В ерата на многоканалните продажби, въпросът, който винаги стои пред собствениците на магазини, е: Как да управляваме стотици поръчки от Facebook, уебсайт, Shopee, Lazada, TikTok Shop, без да се объркаме? Как да гарантираме, че няма да пропуснем поръчка, няма да изпратим грешен артикул и най-важното – как да спестим време за обработка на поръчки, вместо да ги въвеждаме ръчно една по една?
В действителност много собственици на магазини трябва да отварят 5-6 браузърни таба едновременно, като непрекъснато превключват между платформите, за да проверяват за нови поръчки. Всеки път, когато има поръчка от Facebook Messenger, трябва да копирате клиентската информация, адрес, продукт и след това да я въведете в системата. Когато има поръчка от Shopee, трябва да влезете в платформата, да я изтеглите и след това да я въведете отново в софтуера за управление. Този ръчен процес не само отнема време, но и лесно води до грешки, което сериозно влияе на клиентското изживяване и репутацията на магазина.
GTG CRM разбира тази болка и е разработил интелигентна система за автоматично създаване на поръчки, която ви помага да се съсредоточите върху развитието на бизнеса, вместо да губите време в ръчна обработка на поръчки.
Система за автоматично създаване на поръчки от всички канали
GTG CRM интегрира всички най-популярни канали за продажба днес, позволявайки автоматична синхронизация на всички поръчки в една платформа.
1. Facebook/Zalo и уебсайт с AI Chatbot
Когато клиент изпрати съобщение за поръчка през Facebook Messenger или чат на уебсайта, AI Chatbot на GTG CRM автоматично ще разпознае нуждите, ще поиска информация за доставка и ще създаде поръчка незабавно. Не е нужно да отговаряте на всяко съобщение, нито да копирате и поставяте клиентска информация. Системата обработва всичко, от консултация за продукти до потвърждаване на поръчката.
2. Автоматична синхронизация от платформи за електронна търговия
GTG CRM се свързва директно с Shopee, Lazada и TikTok Shop. Всеки път, когато има нова поръчка в тези платформи, системата автоматично я изтегля и създава поръчка в GTG CRM. Информацията за клиента, продукта, адреса за доставка се синхронизира 100% точно, без да е необходимо да извършвате никакви допълнителни действия.
Особено когато продавате един и същ продукт в множество платформи, GTG CRM автоматично го разпознава чрез SKU кода и поддържа унифицирани наличности. Това предотвратява продажбата над допустимите наличности или объркването между каналите.
Автоматизиран процес от поръчка до експедиция
След като поръчката бъде създадена автоматично, GTG CRM продължава да ви подкрепя в целия процес на обработка на поръчката.
Стъпка 1: Поръчките се появяват автоматично в системата
Веднага щом клиент направи поръчка от който и да е канал, поръчката ще се появи в списъка със статус "Чака потвърждение". Трябва само да влезете, да проверите и да потвърдите, че поръчката е валидна.
Стъпка 2: Автоматично създаване на експедиционен документ
Когато промените статуса на поръчката на "Чака вземане", GTG CRM автоматично създава съответния експедиционен документ. Служителят в склада трябва само да влезе в секцията "Управление на склад", да види експедиционния документ и да подготви стоката. Няма нужда да принтирате отделни поръчки, няма нужда от ръчни записвания.
Стъпка 3: Потвърждение за експедиция и автоматично издаване на фактури
След като служителят в склада подготви стоката, той просто трябва да натисне "Потвърждаване на експедиция" в системата. Веднага GTG CRM автоматично ще издаде електронен фактура съгласно разпоредбите на Главна дирекция по приходите. Фактурата може да бъде конфигурирана да създава чернова или да бъде издадена незабавно, според вашите нужди.
Преимущества при използване на функцията за автоматично създаване на поръчки
Спестява до 80% време за обработка на поръчки
Вместо да губите 3-5 минути за ръчно въвеждане на поръчка, сега поръчката се появява автоматично в системата само за няколко секунди. Със 100 поръчки на ден вие спестявате ценни часове, за да се съсредоточите върху обслужването на клиентите и разработването на продукти.
Минимизиране на грешките до максимум
При ръчно въвеждане на поръчки вероятността за грешки с адреси, телефонни номера и продукти е неизбежна. Системата автоматично синхронизира информацията директно от източника, осигурявайки абсолютна точност. Това значително намалява случаите на грешна доставка, грешен адрес и оплаквания от клиенти.
Централизирано управление, цялостен контрол
Всички поръчки от всички канали се обединяват в една единствена платформа. Можете лесно да следите статуса на всяка поръчка, да преглеждате отчети за приходите по канал, по продукт, по период. Край на отварянето на множество табове и софтуер за проверка на поръчки.
Гарантиране на съответствие с нормативните изисквания за електронни фактури
С новите разпоредби за електронни фактури, издаването на фактура за всяка транзакция е задължително. GTG CRM автоматично издава фактури веднага след потвърждение на експедиция, което ви помага да спазвате напълно разпоредбите, без да губите допълнително време. Системата поддържа и коригиращи фактури при връщане на стоки, осигурявайки точно и прозрачно данъчно деклариране.
Важни бележки при употреба
Конфигуриране на унифицирани SKU кодове
За да може системата точно да разпознава продуктите от различни канали, трябва да гарантирате, че SKU кодовете на всички платформи са еднакви. Например, продуктът "Quần Mickey Mẫu 1" на Shopee, Lazada, TikTok Shop трябва да има SKU код "QUAN_MICKEY_M1". Това позволява на GTG CRM автоматично да актуализира точния наличен запас за един и същ продукт.
Не активирайте автоматично издаване на фактури, ако сте упълномощили платформата
Ако сте упълномощили Shopee, Lazada или TikTok Shop да издават фактури автоматично, не активирайте функцията за автоматично издаване на фактури в GTG CRM. Двойното издаване на фактури ще доведе до грешки в данъчното деклариране и ще наруши разпоредбите на Главната данъчна дирекция.
Коригиращи фактури могат да бъдат издадени само ако оригиналната фактура е вече издадена
В случай на връщане на стока от клиента, можете да издадете автоматично коригираща фактура само ако оригиналната фактура вече е издадена. Ако оригиналната фактура все още е в състояние на чернова, първо трябва да издадете оригиналната фактура, след което можете да издадете коригиращата фактура.
Заключение
В контекста на все по-разпространения многоканален бизнес, автоматизацията на процеса по обработка на поръчки вече не е опция, а задължително изискване за поддържане на конкурентоспособност. GTG CRM с функцията за автоматично създаване на поръчки от всички търговски канали не само ви помага да спестите време и усилия, но и повишава точността при обработка на поръчки, осигурява съответствие с нормативните изисквания и създава солидна основа за устойчиво развитие на бизнеса.
Вместо да се борите със стотици разпръснати поръчки в множество платформи, сега можете спокойно да оставите GTG CRM да обработи всичко автоматично, от момента на поръчката от клиента до издаването на фактурата. Това е начинът, по който GTG CRM ви подкрепя в пътешествието към развитие на бизнеса, позволявайки ви да се съсредоточите върху това, което наистина е важно: качествени продукти и отлично клиентско изживяване.
