Case Study: Lan Anh - Fra Kaos med Flerkanalsstyring til Effektivt Salg med GTG CRM

I løbet af de seneste par år er salg på flere e-handelsplatforme blevet en populær trend. I stedet for kun at sælge på én platform udvider mange butiksejere til Shopee, Lazada og TikTok Shop for at nå ud til flere kunder.

Fru Lan Anh, 35 år, er en af dem. Hun har drevet online-salg af dametøj i næsten 3 år og sælger i øjeblikket sine produkter på alle tre platforme. Ved at udnytte trafikken fra platformene godt har hendes butik en stabil omsætning og en ret høj andel af tilbagevendende kunder.

Men efterhånden som antallet af ordrer begyndte at stige, medførte salg på flere kanaler også problemer, hun ikke havde forudset.

Når ordrerne stiger, bliver administrationen kaotisk

Hver dag skal fru Lan Anh håndtere omkring 40-60 ordrer fra tre forskellige platforme. Selvom opgaven virker enkel, er den i virkeligheden ret kompleks.

Hver morgen er det første, hun skal gøre, at åbne administrationssystemerne for hver platform:

• Shopee Seller Center
• Lazada Seller Center
• TikTok Shop Seller Center

Hun skal tjekke for nye ordrer, printe forsendelsesetiketter, matche produktinformation og bekræfte ordrer.

At skifte mellem flere systemer tager hende en masse tid. Nogle gange alene det at tjekke ordrer kan tage timer hver dag.

Multikanalsælger skal ofte tjekke ordrer på tværs af flere platforme

Lagerstyring på tværs af kanaler: Et stort problem for online-sælgere

Fru Lan Anhs største vanskelighed ligger ikke i at modtage ordrer, men i at styre lageret ved salg på flere platforme.

Hendes butik har omkring 50 forskellige beklædningsmodeller, og hver model har flere størrelser og farver. Det samlede antal SKU'er når op på hundredvis af varianter.

Problemet er, at hver e-handelsplatform administrerer lageret uafhængigt af hinanden.

Praktisk eksempel:

Hendes faktiske lager har 50 produkter tilbage, men på platformene vises:

• Shopee: 30 produkter
• Lazada: 30 produkter
• TikTok Shop: 30 produkter

Hvis et produkt sælger godt på flere platforme samtidigt, kan det samlede antal ordrer overstige det faktiske antal varer på lager.

I sådanne tilfælde er hun tvunget til at:

• Annullere ordrer
• Kontakte kunden for at ændre produktet
• Undskylde for at være udsolgt

Dette påvirker direkte butikkens vurderingsscore og kundeoplevelsen.

Lagermedarbejdere oplever også vanskeligheder med at håndtere ordrer

Da antallet af ordrer steg, hyrede fru Lan Anh ekstra lagermedarbejdere til at hjælpe med pakning og klargøring af varer.

Men da ordrerne er fordelt på flere forskellige platforme, bliver klargøringen af varerne også kaotisk. Medarbejderne bliver ofte nødt til at spørge:

• Hvilken platform er denne ordre fra?
• Hvor er ordrenummeret?
• Hvad er produktet, der skal hentes fra lageret?

Selv det at matche ordrer med produkter på lageret tager en del tid.

På travle dage er fejl i pakningen eller klargøringen af varer også mere sandsynlige.

Når skattereglerne ændrer sig, bliver udstedelse af fakturaer endnu mere kompliceret

Ud over problemerne med ordrer og lager skal fru Lan Anh også håndtere kravet om udstedelse af elektroniske fakturaer, når kunderne anmoder om en moms-faktura.

Tidligere, hver gang en kunde bad om en faktura, skulle hun:

1. Genåbne ordreinformationen på platformen
2. Indtaste data i softwaren til elektronisk fakturering
3. Dobbelttjekke produkt og mængde

Denne proces er ikke alt for kompliceret, men når antallet af ordrer stiger, kan manuel dataindtastning let føre til fejl og tage meget tid.

Hun indså, at hvis hun ville fortsætte med at udvide sin virksomhed, havde hun brug for et system, der kunne forbinde alle salgstrin.

