Всичко за електронните фактури: Кога трябва да се издават, как да се коригират грешки

Кога е задължително издаването на електронна фактура?

Електронната фактура е задължителен документ при възникване на дейност по продажба на стоки или предоставяне на услуги съгласно разпоредбите на данъчното и фактурното законодателство.

Правилното определяне на момента на издаване на фактурата е от решаващо значение за валидността на фактурата и възникналите данъчни задължения.

Момент на издаване на фактура съгласно законодателството

Момент на издаване на фактура при продажба на стоки

Съгласно точка „а“ на алинея 6 от член 1 от Заповед № 70/2025/ND-CP, изменяща алинея 1 от член 9 от Заповед № 123/2020/ND-CP, се постановява:

Моментът на издаване на фактура при продажба на стоки е моментът на прехвърляне на собствеността или правото на ползване на стоките на купувача, независимо дали парите са получени или не.

Това правило се прилага за:

• Обикновена продажба на стоки
• Продажба, прехвърляне на държавни активи
• Продажба на стоки от държавния резерв

За износ на стоки, моментът на издаване на фактурата се определя от продавача, но най-късно до следващия работен ден от датата на митническото освобождаване на стоките съгласно митническото законодателство.

Момент на издаване на фактура при предоставяне на услуги

Моментът на издаване на фактура при предоставяне на услуги е моментът на завършване на предоставянето на услугата, независимо дали парите са получени или не.

В случай на получаване на плащане преди или по време на предоставяне на услугата, моментът на издаване на фактурата е моментът на получаване на плащането, като не се включват:

• Депозити
• Авансови плащания за гарантиране изпълнението на договора

Това правило се прилага за специфични услуги като:

• Счетоводство, одит
• Финансово консултиране, данъчни консултации
• Оценки
• Техническо проучване, проектиране
• Надзорно консултиране
• Разработване на инвестиционни проекти за строителство

Често срещани ситуации относно момента на издаване на фактура

Възможно ли е да се издаде електронна фактура със задна дата?

Не.

Съгласно действащото законодателство, издаването на електронна фактура със задна дата не е разрешено. Издаването на фактура в грешен момент или умишлено издаване със задна дата е административно нарушение по отношение на фактурите.

Разрешено ли е да се достави стоката преди издаване на фактура?

Не.

Доставката на стоки преди издаване на фактура в момента на прехвърляне на собствеността или правото на ползване на стоките се счита за издаване на фактура в грешен момент и ще бъде наложено наказание съгласно разпоредбите.

Размер на санкциите при издаване на фактура в грешен момент

От 01.01.2026 г. влиза в сила Заповед № 310/2025/ND-CP, която постановява:

Санкциите за издаване на фактура в грешен момент могат да достигнат до 70 милиона VND, в зависимост от:

• Естеството на нарушението
• Степента на нарушението
• Броя на нарушенията

Издаването на фактура в правилния момент е задължително изискване, а не избор.

Принципи за обработка на електронни фактури с грешки

Издадена фактура с код на данъчната служба, но не изпратена на купувача, открити са грешки

Продавачът извършва:

• Издава нова електронна фактура, която я заменя
• Записва ясно: "Замества фактура с образец… Серия… Номер… Дата… месец… година…"
• Изпраща заместващата фактура на купувача
• Едновременно с това изпраща данните за заместващата фактура до данъчната служба

Изпратена фактура на купувача, открити са грешки

а. Грешно име, адрес на купувача (без грешен данъчен номер)

Продавачът:

• Уведомява купувача
• Не е необходимо да издава нова фактура
• Извършва уведомление до данъчната служба по Формуляр 04/SS-HĐĐT

б. Грешен данъчен номер, грешна сума, данъчна ставка, данъчна сума или стоки, които не отговарят на спецификациите или качеството

Продавачът и купувачът (ако са юридически лица) трябва да:

• Съставят споразумение, в което ясно се описва съдържанието на грешката

След което избират една от двете форми:

Коригирана фактура: Прилага се, когато е необходимо да се коригира част от съдържанието.

• Записва ясно: "Коригира фактура с образец… Серия… Номер… Дата… месец… година…"
• Записва ясно коригираната сума – увеличение или намаление

Заместваща фактура: Прилага се, когато е необходимо да се замести цялата оригинална фактура.

• Записва ясно: "Замества фактура с образец… Серия… Номер… Дата… месец… година…"

След издаване:

• Продавачът подписва с електронен подпис
• Изпраща фактурата на купувача
• Изпраща данните за коригираната или заместващата фактура до данъчната служба

Прочетете повече: Общ преглед на заместващи и коригиращи фактури

Някои специфични случаи на обработка

Отстъпки, промоции, корекции на стойността на проекта: Издава се нова фактура за текущия период, като се записва разликата – увеличение или намаление.

Върнати стоки, намалена цена след издаване на фактура: Издава се само коригираща фактура, не се издава заместваща фактура.

Множество грешни фактури за един и същ купувач през един и същ месец: Може да се издаде една единствена коригираща или заместваща фактура, придружена от списък с подробности за оригиналните фактури.

Случаи на липсващи задължителни бележки на коригирана или заместваща фактура

• Фактурата се счита за невалидна
• Трябва да се обработи отново съгласно първоначалната форма

Случаи на последователни грешки в коригирана или заместваща фактура

Заместващата фактура се обработва по верига: F0 → F1 → F2 → … → Fn

Коригиращата фактура се обработва по принципа на кумулативното събиране: F0 + F1 + F2 + … + Fn

Важни бележки

От 01.06.2025 г.:

• Вече няма да е възможно анулиране на издадена електронна фактура
• Всички грешки трябва задължително да се обработват чрез коригираща или заместваща фактура

Заключение

За новите продавачи, ясното разбиране на:

• Кога трябва да се издаде фактура
• Издаване в правилния момент
• Коригиране на грешките правилно

е задължително условие за спазване на закона, избягване на рискове от санкции и осигуряване на прозрачна и устойчива бизнес дейност.