Případová studie: Paní Lan Anh – Od zmatků v multi-channel managementu k efektivnímu prodeji s GTG CRM

V posledních několika letech se prodej na více e-commerce platformách stal populárním trendem. Místo prodeje pouze na jedné platformě se mnoho majitelů obchodů rozšiřuje na Shopee, Lazada a TikTok Shop, aby oslovili více zákazníků.

Paní Lan Anh, 35 let, je jednou z nich. Již téměř 3 roky provozuje online prodej dámské módy a nyní prodává své produkty na všech třech platformách. Díky dobrému využití návštěvnosti z platforem má její obchod stabilní příjmy a vysokou míru opakovaných zákazníků.

Když však počet objednávek začal narůstat, multikanálový prodej přinesl i problémy, o kterých dříve ani neuvažovala.

Když objednávky narůstají, správa se stává chaotickou

Každý den musí paní Lan Anh zpracovat přibližně 40–60 objednávek ze tří různých platforem. Práce se zdá jednoduchá, ale ve skutečnosti je poměrně složitá.

Každé ráno je první věcí, kterou musí udělat, postupně otevírat systémy pro správu každé platformy:

• Shopee Seller Center
• Lazada Seller Center
• TikTok Shop Seller Center

Musí zkontrolovat, zda jsou nějaké nové objednávky, vytisknout přepravní štítky, porovnat informace o produktech a potvrdit objednávky.

Přepínání mezi více systémy jí zabere hodně času. Někdy jen kontrola objednávek zabere několik hodin denně.

Multikanáloví prodejci musí často kontrolovat objednávky na více různých platformách

Multikanálové zásoby: Velká bolest online prodejců

Největší potíže paní Lan Anh nezpůsobily objednávky samotné, ale **správa zásob při prodeji na více platformách**.

Její obchod má asi 50 modelů oblečení, z nichž každý má mnoho různých velikostí a barev. Celkový počet SKU v reálu dosahuje stovek variant.

Problém spočívá v tom, že **každá e-commerce platforma spravuje zásoby nezávisle na ostatních**.

Praktický příklad:

Skutečné zásoby obchodu jsou **50 kusů**, ale na platformách se zobrazuje:

• Shopee: 30 kusů
• Lazada: 30 kusů
• TikTok Shop: 30 kusů

Pokud se produkt prodává současně na více platformách, celkový počet objednávek může přesáhnout skutečné zásoby na skladě.

V takovém případě je nucena:

• Stornovat objednávky
• Kontaktovat zákazníky a požádat o výměnu produktu
• Omluvit se za nedostatek zboží

To přímo ovlivňuje hodnocení obchodu a zákaznickou zkušenost.

Skladoví pracovníci mají také potíže s vyřizováním objednávek

Když se počet objednávek zvýšil, paní Lan Anh najala další skladové pracovníky, aby jí pomohli s balením a přípravou zboží.

Protože však objednávky pocházejí z různých platforem, příprava zboží se stává chaotickou. Pracovníci se často musí ptát:

• Z které platformy je tato objednávka?
• Kde je číslo objednávky?
• Jaký produkt je třeba ze skladu vzít?

Samotné porovnávání objednávek s produkty na skladě zabere značné množství času.

Během vrcholných období se také snadněji vyskytují chyby při balení nebo přípravě zboží.

Když se změní daňové předpisy, vystavování faktur se stává ještě složitějším

Kromě problémů s objednávkami a zásobami se paní Lan Anh také potýká s požadavkem na vystavování elektronických faktur, když si zákazník vyžádá fakturu s DPH.

Dříve, kdykoli si zákazník vyžádal fakturu, musela:

1. Znovu otevřít informace o objednávce na platformě
2. Zadat data do softwaru pro elektronické faktury
3. Znovu zkontrolovat produkty a množství

Tento proces není příliš složitý, ale při nárůstu počtu objednávek může manuální zadávání dat snadno vést k chybám a zbytečné ztrátě času.

Uvědomila si, že pokud chce dále rozšiřovat své podnikání, potřebuje systém, který propojí všechny prodejní fáze.

