Které obchodní výdaje jsou daňově uznatelné?

Zásady určování nákladů uznatelných při výpočtu daně z příjmů právnických osob (TNDN)

Co jsou uznatelné náklady?

Náklady uznatelné při stanovení zdanitelného příjmu z daně z příjmů právnických osob jsou výdaje, které jsou při splnění zákonných podmínek zahrnuty do oprávněných nákladů, a tím snižují zdanitelný příjem i výši splatné daně TNDN.

Na základě Bodu 1 Článku 4 Vyhlášky 96/2015/TT-BTC lze určitý výdaj zahrnout mezi uznatelné náklady, pokud současně splňuje všechny níže uvedené podmínky.

3 povinné podmínky, aby byl výdaj uznatelný

1. Skutečně vzniklý náklad související s výrobní a podnikatelskou činností

Výdaj musí sloužit přímo nebo nepřímo k činnostem vytvářejícím tržby a musí mít jasný podnikatelský účel.

2. Dostatečné a zákonné faktury a doklady

Výdaj musí být doložen fakturami a doklady v souladu se zákonnými předpisy; podle druhu výdaje může zahrnovat například:

• elektronickou fakturu
• smlouvu
• předávací protokol
• výdejku ze skladu
• mzdový list, evidenci docházky
• doklad o odvedení daně za jinou osobu

3. U faktur od 20 milionů VND a více musí být platba bezhotovostní

U nákupu zboží nebo služeb s hodnotou od 20 milionů VND a více za jednu transakci (včetně DPH) musí mít podnik bezhotovostní platební doklad, aby mohl být výdaj uznán jako daňově uznatelný náklad.

Skupiny nákladů, které jsou obvykle uznávány jako daňově uznatelné

Níže jsou uvedeny běžné skupiny nákladů v praxi spolu s klíčovými kontrolními body. To, zda jsou uznatelné, stále závisí na konkrétních podpůrných dokladech každého podniku.

1. Náklady na vstupní suroviny, zboží a služby

Zahrnují nákup surovin, pomocných materiálů, zboží na další prodej, náklady na zpracování, balení, dopravu, nakládku a vykládku, skladování a další náklady přímo související s nákupem zboží.

Kontrolní bod: Relevance a přiměřenost: musí existovat podklad pro použití v podnikání, doklady o příjmu a výdeji ze skladu a možnost ověřit normy nebo provozní logiku.

2. Náklady na pronájem domu, skladu a majetku

Zahrnují nájem obchodních prostor, skladů, dílen, dopravních prostředků, strojů a zařízení.

Kontrolní bod: Smlouva a platební doklady: musí existovat nájemní smlouva a doklady o úhradě. Pokud podnik podle dohody odvádí daň za fyzickou osobu pronajímatele, je nutný doklad o odvedení daně za jinou osobu.

3. Personální náklady: mzdy, prémie, příplatky, pojištění

Zahrnují mzdy, odměny, prémie, příplatky, pojistné odvody a další výdaje mzdové povahy.

Kontrolní bod: Vnitřní předpisy a výdajové doklady: výše a podmínky nároku musí být upraveny v pracovní smlouvě, mzdovém a odměňovacím řádu, kolektivní smlouvě nebo finančním předpisu, a to spolu s mzdovými listy, potvrzením o převzetí a doklady o výplatě.

4. Benefity pro zaměstnance

Zahrnují výdaje jako svatby a pohřby, svátky a Nový rok, rekreace, zdravotní prohlídky, podpora vzdělávání či pomoc v nouzi.

Kontrolní bod: Musí existovat pravidla a limit: dokumentace musí být úplná a celková výše benefitů nesmí překročit limit stanovený předpisy.

5. Odpisy dlouhodobého majetku

Zahrnují odpisy hmotného i nehmotného dlouhodobého majetku používaného pro podnikatelskou činnost.

Kontrolní bod: Majetek musí být legální, sloužit podnikání a odpisy musí být prováděny v souladu s předpisy: je nutná majetková evidence, předávací protokol, registrace, sledování a odpisování podle správného rámce, metody a doby stanovené předpisy.

6. Náklady na úroky z půjček

Náklady na úroky z půjček související s výrobní a podnikatelskou činností, s platnou úvěrovou smlouvou a řádnými platebními doklady.

