Průvodce používáním automatizačních funkcí v GTG CRM

Co budete schopni dělat po dodržení tohoto návodu?

Přístup k automatizacím → vytvoření procesu (ze šablony nebo od nuly) → nastavení spouštěče, podmínky, akce, čekání, člověka → použití funkce „Zeptejte se umělé inteligence“ pro konfiguraci rychlých kroků a návrh dalšího kroku na základě kontextu → uložení a aktivace → vizuální zobrazení historie běhů , abyste viděli, kde se proces nachází → použití předpřipravených skriptů v dvouvrstvém repozitáři automatizace .

Ještě nejste s funkcemi obeznámeni? Podívejte se na náhled Automatizace – Automatizace procesů .

Připravte se předem

1. Přihlaste se do GTG CRM a v levém postranním panelu uvidíte nabídku Automatizace. – Zde můžete vytvářet a spravovat automatizované procesy.

2. (Doporučeno) Vytvořte šablonu e-mailu v nástroji Email Builder. — Pro použití v kroku odeslání e-mailu.

Krok 1 – Přístup k automatizaci a zobrazení seznamu

1. Na domovské obrazovce klikněte v levém postranním panelu na nabídku Automatizace .
2. Zobrazit seznam vytvořených procesů: název, stav (aktivní/neaktivní), datum vytvoření a datum aktualizace.

✅ Očekávaný výsledek : Zobrazí se seznam automatizací s uvedením stavu každého procesu.

Krok 2 – Vytvořte novou automatizaci (vyberte šablonu nebo začněte od nuly)

1. Klikněte na tlačítko „Vytvořit nyní“ .
2. Vyberte si předpřipravenou šablonu pro rychlý začátek nebo si vytvořte vlastní od nuly .
3. Zobrazí se rozhraní nástroje Workflow Builder , které vám umožní navrhnout váš pracovní postup.

✅ Očekávaný výsledek : Otevře se nástroj pro tvorbu pracovních postupů, připravený k přidání kroků.

Krok 3 – Nastavení spouštěče (počátečního bodu)

1. Přetáhněte prvek Trigger na plátno (nebo klikněte na existující uzel Trigger).
2. Vyberte typ objektu (typ objektu, který spustí akci).
3. Vyberte aktivitu : Vytvořit · Aktualizovat · Smazat .

✅ Očekávaný výsledek : Spouštěč nakonfigurován. Poznámka: Po přidání podmínky bude spouštěč uzamčen – předem jej prosím správně nakonfigurujte.

Krok 4 – Nastavení podmínky

1. Přetáhněte prvek Podmínka na plátno a propojte ho se spouštěčem.
2. Vyberte pole, které chcete zkontrolovat (Stav, Typ, Priorita, Vlastník…).
3. Vyberte hodnotu pro porovnání (Úkol, Otevřít, Probíhá, Hotovo, Zrušeno…).
4. Vyberte operátor : rovná se · nerovná se · v (v seznamu).

✅ Očekávaný výsledek : Podmínka před pokračováním odfiltruje konkrétní případy, které chcete.

Krok 5 – Nastavení akce

1. Přetáhněte element Akce na plátno a propojte ho s podmínkou.
2. Vyberte typ akce. Knihovna akcí je rozsáhlá ( přes 120 akcí napříč CRM, prodejem, skladem, účetnictvím, zasíláním zpráv, oznámeními, podporou, úkoly atd.). Například Odeslat e-mail :

• Vyberte příjemce : Relevantní kontakt nebo konkrétní člen týmu.
• Vyberte šablonu e-mailu, kterou jste vytvořili v nástroji Email Builder.
• Vyberte odesílatele (e-mailový účet, ze kterého byla zpráva odeslána).

✅ Očekávaný výsledek : Akce je nakonfigurována a integrována do procesu.

Krok 6 – Pomocí funkce „Zeptejte se AI“ nakonfigurujte rychlé kroky

1. Přidejte další krok Akce a poté otevřete konfigurační panel (pokud je panel prázdný, bude obsahovat tlačítko „Zeptejte se AI“ ).
2. Klikněte na „Zeptejte se AI“ a poté napište, co chcete říct – například *„poslat děkovný e-mail novému zákazníkovi“*.
3. Umělá inteligence automaticky vybere vhodnou akci a předkonfiguruje kroky; vy stačí jen přidat podrobnosti.

✅ Očekávaný výsledek : Předvyplněný krok správně představuje akci, kterou jste popsali (umělá inteligence navrhuje pouze akce, které systém dokáže provést).

Krok 7 – Přidejte další krok s kontextovým návrhem.

