Máte prodejce, máte webové stránky, máte zákazníky, kteří vyplňují kontaktní formulář – ale nikdo neví, v jaké fázi se zákazník nachází, kdo se o něj stará, kdy je třeba ho kontaktovat. Výsledek: potenciální zákazníci jsou přehlédnuti, prodejci volají témuž zákazníkovi, nebo hůře – zákazník čeká 3 dny, než se mu nikdo neozve, a přejde ke konkurenci.
Toto je proces přijímání potenciálních zákazníků z webových stránek do CRM, který může každá malá firma implementovat s GTG CRM – jasný, zodpovědný a sledovatelný.
Problém malých a středních podniků: Lead přichází, ale nikdo neví, kdo ho zpracovává
V malé firmě (5-20 zaměstnanců) je proces příjmu potenciálních zákazníků obvykle následující:
- Zákazník vyplní formulář na webu
- E-mail s upozorněním je zaslán do společné schránky
- Kdo si to přečte jako první, ten to řeší, kdo je zaneprázdněn, ten to přehlédne
- Není kam zaznamenat, zda jste zákazníka kontaktovali, jaký byl výsledek
- Na konci měsíce nevíte, kolik potenciálních zákazníků bylo zpracováno a kolik jich bylo přehlédnuto
Následky: - Potenciální zákazníci propadají mezerami – nikdo za to nenese odpovědnost - Prodejci volají stejným zákazníkům → zákazníci jsou naštvaní - Neexistují žádná data pro hodnocení toho, který prodejce pracuje dobře - Drahé reklamy, ale nelze měřit návratnost investic z potenciálních zákazníků
Standardní proces: Formulář → Směrování → CRM → Stav → Následná péče → Zprávy
Webový formulář → CRM (Kontakt, vlastník = admin) → Workflow pro změnu vlastníka na prodejce → Pipeline (Obchod) → Následná péče → Zprávy
Níže uvádíme pokyny pro nastavení každého kroku.
Krok 1: Vytvoření formuláře a propojení s CRM
Vytvořte formulář pro příjem potenciálních zákazníků v sekci Formuláře v GTG CRM.
Doporučená pole pro malé a střední podniky:
| Pole | Mapování pole CRM | Účel |
|---|---|---|
| Název společnosti | Company |
Znalost velikosti, odvětví |
| Kontaktní osoba | First Name, Last Name |
Prodejce volá správným jménem |
Email |
Odesílání e-mailů pro následnou péči | |
| Telefonní číslo | Phone |
Přímé volání |
| Zájem o službu | Vlastní pole (Rozbalovací seznam) | Směrování na správného prodejce/tým |
| Očekávaný rozpočet | Vlastní pole (Rozbalovací seznam) | Upřednostnění potenciálních zákazníků s vysokou hodnotou |
Vložte formulář na své webové stránky pomocí skriptového tagu nebo iframe. Pokud používáte Webové stránky nebo Přistávací stránky GTG CRM, formulář se připojí automaticky.
Když zákazník odešle formulář → data automaticky vytvoří kontakt v sekci CRM → Kontakty s:
- Fáze životního cyklu: Lead
- Značka zdroje: website (automaticky)
- Všechna pole z formuláře byla namapována
Krok 2: Automatické směrování – přiřazení potenciálních zákazníků správné osobě
Toto je krok, který většině malých a středních podniků chybí. Místo společného e-mailu „kdo má čas, ať to řeší“, GTG CRM automaticky přiřadí potenciálního zákazníka konkrétnímu zaměstnanci.
Nastavení v sekci Automatizace → Procesy:
Spouštěč: Objekt → Kontakt → Kontakt Vytvořen
(Když zákazník vyplní formulář na webu, systém automaticky vytvoří kontakt v CRM a přiřadí výchozího vlastníka správci pracovního prostoru. Následující pracovní postup změní vlastníka na správného prodejce.)
Ukázka toku směrování:
Nově vytvořený kontakt (z webového formuláře)
→ [Podmínka] Zájem o službu = "Marketingové poradenství"?
Ano → Přiřadit kontakt prodejci A
Ne → [Podmínka] Zájem o službu = "Návrh webových stránek"?
