Guide til restaurant- og caféledelse (F&B)

Hvad du vil kunne efter denne vejledning

Vælg en butik (salgssted) og tilføj borde → opbyg en menu med menukategorier og retter → åbn en ordre ved bordet og send til køkkenet på kassen → se kokken køre ordrer på køkkenskærmen (Ny → I gang → Klar) → opret og administrer en bordordre. Fra opsætning til servering af gæster ved bordet, alt i ét system.

Har du brug for et overblik over funktionerne? Se først artiklen Restaurant & Cafe Management (F&B) for at forstå, hvad værktøjskassen kan gøre.

Forberedelse

1. Log ind på GTG CRM med en konto, der har F&B / menuradministrationstilladelser (typisk ejer eller leder). — Kun brugere med tilladelser kan oprette menuer, vælge butikker og tilføje borde.

2. Der skal være mindst ét lager i dit workspace. — Lageret bruges som butik (salgssted) for kasseapparatet og som et sted til at trække råvarer fra.

3. Der skal være oprettet et par retter/produkter i produktkataloget (Product Hub) for at kunne føje dem til menuen. — Menuen oprettes ved at vælge produkter fra produktkataloget.

4. Kasseren skal have tilladelse til at sælge på kasseapparatet (POS); kokken skal have tilladelse til at betjene køkkenskærmen. — Hver person udfører kun deres specifikke opgaver (kasseren sælger, kokken betjener køkkenet).

Trin 1 — Vælg butik (salgssted) og tilføj borde

Gå til Salg & CRM → Katalog → F&B Menu.

På den blå faneblad "F&B Opsætning" (Set up F&B), ved linjen Butik (POS store), klik på Vælg butik → (vælg) dit lager (f.eks. Hovedlager) → klik på Sæt som butik.

Klik på Tilføj eksempelborde (Add sample tables) for hurtigt at oprette et par borde (kun til servering på stedet).

✅ Forventet resultat: Linjen Butik viser et grønt flueben og meddelelsen "Butik indstillet"; bordlisten viser T1–T5 (hvert bord med 2–6 pladser). Fanebladet med indstillinger viser tre ✓: Menu · Butik · Bord — klar til servering ved bordet.

💡 Tip: Hvis dit workspace kun har ét lager, kan systemet automatisk sætte det som din butik — du skal bare dobbelttjekke det grønne flueben.

Trin 2 — Opbyg menuen: opret menu, tilføj menukategorier og retter

Stadig på F&B Menu, klik på Ny menu (New menu) → giv den et navn (f.eks. Menu) → gem.

Klik på Tilføj sektion (Add section) → giv sektionen et navn (f.eks. Drikkevarer, Hovedretter).

I den netop oprettede sektion, klik på Tilføj et produkt til denne sektion (Add a product to this section) → (vælg) et produkt fra kataloget (f.eks. Mælke-kaffe).

✅ Forventet resultat: Produktet vises under den korrekte sektion med salgspris (f.eks. Mælke-kaffe under "Drikkevarer" til 35.000₫). Gentag for at tilføje andre produkter.

💡 Produktvalgmuligheder (valgfrit): Hvis et produkt har valgmuligheder — størrelse, mængde is/sukker, eller tilbehør med merpris — åbn produktet og tilføj en valgmulighedssektion med en ekstra pris. Kunden vælger valgmuligheder, når de bestiller, og prisen beregnes korrekt, automatisk.

ℹ️ Vil du midlertidigt markere en ret som "udsolgt"? Bare deaktiver dens tilgængelighed — kunder og kassepersonale kan ikke bestille den, og når den er tilgængelig igen, kan du aktivere den.

Trin 3 — Åbn en ordre ved bordet og send til køkkenet (kasseapparat / POS)

Åbn Kasseapparat (POS) appen og log ind på din butik (brug den samme konto).

Gå til fanen F&B → tryk på et bord (f.eks. T1) → Åbn ordre (Open check) → indtast Antal gæster (f.eks. 2) → Åbn.

Tryk på menupunktet (f.eks. Mælkekaffe) for at tilføje det til bordets ordre; vælg muligheder, hvis varen har dem.

På den åbne ordre skal du klikke på Send til køkken (Fire to kitchen).

✅ Forventet resultat: En ordre åbnes ved bord T1 (bordet er nu "Under servering"), ordren viser varer og samlet beløb; efter at have sendt til køkken, ændres knappen til Marker som serveret.

