Vejledning til brug af automatiseringsfunktioner i GTG CRM

Hvad vil du kunne gøre efter at have fulgt denne vejledning?

Få adgang til automatiseringer → opret en proces (fra en skabelon eller fra bunden) → opsæt Trigger, Condition, Action, Wait, Human → brug "Ask AI" til at konfigurere hurtige trin og foreslå det næste trin baseret på kontekst → gem og aktiver → se kørselshistorikken visuelt for at se, hvor processen er → brug præfabrikerede scripts i det todelte automatiseringslager .

Er du endnu ikke bekendt med funktionerne? Se forhåndsvisningen af ​​Automation — Process Automation .

Forbered dig på forhånd

1. Log ind på GTG CRM, og du vil se menuen Automatiseringer i venstre sidepanel. — Det er her, du kan oprette og administrere automatiserede processer.

2. (Anbefales) Opret en e-mailskabelon i Email Builder. — Til brug i trinnet med afsendelse af e-mails.

Trin 1 — Få adgang til automatisering og se listen

1. Klik på menuen Automatiseringer i venstre sidepanel på startskærmen.
2. Se en liste over oprettede processer: navn, status (Aktiv/Inaktiv), oprettelsesdato og opdateringsdato.

✅ Forventet resultat : Der vises en liste over automatiseringer, der viser status for hver proces.

Trin 2 — Opret en ny automatisering (vælg en skabelon eller start fra bunden)

1. Klik på knappen "Opret nu" .
2. Vælg en færdiglavet skabelon for at komme hurtigt i gang, eller lav din egen fra bunden .
3. Workflow Builder- grænsefladen vises, så du kan designe din arbejdsgang.

✅ Forventet resultat : Workflow Builder åbner, klar til at tilføje trin.

Trin 3 — Indstil udløseren (startpunkt)

1. Træk og slip Trigger- elementet på lærredet (eller klik på en eksisterende Trigger-node).
2. Vælg objekttypen (den type objekt, der udløser handlingen).
3. Vælg aktivitet : Opret · Opdater · Slet .

✅ Forventet resultat : Trigger konfigureret. Bemærk: Efter tilføjelse af betingelsen vil triggeren være låst — konfigurer venligst triggeren korrekt på forhånd.

Trin 4 — Indstil betingelsen

1. Træk og slip betingelseselementet på lærredet, og forbind det med triggeren.
2. Vælg det felt, du vil kontrollere (Status, Type, Prioritet, Ejer…).
3. Vælg sammenligningsværdien (Opgave, Åbn, Igangværende, Udført, Annulleret…).
4. Vælg operator : er lig med · ikke er lig med · i (i listen).

✅ Forventet resultat : Betingelsen filtrerer de specifikke tilfælde fra, du ønsker, før der fortsættes.

Trin 5 — Opsæt handlingen

1. Træk og slip Handling- elementet på lærredet, og forbind det med Betingelsen.
2. Vælg handlingstype. Handlingsbiblioteket er omfattende ( over 120 handlinger på tværs af CRM, salg, lager, regnskab, beskeder, notifikationer, support, opgaver osv.). For eksempel Send e-mail :

• Vælg modtager : Relevant kontakt eller specifikt teammedlem.
• Vælg den e-mailskabelon, du oprettede i Email Builder.
• Vælg afsenderen (den e-mailkonto, der sendte beskeden).

✅ Forventet resultat : Handlingen er konfigureret og integreret i processen.

Trin 6 — Brug "Spørg AI" til at konfigurere hurtige trin

1. Tilføj endnu et handlingstrin, og åbn derefter konfigurationspanelet (når det er tomt, vil panelet have en "Spørg AI" -knap).
2. Klik på "Spørg AI" , og skriv derefter det, du vil sige – for eksempel *"send en takkemail til en ny kunde"*.
3. AI'en vælger automatisk den passende handling og forudkonfigurerer trinnene; du skal blot tilføje detaljerne.

✅ Forventet resultat : Det forudfyldte trin repræsenterer korrekt den handling, du beskrev (AI foreslår kun handlinger, som systemet kan udføre).

Trin 7 — Tilføj det næste trin med et kontekstuelt forslag.