GTG CRM – řešení pro centralizaci veškerých prodejních aktivit

Po prozkoumání mnoha nástrojů pro řízení multi-kanálového prodeje se paní Lan Anh rozhodla vyzkoušet GTG CRM.

Co ji zaujalo, byl systém, který nejen spravuje objednávky, ale také propojuje sklad, produkty a faktury v jedné platformě.

Vytvoření skladu v systému

První věcí, kterou udělala, bylo vytvoření skladu v GTG CRM.

Zadala základní informace, jako například:

• Název skladu
• Adresa skladu
• Odpovědná osoba za sklad

Díky tomu jsou veškeré budoucí operace naskladnění a vyskladnění zaznamenány v systému.

Vytvoření produktů a SKU

Dále zadala všechny produkty do Centra produktů.

Každý produkt byl označen jedinečným kódem SKU, například:

• DAM-LUA-D1
• AO-KHOAC-K2
• QUAN-JEAN-J3

Díky kódům SKU může systém rozpoznat stejný produkt, i když je prodáván na různých platformách.

To pomáhá přesnějšímu řízení zásob.

Propojení platforem Shopee, Lazada a TikTok Shop

Po nastavení skladu a produktů propojila GTG CRM se svými prodejními účty na platformách.

Po dokončení propojení stačí kliknout na tlačítko „synchronizovat“ a objednávky z:

• Shopee
• Lazada
• TikTok Shop

jsou synchronizovány do jediného rozhraní.

Objednávky jsou agregovány na jedno místo

Proces zpracování objednávek se zjednodušil

Po použití GTG CRM se prodejní proces paní Lan Anh výrazně změnil.

Nový proces:

1. Objednávky se zobrazují v dashboardu GTG CRM
2. Stav objednávky se změní na čeká na vyzvednutí
3. Systém vytvoří výdejku
4. Pracovník skladu připraví produkty podle výdejky

Díky tomu nemusí pracovníci skladu kontrolovat jednotlivé platformy, ale pracují pouze v jednom rozhraní.

Automatické generování elektronických faktur

Další funkcí, která paní Lan Anh šetří čas, je automatické generování elektronických faktur.

Stačí ji jednou nastavit v sekci nastavení:

• Čas generování faktury
• Stav faktury
• Výchozí šablona faktury

Po potvrzení expedice objednávky systém vygeneruje odpovídající fakturu.

Pokud se v objednávce změní množství produktů, GTG CRM také podporuje automatické dobropisy, což pomáhá přesnějšímu daňovému přiznání.

Efektivita po 6 měsících používání GTG CRM

Po přibližně půl roce používání systému paní Lan Anh zaznamenala mnoho zřetelných změn:

Úspora času

Dříve trávila každý den mnoho hodin kontrolou objednávek na jednotlivých platformách. Nyní je vše soustředěno na jediném dashboardu.

Úspora: 3–4 pracovní hodiny denně

Přesné řízení zásob

Řízení zásob je přesnější. Systém automaticky aktualizuje množství na skladě po každé objednávce, což výrazně snižuje riziko prodeje nad rámec skladových zásob.

Snížení počtu zrušených objednávek: z 8 % na 2 %

Zlepšení hodnocení

Hodnocení na platformách se také zlepšilo díky snížení počtu zrušených objednávek a přesnějšímu doručování.

Efektivnější práce zaměstnanců

Pracovníci skladu vaší sestry také pracují efektivněji, protože si již nemusí ručně porovnávat objednávky jako dříve.

Závěr

Příběh paní Lan Anh je typickým příkladem problémů, kterým čelí mnoho prodejců na více kanálech.

Když je počet objednávek malý, manuální správa může být ještě zvládnutelná. Ale když počet objednávek roste a prodáváte na více platformách současně, nedostatek centralizovaného systému řízení způsobí, že se obchodní činnost stane zmatenou.

Díky tomu mohou prodejci provozovat svůj obchod efektivněji a soustředit se na rozvoj podnikání, místo aby se zabývali manuálními úkoly.