Всичко за електронните фактури: кога да издадете, как да коригирате грешки

Кога е задължително издаването на електронен фактури?

Електронните фактури са задължителни документи при продажба на стоки или предоставяне на услуги съгласно разпоредбите на данъчното законодателство и закона за фактурите.

Правилното определяне на момента на издаване на фактурата е от решаващо значение за валидността на фактурата и възникващите данъчни задължения.

Момент на издаване на фактура съгласно законодателството

Момент на издаване на фактура при продажба на стоки

Съгласно точка а), алинея 6, член 1 от Указ № 70/2025/ND-CP, който изменя алинея 1, член 9 от Указ № 123/2020/ND-CP, се посочва:

Моментът на издаване на фактура при продажба на стоки е моментът на прехвърляне на собствеността или правото на ползване на стоките на купувача, независимо дали плащането е получено или не.

Тази разпоредба се прилага за:

• Продажба на обикновени стоки
• Продажба, прехвърляне на публични активи
• Продажба на стоки от държавния резерв

При износ на стоки, моментът на издаване на фактура се определя от продавача, но не по-късно от следващия работен ден от датата на митническото освобождаване на стоките съгласно митническото законодателство.

Момент на издаване на фактура при предоставяне на услуги

Моментът на издаване на фактура при предоставяне на услуги е моментът на завършване на предоставянето на услугата, независимо дали плащането е получено или не.

В случай на предварително или текущо получаване на плащане за услугата, моментът на издаване на фактура е моментът на получаване на плащането, без да се включват:

• Депозити
• Авансови плащания за гарантиране изпълнението на договора

Тази разпоредба се прилага за специфични услуги като:

• Счетоводство, одит
• Финансови консултации, данъчни консултации
• Оценяване
• Технически проучвания и проектиране
• Надзорни консултации
• Изготвяне на строителни инвестиционни проекти

Често срещани сценарии относно момента на издаване на фактури

Разрешено ли е издаването на електронни фактури с обратна дата?

Не.

Съгласно действащото законодателство, не се допуска издаването на електронни фактури с обратна дата. Издаването на фактура извън определения срок или умишленото издаване с обратна дата е административно нарушение, свързано с фактурите.

Разрешено ли е доставянето на стоки преди издаването на фактура?

Не.

Доставянето на стоки преди това, без издаване на фактура към момента на прехвърляне на собствеността или правото на ползване на стоките, се счита за издаване на фактура в грешен момент и ще бъде санкционирано съгласно разпоредбите.

Санкции при издаване на фактури в грешен момент

От 01.01.2026 г. влиза в сила Указ № 310/2025/ND-CP, който предвижда:

Санкциите за издаване на фактури в грешен момент могат да достигнат до 70 милиона VND, в зависимост от:

• Естеството на нарушението
• Степента на нарушението
• Броя на нарушенията

Издаването на фактури в правилния момент е задължително изискване, а не опция.

Принципи за обработка на електронни фактури с грешки

Издадена фактура, с код от данъчната служба, но не изпратена на купувача, открити са грешки

Продавачът извършва:

• Издаване на нова електронна фактура, която я замества
• Записване ясно: "Замества фактура №… Модел… Серия… Дата… месец… година…"
• Изпращане на заместващата фактура на купувача
• Едновременно с това, изпращане на данните от заместващата фактура до данъчната служба

Изпратена фактура на купувача, открити са грешки

а. Грешка в името, адреса на купувача (без грешка в данъчния номер)

Продавачът:

• Уведомява купувача
• Не е необходимо да издава нова фактура
• Извършва уведомление до данъчната служба по Образец 04/SS-HĐĐT

б. Грешка в данъчния номер, грешка в сумата, данъчната ставка, сумата на данъка или стоките не отговарят на спецификациите, качеството

Продавачът и купувачът (ако са организации) трябва да:

• Изготвят писмено споразумение, в което ясно се посочва съдържанието на грешката

След това избират **една от двете форми**:

Коригираща фактура: Прилага се, когато е необходимо да се коригира част от съдържанието.

• Посочете: „Корекция за фактура Образец №… Серия… Номер… Дата… месец… година…“
• Посочете увеличението или намалението

Заместваща фактура: Прилага се, когато е необходимо да се замени изцяло оригиналната фактура.

• Посочете: „Замества фактура Образец №… Серия… Номер… Дата… месец… година…“

След издаване:

• Продавачът подписва цифрово
• Изпраща се фактурата на купувача
• Данните от коригирана или заместваща фактура се изпращат до данъчните власти

Прочетете още: Общ преглед на заместващи и коригиращи фактури

Някои специфични случаи на обработка

Отстъпки, промоции, корекции на стойността на проекта: Издава се нова фактура за текущия период, като се посочва разликата в увеличение или намаление.

Върнати стоки, последващи намаления на цени след издаване на фактура: Издава се само коригираща фактура, не и заместваща.

Няколко грешни фактури към един и същ купувач в един месец: Може да се издаде една единствена коригираща или заместваща фактура, придружена с декларация, съдържаща детайлите на оригиналните фактури.

Случаи на липсващи задължителни бележки по коригиращи или заместващи фактури

• Фактурата е определена като невалидна
• Трябва да се обработи отново по първоначалната схема

Случаи на последващи грешки по коригиращи или заместващи фактури

Заместващите фактури се обработват по верига: F0 → F1 → F2 → … → Fn

Коригиращите фактури се обработват по принципа на кумулативното натрупване: F0 + F1 + F2 + … + Fn

Важни бележки

От 01.06.2025 г.:

• Няма да бъде възможно анулирането на издадени електронни фактури
• Всички грешки трябва задължително да се коригират с коригираща или заместваща фактура

Заключение

За нов продавач, разбирането на:

• Кога трябва да се издаде фактура
• Да се издаде в правилния момент
• Да се коригират грешките правилно

е задължително условие за спазване на законодателството, избягване на наказания и осигуряване на прозрачна и устойчива бизнес дейност.