GTG CRM – Løsningen til at samle al salgsaktivitet

Efter at have undersøgt mange multi-channel salgsstyringsværktøjer, besluttede Lan Anh at prøve GTG CRM.

Det, der fangede hendes opmærksomhed, var, at systemet ikke kun administrerede ordrer, men også forbundt lager, produkter og fakturaer på én platform.

Opret lagre i systemet

Det første, hun gjorde, var at oprette lagre i GTG CRM.

Hun indtastede grundlæggende oplysninger som:

• Lagerets navn
• Lagerets adresse
• Ansvarlig for lageret

Takket være dette blev alle fremtidige lagerind- og -udgange registreret i systemet.

Opret produkter og SKU-koder

Derefter indtastede hun alle produkter i Produktcenteret.

Hvert produkt blev tildelt en unik SKU-kode, for eksempel:

• DAM-LUA-D1
• AO-KHOAC-K2
• QUAN-JEAN-J3

Takket være SKU-koden kan systemet genkende det samme produkt, selvom det sælges på forskellige platforme.

Dette gør lagerstyringen mere præcis.

Forbind Shopee, Lazada og TikTok Shop

Efter at have konfigureret lager og produkter, forbundt hun GTG CRM med sine salgskonti på platformene.

Når forbindelsen er fuldført, behøver man kun at trykke på "synkroniser"-knappen, og ordrer fra:

• Shopee
• Lazada
• TikTok Shop

vil alle blive synkroniseret til én enkelt grænseflade.

Ordrer samles ét sted

Ordrehåndteringsprocessen bliver enklere

Efter at have brugt GTG CRM har Lan Anhs salgsproces ændret sig markant.

Den nye proces:

1. Ordrer vises i GTG CRM-dashboardet
2. Hun ændrer ordrestatus til klar til afhentning
3. Systemet opretter en udsendelseskvittering
4. Lagerpersonalet forbereder produkter i henhold til kvitteringen

Dette betyder, at lagerpersonalet ikke længere behøver at tjekke hver enkelt platform, men kun skal arbejde på én enkelt grænseflade.

Elektroniske fakturaer oprettes automatisk

En anden funktion, der sparer Lan Anh tid, er automatisk oprettelse af elektroniske fakturaer.

Hun behøver kun at opsætte det én gang i indstillingerne:

• Hvornår fakturaen skal oprettes
• Fakturaens status
• Standard fakturamodel

Efter at ordren er bekræftet til udsendelse, opretter systemet den tilsvarende faktura.

Hvis en ordre ændres med hensyn til produktmængde, understøtter GTG CRM også automatiske justeringsfakturaer, hvilket gør skatteindberetningen mere præcis.

Effekt efter 6 måneders brug af GTG CRM

Efter cirka et halvt års brug af systemet har Lan Anh bemærket mange markante ændringer:

Tidsbesparelse

Før brugte hun mange timer hver dag på at tjekke ordrer på hver enkelt platform. Nu er alt samlet på ét dashboard.

Besparelse: 3–4 timers arbejde hver dag

Præcis lagerstyring

Lagerstyringen er blevet mere præcis. Systemet opdaterer automatisk lagerantal efter hver ordre, hvilket markant reducerer oversalg.

Afvisningsrate faldet: fra 8 % til 2 %

Forbedrede anmeldelser

Bedømmelserne på platformene er også forbedret takket være reduceret ordredobling og mere præcis levering.

Medarbejderne arbejder mere effektivt

Hendes lagerpersonale arbejder også mere effektivt, da de ikke behøver at matche ordrer manuelt som før.

Konklusion

Lan Anhs historie er et typisk eksempel på de udfordringer, mange multifunktionelle sælgere står over for.

Når antallet af ordrer er lille, kan manuel styring stadig være overskuelig. Men når antallet af ordrer stiger, og man sælger på flere platforme samtidigt, vil manglen på et centraliseret styringssystem gøre forretningsdriften kaotisk.

På den måde kan sælgere drive deres butik mere effektivt og fokusere på at udvikle deres forretning i stedet for at håndtere manuelle opgaver.