Body, na které je třeba dohlížet: Úvěrová dokumentace a platební doklady: existuje úvěrová smlouva a doklady o úhradě úroků. V případě půjčky od fyzické osoby nebo subjektu, který není úvěrovou institucí, je třeba věnovat zvláštní pozornost dokumentaci a souvisejícím daňovým povinnostem.

7. Náklady na elektřinu, vodu, internet a provoz místa

Zahrnují veškeré náklady na služby spojené s provozem obchodního místa.

Body, na které je třeba dohlížet: Smlouva a faktury: existují faktury za elektřinu, vodu a internet. Jasně určete, která strana hradí náklady podle nájemní smlouvy, a mějte k dispozici doklady o platbě.

8. Náklady na reklamní zboží a dárky pro zákazníky

Zahrnují vzorky, dárkové předměty, reklamní dary a náklady na péči o zákazníky související s podnikatelskou činností.

Body, na které je třeba dohlížet: Doklady o nákupu a o vydání dárků: existují vstupní faktury, dokumentace reklamní kampaně, skladové výdejky a jsou řádně splněny fakturační a daňové povinnosti u darovaného zboží.

9. Náklady na tvorbu rezerv

Některé rezervy se tvoří podle pokynů Ministerstva financí, například rezerva na snížení hodnoty zásob, nedobytné pohledávky nebo záruční opravy výrobků.

Body, na které je třeba dohlížet: Doložení a podmínky tvorby: existují podklady pro odsouhlasení, zápisy, rozhodnutí o tvorbě rezerv a výpočetní základ v souladu s pokyny.

10. Náklady na škody způsobené přírodní katastrofou, požárem nebo poškozením zboží

Lze uznat pouze tehdy, pokud jde o skutečnou škodu a existuje dokumentace jasně určující část, která byla a která nebyla kompenzována.

Body, na které je třeba dohlížet: Úplná dokumentace škody: inventurní protokol, vysvětlení, pojistná nebo náhradní dokumentace a související doklady.

Čtěte dále: Od jakého obratu je nutné platit daň?

5 chyb, kvůli nimž jsou náklady „skutečně vynaložené, ale neuznatelné“

Zaprvé: Chybí zákonné faktury nebo doklady. To je nejčastější důvod pro vyřazení.

Zadruhé: Platba v hotovosti u faktur ve výši 20 milionů dongů a více. Chybějící bezhotovostní doklad o platbě povede k neuznání nákladu.

Zatřetí: Náklady nelze prokázat jako související s podnikatelskou činností. I skutečně vynaložený výdaj může být vyřazen, pokud není prokázán jeho podnikatelský účel.

Začtvrté: Personální dokumentace postrádá vnitřní předpisy nebo doklady o výplatě. Chybí pracovní smlouva, mzdový výkaz, pravidla pro odměny nebo potvrzení o převzetí.

Zapáté: Nesprávné zaúčtování do období nebo chybějící předávací a přejímací protokol. Zejména u nákladů na služby, stavební práce, externí činnosti nebo zpracování.

Co dělat, pokud zjistíte, že náklady nesplňují podmínky?

Pokud podnik zjistí problém sám před kontrolou ze strany daňového úřadu

Podnik by měl proaktivně provést kontrolu a vyřadit neuznatelné položky z nákladů odečitatelných od základu daně při sestavování daňového přiznání.

Pokud je to zjištěno daňovým úřadem při kontrole

Daný výdaj bude vyřazen v kontrolním protokolu a podnik může být povinen:

• upravit směrem nahoru zdanitelný příjem
• doplatit daň
• uhradit penále z prodlení a další související částky podle předpisů

Čtěte dále: Přehled náhradních a opravných faktur

Závěr

Daňově uznatelné náklady neznamenají, že „cokoli utratíte, lze odečíst“, ale že jde o správně vynaložený, skutečný výdaj související s podnikáním, s řádnou dokumentací a platbou v souladu s předpisy.

Pokud vytváříte sérii „Daňový průvodce pro začínající prodejce“, měl by být tento článek zařazen jako kapitola základních principů, ještě před podrobnějším rozpracováním praktických témat podle jednotlivých modelů: prodej na e-commerce platformách, offline prodej nebo multikanálový prodej.