Případová studie: Paní Lan Anh – Od zmatku v řízení více kanálů k efektivnímu prodeji s GTG CRM

V posledních několika letech se prodej na více e-commerce platformách stal populárním trendem. Místo prodeje pouze na jedné platformě expanduje mnoho majitelů obchodů na Shopee, Lazada a TikTok Shop, aby oslovili více zákazníků.

Paní Lan Anh, 35 let, je jednou z nich. Již téměř 3 roky provozuje online prodej dámské módy a v současnosti prodává své výrobky na všech třech platformách. Díky dobrému využití provozu z platforem má její obchod stabilní tržby a poměrně vysoké procento vracejících se zákazníků.

Když však počet objednávek začal narůstat, multi-kanálový prodej přinesl i problémy, které si dříve nepředstavovala.

Když objednávky narůstají, řízení se stává zmateným

Paní Lan Anh musí denně zpracovat přibližně 40–60 objednávek ze tří různých platforem. Práce se zdá jednoduchá, ale ve skutečnosti je poměrně složitá.

Každé ráno první věc, kterou musí udělat, je postupně otevřít manažerské systémy každé platformy:

• Shopee Seller Center
• Lazada Seller Center
• TikTok Shop Seller Center

Musí zkontrolovat, zda jsou nové objednávky, vytisknout přepravní štítky, ověřit informace o produktu a potvrdit objednávky.

Přepínání mezi více systémy jí zabere hodně času. Někdy samotná kontrola objednávek zabere hodiny denně.

Prodejci na více kanálech musí často kontrolovat objednávky na více různých platformách

Vícekanálové zásoby: velký problém online prodejců

Největší potíž pro paní Lan Anh nespočívá v přijímání objednávek, ale v řízení zásob při prodeji na více platformách.

Její obchod má asi 50 modelů oblečení, přičemž každý model má více velikostí a barev. Celkový počet SKU tak dosahuje stovek variant.

Problém je, že každá e-commerce platforma spravuje zásoby nezávisle na sobě.

Praktický příklad:

Skutečné zásoby obchodu jsou 50 kusů, ale na platformách se zobrazuje:

• Shopee: 30 kusů
• Lazada: 30 kusů
• TikTok Shop: 30 kusů

Pokud se oblíbený produkt prodává současně na více platformách, celkový počet objednávek může přesáhnout skutečné skladové zásoby.

V takovém případě je nucena:

• Zrušit objednávku
• Kontaktovat zákazníka a navrhnout výměnu produktu
• Omluvit se za vyprodání

To přímo ovlivňuje hodnocení obchodu a zákaznickou zkušenost.

Skladoví pracovníci se také potýkají s problémy při zpracování objednávek

S rostoucím počtem objednávek si paní Lan Anh najala další skladové pracovníky, aby jí pomohli s balením a přípravou zboží.

Protože však objednávky pocházejí z různých platforem, příprava zboží se stala také zmatenou. Pracovníci se často ptají:

• Z které platformy tato objednávka je?
• Kde je číslo objednávky?
• Co je to za produkt, který je třeba vyzvednout ze skladu?

Samotné porovnání objednávky s produktem ve skladu zabere poměrně dost času.

V hlavní sezóně jsou chyby v balení nebo přípravě zboží také snazší.

Když se změní daňové předpisy, vystavování faktur je ještě složitější

Kromě problémů s objednávkami a zásobami se paní Lan Anh také potýká s požadavkem na vystavování elektronických faktur, když zákazník potřebuje fakturu s DPH.

Dříve, kdykoli zákazník požádal o fakturu, musela:

1. Znovu otevřít informace o objednávce na platformě
2. Zadat data do softwaru pro elektronické faktury
3. Znovu zkontrolovat produkty a množství

Tento proces nebyl příliš složitý, ale s rostoucím počtem objednávek ruční zadávání dat snadno způsobilo chyby a zabralo hodně času.

Uvědomila si, že pokud chce dále rozšiřovat své podnikání, potřebuje systém, který propojí všechny fáze prodeje.

