V éře omnichannel prodeje si majitelé obchodů často kladou otázku: Jak spravovat stovky objednávek z Facebooku, webových stránek, Shopee, Lazada, TikTok Shop, aniž by došlo k chaosu? Jak zajistit, abyste nepřehlédli žádnou objednávku, nezaměnili zboží a co je nejdůležitější, jak ušetřit čas na zpracování objednávek namísto ručního zadávání každé z nich?
Skutečnost ukazuje, že mnoho majitelů obchodů musí mít otevřeno 5-6 karet prohlížeče současně a neustále přepínat mezi jednotlivými platformami, aby zkontrolovali nové objednávky. Pokaždé, když přijde objednávka z Facebook Messengeru, je nutné kopírovat zákaznické údaje, adresu, produkt a zadat je do systému. Pokud přijde objednávka ze Shopee, je nutné jít na platformu, stáhnout ji a znovu zadat do softwaru pro správu. Tento manuální proces nejenže stojí čas, ale je také náchylný k chybám, což vážně ovlivňuje zákaznickou zkušenost a pověst obchodu.
GTG CRM plně rozumí této bolesti a vyvinulo inteligentní systém pro automatické vytváření objednávek, který vám umožní soustředit se na rozvoj podnikání namísto ztráty času manuálním zpracováním objednávek.
Systém pro automatické vytváření objednávek ze všech kanálů
GTG CRM integruje všechny nejpopulárnější prodejní kanály současnosti a umožňuje automatickou synchronizaci všech objednávek do jediné platformy.
1. Facebook/Zalo a webové stránky s AI chatbotem
Když zákazník pošle zprávu s objednávkou přes Facebook Messenger nebo chat na webových stránkách, AI chatbot GTG CRM automaticky rozpozná jeho potřebu, zeptá se na dodací údaje a okamžitě vytvoří objednávku. Nemusíte sedět a odpovídat na každou zprávu, nemusíte kopírovat a vkládat zákaznické informace. Systém zpracuje vše, od poradenství k produktům až po potvrzení objednávky.
2. Automatická synchronizace z platforem elektronického obchodu
GTG CRM se přímo propojuje s platformami Shopee, Lazada a TikTok Shop. Pokaždé, když se na těchto platformách objeví nová objednávka, systém ji automaticky stáhne a vytvoří objednávku v GTG CRM. Informace o zákazníkovi, produktu a dodací adrese jsou synchronizovány se 100% přesností, aniž byste museli provádět jakékoli další kroky.
Zejména při prodeji stejného produktu na více platformách GTG CRM automaticky rozpozná produkt podle SKU kódu a aktualizuje jednotné zásoby. Tím se zabrání překročení zásob nebo nejasnostem mezi kanály.
Automatizovaný proces od objednávky po expedici
Po automatickém vytvoření objednávky vám GTG CRM pomáhá během celého procesu zpracování objednávky.
Krok 1: Objednávka se automaticky objeví v systému
Jakmile zákazník provede objednávku z jakéhokoli kanálu, objednávka se zobrazí v seznamu se stavem „Čeká na potvrzení“. Stačí zkontrolovat a potvrdit, že je objednávka platná.
Krok 2: Automatické vytvoření expedičního dokladu
Když změníte stav objednávky na „Čeká na vyzvednutí“, GTG CRM automaticky vytvoří odpovídající expediční doklad. Pracovník skladu si musí pouze prohlédnout oddělení Správy zásob, zkontrolovat expediční doklad a připravit zboží. Není třeba tisknout samostatné objednávky, není třeba manuálně zapisovat.
Krok 3: Potvrzení expedice a automatické vydání faktury
Jakmile pracovník skladu připraví zboží, stačí v systému kliknout na „Potvrdit expedici“. GTG CRM okamžitě automaticky vystaví elektronickou fakturu v souladu s předpisy Generálního finančního ředitelství. Fakturu lze nakonfigurovat tak, aby se vytvořila jako koncept nebo aby byla okamžitě vydána, v závislosti na vašich potřebách.
Výjimečné výhody používání funkce automatického vytváření objednávek
Úspora času při zpracování objednávek až o 80 %
Namísto 3-5 minut na manuální zadání jedné objednávky se nyní objednávka automaticky objeví v systému během několika sekund. Při 100 objednávkách denně ušetříte cenné hodiny, které můžete věnovat péči o zákazníky a vývoji produktů.
Minimalizace chyb na maximum
Při manuálním zadávání objednávek je nevyhnutelné riziko záměny adres, telefonních čísel a produktů. Automatický systém synchronizuje informace přímo ze zdroje, což zajišťuje naprostou přesnost. Tím se výrazně snižuje počet chybně dodaného zboží, chybných adres a stížností zákazníků.
Centralizovaná správa, komplexní kontrola
Všechny objednávky ze všech kanálů jsou centralizovány na jediné platformě. Můžete snadno sledovat stav každé objednávky, prohlížet zprávy o tržbách podle kanálu, podle produktu, podle času. Už žádné otevírání více karet a více softwarů pro kontrolu objednávek.
Dodržování zákonů o elektronických fakturách
S novými předpisy o elektronických fakturách je povinné vystavit fakturu ke každé transakci. GTG CRM automaticky vystavuje fakturu ihned po potvrzení expedice, čímž vám pomáhá plně dodržovat předpisy bez dalších časových nákladů. Systém také podporuje dobropisy v případě vrácení zboží, což zajišťuje přesné a transparentní daňové přiznání.
Důležité poznámky při používání
Konzistentní konfigurace SKU kódů
Aby systém mohl přesně automaticky rozpoznávat produkty z různých kanálů, musíte zajistit, aby SKU kódy na všech platformách byly stejné. Například produkt „Kalhoty Mickey vzor 1“ na Shopee, Lazada, TikTok Shop musí mít SKU kód „QUAN_MICKEY_M1“. To pomůže GTG CRM přesně automaticky aktualizovat zásoby pro stejný produkt.
Nevyužívejte automatické vydávání faktur, pokud jste již udělili oprávnění platformě
Pokud jste již udělili oprávnění platformám Shopee, Lazada nebo TikTok Shop k automatickému vydávání faktur, pak nepoužívejte funkci automatického vydávání faktur v GTG CRM. Vydání faktury dvakrát způsobí chyby v daňovém přiznání a porušení předpisů Generálního finančního ředitelství.
Dobropisy lze vydat pouze tehdy, pokud byla vydána původní faktura
V případě vrácení zboží zákazníkem můžete automaticky vydat dobropis pouze tehdy, pokud byla vydána původní faktura. Pokud je původní faktura stále ve stavu konceptu, musíte nejprve vydat původní fakturu, než budete moci vydat dobropis.
Závěr
V kontextu stále rozšířenějšího omnichannel prodeje se automatizace procesu zpracování objednávek již nestává volbou, ale stala se povinností pro udržení konkurenceschopnosti. GTG CRM s funkcí automatického vytváření objednávek ze všech prodejních kanálů vám nejen šetří čas a úsilí, ale také zvyšuje přesnost při zpracování objednávek, zajišťuje soulad se zákony a vytváří pevný základ pro udržitelný rozvoj podnikání.
Namísto toho, abyste se potýkali se stovkami roztříštěných objednávek na mnoha platformách, můžete nyní s jistotou nechat GTG CRM automaticky zpracovat vše, od okamžiku, kdy zákazník provede objednávku, až po dokončení vydání faktury. Toto je způsob, jak GTG CRM doprovází vás na cestě rozvoje podnikání, pomáhá vám soustředit se na to, co je skutečně důležité: kvalitní produkty a vynikající zákaznická zkušenost.
