V éře omnichannel prodeje se majitelé obchodů často ptají: Jak spravovat stovky objednávek z Facebooku, webových stránek, Shopee, Lazada, TikTok Shop bez chaosu? Jak zajistit, abychom nezmeškali žádnou objednávku, neposlali špatné zboží a co je nejdůležitější, jak ušetřit čas při zpracování objednávek místo ručního zadávání jedné po druhé?
Skutečnost ukazuje, že mnoho majitelů obchodů musí současně otevřít 5-6 tabů prohlížeče, neustále přepínat mezi platformami pro kontrolu nových objednávek. Pokaždé, když přijde objednávka z Facebook Messengeru, je třeba zkopírovat informace o zákazníkovi, adrese, produktu a zadat je do systému. Když přijde objednávka ze Shopee, musíte jít na platformu, stáhnout ji a znovu zadat do řídicího softwaru. Tento manuální proces nejenže je časově náročný, ale také snadno vede k chybám, vážně ovlivňuje zákaznickou zkušenost a pověst obchodu.
GTG CRM chápe tuto bolest a vyvinulo inteligentní systém automatického vytváření objednávek, který vám pomůže soustředit se na rozvoj podnikání místo ztráty času manuálním zpracováním objednávek.
Systém automatického vytváření objednávek ze všech kanálů
GTG CRM plně integruje nejoblíbenější prodejní kanály současnosti, což umožňuje automatickou synchronizaci všech objednávek do jedné platformy.
1. Facebook/Zalo a webové stránky s AI Chatbotem
Když zákazník pošle zprávu s objednávkou přes Facebook Messenger nebo chat na webových stránkách, AI Chatbot GTG CRM automaticky rozpozná jeho potřeby, zeptá se na informace o doručení a okamžitě vytvoří objednávku. Nemusíte sedět a odpovídat na každou zprávu, nemusíte kopírovat a vkládat informace o zákaznících. Systém zpracuje vše, od konzultace produktu po potvrzení objednávky.
2. Automatická synchronizace z elektronických tržišť
GTG CRM se přímo připojuje k Shopee, Lazada a TikTok Shop. Pokaždé, když se na těchto platformách objeví nová objednávka, systém ji automaticky stáhne a vytvoří ji v GTG CRM. Informace o zákaznících, produktech a doručovacích adresách jsou synchronizovány na 100% přesně, aniž byste museli provádět jakékoli další kroky.
Zejména pokud prodáváte stejný produkt na více platformách, GTG CRM jej automaticky rozpozná prostřednictvím SKU kódu a aktualizuje jednotné skladové zásoby. Tím se zabrání nadměrnému prodeji zásob nebo zmatkům mezi kanály.
Automatizovaný proces od objednávky po expedici
Po automatickém vytvoření objednávky vám GTG CRM nadále pomáhá v celém procesu zpracování objednávky.
Krok 1: Objednávka se automaticky objeví v systému
Jakmile zákazník zadá objednávku z jakéhokoli kanálu, objednávka se zobrazí v seznamu se stavem „Čeká na potvrzení“. Stačí ji zkontrolovat a potvrdit, že je objednávka platná.
Krok 2: Automatické vytvoření výdejního listu
Když změníte stav objednávky na „Čeká na vyzvednutí“, GTG CRM automaticky vytvoří odpovídající výdejní list. Pracovník skladu si jen musí zkontrolovat sekci Správa skladu, podívat se na výdejní list a připravit zboží. Není třeba tisknout samostatné objednávky, není třeba ručně zaznamenávat.
Krok 3: Potvrzení o expedici a automatické vystavení faktury
Poté, co pracovník skladu připraví zboží, stačí v systému kliknout na „Potvrdit expedici“. Okamžitě GTG CRM automaticky vystaví elektronickou fakturu v souladu s předpisy Generálního ředitelství daní. Faktury lze nakonfigurovat tak, aby se vytvořily jako koncept nebo aby byly vydány okamžitě, v závislosti na vašich potřebách.