GTG CRM – řešení pro centralizaci všech prodejních aktivit

Po prozkoumání mnoha nástrojů pro řízení prodeje na více kanálech se paní Lan Anh rozhodla vyzkoušet GTG CRM.

Co ji zaujalo, je, že tento systém nejen spravuje objednávky, ale také propojuje sklad, produkty a faktury v jedné platformě.

Vytvoření skladu v systému

První věc, kterou udělala, bylo vytvoření skladu v GTG CRM.

Zadala základní informace, jako například:

• Název skladu
• Adresa skladu
• Odpovědná osoba za sklad

Díky tomu jsou všechny budoucí příjmy a výdeje ze skladu zaznamenány v systému.

Vytvoření produktů a SKU

Dále zadala všechny produkty do Produktového Centra.

Každý produkt byl označen jedinečným SKU kódem, například:

• DAM-LUA-D1
• AO-KHOAC-K2
• QUAN-JEAN-J3

Díky SKU kódu systém rozpozná stejný produkt, i když je prodáván na různých platformách.

To pomáhá přesnějšímu řízení zásob.

Propojení platforem Shopee, Lazada a TikTok Shop

Po nastavení skladu a produktů propojila GTG CRM se svými prodejními účty na platformách.

Po dokončení propojení stačí kliknout na tlačítko „synchronizovat“ a objednávky z:

• Shopee
• Lazada
• TikTok Shop

se synchronizují do jediného rozhraní.

Objednávky jsou agregovány na jednom místě

Proces zpracování objednávek se zjednodušil

Po použití GTG CRM se prodejní proces paní Lan Anh výrazně změnil.

Nový proces:

1. Objednávka se objeví v dashboardu GTG CRM
2. Stav objednávky změní na čeká na vyzvednutí
3. Systém vytvoří výdejku
4. Skladoví pracovníci připraví produkt podle výdejky

Díky tomu skladoví pracovníci nemusí kontrolovat každou platformu, ale pracují pouze s jedním rozhraním.

Elektronické faktury jsou generovány automaticky

Další funkce, která paní Lan Anh šetří čas, je automatické generování elektronických faktur.

Stačí ji jednou nastavit v sekci nastavení:

• Čas generování faktury
• Stav faktury
• Výchozí šablona faktury

Poté, co je objednávka potvrzena jako expedovaná ze skladu, systém vytvoří odpovídající fakturu.

Pokud se objednávka změní v množství produktů, GTG CRM také podporuje automatické faktury s úpravami, což činí daňové přiznání přesnější.

Efektivita po 6 měsících používání GTG CRM

Po přibližně půl roce používání systému paní Lan Anh zaznamenala mnoho zřetelných změn:

Úspora času

Dříve musela každý den strávit hodiny kontrolou objednávek na každé platformě. Nyní je vše soustředěno na jediném dashboardu.

Úspora: 3–4 hodiny práce denně

Přesné řízení zásob

Řízení zásob se stalo přesnější. Systém automaticky aktualizuje stav zásob po každé objednávce, což výrazně snižuje počet objednávek přesahujících skladové množství.

Pokles zrušených objednávek: z 8 % na 2 %

Zlepšení hodnocení

Hodnocení na platformách se také zlepšilo díky snížení počtu zrušených objednávek a přesnějšímu doručování.

Skladoví pracovníci pracují efektivněji

Její skladoví pracovníci pracují také efektivněji, protože nemusí ručně porovnávat objednávky jako dříve.

Závěr

Příběh paní Lan Anh je typickým příkladem výzev, kterým čelí mnoho prodejců na více kanálech.

Když je počet objednávek malý, ruční řízení může být ještě zvládnutelné. Ale s rostoucím počtem objednávek a současným prodejem na více platformách povede nedostatek centralizovaného řídicího systému k chaotickému podnikání.

Díky tomu mohou prodejci provozovat své obchody efektivněji a soustředit se na rozvoj podnikání místo zpracování manuálních úkolů.