са налични, са затъмнени и не могат да бъдат добавени.
💡 Съвет: Каса без скенер може да продава нормално — просто докоснете продукта в списъка или търсете по име.
Стъпка 3 — (По избор) Прилагане на отстъпки
Отстъпка за един ред: докоснете бутона за отстъпка на продуктовия ред, изберете по сума или процент (%).
Отстъпка за цялата поръчка: отворете полето за отстъпка на поръчката, въведете сума или процент.
✅ Очакван резултат: Количката ясно показва три реда: Междинна сума (Subtotal) / Отстъпка (Discount) / Общо (Total); сумата се изчислява отново от сървъра. Ако въведете отстъпка, по-голяма от междинната сума, системата ще откаже и общата сума никога няма да стане отрицателна.
Стъпка 4 — (По избор) Добавяне на клиент по телефонен номер
В полето за клиент въведете телефонния номер на клиента.
✅ Очакван резултат: Ако номерът вече съществува в CRM, име на контакт ще замени "Walk-in (Нерегистриран клиент)" и поръчката ще бъде свързана с този клиент. Ако номерът не е въведен, поръчката ще бъде за нерегистриран клиент — продажбата ще продължи нормално.
Стъпка 5 — Плащане в брой
Натиснете Pay (Плащане) → изберете Cash (В брой).
Въведете сумата, която клиентът е дал, чрез цифровата клавиатура, или докоснете бутоните за бързи купюри (10K–500K), или Exact (Точна сума).
Натиснете Confirm (Потвърждаване).
✅ Очакван резултат: Екранът ще покаже Total / Tendered (Общо / Получено) / Change (Ресто); след потвърждение, поръчката ще бъде създадена (източник POS), ще бъде извадена от наличност незабавно, кошницата ще се върне празна и курсорът ще се върне в полето за сканиране за следващия клиент.
ℹ️ Ако продажбата надхвърля наличното количество, системата ще блокира и ще посочи кой продукт липсва — няма да бъде извадено нищо от наличност.
Стъпка 6 — Плащане с QR код на банка / портфейл MoMo
Натиснете Pay (Плащане) → изберете MoMo или VNPay (ще се появи само ако сте активирали/конфигурирали).
Натиснете, за да се покаже QR код за плащане — QR кодът ще се появи на втория екран, обърнат към клиента.
Клиентът сканира, за да плати: MoMo сканира с приложението MoMo (не използвайте камерата на телефона); VNPay отваря QR страницата на VNPay.
✅ Очакван резултат: Когато средствата постъпят, поръчката ще бъде автоматично завършена, наличността ще бъде извадена, фискалният бон ще бъде отпечатан; съобщение "плащане получено" ще се появи на камбанката 🔔 в горната част на POS. Ако инициализирането на плащането е неуспешно, кошницата ще остане непроменена, за да опитате отново.
Стъпка 7 — Отпечатване на фискални бонове и (опционално) отваряне на касов сейф
За първи път на всеки работен пункт: отидете в Settings → Printer (Настройки → Принтер), изберете съответната Connection (Връзка) (System printer / WebUSB / Web Serial), изберете размер на хартията 58mm/80mm, включете/изключете отваряне на сейфа при плащане в брой, след това Print test receipt (Отпечатай тестов бон).
Оттук нататък, всяка завършена поръчка автоматично ще отпечатва фискален бон (и ще отваря сейфа при поръчки в брой, ако е активирано).
Нуждаете се от повторно отпечатване? Натиснете Print again (Отпечатай отново) на екрана, на който току-що сте извършили продажбата, или отворете Recent sales (Последни продажби) и отпечатайте отново всяка поръчка.
✅ Очакван резултат: Фискалният бон ще бъде отпечатан на правилен български език (с диакритични знаци), ще съдържа пълна информация за магазина, списък на артикулите, обща сума, ресто; повторно отпечатаният бон ще бъде маркиран като RE-PRINT. Ако има проблем с принтера, поръчката ще бъде завършена — ще се появи само малко съобщение с бутон за опит отново.