Ano → Přiřadit kontakt prodejci B
Ne → Ponechat vlastníka = admin (řeší manažer prodeje)
→ Odeslat potvrzovací e-mail zákazníkovi
→ Přidat značku "Nový Lead - Vyžaduje Zpracování"
Výsledek: Prodejce otevře kontakt a uvidí, že je zodpovědný
Jednodušší způsob: Pokud máte jen 2-3 prodejce, použijte funkci Přiřadit kontakt v cyklu round-robin – systém automaticky rozděluje leady mezi jednotlivé lidi.
Když prodejce obdrží lead, uvidí:
- Kompletní informace v CRM (jméno, telefonní číslo, email, zájem o službu)
- Vlastníka (Owner) – sebe, takže jasně ví, za co zodpovídá
- Životní fázi (Lifecycle Stage): Lead – je třeba kontaktovat
Krok 3: Vytvoření prodejního trychtýře (Pipeline) pro sledování stavu
Kontakty (Contacts) uchovávají informace o zákaznících, zatímco prodejní trychtýř (Pipeline/Deals) sleduje postup prodeje. Potřebujete obojí.
Vytvoření prodejního trychtýře v CRM → Obchodní případy (Deals):
| Fáze | Význam | Odpovědná osoba |
|---|---|---|
| Nový lead | Právě přišel, ještě nebyl kontaktován | Přiřazený prodejce |
| Kontaktováno | Bylo voláno/odeslán email, čeká se na odpověď | Prodejce |
| Probíhá konzultace | Zákazník má zájem, je třeba zaslat cenovou nabídku | Prodejce |
| Cenová nabídka odeslána | Čeká se na rozhodnutí zákazníka | Prodejce |
| Vyjednávání | Probíhá jednání o podmínkách | Prodejce + Manažer |
| Výhra (Won) | Podepsána smlouva / Objednáno | → Přechod k realizaci |
| Prohra (Lost) | Zákazník nekoupil | → Zaznamenat důvod pro zlepšení |
Každý obchod má důležitá pole: - Název obchodu (Deal Name) – například: „Společnost ABC – Marketingový balíček na 3 měsíce“ - Částka (Amount) – předpokládaná hodnota (např. 15 000 000 VNĐ) - Datum uzavření (Close Date) – předpokládané datum uzavření obchodu - Priorita (Priority) – Nízká / Střední / Vysoká / Urgentní - Role kontaktu (Contact Role) – Rozhodující osoba, Ovlivňovatel, Držitel rozpočtu
Propojení pracovního postupu: Když lead vstoupí do CRM, automatizace může automaticky vytvořit obchod v prodejním trychtýři:
Kontakt vytvořen → Přiřadit kontakt (změna vlastníka z admina na prodejce) → Vytvořit obchod (fáze: „Nový lead“) → Odeslat email
Krok 4: Plánované následné kroky (Follow-up)
Po přiřazení leadu a vytvoření obchodu v prodejním trychtýři musí prodejce provést následné kroky. GTG CRM pomáhá zajistit, aby žádný lead nebyl opomenut:
Automatizované připomínky pro prodejce
Spouštěč (Trigger): Změna fáze obchodu (vstup do fáze „Nový lead“)
Obchod vstoupí do fáze „Nový lead“
→ Připomenout prodejci: „Kontaktujte nového leadu do 24 hodin“
→ Počkat 24 hodin
→ [Zkontrolovat] Je obchod stále ve fázi „Nový lead“?
Ano → Poslat druhou připomínku: „Lead nebyl kontaktován!“
Ne → Ukončit (prodejce jej zpracoval)
→ Počkat dalších 24 hodin
→ [Zkontrolovat] Je obchod stále ve fázi „Nový lead“?