1. Klik på "+ tilføj trin" under et eksisterende trin.
2. Vælg fra listen over foreslåede handlinger baseret på kildetrinnets målgruppe (f.eks. efter "Kontakt oprettet" → Send e-mail · Opret aftale · Opdater kontakt · Opret opgave).

✅ Forventet resultat : Et nyt , forudkonfigureret trin vises og tilsluttes automatisk processen.

Trin 8 — Opsæt Vent/Forsink og Menneskelig (hvis nødvendigt)

1. Vent/Forsinkelse : Træk Vent- elementet over på lærredet, indtast mængden, og vælg enheden (Minutter/Timer/Dage). For eksempel: vent 10 minutter, før du fortsætter til næste trin.
2. Menneske : Træk i det menneskelige element, når menneskelig behandling er nødvendig — udfyld Titel , Noter , Prioritet (Lav/Mellem/Høj), Ansvarlig person og Deadline (relativt: X dage fra dette trin; eller absolut: vælg en bestemt dato).

✅ Forventet resultat : Processen sætter pause i den angivne varighed; det menneskelige trin opretter en opgave, der afventer behandling af den ansvarlige person, før den fortsætter.

Trin 9 — Gem og aktiver automatisering

1. Gennemgå hele processen.
2. Klik på Gem for at gemme.
3. Systemet viser meddelelsen "Gemning gennemført". Skift processen til Aktiv for at køre den.

✅ Forventet resultat : Processen gemmes og aktiveres og begynder at køre, når udløseren opstår.

Trin 10 — Vis kørselshistorikken visuelt

1. Åbn Kørselshistorik i Builder.
2. Vælg en kørsel fra listen (med status: kører, venter, succes, mislykkedes).
3. Se procesdiagrammet med farvekodning i henhold til status for hvert trin (grøn = fuldført, gul = afventer, rød = fejl); klik på et trin for at se detaljer (varighed, årsag til ventetid, fejl, behandlede forretningsdata).

✅ Forventet resultat : Du kan se præcis hvilket trin løbet er på, hvor det stoppede, og hvorfor – direkte på diagrammet.

Trin 11 — Gennemse det automatiserede to-lags lager, og brug det eksisterende script

1. Gå til Automatiseringer , åbn Automatiseringskataloget . Gennemse efter funktionsgruppe (CRM/kunde, regnskab, HR, opgavetildeling osv.), og åbn derefter den derindede playbook .
2. Brug hurtigt:

• Kontakt-/virksomhedsscript : velkomst, opfølgningspåmindelse til kunden/virksomheden — bare tænd det, og så er det klar til brug.
• Scenarie for prospektering og partnersøgning : Efter import af kontakt/virksomhed fra en AI-drevet søgemaskine, skal du anvende et opsøgende scenario for at starte opsøgende processen.

✅ Forventet resultat : Det tilgængelige script er aktiveret og kører; ubrugte scripts er skjult for et renere udseende.

Hurtig opslagstabel for forventede resultater

Åbne automatiseringer — Procesliste + Status

Opret en ny skabelon, og vælg en – Workflow Builder åbnes.

Konfiguration af udløser/betingelse/handling — Trin til at forbinde dem til et procesflowdiagram.

Klik på "Spørg AI" — Det forudfyldte trin udfører den korrekte handling som beskrevet.

"+ yderligere trin" — Det næste trin er forudkonfigureret og kontekstuelt passende.

Gem + Aktiv — Den proces, der kører, når en trigger opstår.

Åbn kørselshistorik — Et trin-for-trin tilstandsfarvet diagram; detaljer om hvert trin.

Åbn Automation Warehouse — Forudskrevne scripts organiseret efter funktionsgruppe, bare tænd det og kør det.

Brugstips

1. Start simpelt : lav først en kort proces, og udvid den derefter gradvist.
2. Brug skabeloner og "Spørg AI" til hurtig opbygning.
3. Test før aktivering : Kør en test med testdata, og åbn derefter kørselshistorikken for at kontrollere hvert trin.
4. Brug tydelige navne for nem administration.
5. Forbered din e-mailskabelon i Email Builder, før du bruger den i e-mailafsendelsestrinnet.