Стъпка 8 — Фактури за ДДС: преглед на данъка и клиентът сам да вземе електронна фактура
Преглед на данъка в цената: кошницата и фискалният бон ясно ще показват частта от ДДС, включена в цената, според съответната данъчна ставка за продукта (например 8%, 10%) — общата сума остава непроменена.
Активиране/деактивиране на деклариране на ДДС: ако магазинът не декларира/не декларира ДДС, деактивирайте в Settings — POS няма да показва и няма да записва данъци.
Клиентът сам да вземе електронна фактура: на фискалния бон ще има QR код; клиентът ще сканира с телефона си, ще въведе име на фирма, ЕИК (MST), адрес, имейл, след което електронната фактура ще бъде издадена чрез доставчика на фактури, с който сте свързани, и ще бъде изпратена на имейла на клиента.
Ако фактурата бъде отказана, клиентът я коригира и изпраща отново — няма нужда да се обажда на магазина. Ако клиентът въведе грешен номер в данъчния номер или информацията за компанията не съответства на данните на данъчната служба, системата вече няма да бъде "тиха" както преди. Когато клиентът сканира отново правилния QR код на фактурата, той веднага ще види причината, поради която фактурата не може да бъде издадена (например, "Не може да се издаде: невалиден данъчен номер на купувача"), заедно с правилния формуляр, предварително попълнен със старата информация. Клиентът трябва само да коригира грешката и да натисне Изпрати отново — фактурата ще бъде автоматично издадена отново, без да е необходимо да се свързвате с персонал или да се връщате в магазина.
Ако магазинът не е активирал автоматично издаване на фактури за тази поръчка. В случай, че магазинът не е свързал или не е активирал функцията за автоматично издаване на електронни фактури, клиентът, сканиращ QR кода, ще види ясно съобщение "Не е налично" — "Магазинът не е активирал автоматично издаване на фактури за тази поръчка. Можете да опитате отново или да се свържете с магазина." — вместо обещание, че фактурата "се издава" и никога не пристига. Клиентът може да се върне и да опита отново, след като магазинът активира функцията, или да се свърже директно с магазина за поддръжка.
Екран, който клиентът вижда, когато магазинът не е активирал автоматично издаване на фактури за тази поръчка — клиентът може да натисне "Изпрати отново", за да опита отново, веднага щом магазинът е активирал функцията, или да се свърже с магазина.
✅ Очакван резултат: Количката/касовата бележка показват правилно ДДС сумата за всяка ставка; касовата бележка има QR код за клиента, за да въведе сам информация за издаване на фактура; след като клиентът изпрати, той вижда екран за потвърждение "фактурата се издава и ще бъде изпратена по имейл".
Ако фактурата срещне грешка или магазинът не е активирал функцията за автоматично издаване, клиентът винаги вижда ясна причина и може да я коригира сам, да я изпрати отново директно от телефона си — без да попада в ситуация "информацията е изпратена, но фактурата никога не е получена, причината не е ясна".
ℹ️ За издаване на електронни фактури е необходимо да сте свързали доставчик на фактури за магазина. Ако не сте свързани, касовата бележка ще посочва ясно, че това все още не е валидна ДДС фактура.
Стъпка 9 — Запазване (Park) и извличане (Recall) на поръчка
Клиентът се колебае/забравя портфейла си? Натиснете Park (Запази), за да запазите текущата количка.
Обслужвайте следващия клиент нормално.
Отворете списъка с запазени поръчки, натиснете Recall (Извличане), за да възстановите старата количка.
✅ Очакван резултат: След запазване, количката е празна и се появява елемент "запазена поръчка" (брой артикули + общо + час). При извличане, количката възстановява точно артикулите, количествата, намаленията и прикачен клиент; запазената поръчка остава непроменена дори при презареждане на страницата.
Стъпка 10 — Връщане на стоки и възстановяване на суми
Отворете менюто ⋯ в лентата на POS → Returns (Връщания) (показва се само ако имате право да връщате стоки).