Výjimečné výhody používání funkce automatického vytváření objednávek
Ušetřete až 80 % času na zpracování objednávek
Místo 3-5 minut manuálního zadávání objednávky se nyní objednávky automaticky objeví v systému během několika sekund. Se 100 objednávkami denně ušetříte cenné hodiny, které můžete věnovat péči o zákazníky a vývoji produktů.
Minimalizace chyb na minimum
Při manuálním zadávání objednávek je nevyhnutelná míra chyb v adresách, telefonních číslech a produktech. Systém automaticky synchronizuje informace přímo ze zdroje, což zajišťuje absolutní přesnost. To pomáhá výrazně snižovat počet nesprávně doručených zásilek, nesprávně zadaných adres a stížností zákazníků.
Centralizovaná správa, komplexní kontrola
Všechny objednávky z jakéhokoli kanálu jsou centralizovány na jediné platformě. Můžete snadno sledovat stav každé objednávky, prohlížet si zprávy o tržbách podle kanálu, podle produktu, podle času. Už žádné otevírání mnoha karet a mnoha programů pro kontrolu objednávek.
Zajištění souladu se zákonem o elektronických fakturách
S novými předpisy týkajícími se elektronických faktur je povinné vystavit fakturu pro každou transakci. GTG CRM automaticky vystaví fakturu ihned po potvrzení expedice ze skladu, což vám pomůže plně dodržovat předpisy bez dalšího času. Systém také podporuje faktury opravné v případě vracení zboží, což zajišťuje přesné a transparentní daňové přiznání.
Důležité poznámky k použití
Konzistentní konfigurace SKU
Aby systém mohl správně automaticky rozpoznávat produkty z různých kanálů, musíte zajistit, aby kódy SKU na všech platformách byly stejné. Například produkt "Quần Mickey Mẫu 1" na Shopee, Lazada, TikTok Shop musí mít kód SKU "QUAN_MICKEY_M1". To pomáhá GTG CRM automaticky přesně aktualizovat skladové zásoby pro stejný produkt.
Nevzapínejte automatické vystavování faktur, pokud jste již udělili oprávnění platformě
Pokud jste již udělili oprávnění platformám Shopee, Lazada nebo TikTok Shop k automatickému vystavování faktur, neměli byste v GTG CRM zapínat funkci automatického vystavování faktur. Dvojí vystavení faktury povede k chybám v daňovém přiznání a porušení předpisů Generálního finančního ředitelství.
Opravné faktury lze vystavit pouze v případě, že byla vystavena původní faktura
V případě vrácení zboží zákazníkem můžete automatickou opravnou fakturu vystavit pouze v případě, že již byla vystavena původní faktura. Pokud je původní faktura stále ve stavu návrhu, musíte nejprve vystavit původní fakturu, než budete moci vystavit opravnou fakturu.
Závěr
V kontextu stále populárnějšího multi-kanálového podnikání se automatizace procesu zpracování objednávek již nestává volbou, ale stává se nezbytností pro udržení konkurenceschopnosti. GTG CRM s funkcí automatického vytváření objednávek z jakéhokoli prodejního kanálu vám nejen ušetří čas a úsilí, ale také zvýší přesnost zpracování objednávek, zajistí soulad s právními předpisy a vytvoří pevný základ pro udržitelný rozvoj podniku.
Místo boje se stovkami roztříštěných objednávek na mnoha platformách se nyní můžete spolehnout, že GTG CRM automaticky zpracuje vše, od okamžiku, kdy zákazník objedná, až po dokončení vystavení faktury. Toto je způsob, jakým GTG CRM doprovází vaši cestu k rozvoji podnikání a pomáhá vám soustředit se na to, co je skutečně důležité: kvalitní produkty a vynikající zákaznická zkušenost.
