Case Study: Chị Lan Anh - Fra rodet multi-channel styring til effektivt salg med GTG CRM

I de seneste par år er salg på tværs af e-handelsplatforme blevet en populær trend. I stedet for kun at sælge på én platform udvider mange butiksejere til Shopee, Lazada og TikTok Shop for at nå ud til flere kunder.

Chị Lan Anh, 35 år, er en af dem. Hun har handlet online med dametøj i næsten 3 år og sælger i øjeblikket sine produkter på alle tre platforme. Takket være effektiv udnyttelse af trafikken fra disse platforme har hendes butik en stabil omsætning og en ret høj andel af tilbagevendende kunder.

Men da antallet af ordrer begyndte at stige, medførte multi-channel salg også problemer, hun ikke havde forudset.

Når ordrerne stiger, bliver styringen kaotisk

Chị Lan Anh skal behandle omkring 40-60 ordrer om dagen fra tre forskellige platforme. Arbejdet, der virker simpelt, er i virkeligheden ret komplekst.

Hver morgen er det første, hun skal gøre, at åbne styringssystemerne for hver platform separat:

• Shopee Seller Center
• Lazada Seller Center
• TikTok Shop Seller Center

Hun skal tjekke for nye ordrer, udskrive fragtbreve, krydstjekke produktinformationer og bekræfte ordrer.

Skift mellem de mange systemer tager en del tid. Nogle gange kan det at tjekke ordrer alene tage timer hver dag.

Multi-channel sælgere skal ofte tjekke ordrer på mange forskellige platforme

Multi-channel lagerstyring: en stor smerte for online sælgere

Chị Lan Anhs største udfordring ligger ikke i at modtage ordrer, men i lagerstyring ved salg på tværs af platforme.

Hendes butik har omkring 50 beklædningsmodeller, og hver model har flere størrelser og farver. Det samlede antal SKU'er når op på hundredvis af variationer.

Problemet er, at hver e-handelsplatform administrerer lageret uafhængigt af hinanden.

Konkret eksempel:

Hendes faktiske lager har 50 produkter, men på platformene vises der:

• Shopee: 30 produkter
• Lazada: 30 produkter
• TikTok Shop: 30 produkter

Hvis et produkt sælger godt på flere platforme samtidigt, kan det samlede antal ordrer overstige det faktiske lagerbeholdning.

I så fald er hun tvunget til at:

• Annullere ordrer
• Kontakte kunden for at ombytte produktet
• Undskylde for at varen er udsolgt

Dette påvirker direkte butikkens bedømmelser og kundeoplevelsen.

Lagerpersonalet har også svært ved at håndtere ordrer

Da antallet af ordrer steg, ansatte Chị Lan Anh ekstra lagerpersonale til at hjælpe med pakning og klargøring af varer.

Men fordi ordrerne var spredt på flere platforme, blev klargøringen også kaotisk. Personalet skulle ofte spørge:

• Hvilken platform er denne ordre fra?
• Hvor er ordrenummeret?
• Hvilket produkt skal hentes fra lageret?

Bare det at krydstjekke ordrer med produkterne på lageret tog en del tid.

I spidsbelastningsperioder var der også større risiko for fejl i pakningen eller klargøringen af varer.

Når skattereglerne ændrer sig, bliver udstedelse af fakturaer endnu mere kompliceret

Udover problemer med ordrer og lager skal Chị Lan Anh også håndtere kravet om udstedelse af elektroniske fakturaer, når kunden har brug for en moms faktura.

Før i tiden, når en kunde bad om en faktura, skulle hun:

1. Genåbne ordreinformationerne på platformen
2. Indtaste dataene i softwaren til elektroniske fakturaer
3. Kontrollere produkterne og mængderne igen

Denne proces var ikke ekstremt kompliceret, men når antallet af ordrer steg, førte manuel dataindtastning let til fejl og tidsspilde.

Hun erkendte, at hvis hun ønskede at fortsætte med at udvide sin forretning, havde hun brug for et system, der kunne forbinde alle salgsaspekter.