1. Klikněte na „+ přidat krok“ pod existujícím krokem.
2. Vyberte ze seznamu navrhovaných akcí na základě cílové skupiny zdrojového kroku (například po „Vytvoření kontaktu“ → Odeslat e-mail · Vytvořit dohodu · Aktualizovat kontakt · Vytvořit úkol).

✅ Očekávaný výsledek : Objeví se nový , předkonfigurovaný krok, který se automaticky připojí k procesu.

Krok 8 – Nastavení čekání/zpoždění a lidského dohledu (pokud je to potřeba)

1. Čekání/Zpoždění : Přetáhněte prvek Čekání na plátno, zadejte množství a vyberte jednotku (minuty/hodiny/dny). Například: před dalším krokem počkejte 10 minut.
2. Člověk : Přetáhněte prvek Člověk , pokud je vyžadováno lidské zpracování – vyplňte Název , Poznámky , Prioritu (Nízká/Střední/Vysoká), Odpovědnou osobu a Termín (relativní: X dní od tohoto kroku; nebo absolutní: vyberte konkrétní datum).

✅ Očekávaný výsledek : Proces se pozastaví na nastavenou dobu; krok Lidský krok vytvoří úlohu čekající na zpracování odpovědnou osobou před pokračováním.

Krok 9 – Uložení a aktivace automatizace

1. Zkontrolujte celý proces.
2. Kliknutím na tlačítko Uložit uložíte.
3. Systém zobrazí zprávu „Uložení úspěšné“; pro spuštění přepněte proces do stavu Aktivní .

✅ Očekávaný výsledek : Proces je uložen a aktivován a začne běžet po spuštění spouštěče.

Krok 10 – Vizuální zobrazení historie běhů

1. V Builderu otevřete Historii spuštění .
2. Vyberte spuštění ze seznamu (se stavem: spuštěno, čeká, úspěšné, neúspěch).
3. Zobrazte si diagram toku procesu s barevným kódováním podle stavu každého kroku (zelená = dokončeno, oranžová = čeká na vyřízení, červená = chyba); kliknutím na krok zobrazíte podrobnosti (doba trvání, důvod čekání, chyba, zpracovaná obchodní data).

✅ Očekávaný výsledek : Přímo na diagramu uvidíte přesně, ve kterém kroku se běh nachází, kde se zastavil a proč.

Krok 11 – Procházení dvouúrovňového automatizovaného skladu a použití existujícího skriptu

1. Přejděte do sekce Automatizace , otevřete Katalog automatizace . Procházejte podle funkční skupiny (CRM/zákazník, účetnictví, HR, přiřazení úkolů atd.) a poté uvnitř otevřete playbook .
2. Rychle použijte:

• Kontaktní/firemní skript : uvítací, následná připomínka pro zákazníka/firmu – stačí zapnout a je připraveno.
• Scénář pro vyhledávání potenciálních zákazníků a partnerů : Po importu kontaktu/společnosti z vyhledávače s umělou inteligencí zahajte proces oslovení pomocí scénáře oslovení.

✅ Očekávaný výsledek : Dostupný skript je povolen a spuštěn; nepoužívané skripty jsou pro přehlednější vzhled skryty.

Rychlá vyhledávací tabulka pro očekávané výsledky

Otevřené automatizace – Seznam procesů + Stav

Vytvořte novou šablonu a vyberte jednu – otevře se nástroj pro tvorbu pracovních postupů.

Konfigurace spouštěče/podmínky/akce – kroky k jejich propojení do diagramu toku procesu.

Klikněte na „Zeptejte se AI“ – Předvyplněný krok provede správnou akci, jak je popsáno.

„+ další krok“ – Další krok je předem nakonfigurovaný a kontextově vhodný.

Uložit + Aktivovat – Proces, který se spustí při aktivaci spouštěče.

Historie otevřeného běhu – Podrobný diagram stavů v barvách; podrobně popisuje každý krok.

Otevřete Automation Warehouse – Předpřipravené skripty uspořádané podle funkčních skupin, stačí je zapnout a spustit.

Tipy pro použití

1. Začněte jednoduše : nejprve vytvořte krátký proces a poté jej postupně rozšiřujte.
2. Pro rychlé sestavení použijte šablony a funkci „Zeptejte se umělé inteligence“ .
3. Test před aktivací : spusťte test s testovacími daty a poté otevřete historii spuštění a zkontrolujte každý krok.
4. Pro snadnou správu používejte jasné názvy .
5. Před použitím šablony e-mailu v nástroji Email Builder si ji připravte v kroku odeslání.