Ano → Upozornit manažera
Automatizované následné kroky pro zákazníky
Když prodejce kontaktoval zákazníka, ale ten neodpověděl:
Obchod se přesune do fáze „Kontaktováno“
→ Počkat 3 dny
→ Odeslat první follow-up email: „Mohu vám ještě s něčím pomoci?“
→ Počkat 5 dní
→ Odeslat druhý follow-up email: s dokumentací/případovou studií
→ Počkat 7 dní
→ Pokud stále žádná odpověď → označit štítkem „Potřebuje speciální Follow-up“ + připomenout prodejci
Opětovné oslovení prohraných obchodů
Obchod se přesune do fáze „Prohra (Lost)“
→ Zaznamenat důvod prohry (prodejce zadává ručně)
→ Počkat 30 dní
→ Odeslat email „Máme pro vás novou nabídku, která by se vám mohla hodit“
→ Počkat 60 dní
→ Odeslat měsíční newsletter
Krok 5: Propojení zasílání zpráv — Komunikace přes jednotnou schránku
Když prodejce kontaktuje lead prostřednictvím emailu nebo Zalo, celá konverzace se zobrazí v Jednotné schránce (Unified Inbox).
Výhody pro malé a střední podniky (SMB): - Prodejce odešle email z GTG CRM → email je v časové ose kontaktu (neztratí se v osobním Gmailu) - Zákazník odpoví → zobrazí se v Jednotné schránce → prodejce okamžitě odpoví - Pokud je prodejce na dovolené, manažer si může prohlédnout celou historii konverzace → předat úkol někomu jinému - Žádná ztráta dat při odchodu zaměstnance
Krok 6: Reporting — Vědět, kde je problém
Na konci týdne/měsíce potřebuje manažer vědět:
Pipeline Report (CRM → Obchody): - Kolik nových potenciálních zákazníků přibylo? - Kolik obchodů je v jednotlivých fázích? - Celková očekávaná hodnota obchodů (Pipeline Forecast) - Poměr výher/proher - Který prodejce zpracovává nejvíce obchodů?
Sales Dashboard: - Celkové tržby v čase - Průměrná hodnota objednávky - Top produkty/služby - Porovnání s předchozím obdobím
Příklad vhledů z reportu: - "80% potenciálních zákazníků prohrává ve fázi Cenová nabídka → je cena příliš vysoká oproti trhu?" - "Prodejce A má 40% úspěšnost, prodejce B jen 15% → potřebuje prodejce B školení?" - "Potenciální zákazníci z Google Ads mají vyšší průměrnou hodnotu obchodů než z Facebooku → přesunout rozpočet?"
Praktický příklad: IT servisní společnost (8 zaměstnanců)
Před použitím CRM: - Zákazník vyplní formulář → e-mail do sdílené schránky → kdo si ho přečte, ten ho zpracuje - Neví se, zda už byl zákazník kontaktován, 2 prodejci volali stejnému zákazníkovi - Na konci měsíce se manažer ptá "kolik nových zákazníků tento měsíc?" → nikdo přesně neví
Po zavedení procesu: 1. Webový formulář namapuje 5 polí do CRM (jméno, telefon, e-mail, služba, rozpočet) 2. Workflow routing: potenciální zákazník na "Cloudové služby" → Prodejce A, "Software" → Prodejce B 3. Pipeline 6 fází: Nový lead → Kontaktováno → Konzultace → Cenová nabídka → Vyjednávání → Vyhráno/Prohráno 4. Automatizace připomíná prodejci kontaktovat do 24 hodin, e-mailové sledování po 3 dnech 5. Manažer sleduje dashboard: 45 leadů/měsíc, úspěšnost 25%, průměrná hodnota 20 milionů/obchod
Výsledek: Žádný lead není opomenut, prodejci přesně vědí, co mají každý den dělat, manažer má data pro koučink.
Závěr
Proces získávání leadů z webu do CRM nemusí být složitý — ale musí být jasný: kdo lead přijímá, v jaké je fázi, kdy ho sledovat a jak ho měřit. GTG CRM umožňuje SMB budovat tento proces pomocí:
- Vložitelných formulářů → automatický sběr leadů
- Automation Workflow → automatické routování + sledování
- Pipeline (Obchody) → jasné sledování každého obchodu
- Vícekanálová schránka → péče o leady přes e-mail/Zalo v jednom rozhraní
- Sales Dashboard → reporty pro rozhodování
Nastavte jednou, provozujte nepřetržitě. Žádný lead nebude opomenut, žádný prodejce nebude zapomenut.
Proměňte to, co jste právě přečetli, v reálné výsledky — aplikujte to nyní s GTG CRM, zdarma.
Aplikovat nyní