💡 Ved takeaway-salg ved kassen, brug Hurtig ordre (Quick order): tryk på varen → Betal → vælg metode (kontant / kort / bankoverførsel).

Trin 4 — Kør køkken display-skærm (KDS): Ny → Igang → Klar

Kokken åbner Køkken display-app (KDS) — en separat app til køkkenet — og logger ind med den samme konto.

Vælg Arbejdsområde (workspace) → vælg Køkkenstation (Station) som Kitchen → klik på Gå i køkken (Enter kitchen).

Vent på, at ordren, der blev sendt til køkken i Trin 3, vises i kolonnen Ny/Venter (New/Queued).

På den ordre skal du klikke på Start (Start), og når du er færdig, klikke på Klar (Ready).

✅ Forventet resultat: Ordren vises på køkkenpanelet inden for 2-3 sekunder efter at være sendt til køkken, med bordnummer, varer + mængder og en ventetidstæller; når du klikker Start og derefter Klar, bevæger ordren sig gennem kolonnerne Ny/Venter → Igang → Klar. Ordre, der bliver liggende længe, skifter farve som advarsel (grøn → gul → rød).

ℹ️ Køkkenpanelet opdaterer sig selv hvert par sekunder, så nye ordrer kan tage op til ca. 3 sekunder at vise. Genindlæsning af siden holder køkkenpanelet åbent ved den valgte station, uden at skulle logge ind igen. Ledere kan også hurtigt se køkkenpanelet i systemet under Salg & CRM → Dine-in → Kitchen Display.

Trin 5 — Opret og administrer bordreservationer

I systemet, gå til Salg & CRM → Dine-in → Reservationer (Reservations).

Klik for at oprette en ny reservation → indtast kundens navn, antal personer, dato og tidspunkt, og ønsket bord (hvis relevant).

Gem reservationen.

✅ Forventet resultat: Reservationen vises i reservationslisten med bord / antal personer / tidspunkt. Hvis du forsøger at reservere et optaget bord til lige nu, vil systemet melde, at der ikke er ledige borde og foreslå et andet ledigt bord; men reservation af det bord til et senere tidspunkt (efter den nuværende gæst er gået) er stadig muligt.

💡 Reservationer vises også på bookingkalenderen (Salg & CRM → Bookings) i overensstemmelse med stedets lokale tid.

Hurtig oversigt over forventede resultater

Vælg lager som butik — Linjen "Butik" vises med et grønt flueben + "Butik sat op"

Tilføj eksempelborde — Borde T1–T5 vises (2–6 pladser)

Tilføj varer til gruppe — Varen vises under den korrekte gruppe med salgspris

Deaktiver "vare på lager"-status — Kunden/kassereren kan ikke bestille varen

Åbn ordre ved bordet — Bordet skifter til "Under servering"; ordren viser varer + samlet beløb

Send til køkken — Knappen ændres til "Marker som serveret"; ordren vises på køkkenpanelet inden for ca. 2–3 sekunder

Klik Start / Klar på køkkenpanelet — Ordren bevæger sig fra Ny/Venter → Igang → Klar

Reserver et optaget bord til nuværende tidspunkt — Melder "ikke ledige borde", foreslår andre ledige borde

Reserver et bord til et senere tidspunkt — Reservationen oprettes og vises i listen

Bemærkninger

Køkken Display System (KDS) er en dedikeret applikation til køkkenet, der logges ind med den samme konto; kokken skal have køkkenvisningsrettigheder for at åbne og behandle ordrer.

Point-of-Sale (POS) er også en dedikeret applikation; kassereren skal have POS-salgsrettigheder.

Fanen Spis-ind vises kun, hvis butikken har borde — fuldfør venligst Trin 1 først.

Køkken Display System opdateres med interval på få sekunder (ikke øjeblikkelig overførsel), så nye ordrer kan tage op til ~3 sekunder at vise — dette er normal drift.

Alle ordrer sendes i øjeblikket til en fælles køkkenstation; routing af retter til flere separate stationer (køkken/bar/grill) er en funktion, der vil blive tilføjet senere.

Ønsker du at spore kostprisen for hver ret (automatisk træk af ingredienser, bogføring)? Tilknyt en opskrift til retten i produktkataloget — se vejledningen til Produktionsstyring for opsætning af opskrifter.