Изберете поръчката за връщане от скорошния списък (или въведете код на поръчката) → Load (Зареди).
Въведете броя върнати стоки за артикула, който връщате, въведете причината, натиснете Issue refund (Издай възстановяване на сума).
✅ Очакван резултат: Появява се съобщение "Refund issued (Възстановяването на сума е издадено): "; върнатите стоки се добавят обратно в склада (могат да се използват отново); поръчката променя статуса си на partially_returned/returned (частично върната/върната); записва се обратна операция, за да се съгласува счетоводството. Ако се върнат повече стоки, отколкото са продадени, системата отказва.
Стъпка 11 — Преглед на POS поръчки и 360° активност в CRM
Отворете CRM (app.gtgcrm.com) → Orders (Поръчки): намерете току-що продадената поръчка, източник POS.
Ако има прикачен клиент: отворете този контакт → раздел Activity (Дейност).
Отворете менюто Orders → Activities, за да видите фийда на всички поръчки на гише.
✅ Очакван резултат: Появява се поръчка с източник POS, с правилна обща сума, без адрес за доставка; ако е прикачен клиент, на времевата линия на клиента се появява дейност "POS sale"; всички поръчки на гише се появяват във фийда Activities на менюто за поръчки (може да се филтрира по продавач/дата).
Таблица за бърза справка за очакваните резултати
Влизане в POS + избор на склад — Екранът на POS показва името на склада + името на касата, мрежата с продукти е готова
Сканиране на баркод / докосване на продукт — Продуктът се добавя в кошницата на правилна цена; сумата се актуализира незабавно
Докосване на количество — Цифровата клавиатура за директно въвеждане на количество
Прилагане на отстъпка — Показва междинна сума / Отстъпка / Обща сума; сервитьорът преизчислява; не позволява надвишаване на междинната сума
Прикачване на клиент по телефонен номер — Показва името на контакта вместо "Walk-in"
Плащане в брой + Потвърждаване — Показва рестото; поръчката (източник POS) се създава, складът се намалява, кошницата се изчиства
Плащане с QR/MoMo — Клиентът сканира за плащане; поръчката се завършва автоматично; звънец уведомява "плащането е получено"
Продажба над наличност — Блокира се, показва името на липсващия продукт, не намалява склада
Разписка за печат / Повторен печат — Ясна разписка на виетнамски; повторният печат е маркиран като RE-PRINT
Преглед на ДДС — Ясно разделя частта с данъка, включена във всяко ниво
Park → Recall — Кошницата се запазва и след това се възстановява правилно (дори след презареждане на страницата)
Издаване на възстановяване — Възстановяване на сума + връщане на стоки в склада + обратен запис; блокира връщане над продадената сума
Проверка в CRM — Поръчка с източник POS + 360° активност на клиента и фийд на поръчките
Забележки
Необходимо е разрешение Create POS sale за завършване на поръчката; необходимо е отделно разрешение return за използване на елемента Returns — ако липсва, свържете се с администратора на работното пространство и **влезте отново**, за да получите новото разрешение.
POS намалява склада от **склада на магазина**, избран в Settings; всяка каса помни отделно конфигурацията на **принтера / размера на хартията / чекмеджето за пари**.
QR MoMo трябва да се сканира с приложението MoMo, а не с камерата на телефона; на гишето се показват само платежните портали, които сте **активирали и конфигурирали**.
Издаването на **електронни фактури** на клиенти изисква да сте **свързали доставчик на фактури**; когато не сте свързани, разписката ясно посочва, че това не е валидна ДДС фактура.
Интерфейсът на POS може да показва етикети на английски (Pay, Confirm, Settings, Returns, Recent sales…) — това ръководство предоставя виетнамския превод за сравнение.
Въвеждането на стоки и инвентаризацията на магазина се извършват на споделения екран **Warehouse (Склад)** — вижте ръководството за Склад и инвентар.