GTG CRM – løsningen til at samle alle salgsaktiviteter

Efter at have undersøgt mange multi-channel salgsstyringsværktøjer, besluttede Chị Lan Anh at prøve GTG CRM.

Det, der fangede hendes opmærksomhed, var, at systemet ikke kun administrerer ordrer, men også forbinder lager, produkter og fakturaer inden for samme platform.

Opret lager i systemet

Det første, hun gjorde, var at oprette sit lager i GTG CRM.

Hun indtastede grundlæggende oplysninger som:

• Lagerets navn
• Lagerets adresse
• Lageransvarlig

Dette sikrede, at alle fremtidige lagerind- og udgange blev registreret i systemet.

Opret produkter og SKU-koder

Derefter indtastede hun alle sine produkter i Produktcentret.

Hvert produkt fik tildelt en unik SKU-kode, f.eks.:

• DAM-LUA-D1
• AO-KHOAC-K2
• QUAN-JEAN-J3

Takket være SKU-koden kan systemet identificere det samme produkt, uanset om det sælges på forskellige platforme.

Dette bidrager til mere præcis lagerstyring.

Forbind Shopee, Lazada og TikTok Shop

Efter at have konfigureret lageret og produkterne, forbinder hun GTG CRM med sine salgskonti på platformene.

Når forbindelsen er fuldført, behøver hun kun at trykke på "synkroniser"-knappen, og ordrer fra:

• Shopee
• Lazada
• TikTok Shop

synkroniseres alle til én enkelt grænseflade.

Ordrer samles ét sted

Ordrebehandlingsprocessen bliver enklere

Efter at have brugt GTG CRM har Chị Lan Anh's salgsproces ændret sig markant.

Ny proces:

1. Ordrer vises på GTG CRM's dashboard
2. Hun ændrer ordrestatus til klar til afhentning
3. Systemet opretter en udgående faktura
4. Lagerpersonalet forbereder produktet i henhold til fakturaen

Dette betyder, at lagerpersonalet ikke længere behøver at tjekke hver enkelt platform, men kun skal arbejde på én enkelt grænseflade.

Elektroniske fakturaer genereres automatisk

En anden funktion, der sparer Chị Lan Anh tid, er automatisk generering af elektroniske fakturaer.

Hun skal kun konfigurere det én gang i indstillingerne:

• Tidspunkt for oprettelse af faktura
• Fakturastatus
• Standard fakturaskabelon

Når ordren er bekræftet udleveret fra lageret, opretter systemet den tilsvarende faktura.

Hvis ordren ændrer antallet af produkter, understøtter GTG CRM også automatiske justeringsfakturaer, hvilket gør momsindberetningen mere præcis.

Effektivitet efter 6 måneders brug af GTG CRM

Efter cirka et halvt års brug af systemet har Chị Lan Anh bemærket mange tydelige forbedringer:

Tidsbesparelse

Før brugte hun mange timer hver dag på at tjekke ordrer på hver platform. Nu er alt samlet på ét enkelt dashboard.

Besparelse: 3-4 timers arbejde pr. dag

Præcis lagerstyring

Lagerstyringen er blevet mere præcis. Systemet opdaterer automatisk lagerbeholdningen efter hver ordre, hvilket reducerer tilfælde af salg ud over lagerbeholdningen markant.

Annulleringsrate faldt: fra 8% til 2%

Forbedrede bedømmelser

Bedømmelserne på platformene er også forbedret takket være færre annullerede ordrer og mere præcis levering.

Personale arbejder mere effektivt

Hendes lagerpersonale arbejder også mere effektivt, da de ikke længere behøver at krydstjekke ordrer manuelt.

Konklusion

Chị Lan Anh's historie er et typisk eksempel på de udfordringer, mange multi-channel sælgere står overfor.

Når antallet af ordrer er lille, kan manuel styring stadig være håndterbar. Men når antallet af ordrer stiger, og man sælger på flere platforme samtidigt, vil manglen på et centraliseret styringssystem gøre forretningsdriften kaotisk.

Dette gør det muligt for sælgere at drive deres butik mere effektivt og fokusere på forretningsudvikling frem for at håndtere manuelle opgaver.