В ерата на мултиканалните продажби, един въпрос винаги се задава от собствениците на магазини: Как да управляваме стотици поръчки от Facebook, уебсайт, Shopee, Lazada, TikTok Shop, без да се объркаме? Как да гарантираме, че няма да пропуснем нито една поръчка, няма да изпратим грешен продукт и най-важното – как да спестим време за обработка на поръчки, вместо да ги въвеждаме ръчно една по една?
В действителност много собственици на магазини трябва да отварят 5-6 таба на браузъра едновременно, като постоянно се движат между различните платформи, за да проверяват за нови поръчки. Всеки път, когато има поръчка от Facebook Messenger, трябва да копирате информацията за клиента, адреса, продукта и след това да я въведете в системата. Когато има поръчка от Shopee, трябва отново да влезете в платформата, да я изтеглите и след това да я въведете в софтуера за управление. Този ръчен процес не само отнема време, но и е податлив на грешки, което сериозно засяга клиентското изживяване и репутацията на магазина.
GTG CRM разбира тази болка и е разработила интелигентна система за автоматично създаване на поръчки, която ви помага да се съсредоточите върху развитието на бизнеса, вместо да губите време в ръчна обработка на поръчки.
Система за автоматично създаване на поръчки от всички канали
GTG CRM интегрира всички най-популярни канали за продажби днес, позволявайки автоматична синхронизация на всички поръчки в една единствена платформа.
1. Facebook/Zalo и уебсайт с AI Chatbot
Когато клиент изпрати съобщение за поръчка чрез Facebook Messenger или чат на уебсайта, AI Chatbot на GTG CRM автоматично ще разпознае нуждите, ще поиска информация за доставка и ще създаде поръчка незабавно. Няма нужда да отговаряте на всяко съобщение, няма нужда да копирате и поставяте информация за клиента. Системата обработва всичко, от консултация за продукти до потвърждаване на поръчката.
2. Автоматична синхронизация от платформи за електронна търговия
GTG CRM се свързва директно със Shopee, Lazada и TikTok Shop. Всеки път, когато има нова поръчка в тези платформи, системата автоматично я извлича и създава поръчка в GTG CRM. Информацията за клиента, продукта и адреса за доставка се синхронизира със 100% точност, без да е необходимо да извършвате никакви допълнителни действия.
Особено когато продавате един и същ продукт на множество платформи, GTG CRM автоматично го разпознава чрез SKU кода и актуализира унифицирания инвентар. Това предотвратява превишаване на складовите наличности или объркване между каналите.
Автоматизиран процес от поръчка до експедиция
След като поръчката бъде създадена автоматично, GTG CRM продължава да ви подкрепя през целия процес на обработка на поръчки.
Стъпка 1: Поръчката се появява автоматично в системата
Веднага щом клиентът направи поръчка от който и да е канал, поръчката ще се покаже в списъка със статус „Чакащо потвърждение“. Просто трябва да влезете, да проверите и да потвърдите, че поръчката е валидна.
Стъпка 2: Автоматично създаване на експедиционен лист
Когато промените статуса на поръчката на „Чакащо вземане“, GTG CRM автоматично създава съответния експедиционен лист. Складовият персонал просто трябва да влезе в секцията „Управление на склада“, да види експедиционния лист и да подготви стоките. Няма нужда да печатате отделни поръчки, няма нужда от ръчно записване.
Стъпка 3: Потвърждение за експедиция и автоматично издаване на фактура
След като складовият персонал е подготвил стоките, просто кликнете върху „Потвърждаване за експедиция“ в системата. Незабавно GTG CRM автоматично ще издаде електронна фактура в съответствие с разпоредбите на Главна дирекция по данъците. Фактурата може да бъде конфигурирана да създава чернова или да бъде издадена незабавно, в зависимост от вашите нужди.
Изключителни ползи от използването на функцията за автоматично създаване на поръчки
Спестете до 80% време за обработка на поръчки
Вместо да губите 3-5 минути за ръчно въвеждане на поръчка, сега поръчката се появява автоматично в системата за секунди. При 100 поръчки на ден спестявате часове ценно време, за да се съсредоточите върху грижата за клиентите и разработването на продукти.
Минимизирайте грешките до минимум
При ръчно въвеждане на поръчки, вероятността от грешки с адреси, телефонни номера, продукти е неизбежна. Системата автоматично синхронизира информацията директно от източника, осигурявайки абсолютна точност. Това значително намалява случаите на грешно изпратени стоки, грешни адреси и жалби от клиенти.
Централизирано управление, цялостен контрол
Всички поръчки от всички канали са концентрирани в една единствена платформа. Можете лесно да проследявате състоянието на всяка поръчка, да преглеждате отчети за приходи по канали, по продукти, по време. Няма повече нужда да отваряте множество табове, множество програми, за да проверявате поръчки.
Осигурете спазване на законодателството за електронни фактури
С новите разпоредби за електронните фактури, издаването на фактура за всяка трансакция е задължително. GTG CRM автоматично издава фактура веднага след потвърждаване на експедицията, което ви помага да спазвате напълно разпоредбите, без да губите допълнително време. Системата поддържа и коригиращи фактури при връщане на стоки, което осигурява точно и прозрачно данъчно деклариране.
Важни бележки при използване
Конфигуриране на унифицирани SKU кодове
За да може системата точно да разпознава продуктите от различни канали, трябва да гарантирате, че SKU кодовете на всички платформи са еднакви. Например, продуктът „Мики Маус панталони Модел 1“ на Shopee, Lazada, TikTok Shop трябва да има SKU код „QUAN_MICKEY_M1“. Това помага на GTG CRM автоматично да актуализира точно инвентара за един и същ продукт.
Не активирайте автоматично издаване на фактури, ако вече сте упълномощили платформата
Ако вече сте упълномощили Shopee, Lazada или TikTok Shop да издават автоматично фактури, не трябва да активирате функцията за автоматично издаване на фактури в GTG CRM. Издаването на фактури два пъти ще доведе до грешки в данъчното деклариране и ще наруши разпоредбите на Главна дирекция по данъците.
Коригиращи фактури могат да бъдат издадени само ако оригиналната фактура е издадена
В случай на връщане на стоки от клиента, можете да издадете автоматична коригираща фактура само ако оригиналната фактура е била издадена. Ако оригиналната фактура все още е в статус на чернова, трябва първо да издадете оригиналната фактура, преди да можете да издадете коригираща фактура.
Заключение
В условията на все по-широко разпространения мултиканален бизнес, автоматизацията на процеса на обработка на поръчки вече не е опция, а задължително изискване за поддържане на конкурентоспособност. GTG CRM с функцията за автоматично създаване на поръчки от всички канали за продажби не само ви спестява време и усилия, но и повишава точността при обработката на поръчки, осигурява спазване на законодателството и създава солидна основа за устойчиво развитие на бизнеса.
Вместо да се борите със стотици разпръснати поръчки на множество платформи, сега можете да бъдете спокойни, че GTG CRM автоматично ще обработи всичко, от момента, в който клиентът направи поръчка, до завършване на издаването на фактура. Това е начинът, по който GTG CRM ви придружава по пътя на развитие на бизнеса, като ви помага да се съсредоточите върху това, което наистина има значение: качествени продукти и отлично клиентско изживяване.
